A.

Hakikat perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

Perencanaan sarana dan prasarana adalah sebuah proses merencanakan barang atau
alat yang dibutuhkan sesusai skala prioritas dan anggaran perusahaan atau organisasi
guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Dalam menentukan kebutuhan sarana dan prasarana diperlukan:
1. Analisis kebutuhan
2. Analisis anggaran
3. Penyeleksi sarana dan prasarana

Hal-hal penting dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana

- Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

- Tentukan jenis,kuantitas,serta kualitas sarana dan prasaana yang dibutuhkan
- Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia
- Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
- Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
- Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana
- Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

B. Karakteristik perencanaan saran dan prasarana kantor

Kegiatan perencanaan dibidang administrasi perlengkapan ditekankan pada:

- Perencanaan kebutuhan perlengkapan

- Perencanaan biaya keseluruhan

Untuk melaksanaan tugas dibagian perbekalan dalam menyusun rencana kebutuhan

hendaknya kita memperhatikan keadaan inventaris pada tahun-tahun
sebelumnya,seperti adanya penambahan dan penggantian pegawai serta adanya tugas-
tugas khusus yang membutuhkan perbekalan khusus.

Rencana kebutuhan hendaknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran

Setelah rencana kebutuhan perlengkapan selesai dibuat,selanjutnya disusun perencanaan

biaya yang meliputi:

 Biaya pengadaan
 Penyimpanan
 Penyaluran
  Penginvestarisasian
 Penghapusan

Agar tidak ada kebutuhan yang tertingggal dalam perhitungan biaya. Dalam menyusun
rencana anggaran dibuat Daftar Usulan Kegiatan(DUK) yang berisi perhitungan harga
pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu sebagai perbandingan.

Sebuah perencanaan harus didasarkan pada sebuah karakteristik perencanaan yang

berdasarkan perhitungan dan selalu mengandung

 Kegiatan
 Tindakan
 Atau usaha

Sasaran perencanaan ialah kejasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.

Perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana itu tidak mudah karena harus dilaksanakan
secara

 Sistematis
 Rinci
 Dan teliti

Berdasarkan informasi yang realistik dengan kondisi organisasi.

Dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor perlu dilibatkan semua pihak
yang memahami kebutuhan orgnaisasi.

 Perlengkapan yang sudah memiliki(jenis,jumlah,dan kualitas)

 Sumber dana yang tersedia
 Dan harga pasar

Tujuan perencanaan sarana dan prasarana kantor

Tujuan perencanaa sarana dan prasaarana kantor adalah untuk menghindari terjadinya
kesalahan dan kegagalan yang tidak dinginkan serta untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi dalam pelaksanaanya

Manfaat perencanaan saran dan prasarana kantor

Untuk membantu dan menentukan:

 Tujuan ,meletakan dasr-dasar dan menetapkan langkah-langkah

 Menghilangkan ketidakpastian,dapat dijadikan sebagai pedoman atau
dasar dalam melakukan pengawasan,pengendalian,dan penilaian

Agar kegiatan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Beberapa pertanyaan mengenai materi diatas adalah

1. Apa yang dimaksud dengna perencanaan sarana dan prasarana menurut pendapat kalian
masing-masing?

 Perencanaan sarana dan prasarana adalah sebuah proses

merencanakan barang atau alat yang dibutuhkan sesuai skala
prioritas dan anggaran perusahaan atau organsiasi guna mencapai
tujuan yang telah ditentukan

2. Apa saja yang diperlukan dalam menentukan kebutuhan sarana dan prasarana ?

 A. Analisis kebutuhan
 B. Analisis anggaran
 C. Penyeleksian sarana dan prasarana

3. Sebutkan secara singkat hal penting dalam menyusun perencanaan sarana dan

prasarana!

 Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

 Tentukan jenis,kuantitas,serta kualitas sarana dan prasarana yang
dibutuhkan
 Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya
yang tersedia
 Dll.
4. Apa pentingnya investarisasi dalam menyusun rencana kebutuhan?

 Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak

dinginkan serta untuk menignkatkan efektivitas dan efisiensi adlam
pelaksanaannya

5. Apabila rencana kebuthan perlengkapan sudah selesai dibuat selanjutnya biaya

apa saja yang perlu direncakan?

 Biaya pengadaaan
 Penyimpanan
 Penyaluran
 Penginvestasian
 Penghapusan

6. Jelaskan secara singkat tujuan perencanaan sarana dan prasarna kantor!

 Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak

diinginkan serta untuk menignkatkan efektivitas dan efisiensi
dalam pelaksanaanya

7. Dari materi yang sudah dipelajari apa manfaat perencanaan sarana dan prasarana

kantor menurut kalian?

Untuk membantu dalam menentukan tujuan meletakan dasar-dasr yang

menetapkan langkah-langkah menghilangkan ketidakpastian dan agar
kegiatan dapat berjalan dengan efektif dan efisien