MATERI KE -2

4. Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi manajemen dalam penyelenggaraan sarana dan prasarana yang perlu memperoleh perhatian ialah:
Fungsi Perencanaan, Fungsi Kebutuhan, dan Fungsi Penganggaran. Fungsi Pengadaan, Fungsi
Penyaluran, Fungsi Penggudangan, Fungsi Penyaluran, Fungsi Inventarisasi, Fungsi Penghapusan.
a. Fungsi Perencanaan. Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, penghitungan
dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
operasional dalam pengelolaan sarana dan prasarana atau perbekalan, penggunaan, peng-organisasian,
maupun pengendalian perbekalan.

b. Fungsi Faktor Penentu Kebutuhan. Berbagai Faktor yang mempengaruhi penentuan

kebutuhan perlu mendapatkan perhatian antara lain:

1) Faktor Yuridis, Pada dasarnya faktor ini meliputi tentang :

a) Peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan serta batasan-batasan terhadap keamanan, desain,
penyediaan barang, pengadaan dan sebagainya.

b) Prosedur dan persyaratan dana-dana yang digunakan

2) Persyaratan-persyaratan Proyek. Faktor ini mencakup tujuan proyek dalam waktu tertentu, kondisi
lokasi manfaat jangka panjangnya.

3) Evaluasi Sosio Ekonomi. Proses penentuan kebutuhan menurut pemikiran yang luas dan mendalam,
terutama dalam hal evaluasi untuk menentukan jenis-jenis teknologi yang akan digunakan, serta manfaat
jangka panjangnya apakah dapat memperkuat pertumbuhan ekonomi setempat atau justru sebaliknya
justru menimbulkan permasalahan baru.

4) Evaluasi Tekno-Ekonomi. Dengan mempertimbangkan faktor tekno ekonomi ini dimaksudkan agar
dalam pemilihan teknologi diperhitungkan pula mengenai hal-hal sebagai berikut:

a) Untung rugi penggunaan sesuatu barang atau alat yang di butuhkan.

b) Pemilihan komposisi barabg atau alat yang dibutuhkan.

c) Penggantian barang atau alat atau evaluasi tentang jangka waktu penggunaan sesuatu barang.

d) Perkembangan teknologi.

5) Perkembangan Swadaya dan Swasembada. Faktor ini mengadung pengertian, bahwa kebutuhan
sesuatu proyek hendaknya sejauh mungkin dapat dipenuhi sendiri tanpa tergantung pada bantuan pihak
asing.
 c. Fungsi Penganggaran. Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha
untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan
jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.

d. Fungsi pemindahan/penyaluran secara fisik, yaitu pemindahan hak dan tanggung jawab fisik
barang secara penuh kepada pihak user dalam internal organisasi. User atau pengguna barang,
selanjutnya

disebut consignee pemakai, sedangkan pihak yang memindahkan hak dan kewajiban disebut consigne
bukan pemakai.

e. Fungsi penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan

perbekalan mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan,
pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan mendukung
kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

f. Fungsi perawatan sarana dan prasarana upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan
peralatan yang ada kepada organisasi perusahaan melalui proses perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), pemberdayaan, dan pengawasan (controlling),
seluruh komponen dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif
dan efisien (optimal)”.

g. Fungsi inventarisasi adalah kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan
mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki/dikuasai dan diurus departemen, baik yang
diadakan melalui anggaran belanja pembangunan dan dana sumbangan pembinaan pendidikan maupun
sebagai hasil usaha pembuatan sendiri, hadiah ataupun hibah untuk ditatausahakan sebagaimana
mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan oleh pimpinan departemen.

h. Penghapusan barang inventaris adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk

mengeluarkan/menghilangkan barang-barang dari daftar inventaris karena barang itu sudah dianggap
tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan terutama untuk
kepentingan dinas, misalnya rusak, susut, mati, atau biayanya terlalu mahal kalau dipelihara atau
diperbaiki.