KOMPETENSI DASAR

3.12 Menerapkan penerimaan, penyimpanan, serta penyaluran sarana&prasarana

4.12 Melakukan kegiatan penerimaan, penyimpanan, serta penyaluran sarana&prasarana

Penerimaan, Penyimpanan, serta

Penyaluran Sarana&Prasarana Kantor
 PENERIMAAN
SARANA DAN PRASARANA

Penerimaan sarana dan prasarana kantor diartikan sebagai sebuah kegiatan

menerima fisik barang dari pabrik/distributor yang disesuaikan dengan
dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan
persyaratan penanganan barangnya
A. FISIK SARANA DAN PRASARANA YANG DITERIMA
Bentuk fisik sarana dan prasarana
perkantoran yang diterima harus bisa dirasa,
diraba, atau dilihat langsung oleh indra
manusia.
Penerimaan yang bukan berupa fisik
barang dapat mengakibatkan perbedaan
proses dan hasil yang akan dicapai.
Pada umumnya, hasilnya adalah negatif

Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan barang

1) Prinsip penerimaan barang adalah menerima fisik barang secara langsung dan
bukan hanya dokumen saja
2) Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba/dirasa, dan dapat dibandingkan dengan
dokumen pengantar
3) Pengecekan acak/keseluruhan kondisi isi kemasan
4) Kuantitas barang sudah sesuai dengan dokumen pemesanan
5) Tanggal kadaluarsa barang dan nomor batch
B. DOKUMENTASI PEMESANAN
Dokumentasi pemesanan merupakan cara untuk memastikan bahwa sarana
dan prasarana kantor yang diterima sudah sesuai dengan dokumen yang
dibuat, yaitu perihal berapa barang kantor yang harus diterima, jenis
barang, dan untuk memastikan bahwa barang kantor yang diterima adalah
sama dengan barang yang dikirimkan

Hal penting yang perlu diperhatikan dalam dokumen pemesanan:

1) Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman Delivery Note (DN),
Delivery Order (DO), dan Packing List atau surat jalan
2) Dokumen pemesanan atau Purchase Order (PO) akan lebih baik bila dilampirkan
3) Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan
dicocokkan dengan barang yang dikirimkan
 C. CARA PENANGANAN SARANA DAN PRASARANA
1) Pakailah peralatan yang sesuai dengan barang
2) Pahami aturan keselamatan dalam menggunakan barang
3) Tangani barang sesuai dengan siklus hidup atau pemakaiannya

Bagian Penting dalam Penerimaan Sarana dan Prasarana

1) Memasukkan barang ke tempat penyimpanan
2) Bukti tanda barang diterima (untuk penagihan)
3) Cek bukti pemesanan dengan fisik barang
4) Bukti pesanan barang dari gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam
spesifikasi tepat)
5) Cek expired date dan kondisi barang
Proses Penerimaan Sarana dan Prasarana
1) Satuan kerja penerima barang membentuk panitia penerima atau pemeriksa barang.
Anggota panitia minimal berjumlah 3 orang
2) Apabila barang telah tiba, anggota panitia segera melaksanakan penerimaan dan
pemeriksaan barang
3) Berdasarkan hasil pemeriksaan, panitia membuat berita acara pemeriksaan
4) Apabila volume dan jumlah barang yang diterima banyak dan tidak dapat ditulis dalam
lembaran berita acara dapat dituliskan di lembaran lembaran sebagai tambahan
sebagai lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi
Dokumen Administrasi Penerimaan Sarana dan Prasarana
Bukti Penerimaan Barang
-> Merupakan sebuah bukti bahwa barang pesanan
kantor sudah diterima

Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report)

-> Sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima
Laporan ini mencakup tanggal terima, nama pengirim, nama pemasok, dan nama order
pembelian

