SMK Pembina 1

Palembang

Menerapkan
Penyimpanan dokumen administrasi Sarana
dan Prasarana
Bab VIII

Tugas :

Menerapkan Penyimpanan dokumen administrasi sarana dan

prasarana

Tujuan Pembelajaran :
Setelah mempelajari bab ini , peserta didik diharapkan mampu :
1. Menjelaskan pengertian administrasi sarana dan prasarana dengan komunikatif
2. Menjelaskan tujuan administrasi sarana dan prasarana dengan komunikatif
3. Mengidentifikasi system penyimpanan dokumen administasi sarana dan prasarana
berdasarkan system kearsipan dengan teliti

Maret 2021

Bab 8 │ Menerapkan penyimpanan dokumen administrasi sarana dan prasarana

Yeni Aprisah, S.Kom
 A. Administrasi Sarana dan Prasarana
1. Pengertian Administrasi sarana dan prasarana

Kegiatan penyimpanan dan pengelolaan sarana dan prasarana kantor membutuhkan tertib
administrasi untuk menjamin data sarana dan prasarana yang berada dikantor mudah
dilacak atau ditelusuri. Sebelum anda mempelajari cara penyimpanan dokumen
administrasi sarana dan prasarana.sebaiknya anda memahami terlebih dahulu pengertian
administrasi sarana dan prasarana, diantaranya sebagai berikut :

a. Menurut Association of facilities managers (AFM), administrasi sarana dan prasarana

adalah pengelolaan aset dan bangunnan Bersama dengan fasilitas layanan dan orang-
orang yang tergabung didalamnya. Yang memiliki implikasi dalam hal desain awal,
pemeliharaan, administrasi sehari-hari, serta pengendalian tenaga kerja, energi dan
sumber daya terkait.

b. Menurut kamus besar Bahasa Indonesia ( KBBI), administasi sarana adalah segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Adapun
prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya
suatu proses (usaha, pembangunan, dan proyek).

Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan sarana dan prasarana kantor dapat
berjalan dengan baik dan efisien, yang bersifat administrasi maupun teknis, operasional
pelaksanaan atau penggelolaan sarana dan prasarana di kantor harus dilakukan dengan baik
dan tertib.

2. Tujuan administasi sarana dan prasarana

Menurut Tim Dosen ASMI Santa Maria (2008), tujuan administrasi sarana dan prasarana
sebagai berikut :

a. Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan
dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam
keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan dengan harga
yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.

b. mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaaan sarana dan prasarana

yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian
perbekalan serta dapat digunakan sebagi instrument pengambilan keputusan
berkaitan dengan Tindakan-tindakan manajemen perbekalan, distribusi, dan
penghapusan perbekalan.

Bab 8 │ Menerapkan penyimpanan dokumen administrasi sarana dan prasarana

Yeni Aprisah, S.Kom
 c. Mampu Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai
(ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan
aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi
melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.

d. Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik
secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi
fungsional maupun umur barang.

e. Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana / perbekalan dengan

pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat
dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun
tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.

f. Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai

penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun Mampu mencegah dan
mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap
kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana /perbekalan
sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga,
waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas
dan tugas dalam organisasi.

g. Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga
setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya
secara optimal.

h. Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana / perbekalan secara

bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah
dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan.

B. Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Sarana dan Prasarana berdasarkan system

kearsipan.

Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video, dan digital.
Mengingat jumlah arsip banyak dibuat dan diterima oleh Lembaga, organisasi, badan,
ataupun perseorangan diperlukan manajemen pengelolaan arsip. Manajemen pengelolaan
arsip dikenal dengan nama system kearsipan.

Kata arsip diserap dari Bahasa Yunani archief yang artinya secara etimologis berasal dari
Bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan barang sesuatu.
Pengertian arsip pada awalnya menunjukan tempat atau ruang untuk penyimpanan arsip,
tetapi saat ini cenderung mengaju pada catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan
yang perlu untuk disimpan dengan system kearsipan.

Bab 8 │ Menerapkan penyimpanan dokumen administrasi sarana dan prasarana

Yeni Aprisah, S.Kom
 Menurut Mulyono (2012), pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat
(naskah dan warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organiasasi sampai
kemudian ditetapkan untuk disimpan dan selanjutnya dimusnahkan.

Penyimpanan arsip memiliki tiga asas, yaitu asas desentralisasi, asas desentralisasi, dan
asas campuran.

Para ahli kearsipan sepakat untuk menyatakan bahwa filing system yang digunakan untuk
kegiatan penyimpanan arsip memiliki beberapa system kearsipan, diantaranya sebagai
berikut :

a. Sistem tanggal (Chronological Filling System)

Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan
atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track
record di waktu tertentu.

b. Sistem abjad (Alphabetic Filling System)

Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad. Dalam hal ini proyek atau
kejadian diurutkan sesuai namanya.

c. Sistem wilayah (Geographic Filling System)

Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek
pembangunan. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis. Baik menurut
kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu.

c. Sistem nomor (Numeric Filling System)

Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun
perbedaannya, nomor ini ditentukan oleh perusahaan. Sehingga waktu, wilayah dan
abjad random.
Biasanya, ada nomor khusus yang menjadi tanda tingkat kepentingan arsip.

e. Sistem pokok masalah (Subject Filling System)

Subject Filling System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok
permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas
masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya.

Bab 8 │ Menerapkan penyimpanan dokumen administrasi sarana dan prasarana

Yeni Aprisah, S.Kom