Anda di halaman 1dari 46

SMK SWASTA AL WASHLIYAH 2

PERDAGANGAN
Desain Template Oleh: Guswin Media Center

Logo
Sekolah

PRODUKTIP OTKP

KELAS X SEMESTER 2
Disusun Oleh:
DEWI RETNO PALUPI, S.PD

Tahun Pelajaran :2019/2020


MEDIA PEMBELAJARAN
OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN
GO
SISTEM ABJAD

MATA PELAJARAN
KEARSIPAN

Kompetensi Dasar 7
MENERAPKAN PENYIMPANAN ARSIP SISTEM ABJAD, KRONOLOGIS,
Referensi GEOGRAFIS, NOMOR DAN SUBYEK
Glosarium

Evaluasi

Latihan
OTK PerkanToran
Materi SMK AW 2 PERDAGANGAN
SK,KD,Ind,Tuj

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

- DAFTAR ISI MATERI -

Pengertian

Istilah-istilah

Indeks

Cara Mengindeks Surat

Mengindeks Nama Orang


Referensi
Mengindeks Nama organisasi
Glosarium
Peralatan & Perlengkapan
Evaluasi

Latihan Prosedur Penyimpanan

Materi Prosedur Penemuan

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi
tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad:


1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.
4. Mudah diterapkan.

Kerugian dari pemakaian sistem abjad:


5. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.
Referensi
6. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya,
Glosarium
akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.
7. Harus mempergunakan peraturan mengindeks.
Evaluasi
8. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau
Latihan
tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan.
Materi

Tujuan

MENU KELUAR
SISTEM ABJAD
MATERI PEMBELAJARAN

ISTILAH-ISTILAH YANG DIPAHAMI DALAM KEARSIPAN SISTEM


ABDJAD:

1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap


beberapa unit
2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul
3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian
dijadikan tandapengenal
4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang
Referensi sudah diindeks. kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul
yang sudah diindeks
Glosarium 5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan
Evaluasi abjad dari nama/judul yang sudah diindeks

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Pengertian Indeks

1. Sebagai alat bantu untuk menemukan suatu tempat


2. Sebagai katalogissi mengenai, judul buku, deskripsi
buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan
dalam penempatan buku sesuai dengan klasifikasinya
3. Sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk
Referensi
memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan
Glosarium arsip, sehingga ketika membutuhkan arsip tersebut
Evaluasi dengan mudah dapat ditemukan kembali
Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Kegunaan Indeks
1. Untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/
dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama
kemudian disatukan de dalam satu berkas.
2. Sebagai media penemuan kembali dokumen yang telah
disimpan

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks sistem abjad

Surat Masuk, kata tangkapnya adalah nama pengirim :


1. Individu: nama-nama individu, atau nama orang, dalam surat lihat nama
orang yang menandatangani surat.
2. Organisasi/Lembaga: yaitu nama badan-badan pemerintah, lembaga-
lembaga negara, organisasi, badan-badan swasta, pada surat masuk lihat
bagian kepala surat/kopsurat

Referensi Surat Keluar, kata tangkapnya adalah nama yang dituju:


1. Individu: nama-nama individu, atau nama orang
Glosarium 2. Organisasi/Lembaga: yaitu nama badan-badan pemerintah, lembaga-
lembaga negara, organisasi, badan-badan swasta.
Evaluasi Dalam surat lihat pada bagian alamat surat
Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

PERATURAN MENGINDEKS

1. Mengindeks Nama Orang (Individual Name)


2. Mengindeks Nama Perusahaan (Business Name)
3. Mengindeks Organisasi/Perhimpunan (Civil Mission)
4. Mengindek instansi/lembaga pemerintahan (Government Name)

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Orang


1. Nama orang Indonesi pada umumnya
Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga (Marga)
diindek diindek urut dari belakang

Referensi 2. Nama orang Indonesia yang menggunakan Nama Babtis


Nama orang yang mengunakan nama babtis pengindekskannya
Glosarium
diutamakan nama diri baru diikuti nama babtisnya
Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Orang

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Orang

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Orang

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Orang

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Orang

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Orang

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengabjad
Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari
nama/judul yang sudah diindeks

Dalam system abjad, setelah mengindeks, lalu membuat daftar klasifikasi


warkat/arsip berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdapat
sejumlah nama dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka
penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya:
A,B,C,D………………………………..Z
Referensi Aa, Ab, Ac, Ad,………………………..Az

Glosarium Aba, Abb, Abc,………………………...Abz


Aca, Acb, Acc,…………………………Acz
Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks dan mengabjad

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengabjad

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan LATIHAN 1

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Perusahaan (Business Name)-1

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Perusahaan (Business Name)-2

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Nama Perusahaan (Business Name)-3

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindeks Organisasi/Perhimpunan (Civil Mission)

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengindek instansi/lembaga pemerintahan


(Government Name)

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD
Mengindek instansi/lembaga pemerintahan
(Government Name)

