A.

DEFINISI MESIN KOMUNIKASI KANTOR

1. Menurut kamus

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk

melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar
organisasi.

2. Menurut Eric Deeson (1991:134)

Mesin komunikasi kantor adalah proses mengambil dan memindahkan,

mengolah dan memproses suatu informasi dalam konteks sosial yang
menguntungkan diri sendiri dan masyarakat secara keseluruhan.

3. Menurut Pusat Kurikulum Depdiknas

Mesin komunikasi kantor adalah

B. JENIS-JENIS MESIN KOMUNIKASI KANTOR

1. INTERKOM

Adalah sebuah sistem komunikasi elektronik yang ditujukan untuk

pembicaraan, pengumuman atau proses komunikasi yang terbatas.

Manfaatnya adalah

a. Memperluas saluran komunikasi

Contohnya dapat berkomunikasi dimana saja

b. Menghemat waktu

Contohnya langsung dapat tersambung dengan cepat

c. Informasi yang disampaikan sesuai aslinya/sumbernya

Contohnya informasi yang di dapat langsung dari pembicaranya.

2. FAKSIMILE

Adalah salinan atau reproduksi dari buku tua, manuskrip, peta, cetakan seni,
atau benda lain yang bernilai sejarah yang setepat mungkin ke sumber
aslinya.

Fungsi mesin faksimile adalah

a. Menerima dokumen jarak jauh

Contohnya dapat menerima dokumen dari jarak jauh tanpa ribet

b. Menghemat waktu dan biaya

Contohnya tidak membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang mahal

c. Memudahkan pengiriman dokumen

Contohnya bisa langsung mengirim dokumen di tempat

d. Dapat mencetak, dan menyimpan dokumen

Contohnya bisa digunakan untuk mencetak dan menyimpan dokumen.

3. TELEPON

Adalah pesawat dengan listrik dan kawat, untuk bercakap-cakap antara dua
orang yang berjauhan tempatnya.

Jenis-jenis telepon

a. Telepon tunggal

Adalah pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga,

organisasi, maupun instansi tertentu.

Keuntungannya dapat menghubungkan orang yang terpisah jarak jauh.

Kerugiannya memerlukan biaya besar untuk panggilan internasional.

b. PMBX

Adalah pesawat yang tidak dapat memungkinkan kita berhubungan

langsung tanpa melalui operator.
 Keuntungannya transmisi informasi relatif cepat, penelepon mudah
dikenali.

Kerugiannya suara/transmisi tidak dapat diputar ulang, biaya yang relatif

mahal.

c. PABX

Adalah pesawat yang memungkinkan kita dapat berhubungan langsung

tanpa melalui operator.

Keuntungannya penghematan biaya pada panggilan telepon internal dan

menghindari tabrakan jaringan telepon internal dalam suatu perusahaan.

Kerugiannnya kekurangan IPPBX kebanyakan pada bandwidth yang

tersedia.

4. MEGAPON

Adalah pengeras suara genggam yang menggunakan pengarah suara

berbentuk corong untuk meningkatkan efisiensi elemen-elemen pengirim
suara, khususnya elemen diafragma yang digerakkan oleh sebuah
electromagnet.

Keunggulannya

a. Mudah dibawa dan digunakan diberbagai tempat

Maksudnya bisa dibawa dan digunakan di tempat manapun yang kita

hendaki.

b. Pengoperasiannya sederhana

Maksudnya cara menggunakannya mudah.

c. Efektif dan menarik minat massa

Maksudnya efektif dan sudah banyak di gunakan masyarakat.

5. WALKIE-TALKIE

Adalah sebuah alat komunikasi genggam yang dapat mengomunikasikan dua

orang atau lebih dengan menggunakan gelombang radio.

Keunggulannya adalah jangkauan luas, baterai tahan lama, praktis dan hemat
biaya, bisa di lacak dan bisa dipakai saat darurat.

Kelemahannya grup atau lawan bicara diharuskan dari provider yang sama
dan memiliki handsetyang menyupport tekan untuk berbicara.

6. TELEX

Adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi

mengirim pesan berbasis teks.

Manfaat telex

a. Efektif dalam mengirim berita

Maksudnya dapat dilakukan dengan baik dan maksimal dalam mengirim

suatu berita.

b. Berita dapat disebarkan dalam jumlah banyak

Maksudnya dapat menyebarkan berita dalam jumlah semaksimal

mungkin.

c. Dapat digunakan sebagai bukti didepan hukum

Maksudnya sudah terferivikasi dan dapat digunakan sebagai bukti.

d. Memudahkan komunikasi dalam negeri maupun luar negeri

Maksudnya bisa berkomunikasi dari dalam negeri dan luar negeri dengan
baik tanpa banyak hambatan.
 7. TELEKONFERENSI

Adalah pertemuan berbasis elektronik secara langsung di antara dua atau

lebih partisipan manusia atau mesin yang dihubungkan dengan suatu sistem
telekomunikasi yang biasanya berupa saluran telepon.

