KUNCI JAWABAN

MODUL MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

Tes Formatif Kegiatan Belajar Mengajar 1

a. Pilihan Ganda

1. c. privat
2. d. akte pendirian perusahaan
3. b. niaga
4. c. alat bukti tertulis
5. e. warkat pos
6. b. kertas kuarto
7. a. kertas union skin
8. c. window
9. c. full block style
10. b. 17 Agustus 2009
11. a. nomor surat
12. b. alinea pembuka
13. d. alinea penutup
14. b. pengumuman
15. d. doorslag

b. Esai

1. Surat merupakan media komunikasi yang paling efektif dan ekonomis karena selain
biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan
sumbernya.

2. Surat sebagai duta organisasi maksudnya adalah surat dapat mencerminkan kondisi
intern dari suatu organisasi/perusahaan.

3. Penggunaan amplop pada surat sangat rahasia yaitu sebanyak tiga amplop surat,
caranya: surat dimasukkan ke dalam amplop pertama diberi tanda SRHS/SR kemudian
dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang kedua dan diberi tanda SRHS/SR lalu
dilak, kemudian dimasukkan ke dalam amplop yang ketiga tanpa diberi tanda
SRHS/SR dan diberi lak;

Sedangkan penggunaan amplop pada surat rahasia yaitu sebanyak dua amplop surat,
caranya: surat dimasukkan dalam amplop pertama diberi tanda RHS/R kemudian
dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang kedua tanpa diberi tanda RHS/R dan
diberi lak.
4. Lima contoh kalimat dalam alinea pembuka
a. Kami beritahukan bahwa ………
b. Bersama ini kami kirimkan ………
c. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… nomor ……. tentang…...
d. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal …… nomor ……. tentang…...
e. Berdasarkan iklan Saudara dalam harian....terbitan tanggal....
 5. Lima contoh kalimat dalam alinea penutup
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Sambil menunggu pesanan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
c. Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
d. Harapan kami, semoga kerja sama yang telah kita bina dapat terus ditingkatkan.
e. Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian Saudara.

Tes Formatif Kegiatan Belajar Mengajar 2

a. Pilihan Ganda

1. d. surat undangan
2. c. kehadiran Anda merupakan kebahagiaan bagi kami
3. e. undangan pelantikan pejabat negara
4. c. surat kuasa
5. a. surat rekomendasi
6. e. surat memo atau nota dinas
7. c. surat nota dinas
8. a. surat edaran
9. d. surat niaga
10. a. surat penawaran
11. b. surat pesanan
12. a. penjual
13. e. surat pengaduan
14. e. Menurut catatan kami ternyata Saudara belum melunasi faktur kami no.
21/VIII/2008, tanggal 4 Agustus 2008, sebesar Rp 15.000.000,00 (lima belas juta
rupiah) yang seharusnya ….
15. e. surat penawaran
16. e. kekeluargaan
17. d. bahasa dalam surat pribadi bebas
18. a. gunakan kertas ukuran folio
19. b. daftar riwayat hidup
20. c. referensi

