PENERIMAAN ,PENYIMPANAN, SERTA PENYALURAN SARPRAS KANTOR

Pengertian Penerimaan Sarana Kantor

Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi
yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang
ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima

2. Dokumentasi

3. Cara penanganan barang

1. Fisik Barang Yang Diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan
yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan
dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani
fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses
tsb.
 Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung.
Bukan hanya DOKUMENnya saja.
 Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan
dokumen pengantaran.

 Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan

 Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch

 Kuantitas barang VS dokumen

2.Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari
berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa
barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.
  Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan
dengan barang yang dikirimkan.
 Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO
(Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).

 Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3. Cara Penanganan Barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima.
Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan
khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.
· Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
· Gunakan peralatan yang sesuai
· Pahami aturan keselamatannya

Tahapan Penerimaan Barang:

1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:
1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang\
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :
1. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Barang yang disimpan berdasarka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan di tempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci
8. Barang yan disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakan dibagian
terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarka lebih lama disimpan lebih dalam.

Penyaluran
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan
tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang
lain.
Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :
1. Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian / pendistribusian barang
sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka
perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-
sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional
2. Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan
beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan
dan pembongkarang.
3. Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar
penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya
pengiriman dan sebagainya.