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Mengabjad

Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari


nama/judul yang sudah diindeks

Dalam system abjad, setelah mengindeks, lalu membuat daftar klasifikasi


warkat/arsip berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdapat
sejumlah nama dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka
penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya:
A,B,C,D………………………………..Z
Referensi Aa, Ab, Ac, Ad,………………………..Az

Glosarium Aba, Abb, Abc,………………………...Abz


Aca, Acb, Acc,…………………………Acz
Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Contoh Membuat Daftar Klasifikasi

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Contoh Mengindeks nama

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan LATIHAN 2

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD
Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam
penyimpanan arsip sistem abjad

1. Filling cabinet: Penggunaan laci disesuaikan dengan banyaknya


arsip dan diberi kode A-Z.
2. Guide: Sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan
yang lain. Sediakan 26 guide yang diberi kode A-Z.
3. Hanging folder: Untuk menyimpan surat dalam filing cabinet, surat
terlebih dahulu harus dimasukkan ke dalam hanging folder.
Jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder
Referensi ditempatkan di belakang guide. Misalnya, jika ditempatkan di
Glosarium belakang guide A, hanging folder diberi kode Aa, Ab, Ac, dan
seterusnya. Atau dapat langsung diberi kode dengan nama
Evaluasi koresponden.
Latihan 4. Alat sortir: Untuk memudahkan dalam menyortir arsip, diperlukan
alat sortir yang memadai sebanyak 26 kotak/trap.
Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Penempatan Arsip Menurut Daftar Klasifikasi Abjad

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD
Prosedur sistem penyimpanan arsip sistem abjad

1. Memeriksa berkas apakah terdapat tanda-tanda perintah


penyimpanan atau tidak (release mark), seperti tanda “File” ,
“Simpan”, “Dep” (Deponeren = Simpan).
2. Mengindeks surat/berkas.
3. Mengode surat/berkas, kode abjad diambil dari dua huruf pertama
pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada
surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis di
Referensi pojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanan secara
Glosarium horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode
sebaiknya menggunakan pensil.
Evaluasi
4. Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang
Latihan mempunyai kode yang sama menjadi satu.
Materi
5. Menempatkan surat/berkas.

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Contoh penempatan arsip pada sistem abjad

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Prosedur penemuan kembali surat pada sistem abjad

1. Menentukan judul surat, Contoh: Gunawan ingin meminjam


arsip/surat yang berasal dari PT Cahya Gemilang, maka yang
dilakukan Herlina sebagai arsiparis adalah menentukan judul
surat, yaitu PT Cahya Gemilang.
2. Menentukan indeks. Contoh: Herlina kemudian mengindeks
PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.
Referensi 3. Menentukan kode/surat. Contoh: Cahya Gemilang, PT
kodenya adalah Ca.
Glosarium
4. Mencari arsip ditempat penyimpanan, Contoh: Arsip
Evaluasi tersebut kemudian dicari di filing cabinet pada laci berkode
Latihan A–D, di belakang guide C, di dalam hanging folder Ca.
Materi 5. …

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

5. Mengambil arsip. Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang


dicari, ambillah arsip tersebut dan tukar dengan lembar
pinjam arsip (lembar 1).
6. Memberikan arsip kepada peminjam, Arsip selanjutnya
diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip
(lembar 2) untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan
arsip tersebut harus dikembalikan.
7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file,
lembar pinjam arsip (disimpan pada tickler file sebagai alat
Referensikontrol petugas arsip terhadap arsip-arsip yang dipinjam.

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Aplikasi Penyimpanan

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
MATERI PEMBELAJARAN SISTEM ABJAD

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
LATIHAN SISTEM ABJAD

Latihan 1

Indekslah nama-nama berikut ini lalu buatlah daftar klasifikasinya


1. Hennya Purwonegoro
2. H. Andi Makkoeloe
3. Ny. Dra. Nasyrah M. Efendi
4. I Gusti Ngurah Kethut Sindya, B.A.
5. Robert John Kennedy
Referensi 6. Charles Bek-Grem
7. Leonardo da vinci
Glosarium 8. Chiang Kai Shek
Evaluasi 9. Johny Tjoa
10.Amran Hadi Siregar
Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
LATIHAN SISTEM ABJAD

Latihan 2

Indekslah nama-nama berikut ini lalu buatlah daftar klasifikasinya


1. CV Marga Sri Rahayu
2. Toko Besi & Bangunan Sari Gamping
3. PWI
4. Air Port Restaurant
5. Young Women Christian Assosiation
6. 12th & Grant Store
Referensi
7. Nikko Electric Corporation
Glosarium 8. Pemerintah Daerah Kabupaten Sukoharjo
9. Badan Pertanahan Nasional
Evaluasi
10.Toko Pojok 55
Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
LATIHAN SISTEM ABJAD

Latihan 3

Buatlah daftar klasifikasi


dengan menggabungkan latihan 1 dan 2

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
SISTEM ABJAD
EVALUASI

Referensi

Glosarium

Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
SISTEM ABJAD
EVALUASI

B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan jawaban


yang singkat dan Jelas!
 
