EVALUASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI

SARANA DAN PRASARANA

Kompetensi Dasar
3.4 Mengevaluasi administrasi sarana dan prasarana

Indikator Pencapaian Kompetensi

3.4.1 Menjelaskan pokok-pokok pengelolaan
administrasi sarana prasarana
3.4.2 Mengidentifikasi seluruh kegiatan pengelolaan
administrasi sarana prasarana
3.4.3 Menganalisis data dan informasi pengelolaan
administrasi sarana prasarana
3.4.4 Mengevaluasi data dan informasi pengelolaan
administrasi sarana prasarana
 Pengertian

• Evaluasi manajemen sarana prasarana adalah kegiatan mengumpulkan informasi

tentang bekerjanya seluruh proses kegiatan yang telah direncanakan dan diusahakan
secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinyu terhadap
benda-benda sarana dan prasarana, agar senantiasa siap pakai, yang selanjutnya
informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam
mengambil suatu keputusan.

• Laporan evaluasi administrasi sarana dan prasarana adalah suatu data yang bertujuan
untuk melaporkan hasil evaluasi terhadap keadaan sarana dan prasarana kantor, baik
persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut
 Pengertian Evaluasi
Menurut Para Ahli
● Menurut Suchman yang dikutip oleh
Arikunto, Jabar, & Abdul (2010), evaluasi
dipandang sebagai sebuah proses
menentukan hasil yang telah dicapai dalam
beberapa kegiatan yang direncanakan untuk
mendukung tercapainya tujuan.
● Definisi lain seperti dikemukakan oleh
Stutflebeam yang dikutip oleh Arikunto,
Jabar, & Abdul (2010), menyatakan bahwa
evaluasi merupakan proses penggambaran,
pencarian dan pemberian informasi yang
sangat bermanfaat bagi pengambil
keputusan dalam menentukan alternatif
keputusan.
● Menurut Dimyati & Mudjiono (2006),
pengertian evaluasi dipertegas lagi
sebagai proses memberikan atau
menentukan nilai kepada objek tertentu
berdasarkan suatu kriteria tertentu.
● Menurut Arifin & Zainal (2010),
mengatakan bahwa evaluasi adalah suatu
proses bukan suatu hasil (produk). Hasil
yang diperoleh dari kegiatan evaluasi adalah
kualitas sesuatu, baik yang menyangkut
tentang nilai atau arti, sedangkan kegiatan
untuk sampai pada pemberian nilai dan arti
itu adalah evaluasi.
 Fungsi
Sebagai dasar/bahan
dalam pengambilan Sebagai pengendali
keputusan pimpinan. persediaan.

1 2 3 4

Memberikan informasi Sebagai bahan

tentang barang yang tersedia pertanggungjawaban.
dan mutasi barang.
 Manfaat

Mampu menyediakan Dapat mengetahui hambatan

sarana dan prasarana dalam proses sarana
sesuai dengan kebutuhan dan prasarana

Mampu menyediakan
Mampu menyediakan
pedoman kerja bagi unit
informasi tentang kondisi
kerja dan menjaga atau
Dan mutu sarana prasarana
mempertahankan teknis
 Tujuan

01 02
Memberikan masukan untuk Memberikan masukan untuk
perencanaan administrasi kelanjutan, perluasan, dan penghentian
sarana prasarana administrasi sarana prasarana

03 04
Memperoleh informasi tentang faktor Memberi masukan untuk memahami
pendukung dan penghambat landasan keilmuan bagi evaluasi
administrasi sarana prasarana administrasi sarana prasarana
 Dokumen atau Lampiran
Penyusunan Laporan Evaluasi
• Lampiran adalah dokumen yang ditambahkan atau dilampirkan pada dokumen
utama. Maksud dari lampiran adalah untuk memasukkan data yang dirasa
terlalu banyak jika dicantumkan dalam teks laporan. Berikut hal-hal yang harus
dilampirkan dalam laporan sarana dan prasarana, yaitu:
1. Bukti Penerimaan Barang
2. Bukti Pembelian Barang
3. Bukti Pengeluaran Barang
4. Kartu Barang
5. Kartu Persediaan
6. Daftar Inventarisasi
 Bukti Penerimaan Barang
Penerimaan barang adalah
menerima barang secara fisik dari
pabrik atau distributor. Penulisan
bukti penerimaan barang harus
disesuaikan dengan persyaratan
penanganan barang. Berikut ini
contoh bukti penerimaan barang:
 Bukti Pembelian Barang