Manfaatnya:

1. Peserta dapat saling berkomunikasi

Maksudnya peserta dapat saling berbicara tanpa harus bertatap muka

secara langsung/tidak harus bertemu.

2. Peserta dapat saling tatap muka

Maksudnya peserta dapat melihat satu sama lain melalui media elektronik
contohnya hp dan laptop.

8. HANDPHONE(MOBILEPHONE)

Adalah alat telekomunikasi elektronik dua arah yang bisa dibawa kemana-
mana dan memiliki kemampuan untuk mengirimkan pesan berupa suara.

Keuntungannya dapat melakukan pencarian data dan informasi melalui

aktifitas browsing internet.

9. Elektronik Mail (E-mail)

Adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer.

Keuntungannya bisa mengirim pesan dengan sangat cepat, privasi lebih

terjamin.

C. PROSEDUR PENGOPERASIAN MESIN KOMUNIKASI KANTOR

1. Prosedur pengoperasian interkom

a. Angkat gagang telepon

 b. Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud

c. Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada

panggilan memanggil

d. Lakukan pembicaraan

2. Pengoperasian telepon

TATA CARA MELAKUKAN PANGGILAN TELEPON

a. Di ponsel, buka aplikasi telepon

b. Pilih orang yang akan ditelepon
c. Ketuk telepon
d. Setelah selesai melakukan panggilan telepon, ketuk akhiri panggilan.

TATA CARA MENERIMA PANGGILAN TELEPON

a. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan

b. Tempelkan telepon dekat telinga dengan benar
c. Mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut
d. Nafas tidak terdengar seperti mendengus
e. Mengucapkan salam
f. Tanyakan identitas penelepon.

3. PENGOPERASIAN TELEX
a. Pengiriman Telex didalam negeri
1) Menyiapkan berita atau pesan yang akan dikirim
2) Menghidupkan mesin telex dengan cara menekan tombol local
3) Mengeluarkan pita dengan cara menekan tombol feed key
4) Merekam pesan atau berita yang akan dikirim dengan menekan tombol
punch on/off
5) Mengetik pesan kemudian tekan kembali tombol local dan feed key.

b. Pengiriman telex keluar negeri

 1) Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat
pengirim
2) Dikirim ke dalam atau keluar negeri
3) Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim
4) Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali
5) Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai.

4. PENGOPERASIAN MEGAPHONE
a. Pegang gagang megaphone
b. Tekan tombol yang berada di gagang pegangan megaphone
c. Dekatkan mulut ke mic megaphone
d. Mulailah berbicara dan suara akan terdengar lebig keras.

5. PENGOPERASIAN MESIN FAKSIMILE

a. Cara menghidupkan mesin
1) Masukkan steker pada stop kontak listrik yang tersedia
2) Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di
front panel
3) OPEN COVER/OUT OF PAPER
4) Buka cover dan masukkan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di
tempat meletakkan kertas.

b. Cara mengirim dokumen melalui faksimile

1) Siapkan dokumen yang akan dikirim
2) Masukkan dokumen secara face down/tulisan membelakangi si
pengirim
3) Angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
4) Masukkan nomor fax tujuan
5) Apabila sudah terdengar nada fax /beef panjang, tekan tombol START.

c. Cara menerima dokumen melalui faksimile

 1) Angkat telepon, jika terdengar suara panjang mesin maka tekan tombol
start, selanjutnya masukkan kertas ke atas feeder mesin fax lalu tunggu
beberapa saat.

2) Setelah selesai, langsung tekan tombol finish dan menghubungi rekan

atau relasi yang mengirim fax.

d. Cara membuat salinan pada mesin faksimile

1) Muat sumber asli menghadap ke bawah sudut kiri depan kaca atau
menghadap ke atas pada baki pemasuk dokumen otomatis
2) Tekan copy (salin) sampai Enhancements (peningkatan) muncul di
bagian atas tampilan
3) Tekan tanda panah sampai teks muncul
4) Tekan start Black (Mulai Hitam) atau start colum (Mulai Warna)

e. Cara menggunakan panggilan telepon melalui mesin faksimile

1) Ketuk bidang entri nomor faks/telepon
2) Masukkan nomor faks/telepon
3) Ketuk OK.

6. PENGOPERASIAN TELEKONFERENSI
a. Menyiapkan perangkat yang mendukung
b. Menyiapkan dan memastikan bahwa koneksi internet cukup lancar
c. Memastikan bahwa sudah ada aplikasi untuk melakukan teleconference
seperti skype
d. Memastikan sudah memiliki akun baik pribadi maupun akun orang yang
dituju
e. Masukkan ke Skype lalu melakukan teleconference dengan orang yang
dituju.

