Modul

Mengelola Pertemuan/Rapat
karangan Sri Endang R-Sri Mulyani-Suyetty

KB II
MENYELENGGARAKAN
PERTEMUAN/RAPAT
 Menyelenggarakan Pertemuan/Rapat

A. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam

menyelenggarakan rapat formal

B. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam

Menyelenggarakan menyelenggarakan rapat informal
Pertemuan atau
Rapat C. Peran seorang administrasi kantor atau
sekretaris dalam penyelenggaraan rapat

D. Penyelenggaraan rapat
 Menyelenggarakan Pertemuan/Rapat

indikator
1. Peserta didik dapat mempersiapkan segala kebutuhan
pelaksanaan kegiatan rapat.
2. Peserta didik dapat menangani penyelenggaraan rapat
dengan benar.

Back to Peta Konsep

 A. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menyelenggarakan rapat formal

1. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan
yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.
Susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran dari renccana
jalannya rapat (agenda rapat).

Back to Peta Konsep

 A. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menyelenggarakan rapat formal

2. Menentukan peserta rapat

Setelah seorang administrasi kantor atau sekretaris menyusun daftar pada
peserta rapat yang akan diundang, kemudian mengkonsultasikan kembali
dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta
rapat.

3. Membuat undangan rapat

Undangan haruslah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
a. Menggunakan kop atau kepala surat
b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya
c. Mencantumkan perihal undangan rapat
d. Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat\
e. Mencantumkan waktud an tempat pelaksanaan rapat
f. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas surat undangan
tersebut.

Back to Peta Konsep

 A. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
2. Contoh undangan rapat menyelenggarakan rapat formal

Back to Peta Konsep

 A. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menyelenggarakan rapat formal
4. Membuat daftar hadir
Buku tamu
Macam-
macam daftar
hadir Daftar hadir
biasa

5. Mempersiapkan bahan bahan rapat

Agenda rapat dan susunan acara
rapat
Bahan bahan yang akan
Bahan-bahan
dibicarakan (makalah, laporan
rapat
dll)

Notula rapat sebelumnya

Back to Peta Konsep

 A. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menyelenggarakan rapat formal
6. Mempersiapkan peralatan dan
perlengkapan rapat

a. White board, lengkap dengan spidol

dan penghapus.
b. Flip chart, lengkap dengan
spidolnya.
c. LCD Projector atau OHP (Over Head
Projector), lengkap dengan layarnya.
d. Sound system lengkap dengan
mikrofonnya.
e. Map atau tas yang dipergunakan
untuk menempatkan bahan-bahan
rapat.
f. Block note dengan bolpoinnya.
g. Name tag untuk peserta rapat.
h. Komputer atau laptop.
i. Kalender meja, kalkulator, dan
telepon nirkabel.

Back to Peta Konsep

 A. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menyelenggarakan rapat formal
7. Mempersiapkan ruang rapat
Hal-hal yang harus diperhatikan adalah :
a. Cahaya penerangan

b. Ventilasi udara

c. Pengaturan tempat duduk.

1. Gaya klasik/ruang kelas.

cocok untuk rapat dengan jumlah peserta yang banyak dan digunakan
untuk rapat pemberian informasi.

Back to Peta Konsep

 A. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menyelenggarakan rapat formal
7. Mempersiapkan ruang rapat
c. Pengaturan tempat duduk.

2. Gaya konferensi
Dimaksudkan agar semua peserta rapat merasa dihargai dan untuk
menimbulkan semangat kebersamaan (team work). Cocok digunakan untuk
rapat pemecahan masalah

3. Gaya huruf U
Cocok untuk rapat informal dan rapat pemecahan masalah

Back to Peta Konsep

 A. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menyelenggarakan rapat formal
7. Mempersiapkan ruang rapat
c. Pengaturan tempat duduk.

4. Gaya round table

Pengaturan gaya seperti ini dapat digunakan untuk diskusi kelompok atau
workshop.

Back to Peta Konsep

 A. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menyelenggarakan rapat formal

8. Mempersiapkan akomodasi/penginapan
Dalam kegiatan rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, sekretaris harus
menyiapkan penginapan termasuk dengan pembagian kamarnya. Rapat
biasanya dilakukan di lakukan di hotel atau penginapan yang menyediakan
runag rapat dan penginapan sekaligus.

9. Mempersiapkan transportasi
10. Mempersiapkan konsumsi
Konsumsi dapat disediakan dengan cara berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat duduk
2. Disajikan sebelum rapat berlangsung
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
4. Disajikan secara kombinasi

11. Mempersiapkan unit kesehatan

12. Pengecekan persiapan terakhir

Back to Peta Konsep

 B. hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menyelenggarakan rapat informal

1. Agenda rapat
2. Undangan rapat
3. Peserta rapat
4. Perlengkapan rapat
5. Ruang rapat
6. Konsumsi rapat

Back to Peta Konsep

 C. Peran seorang administrasi kantor atau
sekretaris dalam penyelenggaraan rapat.

Peran administrasi kantor/sekretaris

Sebagai MC (Master of
Ceremony)
Peran
Sebagai notulis
(orang yang membuat notula)

Penting !!
1. Apabila notula berbentuk resume, maka
seorang administrasi kantor atau sekretaris
perlu memiliki kemampuan menulis dan
mengetik cepat
2. Apabila notula berbentuk vebrium, maka
seorang admnistrasi kantor atau sekretaris
perlu menyiapkan tape recorder

Back to Peta Konsep

 D. Penyelenggaraan Rapat.

1. Membuka rapat
Hal – hal yang harus disampaikan adalah :
1. acara/agenda rapat
2. Tata tertib rapat
3. Motivasi
4. Pengenalan masalah
5. Tujuan diadakannya rapat
6. Tanggapan-tanggapan atau saran.

2. Berlangsungnya rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya
rapat serta harus mampu menangani berbagai permasalahan yang terjadi
seperti, perdebatan yang berkepanjangan, monopoli pembicaraan, tidak
konsentrasinya peserta rapta, dan lain-lain.

Back to Peta Konsep

 D. Penyelenggaraan Rapat.

3. Menutup rapat
Pemimpin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik. Apabila
keputusan rapat telah diperoleh, maka pemimpin rapat membacakan hasik
keputusan tersebut. Namun jika hasil rapat belum diperoleh, pemimpin
rapat dapam menunjuk tim untuk menyelesaikan masalah.
Seorang administrasi atau sekretaris bertanggungjawab memastikan
pendistribusian hasil rapat

Back to Peta Konsep