Bukti pembelian barang adalah dokumen

yang menyatakan bahwa barang yang ada
di dalam persediaan sudah dibeli oleh
pihak lain. Berikut ini contoh bukti
pembelian barang:
 Bukti Pengeluaran Barang

Bukti pengeluaran barang adalah

dokumen yang memuat pernyataan
bahwa barang tersebut telah dikeluarkan
dari persediaan. Berikut ini contoh bukti
pengeluaran barang:
 Kartu Barang

Kartu barang adalah kartu yang

digunakan untuk mencatat mutasi
persediaan barang. Berikut ini
contoh dari kartu barang.
 Kartu Persediaan

Kartu persediaan terdiri dari kartu persediaan

kantor (stock card) dan kartu persediaan
gudang (bin card) atau lebih dikenal dengan
kartu gudang. Kartu persediaan adalah kartu
yang digunakan untuk mencatat mutasi
persediaan barang. Berikut ini contoh dari
kartu persediaan barang.
 Daftar Inventarisasi
Daftar inventaris merupakan daftar
lengkap dari barang inventaris atau
barang milik kantor atau perusahaan.
Tujuan dari pembuatan daftar inventaris
yaitu untuk tahu seberapa banyak barang
atau produk yang terjual, barang yang
tersimpan, dan barang yang diterima.
 Isi dan Susunan
Laporan Administrasi
Sarana dan Prasarana
Isi dan susunan Laporan Administrasi Sarana dan Prasarana bisa disebut sebagai proses administrasi
sarana dan prasarana, meliputi:

1. Perencanaan barang
Suatu kegiatan administrasi yang baik harus diawali dengan suatu perencanaan yang matang dan
dilaksanakan demi menghindari kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan. Perencanaan yang
baik berdasarkan kebutuhan dan disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingannya
(Syahril, 2014).

2. Pengadaan barang
Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan
Jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Dengan kata lain merupakan upaya merealisasikan rencana
kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya, antara lain: Pengadaan tanah,
dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar. Pengadaan
merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan
pelaksanaan tugas.
 Isi dan Susunan
Laporan Administrasi
Sarana dan Prasarana

3. Inventaris sarana dan prasarana

Merupakan kegiatan mancatat dan menyusun daftar sarana dan prasarana yang ada secara
teratur menurut ketentuan yang berlaku kedalam suatu daftar inventaris barang yang
berfungsi sebagai data yang diperlukan dalam perencanaan, pengadaan,penyaluran,
pemeliharaan, penghapusan, pengendalian serta pengawasan sarana dan prasarana.

4. Penyaluran barang
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggungjawab
dari instansi/pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain.

5. Pemanfaatan dan Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan
kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
 Isi dan Susunan
Laporan Administrasi
Sarana dan Prasarana

6. Penghapusan
Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk
mengeluarkan/menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris
negara berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku.

7. Pengawasan
Seluruh kegiatan administrasi sarana dan prasarana tidak bisa berjalan sendiri tanpa
dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegiatan masing-masing akan dimonitoring
setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan
kerja samanya satu sama lain.
 Teknik Penyusunan
Laporan Evaluasi

● Berikut ini teknik pembuatan laporan sarana dan prasarana.

a. Memeriksa barang
b. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
c. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
d. Menghitung pengeluaran barang
e. Menghitung sisa persediaan
f. Mencatat mutasi barang
g. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
Silahkan bertanya,
agar nilai kita tetap slayy 🙏🏻
THANK YOU ♡