1. Apakah yang dimaksud dengan filing sistem abjad?
2. Sebutkan peralatan yang diperlukan dalam filing sistem abjad!
3. Sebutkan dan beri contoh macam-macam gelar dalam
mengindeks filing sistem abjad!
4. Sebutkan dan jelaskan prosedur Penyimpanan arsip sistem
Referensi abjad!
Glosarium 5. Sebutkan dan jelaskan prosedur penemuan kembali arsip dalam
filing sistem abjad!
Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
EVALUASI SISTEM ABJAD

C. Susunlah Indeks nama di bawah ini dan buat


pula daftar klasifikasinya!
NAMA UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 KODE

Jend. Abdul Haris Nasution

Toko Sepatu Bata

Liem Swe Long


Referensi
DPU
Glosarium
Prof. Dr. Bintang
Evaluasi
Pamungkas, S.E.
Latihan
DPRD Kab. Sukoharjo
Materi

Tujuan

MENU KELUAR
SISTEM ABJAD
GLOSARIUM

1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul


terhadap beberapa unit
2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul
3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang
kemudian dijadikan tandapengenal
4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari
nama yang sudah diindeks. kode diambil dari huruf
Referensi pertama dari nama/judul yang sudah diindeks
5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut
Glosarium
urutan abjad dari nama/judul yang sudah diindeks
Evaluasi

Latihan

Materi

Tujuan

MENU KELUAR
REFERENSI SISTEM ABJAD

REFERENSI/DAFTAR PUSTAKA
1. Agus Sugiarato, S.Pd.& Teguh Wahyono, S.Kom, , 2005, Manajemen Kearsipan Modern,
Yogyakarta, Gava Medika
2. Amsyah Zulkifli, 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
3. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1984. Kamus Bahasa Indonesia. Jakarta: Gramedia.
4. Dewi Aggrawati, Dra., 2004, Sistem Kearsipan Jilid 2, Bandung, Armico
5. Martono, E., 1981. Record Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta:
Karya Utama.
6. Mediana Gina & Iwan Setiawan, 1994. Filing. Bandung: Armico.
7. Shedy Nagara Tjandra, dkk, 2008, Kesekretarisan Jili 2, Jakarta, Direktorat Pembinaan SMK, Dirjen
Dikdasmen, Departemen Pendidikan Nasional.
8. Sulistyo Basuki, 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
9. Syamsul Anwar, 1999. Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu.
Referensi
10. Teguh Sukaryanto, 2003, Mengelola dokumen sistem tanggal, Jakarta, Bagian Proyek
Glosarium
Pengembangan Kurikulum , Direktorat Pendidikan Menengah Kejuran, Dirjen Dikdasmen
Depdiknas.
Evaluasi
11. The Liang Gie, 1981. Kamus Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Nurcahya.
12. Tri Waluyo EIH, S.Sos, 2004, Modul Penyusutan Arsip dan Pemindahan ke Record Center, Jakarta
Latihan PPPG Kejuruan
13. Wursanto, Ig., 1991. Filing jilid 2. Yogyakarta: Kanisius.
Materi
14. Wursanto Ig,Drs. 2004, Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta, CV Andi Offset
Tujuan

MENU KELUAR
REFERENSI SISTEM ABJAD

REFERENSI/DAFTAR PUSTAKA
1. Agus Sugiarato, S.Pd.& Teguh Wahyono, S.Kom, , 2005, Manajemen Kearsipan Modern,
Yogyakarta, Gava Medika
2. Amsyah Zulkifli, 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
3. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1984. Kamus Bahasa Indonesia. Jakarta: Gramedia.
4. Dewi Aggrawati, Dra., 2004, Sistem Kearsipan Jilid 2, Bandung, Armico
5. Martono, E., 1981. Record Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta:
Karya Utama.
6. Mediana Gina & Iwan Setiawan, 1994. Filing. Bandung: Armico.
7. Shedy Nagara Tjandra, dkk, 2008, Kesekretarisan Jili 2, Jakarta, Direktorat Pembinaan SMK, Dirjen
Dikdasmen, Departemen Pendidikan Nasional.
8. Sulistyo Basuki, 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
9. Syamsul Anwar, 1999. Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu.
Referensi
10. Teguh Sukaryanto, 2003, Mengelola dokumen sistem tanggal, Jakarta, Bagian Proyek
Glosarium
Pengembangan Kurikulum , Direktorat Pendidikan Menengah Kejuran, Dirjen Dikdasmen
Depdiknas.
Evaluasi
11. The Liang Gie, 1981. Kamus Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Nurcahya.
12. Tri Waluyo EIH, S.Sos, 2004, Modul Penyusutan Arsip dan Pemindahan ke Record Center, Jakarta
Latihan PPPG Kejuruan
13. Wursanto, Ig., 1991. Filing jilid 2. Yogyakarta: Kanisius.
Materi
14. Wursanto Ig,Drs. 2004, Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta, CV Andi Offset
Tujuan

MENU KELUAR
SISTEM ABJAD

terimakasih

terimakasih

terimakasih
KELUAR

Anda mungkin juga menyukai