7. PENGOPERASIAN WALKIE-TALKIE
a. Prosedur melakukan panggilan menggunakan walkie-talkie
1) Atur jarak radio HT
2) Radio HT harus dalam posisi tegak
3) Tekan tombol PTT terlebih dahulu kurang lebih 2 detik, kemudian baru
berbicara
4) Setelah selesai berbicara, segera lepas tombol PTT
5) Berkomunikasilah secara bergantian dan tertib
6) Dahulukan hal-hal yang dianggap sangat penting.

b. Prosedur menerima panggilan menggunakan walkie-talkie

1) Sentuh terus tombol bicara, lalu katakan sesuatu
2) Setelah selesai, lepaskan. Pemanggil langsung mendengar apa yang
kita katakan.

c. Kode/sandi saat melakukan dan menerima panggilan menggunakan

walkie-talkie

Alpha Cepu Echo Garut

Bravo Delta Foxtrot Hotel

d. Etika dalam melakukan dan menerima panggilan menggunakan walkie

talkie
1) Menyebutkan identitas diri
2) Berbicara dengan sopan dan santun
3) Memberi isyarat/tanda akhir bicara dengan kata : ganti/over
4) Memberi spasi/jeda diantara pembicaraan dengan lawan bicara
5) Pergunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
6) Memperhatikan agar tidak dubing dalam pembicaraan
7) Membatasi diri untuk tidak membicarakan hal-hal yang tidak perlu
8) Hindari pembicaraan sambil makan, bersiul atau bernyanyi
 9) Beritahukan bila akan mengundurkan diri dari pembicaraan yang
sedang berlangsung.

8. PROSEDUR PENGOPERASIAN HANDPHONE (MOBILEPHONE)

a. Temukan dan pastikan jika telah menemukan tombol daya
b. Tekan tombol daya selama 2-3 detik hingga ponsel bergetar
c. Tunggu proses booting (proses menyalakan perangkat) hingga ponsel
menampilkan layar beranda.

9. Pengoperasian Elektronik Mail (E-mail)

a. Cara mengirim E-mail
1) Di komputer, buka Gmail
2) Di kiri atas, klik tulis
3) Di kolom “Kepada”, tambahkan penerima
4) Tambahkan subjek
5) Tulis pesan anda
6) Di bagian bawah halaman, klik kirim.

b. Cara menerima E-mail

1) Kotak masuk, setiap menerima kiriman pesan perhatikan didalam
tanda kurung menujukkan jumlah pesan yang masuk ( )
2) Kolom pesan, nama pengirim pesan masuk. Jika pesan masuk di klik
maka akan terbuka pesan untuk anda.
3) Sosial, kiriman email yang dikirim lewat media sosial yang terhubung
secara otomatis seperti google, twitter , fb dan instagram.

A. SOAL TEORI (Kerjakan secara individual)

1. Mengapa komunikasi dikatakan sebagai urat nadi dalam aktivitas kantor?
Sebab dengan komunikasi maka koordinasi dalam manajemen bisa
dilakukan. Perintah maupun instruksi juga disampaikan melalui jalan
komunikasi.
2. Bagaimana cara melakukan komunikasi dikantor?
1) Selalu siap sedia
2) Bersahabat
3) Menjadi pendengar yang baik
4) Sampaikan pesan dengan jelas
5) Hai-hati dengan bahasa nonverbal
6) Terbuka terhadap feedback
7) Berpikiran terbuka.

3. Sebutkan mesin-mesin komunikasi kantor?

1) Telepon
2) Teleprinter
3) Telegram facsimile
4) Telenote
5) SKL
6) Jaringan Area Lokal
7) Mesin dikte
8) Mesin stenografi.

4. Jelaskan keuntungan penggunaan mesin komunikasi kantor!

1) Dapat menghemat biaya bila digunakan sesuai kebutuhan
2) Dapat menghemat tenaga dan waktu
3) Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan
4) Memudahkan pengawasan
5) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik
6) Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak
7) Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah
mutu pekerjaan.

5. Apa beda hubungan telepon lokal, interlokal, dan internasional?

 Hubungan lokal merupakan hubungan yang dilakukan komunikator
dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu atau dalam
satu kota.
  Hubungan interlokal merupakan hubungan telepon antara dua
orang secara langsung dalam jarak jauh. Misalnya antar kota.
 Hubungan internasional merupakan hubungan telepon langsung
jarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan
orang lain atau organisasi negara lain.

6. Apa beda pengoperasian interkom, handietalkie, dan handphone?

Bedanya terdapat di cara pengoperasian dan berbagai fitur yang
ditawarkan.

7. Bagaimana cara memelihara handphone yang baik?

1) Gunakan charger original
2) Bersihkan debu yang menempel di handphone
3) Pilih case yang sesuai
4) Hindari penggunaan handphone di tempat panas
5) Isi daya sesuai kebutuhan.

8. Apakah ciri-ciri smartphone?

Sebagai media informasi, komunikasi dan hiburan, menggunakannnya
dengan diketik dan disentuh, bentuknya kecil dan hemat tempat.