ULANGAN HARIAN 1

Kerjakan soal-soal dibawah ini dengan tepat dan benar !

1. Sebut dan jelaskan bagaimana langkah-langkah dalam pendistribusian sarana dan prasarana kantor ?
(10)
2. Bagaimana langkah-langkah prosedur penerimaan barang ? (10)
3. Didalam aktifitas penerimaan barang terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu
dengan lainnya, sebutkan, jelaskan, dan berikan contohnya ! (10)
4. Jelaskan pengertian dari,
a. Penyimpanan sarana dan prasarana kantor (10)
b. Tujuan dari penyimpanan sarana dan prasarana kantor(10)
c. Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor! (10)
5. Jelaskan teknik pembuatan laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana ! (10)
6. Jelaskan menurut pendapat anda sendiri, bagaimana system pendistribusian barang yang tepat! (20)
7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan barang habis pakai dan barang yang tidak habis pakai! Berikan
masing-masing contohnya. (10)

========================SELAMAT MENGERJAKAN========================

ULANGAN HARIAN 1

Kerjakan soal-soal dibawah ini dengan tepat dan benar !

1. Sebut dan jelaskan bagaimana langkah-langkah dalam pendistribusian sarana dan prasarana
kantor ? (10)
2. Bagaimana langkah-langkah prosedur penerimaan barang ? (10)
3. Didalam aktifitas penerimaan barang terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu
dengan lainnya, sebutkan, jelaskan, dan berikan contohnya ! (10)
4. Jelaskan pengertian dari,
a. Penyimpanan sarana dan prasarana kantor (10)
b. Tujuan dari penyimpanan sarana dan prasarana kantor(10)
c. Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor! (10)
5. Jelaskan teknik pembuatan laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana ! (10)
6. Jelaskan menurut pendapat anda sendiri, bagaimana system pendistribusian barang yang tepat! (20)
7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan barang habis pakai dan barang yang tidak habis pakai! Berikan
masing-masing contohnya. (10)

========================SELAMAT MENGERJAKAN========================
 Jawaban

1. 1). Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang supayamerata dan
seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, beberapa hal yang perlu diperhatikan:
a. penerimaan barang
b. waktu penyerahan barang
c. jenis barang
d. jumlah barang
e. kegunaan/ keperluan barang
2). Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
a. cara pengiriman
b. pengemasan
c. pemuatan
d. pengangkutan
e. Pembongkaran
3). Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat
pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya

2. Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan,

selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelian, memeriksa kondisi
fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer
3. 1. Fisik Barang Yang Diterima
Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang
bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai.
- Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya
DOKUMENnya saja.
- Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen
pengantaran.
- Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
- Tanggal Kadaluarsa barangKuantitas barang VS dokumen

2. Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang
yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah
sama dengan barang yang dikirimkan.

 Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan
barang yang dikirimkan.

 Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO

(Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).

 Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3. Cara Penanganan Barang

 Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima.
Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus
dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.
Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
Gunakan peralatan yang sesuai
Pahami aturan keselamatannya

4. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau
yang diperoleh dari bantuan.

a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

· Agar barang tidak cepat rusak.

· Agar tidak terjadi kehilangan barang.

· Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.

· Memudahkan dalam analisis barang.

b. Sebelum penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal-hal

berikut ini :

· Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.

· Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.

· Sifat barang yang disimpan.

· Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.

· Prosedur dan tata kerja.

· Biaya yang disediakan.

· Tenaga yang diperlukan.

· Jangka waktu penyimpanan.

5. Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang
yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order
pembelian.

Contoh laporan penerimaan barang sebagai berikut :