BAB 1

Menganalisis Perencanaan Kebutuhan

Sarana dan Prasarana Kantor

Sumber: Pixnio.com
 Peta Konsep

Menganalisis Perencanaan Kebutuhan

Sarana dan Prasarana Kantor

Perencanaan
Analisis Kebutuhan Bentuk-bentuk Kebutuhan Sarana
Kebutuhan Sarana Pengusulan Sarana
Sarana dan Formulir Rencana dan Prasarana
dan Prasarana dan Prasarana
Prasarana Kebutuhan Kantor
Kantor

Pengertian Prosedur
Perencanaan Perencanaan
Kebutuhan Sarana Kebutuhan Sarana
dan Prasarana dan Prasarana
 Pendahuluan

Teknologi yang canggih merupakan

salah satu kebutuhan sarana dan
prasarana di kantor. Tersedianya
teknologi akan berdampak pada
aktivitas yang dilakukan untuk
mencapai tujuan yang diharapkan.
Demikian halnya dengan pendidikan,
tempat berlangsungnya proses
belajar mengajar (PBM), juga
memerlukan sarana dan prasarana
yang cukup memadai. Oleh karena
itu, dalam bab ini akan dibahas
mengenai hal-hal yang harus
dipersiapkan untuk melakukan
perencanaan kebutuhan sarana dan
prasarana.
Sumber: Pxhere.com

Gambar 1. Ruang pertemuan menggunakan projector control yang saat

ini menjadi kebutuhan sarana dan prasarana di kantor.
 A. Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan

proses mempersiapkan suatu tindakan atau pelaksanaan
dengan menetapkan langkah-langkah yang tepat untuk
mencapai tujuan dengan memanfaatkan sumber daya
secara tepat guna dan memaksimalkan setiap rangkaian
proses pencapaian tujuan dalam sebuah kantor. Sumber: Pxhere.com
Gambar 2. Perencanaan kebutuhan dapat
didiskusikan dalam sebuah tim unit kerja .
2. Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Prosedur Persyaratan
a) Menganalisis kebutuhan. a) Berdasarkan alternatif
b) Menginventarisasi sarana b) Realistis
dan prasarana yang ada. c) Ekonomis
c) Mengadakan seleksi. d) Fleksibel/luwes
d) Menyediakan dana. e) Rencana harus dilandasi
e) Memberikan wewenang partisipasi
untuk melaksanakan
tugas penyediaan sarana Sumber: Commons.wikimedia.org
dan prasarana. Gambar 3. Kegiatan perencanaan kebutuhan
dilaksanakan seefektif mungkin.
 B. Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Analisis kebutuhan sarana dan prasarana ini adalah
suatu kegiatan mengamati dan mempelajari
tentang apa saja yang menjadi kebutuhan
sebuah instansi/kantor pada masa sekarang dan
di masa mendatang. Analisis sangat berguna untuk
menghindari sarana dan prasarana yang
Sumber: Pxhere.com
tidak digunakan di lembaga pendidikan. Gambar 4. Analisis kebutuhan guna menghindari
kebutuhan yang tidak terpakai.

JKA : Jumlah Kebutuhan Alat

JAD : Jumlah Alat yang Dibutuhkan
JAS : Jumlah Alat yang Disediakan
FGA : Faktor Guna Alat
 C. Pengusulan Sarana dan Prasarana

1. Menampung semua
usulan kebutuhan sarana
dan prasarana yang diajukan
oleh setiap unit kerja dan
atau menginventarisasi
kekurangan sarana dan
prasarana.
2. Menyusun rencana
kebutuhan sarana dan
prasarana untuk periode
tertentu.
3. Memadukan rencana
kebutuhan sarana dan
prasarana yang telah
disusun dengan
perlengkapan yang tersedia
sebelumnya.

5. Memadukan rencana
Sumber: Pixnio.com
4. Memadukan rencana
(daftar) kebutuhan
6. Menetapkan rencana kebutuhan sarana dan
perlengkapan yang
Gambar 5. Kegiatan rapat pengusulan kebutuhan sarana dan prasarana
pengadaan akhir. prasarana dengan dana atau
urgen dengan dana atau
oleh unit kerja.
anggaran yang tersedia.
anggaran yang tersedia.
D. Bentuk-bentuk Formulir Rencana Kebutuhan
Formulir Model Golongan A

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
Formulir Model Golongan B

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
Formulir Model Golongan C

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
Formulir Model Golongan D

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
Formulir Model Golongan E

Sumber: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana XII, Penerbit Erlangga
 E. Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Apa yang Bagian mana Kapan Siapa yang

dibutuhkan? yang dibutuhkan? membutuhkan?
•Logistik yang membutuhkan? •Ketepatan waktu •Pegawai
dibutuhkan harus •Bagian ini (timing) untuk merupakan unsur
dapat menjamin menyangkut lokasi melakukan atau terpenting dalam
semua atau tempat tidak melakukan seluruh proses
penyelenggaraan penyelenggaraan sesuatu sangat administrasi.
perusahaan kegiatan. penting dalam
menjadi lebih baik. menentukan
berbagai maksud.

Sumber: Pixabay.com
Gambar 6. Komputer adalah salah satu fasilitas
yang paling dibutuhkan oleh seluruh unit kerja.
 STUDI KASUS

• Studi Kasus 1
Fungsi utama adalah keseluruhan aktivitas pokok yang harus dilakukan demi tercapainya
tujuan dalam perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Bagaimana jika dalam suatu
sekolah tidak memiliki sarana dan prasarana yang tidak memadai? Berikan alasan dan
solusi Anda terhadap kasus tersebut.
• Studi Kasus 2
Ruang kelas merupakan salah satu kebutuhan yang telah ditetapkan oleh Kemendikbud.
Apakah ruang kelas pada sekolah Anda sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan?
Jelaskan.