b. Esai

1. Bahasa surat adalah pesan yang dikomunikasikan secara tertulis.

2. Cara penulisan surat agar pembaca dapat memberikan respon yang positif terhadap isi
surat yaitu penulis harus menggunakan susunan kalimat dengan pilihan kata dan ejaan
serta tanda baca (fungtuasi) yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik
dan benar. Nada surat harus simpatik, sopan, menarik, luwes tapi lugas dan penulis
harus menghindari pemakaian kata yang kurang tepat, yang bermakna ganda atau yang
dapat menyinggung perasaan orang lain.
3. Bahasa surat dinas harus resmi karena digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari
tingkat yang paling rendah sampai ke tingkat yang paling tinggi untuk kepentingan
administrasi pemerintah, sedangkan bahasa surat niaga bersifat komplementer yaitu
bersifat saling melengkapi sehingga penggunaan bahasanya lebih luwes jika
dibandingkan dengan bahasa surat dinas, karena surat dinas lebih merujuk kepada
surat sebelumnya seperti surat tugas, surat keputusan, dan sebagainya.
4. Surat-surat yang termasuk surat dinas atau surat resmi antara lain:
a. Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua
anggota lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang perlu diketahui.
b. Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan
kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu di tempat lain dan pada waktu tertentu.
c. Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang kepadaseseorang
atau pejabat yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberi
kuasa karena orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.
d. Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan tentang aktivitas
seseorang atau sesuatu hal.
e. Surat memo atau nota dinas merupakan surat khusus yang dipergunakan secara
intern dalam suatu unit organisasi, yang dilaksanakan oleh pejabat kantor.
f. Surat edaran adalah surat yang dibuat untuk memberitahukan sesuatu, yang
ditujukan kepada beberapa orang/kantor atau kepada banyak pihak.
g. Surat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar
orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.
h. Surat perintah adalah surat surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak
yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah
(bawahan) agar bawahan itu berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu
sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah.
i. Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk-petunjuk yang
bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.
j. Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk
menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu.
5. Surat-surat yang termasuk surat niaga antara lain:
a. surat perkenalan adalah surat yang isinya memperkenalkan hasil produksi suatu
perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada
calon pembeli,
b. surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang
dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai
harga, syarat jual beli, dan catalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan,
c. surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi
penawaran barang jasa,
d. surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa terentu dari pembeli
kepada penjual.
e. Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk memastikan
sejauh mana kebenaran pesanan tersebut.
f. Surat penolakan pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual karena penjual
tidak dapat memenuhi pemesanan barang/jasa tersebut.
g. Surat pengiriman pesanan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang isinya
memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pesanan sudah diterima.
h. Surat pengaduan/penuntutan adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang
dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan
barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.
i. Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli, untuk
memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan
pembayaran sudah dilakukan.
 j. Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi
peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh
tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.
6. Yang harus dilakukan oleh penulis agar bahasa suratnya menjadi lugas, antara lain:
a. Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan.
b. Menghilangkan basa basi.
c. Menambahkan unsur penjelas yang hilang.
d. Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga.
e. Menempatkan tanda baca secara tepat.
7. a. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
b. Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan
kepada perusahaan berisi tentang permohonan untuk memperoleh pekerjaan sesuai
dengan jabatan yang ditawarkan serta kemampuan yang dimiliki oleh pelamar.
8. Perbedaan surat pribadi dengan surat resmi, antara lain:
a. Penulisan surat pribadi menggunakan kata “saya” karena penulisan tidak mewakili
organisasi,
b. Tidak memakai kepala surat, nomor surat, jabatan, atau simbol-simbol organisasi,
c. Isi surat biasanya cukup panjang dan berisi masalah pribadi,
d. Bentuk surat tidak ada aturan khusus (bebas).
9. Tata cara dalam membuat surat lamaran kerja adalah sebagai berikut.
a. Gunakan kertas ukuran standar, yaitu A4 dan kuarto ( letter).
b. Gunakan kertas HVS warna putih atau kertas double folio. Hindari menggunakan
kertas berwarna.
c. Gunakan tinta hitam, karena warna hitam merupakan warna standar yang
digunakan dalam kegiatan administrasi.
d. Tulis surat lamaran dalam satu halaman saja dan buatlah dengan jelas, singkat, dan
padat.
e. Tunjukkan rasa percaya diri.
f. Gunakan kaidah berbahasa yang baik dan benar.
g. Hindari mengirimkan surat lamaran pekerjaan hasil fotokopi.
h. Sebelum surat lamaran dikirimkan, periksa kembali untuk memastikan apakah
surat lamaran sudah benar-benar ditulis dengan menggunakan ejaan, kata-kata,
atau istilah yang tepat atau belum.
10. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat Curriculum Vitae (CV) antara lain
sebagai berikut.
a. Gunakan kertas putih polos yang baik dan berukuran A4 atau kuarto(letter).
b. Gunakan format standar surat resmi, huruf dengan ukuran dan jenis standar,
misalnya Times New Roman serta berwarna hitam.
c. Cantumkan identitas pribadi yang bersifat umum, jangan terlalu pribadi.
d. Cantumkan status perkawinan(menikah, belum menikah, atau bercerai).
e. Cantumkan latar belakang pendidikan baik formal maupun informal, mulai dari
tingkatan yang paling tinggi atau sebaliknya, termasuk tahun kelulusan dan nama
instansi.
f. Lampirkan pas foto terbaru.. Sebaiknya gunakan pas foto berwarna terbaru dan
berpakaian formal. Ukuran foto yang digunakan umumnya 3 x 4 atau 4 x 6.
g. Jika ada, cantumkan pengalaman kerja. Berikan deskripsi singkat tentang
pekerjaan Anda pada perusahaansebelumnya sebanyak-banyaknya tiga perusahaan
terakhir berikut pangkat, jabatan, jenis pekerjaan, dan periode kerja.
 h. Jika ada, cantumkan referensi, yaitu orang yang bisa dihubungi oleh pihak
penyeleksi untuk menanyakan hal-hal penting seputar diri Anda (biasanya nama
atasan di mana Anda bekerja sebelumnya).
i. Cantumkan penglaman lain yang menunjang dan berhubungan dengan spesialisasi
Anda. Jika Anda adalah seorang teknisi bidang kimia, maka pengalaman sebagai
juara l lomba menyanyi tidak perlu dicantumkan.