Departemen Pengolah Data

-> Tugas kerja bagian departemen pengolah data setelah menerima input data penerimaan
barang, yaitu menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang
dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan, dan file order pembelian
Prosedur Penerimaan Sarana dan Prasarana
A. Administrasi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
a) Tugas departemen menerima barang
b) Bagian gudang akan melakukan pemeriksaan seta menghitung barang
c) Departemen penerimaan sarana dan prasarana akan menandatangani laporan
d) Laporan penerimaan barang yang sudah ditandatangani diteruskan ke bagian administrasi
B. Penerimaan dan Penyimpanan
Ada beberapa hal yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan sarana dan
prasarana perkantoran, yaitu:
a) Penerima Barang yang Tidak Dipesan
b) Kesalahan dalam Penghitungan Barang yang Diterima
c) Pencurian Barang
Kartu Penerimaan Barang
a) Bagian Pendataan, yaitu bagian yang melakukan pendataan barang
barang yang masih ada/sudah habis dalam persediaan, kemudian
dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk 1 periode
b) Bagian Pengadaan Barang, yaitu bagian yang melakukan pembelian
barang supplies
c) Bagian Gudang atau Logistik, yatu bagian ini melakukan penyimpanan
atau pengelolaan barang supplies, tempat keluar atau masuknya
barang supplies untuk keperluan unit unit dalam perusahaan

Nama Tanda Bukti Uraian Harga

Tanggal dan Pengiriman Barang
No. Banyaknya Ket.
Terima Alamat (Nama
Pengirim Tgl No. Merek) Satuan Jumlah
 PENYIMPANAN
SARANA DAN PRASARANA

Aktivitas menempatkan barang yang belum di order atau dipersiapkan untuk

diproses selanjutnya. Penyimpanan sarana dan prasarana perkantoran
dilakukan sesuai dengan karakteristik barang. Barang tersebut dapat alat tulis
kantor (ATK), mesin kantor, dan perabot kantor
Secara sistematis, penyimpanan barang sarana dan prasarana
perkantoran harus dilakukan dengan beberapa cara:
A. Pengelompokkan Penyimpanan Barang
a) Disimpan dalam proses pemakaian
b) Disimpan sebagai barang sediaan
c) Disimpan, kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja lain atau pemakai berdasarkan ketentuan
pengirim atau ketentuan menurut kebijaksanaan pimpinan
d) Disimpaan sementara tanpa pembongkaran, kemudian diterusan ke alamat yang tercantum pada
etiket atau label peti kemasan dengan keterangan transit atau penyimpanan sementara
Secara sistematis, penyimpanan barang sarana dan prasarana
perkantoran harus dilakukan dengan beberapa cara:
A. Penataan Penyimpanan Barang
a) Barang yang paling lambat dikeluarkan hendaknya diletakkan pada lokasi bagian dalam
b) Barang yang disimpan untuk sediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian sehari hari
c) Barang yang cepat keluar hendaknya diletakkan di lokasi gedung yang berdekatan dengan pintu keluar
d) Semua barang yang disimpan, baik untuk jangka waktu yang lama maupun sementara hendaknya dicatat
e) Pencatatan barang pada buku barang atau buku penerimaan memuat beberapa informasi, yaitu :
1) Nama dan alamat pengirim
2) Tanggal penerimaan
3) Nomor urut yang dibuat secara kronologis
4) Nomor dan tanggal bukti atau dokumen pengiriman
5) Nama dan uraian barang meliputi merek, tipe, dan ukurannya
6) Satuan dalam unit
7) Jumlah barang
8) Harga satuan dan jumlah barang
9) Keterangan
Secara sistematis, penyimpanan barang sarana dan prasarana
perkantoran harus dilakukan dengan beberapa cara:
f) Pencatatan barang pada kartu barang dilakukan pada setiap jenis barang
1) Nama barang 7) Nomor bukti
2) Kode barang 8) Jumlah barang yang diterima/dikeluarkan
3) Satuan barang 9) Sisa barang
4) Sediaan barang minimum 10) Paraf petugas pejabat penyimpanan barang
5) Sediaan barang maksimum 11) Keterangan
6) Tanggal barang diterima/dikeluarkan
g) Pencatatan barang pada buku sediaan (stok) yang dapat dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal:
1) Buku sediaan berada di bagian tata usaha dan merupakan dokumen pencatatan barang sediaan
2) Buku sediaan merupakan sumber data yang berfungsi sebagai:
1. Pertanggungjawaban
2. Pengendalian informasi
3. Informasi sediaan diisi pada waktu diterimanya bon permintaan dan bon pengeluaran barang
Secara sistematis, penyimpanan barang sarana dan prasarana
perkantoran harus dilakukan dengan beberapa cara:
h) Pengadaan buku katalog
Buku Katalog merupakan dokumen pencatatan yang didalamnya berisi kode setiap barang dalam gudang.
Pada setiap kartu dan buku barang tercantum nomor kode dalam katalog tersebut
i) Setiap gudang dilengkapi dengan denah lokasi barang yang dapat menunjukkan secara cepat barang
sediaan tertentu
Hal Hal yang harus diperhatikan dalam Penyimpanan Sarana
dan Prasarana
a. Sifat barang yang disimpan
b. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
c. Prosedur dan tata kerja
d. Biaya yang disediakan
e. Tenaga yang diperlukan
f. Jangka waktu penyimpanan
g. Persediaan alat alat pemeliharaan yang diperlukan
h. Pergudangan yang memenuhi syarat syarat yang ditentukan
TATA CARA PENYIMPANAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
a. Barang disimpan di tempat yang memadai
b. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek, dan satuan barang)
c. Barang disimpan dalam keadaan bersih
d. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
e. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
f. Barang yang dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian paling depan,
sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan dibagian lebih dalam
g. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
h. Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
i. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci
 PENYALURAN
SARANA DAN PRASARANA

