TUGAS PENDAHULUAN MODUL 2

RECEIVING
Untuk Memenuhi Tugas Praktikum Mata Kuliah Manajemen Pergudangan

Disusun Oleh:

Audri Mona Najogi (16119119)

2 Logistik D

LABORATORIUM PERGUDANGAN
PROGRAM STUDI MANAJEMEN LOGISTIK
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN LOGISTIK INDONESIA
2021
SOAL :
1) Sebutkan dan jelasakan apa saja kegiatan yang ada di gudang ?

2) Sebutkan dan jelaskan apa saja dokumen penerimaan barang beserta gambarnya ?

3) Bagaimana tata cara atau proses penerimaan barang beserta pihak apa saja yang terlibat dalam
penerimaan barang ?

4) Sebutkan material handling yang digunakan pada aktivitas receiving serta jelaskan peran material
handling tersebut!

JAWABAN :
1. Kegiatan yang ada di Gudang
1) Proses administrasi
Aktivitas pertama yang perlu dilakukan di gudang adalah proses administrasi. Setiap
kegiatan baik penerimaan maupun pengeluaran barang harus sepenuhnya di catat dan di
atur oleh kegiatan administrasi, agar stok barang keluar dan masuk dapat terjaga dengan
baik. Dengan demikian, akan mendorong dan mengontrol kegiatan lainnya sehingga
aktivitas di gudang dapat berjalan dengan baik, maupun mendorong optimalisasi
pelaksanaan produksi di perusahaan bagi perusahaan yang bergerak di bidang produksi.
2) Penerimaan Barang
Setelah melakukan proses administrasi, selanjutnya adalah kegiatan penerimaan barang.
Penerimaan barang tentunya menjadi salah satu kegiatan yang tidak mungkin terlepas
dari manajemen gudang. Pada aktivitas ini, untuk gudang perusahaan logistik, barang
yang diterima diperiksa apakah sesuai dengan aturan manajemen atau tidak. Pada gudang
perusahaan yang bergerak di bidang produksi, barang yang diterima dipastikan apakah
kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan pesanan sebelumnya dan apakah sesuai
dengan standar kualitas yang ditetapkan perusahaan.
3) Penyimpanan Barang
Kegiatan selanjutnya adalah penyimpanan bahan mentah ataupun produk siap pakai yang
sebelumnya diterima. Pada kegiatan ini, barang dikualifikasi dan klasifikasi terlebih
dahulu, lalu bahan atau produk ditempatkan sesuai dengan klasifikasi atau posisi barang
yang sesuai. Kegiatan ini perlu memastikan barang yang disimpan dapat terjaga dengan
baik seperti kondisi semula. Sebelum akhirnya dikemas dan dikirim ke pelanggan yang
telah melakukan pemesanan.
4) Pengambilan Barang
Kegiatan pengambilan barang dilakukan apabila terdapat permintaan terhadap barang,
 baik dari pihak produksi, maupun dari pihak pelanggan. Kegiatan pengambilan barang
dilakukan untuk selanjutnya barang dikemas.
5) Pengemasan/Packing
Selanjutnya adalah melakukan pengemasan barang. Tujuan pengemasan adalah agar
barang yang akan dikirimkan dapat terjaga kualitas dan kuantitasnya selama proses
pengiriman berlangsung. Pengemasan barang haruslah sesuai dengan aturan manajemen
gudang perusahaan yang berlaku.
6) Pengeluaran barang
Kegiatan terakhir di gudang adalah pengeluaran barang pesanan yang sebelumnya sudah
dikemas. Kegiatan ini meliputi tata cara bagaimana barang tersebut keluar dari gudang
untuk dikirim dan didistribusikan secara luas, baik ke pasar maupun pemesan.
2. Dokumen penerimaan barang dan gambarnya
 Bukti Pemesanan (Purchase Order)
Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan PO
ke pemasok. Barang
sesuai jumlah PO ini
nantinya akan dibawa ke
Gudang tempat yang
disiapkan oleh si pemesan.
Tim Gudang tentunya
tidak selalu tahu jenis
barang apa yang dipesan,
oleh sebab itu tim Gudang
perlu memastikan
kesesuaian PO dengan
fisik barang yang ada.
Setelah PO diperiksa dan
sesuai dengan seluruh
item yang dibawa, maka
selanjutnya dibuat Bukti
Tanda terima Barang.
  Bukti Tanda Terima Barang
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti
Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan
barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda
yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.