Tes Formatif Kegiatan Belajar Mengajar 3

a. Pilihan Ganda

1. b. 2 – 3 – 1 – 4 – 5
2. d. Hussein, Rizal, Syarif, Drs.
3. b. Abdul
4. c. Lee Chong Wei dengan RAy Dina Letisa
5. c. Amanda Tatianasari
6. b. Ir., M.M., M.Ed., Drs., Dr.
7. c. Gerald
8. c. Gultom, Pane, Pohan, Hasibuan
9. e. Jayahadikusuma, S.H.
10. e. 4 – 2 – 1 – 5 – 3
11. a. 3 – 5 – 4 – 1 – 2
12. d. Akuntansi Negara, Sekolah Tinggi
13. d. nama yang menggunakan marga, yang diindeks lebih dulu adalah nama
marganya
14. b. PT Telekomunikasi Indonesia T.Bk., indeksnya: Telekomunikasi Indonesia, PT
T. bk.
15. d. Asuransi Lambang Idaman

b. Esai

1.
Nama Indeks Kode Urutan
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad Abjad
Prof. Dr. Amien Rais Rais Amien Prof. Dr. Ra 8
Dr. H. Burhanudin Harahap Harahap Burhanudin Dr. H. Ha 4
Ny. Anita Hussein Hussein Anita Ny. Hu 5
Donita Donita Do 2
Rafli Hakim Hakim Rafli Ha 3
Renanda Ratri Kusuma Kusuma Renanda Ratri Ku 6
I Ketut Dewa Tantra Tantra Dewa I Ketut Ta 10
M. Arwendi Marasabessy Marasabessy Arwendi M Ma 7
RA. Gunawan M. Susetyo, S.H. Susetyo Gunawan M., RA., S.H. Su 9
KH. Yusuf Armein Armein Yusuf KH. Ar 1
 2.
Nama Indeks Kode Urutan
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad Abjad
Alessandro del Piero Del Piero Alessandro Pi 9
Tong Sin Fu Tong Sin Fu To 10
Jacky Chan Chan Jacky Ch 2
Li WanWah Li Wan Wah Li 7
Louis van der Capellen van der Capellen Louis Ca 1
Thomas Daniel-Donello Daniel-Donello Thomas Da 4
Masako Oada Oada Masako Oa 8
Queen Elizabeth Elizabeth Queen El 5
William Jefferson Clinton, Sr. Clinton William Jefferson, Sr. Cl 3
John Mc. Enroe Mc Enroe John En 6

3.

Nama Indeks Kode Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad Abjad
PT Indofood Sumber Makmur, T.bk. Indofood Sumber PT, T.bk. In 5
Makmur
CV Mataram Jati Mataram Jati CV Ma 7
Borobudur Dept. Store Borobudur Dept. Store Bo 1
Bandara Soekarno-Hatta Soekarno-Hatta Bandara So 9
Joni Danuarta Bridal & Salon Joni Danuarta Bridal (&) Salon Jo 6
Rumah Makan Sederhana Sederhana Rumah Makan Se 8
Bank DKI DKI Bank Dk 3
PT Penerbit Erlangga Mahameru Erlangga PT, Penerbit Er 4
Mahameru
Partai Demokrat Demokrat Partai De 2
Departemen Sumber Daya Energi dan Sumber Daya Departemen Su 10
Mineral Energi dan
Mineral