Sebuah aktivitas yang mencakup pemindahan barang dan tanggung jawab dari
instansi atau pemegang yang satu kepada yang lain dalam suatu perkantoran.
Dalam lingkungan perkantoran yang sempit, penyaluran sarana dan prasarana dapat
berwujud penyaluran/ kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai kebutuhan
karyawan atau staf bagian dalam instansi tersebut untuk keperluan kegiatan
perkantoran
Sistem dan Asas Penyaluran/Pendistribusian
Sarana dan Prasarana Kantor
A. Sistem Penyaluran/Distribusi Sarana dan Prasarana Kantor
a. Mencatat semua kebutuhan ATK, mesin, dan perabot kantor yang rusak
b. Mengambil barang barang yang dibutuhkan tersebut di gudang kantor
c. Membagi barang pada tiap bagian kantor yang membutuhkan sarana dan
prasarana kantor
B. Jenis Sistem Pendistribusian atau Penyaluran
a. Sistem Secara Langsung
Barang barang yang sudah diterima dan diinvestarisasikan langsung disalurkan pada
bagian bagian perkantoran yang membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu
b. Sistem Secara Tidak Langsung
Barang barang yang sudah diterima dan sudah diinvestarisasikan tidak secara langsung disalurkan,
melainkan harus disimpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur
C. Asas Asas Pendistribusian atau Penyaluran Sarana dan Prasarana
1. Asas Ekonomi
a) Pemeratan -> Pemeratan sangat penting dalam kegiatan pendistribusian barang, distribusi harus merata
berbagai bidang yang membutuhkan
b) Keadilan -> Persamaan atau tidak adanya diskriminasi dalam bentuk apapun. Sebagai penunaian hak
kepada siapa saja yang berhak atau penempatan sesuatu pada tempat semestinya
c) Ketepatan waktu dan kualitas -> Proses pendistribusian barang secara langsung sangat memerlukan
ketepatan waktu terutama barang yang masa kadaluarsanya singkat
2. Asas Keamanan
Diperlukan ketika barang yang disampaikan harus siap pakai (Ready for use)
Dalam pendistribusian barang siap pakai diperlukan suatu pemeliharaan dan perawatan barang selama di
dalam tempat penyimpanan atau gudang
3. Asas Ketepatan
a) Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan e) Ketempatan tempat penyampaian
b) Ketepatan nilai logistik yang disampaikan f) Ketepatan kondisi logistik yang
c) Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan disampaikan
d) Ketepatan waktu penyampaian
4. Asas Kecepatan
LANGKAH PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN PRASARANA
A. Penyusunan Alokasi B. Pengiriman Barang
a. Jenis barang a. Bentuk pengemasannya
b. Jumlah barang b. Mutu dan Kualitas Sarana dan Prasarana
c. Kegunaan atau Keperluan barang c. Cara pengiriman
d. Penerimaan barang d. Pengangkatan
e. Waktu penyerahan barang e. Pembongkaran

C. Penyerahan Barang a. Ambil sarana dan prasarana yang

Beberapa hal yang sangat penting yaitu mengisi dibutuhkan sesuai catatan
daftar penyerahan barang, serta membuat surat b. Bawa ke bagian ruangan dan ke
pengantar, tanda terima, dan biaya pengiriman. pegawai yang membutuhkan
Barang yang telah diterima akan diinvestarisasikan c. Serahkan pada pegawai yang
oleh panitia pengadaan membutuhkan sarana dan
prasarana kantor