KONSEP SENI

Administrasi Penerimaan Dan Pendistribusian Sarana Dan Prasarana

Bab II
Penerimaan, Penyimpanan Dan Penyaluran Sarana Dan Prasarana
A. Administrasi Sarana Dan Prasarana Kantor
Admistrasi sarana dan prasarana adalah segala komponen yang
membantu efektif dan kinerja seseorang agar sesuai dengan yang
diinginkan/tujuan orang tersebut.
1. Fungsi Sarana Dan Prasarana
Fungsi utama sarana dan prasarana adalah sebagai berikut.
a. Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan
b. Meningkatkan Produktivitas
c. Hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin
d. Lebih memudahkan pergerakan para pengguna
e. Ketepatan susunan stabilitas pekerja lebih terjamin
f. Menimbulkan kenyamanan bagi orang-orang yang berkepentingan
g. Menimbulkan rasa puas
2. Tujuan Administrasi Sarana Dan Prasarana
a. Untuk mendapatkan kebutuhan sarana dan prasarana,
b. Supaya dapat menggunakan segala sarana dan prasarana, dan
c. Untuk meningkatkan kinerja seseorang.
3. Langkah-langkah Administrasi Sarana Dan Prasarana
d. Mendata segala kebutuhan
e. Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli
f. Mencatat dan mengurusi
g. Mulai melakukan pengadaan
h. Melakukan pemakaian
i. Pertanggung jawaban
j. Penyimpanan
B. Administrasi Penerimaan Dan Pendistribusian Sarana Prasarana
Kantor
1. Pengertian Penerimaan Sarana Kantor
Pengertian penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari
pabri, principal, atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen
pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan
persyaratan penanganan barangnya.
a. Fisik Barang Yang DiTerima
Fisik barang yang diterima adalah bentuk fisik barang yang harus
dapat dirasa, diraba, atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan
berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil
yang akan dicapai. Pada umumnya, hasilnya adalah negatif.
1. Prinsip penerimaan barang adalah menerima fisik barang secara
langsung, bukan hanya dokumennya saja.
2. Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa, dan dapat
dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
3. Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan.
4. Tanggal kedaluwarsa barang,nomor batch.
5. Kuantitas barang vs dokumen.
b. Dokumentasi
Dokumen pemesanan; Barang diterima berdasarkan adanya
dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis
barangnya, dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima
bahwa yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.
 1. Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat
dibaca dan dicocokkan dengan barang yang dikirimkan
2. Dokumen yang diperlukan, minimal dokumen pengiriman DN
(Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau surat
jalan.)
3. Akan lebih baik jika dokumen pemesanan (PO-Purchase Order)
dilampirkan juga.
c. Cara Penanganan Barang
Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang disiapkan pada saat
barang tersebut diterima, seperti perlu tindaknya ditangani pada
suhu/temperatur khusus atau perlu tidaknya dilakukan penanganan
khusus karena faktor berat barang, tingkat kesulitan maupun
masalah lainnya.Beberapa cara penanganan yang baik meliputi:
4. Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya.
5. Gunakan peralatan yang sesuai
6. Pahami aturan keselamatan.
Perhatikan juga beberapa hal, seperti:
• Suhu
• Kedaluwarsa
• Maksimal tumpukan
2) Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report)
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang
rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama
pemasok, dan nomor order pembelian.
Tahapan penerimaan barang:
a) Masuk gudang
b) Parkir dan antre
c) Bongkar muat di loading dock
d) Penyusunan barang bongkaran
e) Pengecekan barang vs dokumen
f) Pemasukan data ke dalam sistem
g) Legitimasi dokumen
h) Keluar gudang
Penerimaan barang merupakan tahap awal arus barang yang bergerak DiGudang.
Berikut ini adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang:
1. Bukti pemesanan barang dari gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam
spesifikasi yang tepat)
2. Bukti tanda barang diterima (untuk penagihan)
3. Cek bukti pemesanan dengan fisik barang
4. Cek expired date dan kondisi barang
5. Memasukan barang ke penyimpanan
2. Departemen Pengolah Data
Setelah menerima imput data penerima barang, departemen ini
menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan
barang dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan,
dan file order pembelian.
Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar
dan diserahkan ke departemen penerimaan barang. Setelah menerima
laporan tersebut sebagai berikut.
a. Lembar pertama dan barang diserahkan secara bersamaan ke bagian
gudang
b. Lembar kedua bersama-sama dengan order pembelian dan slip
pengepakan diarsipkan secara urut dokumen.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Departemen penerimaan barang menerima barang dan slip pengepakan
secara bersamaan.
4. Mengadministrasikan Penyimpanan Barang Sarana Kantor
Setalah menerima laporan penerimaan barang dan barang dari
departemen penerimaan barang secara bersamaan, gudang akan
memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan
penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.
 Dalam kegiatan penerimaan barang, ada tiga kemungkinan yang dihadapi:
a. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.
b. Menerima barang yang rusak.
c. Menerima barang dengan kualitas rendah.
5. Penerimaan Dan Penyimpanan
Tujuan utama diselenggarakan fungsi Penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk
memverifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari
kehilangan atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan
penerimaan dan penyimpanan barang.
d. Penerimaan barang yang tidak dipesan
e. Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima
f. Pencurian barang
Kehilangan barang dapat di atasi dengan prosedur:
g. Barang harus disimpan di lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.
b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.
6. Pendistribusian Sarana Dan Prasarana Kantor
Pendistribusian merupakan kegiatan yang mencakup pemindahan barang dan tanggung
jawabn dari instansi/pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain.
Ada tiga langkah yang sebaiknya ditempuh oleh bagian penanggung
jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu:
a. Penyusunan Alokasi Barang
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/pendistribusian
barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan
pemakaiannya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas
dan frekuensi pendistribusiannya sehingga sungguh-sungguh dapat
menunjang kegiatan instruksional.
Penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa
hal sebagai berikut.l
1. Penerimaan barang,
2. Waktu penyerahan barang,
3. Jenis barang,
4. Jumlah barang, dan
5. Kegunaan/keperluan barang.
b. Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu
memperhatikan beberapa hal sebagai berikut.
6. Cara pengiriman,
7. Pengemasan,
8. Pemuatan,
 4. Pengangkutan, dan
5. Pembokaran.
C. Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang sebaiknya tidak lupa untuk mengisi daftar
penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman, dan
lain sebagainya.
Tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan
mengirimkan barang.Adapun arus dokumen pada aktivitas
pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut.
7. Departemen Pengiriman
Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan
mendistribusikannya sebagai berikut.
a. Lembar pertama diteruskan ke bagian penagihan untuk memberitahu
bagian penagihan agar mulai mempersiapkan faktur penjualan.
b. Lembar kedua diserahkan keperusahan pengiriman.
c. Lembar ketika beserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke
pembeli.
d. Lembar keempat bersama dengan tiket pengambilan barang,
diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang.
8. Sistem Pendistribusian Barang
Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas, dapat
ditegaskan bahwa pada dasarnya ada dua sistem pendistribusian barang
yang dapat ditempuh oleh pengelola perlengkapan kantor, yaitu sistem
langsung dan sistem tidak langsung.
a. Sistem Langsung
Sistem pendistribusian langsung berarti barang-barang yang sudah
diterima dan diinventarisasikan langsung disalurkan pada bagian-
bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan
terlebih dahulu.
b. Sistem Tidak Langsung
Sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang
sudah diterima dan sudah diinventarisasikan tidak secara langsung
disalurkan. Tetapi harus disimpan terlebih dahulu Digudang
penyimpanan dengan teratur.
