KD 3

Penerimaan, Penyimpanan dan

Penyaluran (pendistribusian)
sarana dan prasarana kantor
 A. Administrasi Sarana dan
Prasarana Kantor

Segala komponen yang membantu

efektifiktas dan kinerja seseorang
agar sesuai dengan yang
diinginkan/tujuan orang tersebut
Fungsi Sarana dan Prasarana
1. Mempercepat proses pelaksanaan
pekerjaan
2. Meningkatkan produktivitas
3. Hasil Kerja lebih berkualitas dan terjamin
4. Menimbulkan rasa puas
5. Menimbulkan kenyamanan bagi orang-
orang yang berkepentingan
 Tujuan Administrasi Sarana dan
Prasarana
Untuk mengupayakan sarpras secara
tepat dan efisien sehingga
keberadannya selalu dalam kondisi
siap pakai

Untuk mengupayakan pengadaan sarpras melalui

sistem perencanaandan pengadaan secara hati-
hati dan seksama
Langkah-langkah Administrasi Sarpras

Mendata segala kebutuhan

Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli

Mencatat dan mengurusi

Mulai melakukan pengadaan

Melakukan pemakaian

Pertanggungjawaban

Penyimpanan
B. Administrasi Penerimaan sarana
dan prasarana

Pengertian
Penerimaan
Barang

Menerima fisik barang dari

pabrik atau distributor yang
disesuaikan dokumen
pemesanan dan pengiriman
dalam kondisi yang sesuai
dengan persyaratn barangnya
Point penting yang tidak dapat dipisahkan satu
dengan lainnya didalam aktifitas penerimaan
barang:
1. Fisik barang yang diterima
a. Prinsip penerimaan barang adalah menerima fisik
barang secara langsung bukan hanya dokumennya
saja
b. Secara fisik barang dapat dilihat, diraba atau dirasa
dan dapat dibandingkan dengan dokumen
pengantaran
c. Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi
kemasan
d. Tanggal kadaluwarsa barang, nomor batch
e. Kuantitas barang dengan dokumen
2. Dokumentasi
Dokumen pemesanan barang diterima berdasarkan
adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang
harus diterima, jenis barangnya dan untuk memastikan
bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang
yang dikirimkan.

a. Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik

dapat dibaca dan dicocokkan dengan barang yang
dikirimkan
b. Dokumen yang diperlukan minimal dokumen
pengiriman DN (Delivery Note), DO (Delivery Order),
Packing List (surat jalan), PO (Purchase order)
3. Cara Penanganan Barang
Beberapa cara penanganan barang yang baik
meliputi:
a. Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
b. Gunakan peralatan yang sesuai
c. Pahami aturan keselamatannya
d. Suhu
e. Kadaluwarsa
f. Maksimal tumpukan
Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor
terdapat beberapa dokumen sbb:
1. Bukti Penerimaan barang
2. Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report)
Dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang
yang diterima yang mencakup tanggal diterima,
nama pengirim, nama pemasok dan nomor order
pembelian
Tahapan penerimaan barang
1. Masuk gudang
2. Parkir dan antre
3. Bongkar muat di loading dock
4. Penyusunan barang bongkaran
5. Pengecekan barang dengan dokumen
6. Pemasukan data dalam sistem
7. Legitimasi dokumen
8. Keluar gudang
2. Departemen Pengolah Data
a. Lembar pertama dan barang diserahkan secara
bersamaan ke bagian gudang
b. Lembar kedua bersama-sama dengan order
pembelian dan slip pengepakan diarsipkan secara urut
dokumen
3. Prosedur Penerimaan Barang
Departemen penerimaan barang menerima barang dan
slip pengepakan secara bersamaan. Selanjutnya
departemen penerimaan barang mencocockkan barang
yang diterima dengan arsip order pembelian, memeriksa
kondisi fisik barang , menghitung dan mengentri data
penerimaan ke komputer
4. Mengadministrasikan Penyimpanan barang sarana
kantor
Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3
kemungkinan yang dihadapi:
a. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan
jumlah yang dipesan
b. Menerima barang yang rusak
c. Menerima barang dengan kualitas rendah
5 Penerimaan dan Penyimpanan
Ancaman-ancaman dan yang berhubungan dengan
penerimaan dan penyimpanan barang.

1. Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan
menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya
yang berkaitan dengan penyimpanan dan
pengembalian barang ke pemasok.

2. Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat
merupakan faktor penting dalam menyelenggarakann
catatan persediaan perpetual yang akurat
3. Pencurian barang
Penyimpanan sarana dan prasarana

Kegiatan yang dilakukan

oleh satuan kerja untuk
menampung hasil
pengadaan
Penyimpanan
barang/bahankantor baik
barang berasal dari
pembelian,instansi lain,
atau yang diperoleh dari
bantuan