3. Tata cara proses penerimaan barang dan pihak yang terlibat

Berikut ini adalah beberapa tata cara atau prosedur yang dijalankan pada saat ada
barang inbound atau barang baru yang akan masuk ke area gudang penyimpanan atau
warehouse.
 Staff gudang menerima barang dari pemasok dan menyesuaikan kecocokan data dengan surat jalan
yang diterima
 Jika data surat jalan sudah sesuai, selanjutnya dilakukan pembukaan segel box truk untuk
pemeriksaan jumlah dan kondisi barang. Dokumentasi berupa foto atau video diperlukan saat proses
ini berlangsung.
 Namun jika terjadi ketidaksesuaian jumlah koli barang dengan data surat jalan maka langsung
diinformasikan dan dikoreksi bersama staff gudang dan pemasok
 Pemeriksaan quality barang oleh staff QC Incoming
 Barang rejected atau barang dengan kondisi tidak baik akan dilakukan prosedur retur atau prosedur
lainnya yang berlaku sesuai instruksi dari pemasok
 Hasil inspeksi oleh staff QC mengenai barang accepted atau barang dalam kondisi baik dilaporkan
kepada staff gudang untuk dilakukan proses bongkar dan selanjutnya dilakukan penyimpanan pada
lokasi yang telah disiapkan
 Dilakukan proses input penerimaan barang pada system dan proses serah terima barang
 Penerimaan barang dicatat pada stock card beserta detail data dan surat jalannya
 Berikut adalah hal-hal yang berhubungan dengan penerimaan barang di gudang:
Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan
barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem
yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting
dalam penerimaan barang :
 Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)
 Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)
 Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang
 Cek Expired Date dan Kondisi Barang
 Memasukkan Barang ke Penyimpanan
1) Bukti Pemesanan (Purchase Order)
Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan PO ke
pemasok. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh si
pemesan. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, oleh sebab itu tim
Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan
sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.
2) Bukti Tanda Terima Barang
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti
Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan barang.
Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan,
semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.
3) Operasional
Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta
memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point,
mengapa? Berikut beebrapa alasan versi saya :
 Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau
resiko kehilangan barang karena dicuri.
 Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff penerimaan
barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan
sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan sistem,
dll. Intinya di poin 1 dan 2 kritis dikarenakan Faktor Sumber Daya Manusia.
4) Proses Penerimaan Barang di Gudang yang benar
Penerimaan Barang di gudang ‘rawan’ permainan dengan pihak supplier. Staff penerimaan tanpa
diketahui oleh pemesan dapat melakukan deal-deal khusus yang merugikan pemesan dan
menguntungkan pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadap personil penerimaan cukup penting, hal
seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin serta bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan wewenang
adalah hal-hal praktis yang bisa dilakukan.
Pihak-pihak yang terlibat dalam proses penerimaan barang antara lain sebagai berikut:
 Staff Administrasi, yang melakukan pencatatan administrasi penerimaan barang
 Staff Receiving, yang melakukan kegiatan penerimaan barang
 Staff QC Incoming, yang melakukan pemeriksaan kualitas barang yang diterima

4. Material handling yang digunakan pada aktivitas receiving serta peranannya.

 Hand Pallet
Dalam kegiatan receiving, Hand Pallet sangat sering digunakan. Hand Pallet merupakan peralatan
material handling yang berfungsi dalam
pemindahan barang-barang yang  lebih
mudah, efisien, dan hemat waktu. Hand Pallet
berupa truck kecil dengan 4 roda kecil, 1 buah
kemudi bagian belakang, dan 2 “garpu” yang
digunakan untuk mengangkut barang. Dengan
adanya roda tersebut mengurangi beban
ketika mendorong hand pallet
tersebut. Penggunaan hand pallet memang sangat penting pada aktivitas-aktivitas yang memiliki
hubungan erat dengan bahan yang memiliki bobot cukup berat, terutama pada sistem pekerjaan
industri.

 Hand Stacker
Hand Stacker difungsikan dalam kegiatan penerimaan barang suatu gudang perusahaan sebagai
alat untuk memindahkan dan pengangkatan barang yang
diterima, dengan memindahkan dari truk kemudian menata
barang tersebut diatas rak-rak dengan ketinggian yang sulit
dijangkau agar lebih mudah, efisien dan hemat waktu
dengan sistem kerja hidrolik. Hand Stacker dapat berfungsi
dengan baik apabila digunakan ditempat yang halus, Hand
Stacker juga memiliki beberapa jenis roda yang disesuaikan
dengan tempat kegiatan pengangkutan. Hand Stacker
menggunakan mekanisme cara kerja hidrolik yang
dioperasikan menggunakan pemompaan secara manual
maupun elektrik pada saat pengangkatan garpu. Pemompaan manual tentu lebih membutuhkan
tenaga ekstra untuk memompa.
 Forklift
Forklift merupakan kendaraan yang difungsikan
sebagai alat angkut dalam pemindahan barang
berkapasitas besar baik indoor maupun outdoor,
termasuk dalam kegiatan penerimaan barang di
gudang. Dioperasikan secara electrik untuk dapat
menaikturunkan beban serta bermanuver dengan
jarak yang cukup jauh. Operator dapat dengan
mudah mengoperasikan alat ini dengan duduk
diatas cab operator yang telah disediakan dengan beragam fitur, diantaranya layar LCD digital
multi fungsi, tombol kendali kecepatan, alarm, rem otomatis, sabuk pengaman, dll. Alat ini
sangat ramah lingkungan dan tidak menimbulkan polusi, bahkan telah dilengkapi sistem
manajemen baterai canggih untuk mengoptimalkan masa pakai baterai.
 DAFTAR PUSTAKA

 Ppic. 2017. “Proses Penerimaan Barang di Gudang yang benar”

(ppic1908.blogspot.com)
 Adhitama Elva. 2021. “Apa itu Sistem Manajemen Gudang”
(https://www.marketerdream.com/apa-itu-sistem-manajemen-gudang/)
 Anonym. 2020. “Pengertian Manejemen Pergudangan”
(https://www.rapikan.com/pengertian-manajemen-pergudangan/)
 Klikmro. 2017. “Inilah Peralatan Material Handling yang Biasa Digunakan di Industri“
(https://blog.klikmro.com/ini-dia-peralatan-material-handling-yang-biasa-digunakan-di-
industri/)
 Anonym. 2020. “Prosedur SOP Penerimaan Barang di Gudang”
(https://www.3pl.co.id/prosedur-sop-penerimaan-barang-di-gudang-warehouse/)
 Romail Principe. 2009. “Sistem Penerimaan Barang di Gudang”
(https://romailprincipe.wordpress.com/2009/06/06/sistem-penerimaan-barang-di-gudang-2/)