Ada beberapa azas pendistribusian yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Azas ketetapan
b. Azas kecepatan
c. Azas keamanan
d. Azas ekonomi
C. Distribusi Dan Penggunaan Sarana Prasarana Kantor
1. Distribusi Sarana Dan Prasarana Perkantoran
Distribusi adalah penyaluran barang dari penyimpanan sementara untuk
direalisasikan ke pengguna barang, dalam hal ini adalah bagian-bagian yang
memanfaatkan sarana dan prasarana kantor. Agar sistem distribusi yang handal
itu tercipta, diperlukan kerja sama yang baik antara satuan-satuan kerja
pengguna alat/barang tertentu dengan para petugas penyimpanan, yaitu:
a. Kebutuhan Yang Jelas
Pengguna alat/barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas (barang)
untuk memperlancar pemrosesan semua permintaan dari berbagai satuan
kerja.
b. Kecekatan Petugas
Terdapat kecakatan petugas gudang untuk memproses permintaan yang
telah diterimanya dan menyampaikan/mengirimkannya kepada satuan
kerja.
2. Penggunaan Sarana Dan Prasarana Kantor
Penggunaan barang meliputi dua kategori, yaitu investaris yang tidak habis
pakai dan investaris habis pakai.
Pemborosan terjadi karena adanya dua faktor, yaitu sikap mental dan kurangnya
keterampilan dalam menyelesaikan tugas.
 a. Sikap Mental
Sikap Mental berupa ketidak pedulian pada fungsi alat/barang
yang digunakan pegawai dan ketidak jujuran dalam mengelola
kekayaan milik organisasi.
b. Kurangnya Keterampilan
Kurangnya keterampilan dalam menyelesaikan tugasnya sehingga
sering melakukan kesalahan. Akibatnya pemborosan terhadap
alat/barang sehingga menjadi rusak.
D. Aplikasi Teknologi Informasi Administrasi Sarana Dan Prasarana
Perkantoran
1. Pengertian Teknologi
Teknologi berasal dari bahas Prancis, Ia technique yang dapat diartikan
sebagai semua proses yang dilaksanakan dalam upaya mewujudkan
sesuatu secara rasional. Random house dictionary menyatakan bahwa
teknologi merupakan benda, sebuah objek, bahan dan wujud yang
jelas-jelas berbeda dengan manusia. Menurut situs Wikipedia,
teknologi adalah pembangunan dan aplikasi dari alat, mesin, material
dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya.
2. Teknologi Komputer Informasi Dan Komunikasi
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi.
Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dipahami bahwah pekerjaan
kantor adalah semua kagiatan yang bertalian dengan penanganan
informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi
yang bersangkutan.
Blissmer menyatakan bahwa teknologi komputer adalah salah satu
alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas seperti:
a. Menerima input,
b. Memproses input tadi sesuai dengan programnya,
c. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan, dan
d. Menyediakan output dalam bentuk informasi.
Menurut Abdul Kadir (2002), teknologi informasi tidak hanya
terbatas pada teknologi komputer yang digunakan untuk memproses
menyimpan informasi, tetapi juga mencakup teknologi komunikasi
untuk mengirim informasi.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer,
mikro elektronik, dan telekomunikasi:
 a. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu membuat kalkulasi dengan kapasitas
yang besar dan sangat cepat.
b. Mikror elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-kompenen yang rumit.
c. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
3. Aplikasi Dalam Teknologi Perkantoran
Software Aplikasi terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem Komputer untuk
melakukan pemrosesan informasi, di antaranya:
d. Spread Sheet, aplikasi untuk mengajarkan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
penggunaan baris dan kolom, misalnya penggunaan Software lotus, excel, dan lain-lain.
e. Word Processing, aplikasi untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
pengetikan untuk membuat surat dan laporan, seperti software word perfect, word for
window dan sebagainya.
f. Desktop Publishing, digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan dengan desain
dan grafik, misalnya software power point, Corel draw, dan sebagainya.
g. Communication, aplikasi untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
komunikasi antara komputer, tentunya komputer yang sudah saling berhubungan,
misalnya software winpop, e-mail dan sebagainya.
 SEKIAN
TERIMAKASIH