4.
Nama Indeks Kode Urutan
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad Abjad
Stasiun Pasar Minggu Pasar Minggu Stasiun Pa 9
Terminal Kampung Rambutan Kampung Rambutan Terminal Ka 6
Taman Mini Indonesia Indah Indonesia Indah Taman Mini In 4
Taman Bunga Cibubur Cibubur Taman Bunga Ci 2
Taman Bunga Cipanas Cipanas Taman Bunga Ci 3
Taman Impian Jaya Ancol Jaya Ancol Taman Impian Ja 5
Taman Buah Mekarsari Mekarsari Taman Buah Me 8
Kebun Binatang Ragunan Ragunan Kebun Binatang Ra 10
Kebun Raya Bogor Bogor Kebun Raya Bo 1
Pasar Induk Kramatjati Kramatjati Pasar Induk Kr 7
 5.
Nama Indeks Kode Urutan
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad Abjad
Bakmi 99 Sembilan Sembilan Bakmi Se 10
Number 61 Enam Satu Number En 5
TOEFL English (as) Foreign Test of Language En 6
UUD’45 Empat Lima Undang Undang Dasar Em 4
Perbanas Perbankan Nasional Pe 9
Jagorawi Jakarta Bogor Ciawi Ja 7
Mc Donald Mc Donald Do 2
Angkatan 45 Empat Lima Angkatan Em 3
Coca-Cola Coca-Cola Co 1
Kellog’s Kellog’s Ke 8

EVALUASI

Ujian Kompetensi Teori

a. Pilihan Ganda

1. c. dokumen privat
2. b. korporil
3. a. alat pengingat
4. c. tiga
5. d. mengetahui nama dan alamat perusahaan
6. c. perihal
7. a. inisial
8. e. hanging paragraph style
9. d. indented style
10. b. kertas HVS
11. b. kertas kuarto
12. c. bahasa yan diwujudkan dalam bentuk tulisan
13. b. saya
14. d. surat pengumuman
15. a. surat niaga
16. a. perkenalan
17. d. surat jalan
18. b. surat penagihan
19. a. alat bukti tertulis
20. d. warkat pos
21. c. surat pribadi
22. c. surat sangat rahasia
23. c. surat pesanan
24. e. surat permintaan penawaran
25. a. surat penawaran
26. d. penjual
27. c. Putri, Aminah, Aini, Prof., Dr., Hj.,
28. b. 5 – 1 – 2 – 4 – 3
 29. b. Indofood
30. d. Asuransi Lambang Idaman

b. Esai

1. a. Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang

disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi
maupun atas nama organisasi atau kantor.
b. Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk
rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan
supaya lebih meyakinkan.
c. Dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun,
menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen
baru sehingga lebih bermanfaat.

2. Jenis-jenis surat dinas yaitu surat pemberitahuan, surat undangan, surat kuasa, surat
keterangan, surat memo atau nota dinas, surat edaran, surat pengantar, surat perintah,
surat instruksi dan surat tugas.

3. cara melipat surat:

a. accordion fold: kertas dilipat menjadi tiga bagian secara horizontal sama besar,
lalu sisi sebelah atas dilipat searah jarum jam, dan sisi sebelah bawah berlawanan
arah jarum jam.
b. low accordion fold: kertas dilipat menjadi tiga bagian secara horizontal, sisi yang
satu lebih pendek ukurannya dari dua sisi yang lain, lalu sisi sebelah bawah dilipat
berlawanan arah jarum jam dan sisi sebelah atas dilipat searah jarum jam.
c. standard fold: kertas dilipat menjadi tiga bagian secara horizontal sama besar, lalu
kedua sisi dilipat ke arah dalam.
d. low standard fold: kertas dilipat menjadi tiga bagian secara horizontal, sisi yang
satu lebih pendek ukurannya dari dua sisi yang lain, lalu sisi yang lebih besar
dilipat ke arah dalam surat disusul oleh sisi yang lebih pendek.
e. single fold: kertas dilipat menjadi dua bagian sama besar, lalu dilipat ke arah
dalam.

4. 7 (tujuh) macam bentuk-bentuk surat, yaitu Full Block Style, Block Style, Semi Block
Style, Indented Style, Hanging Paragraph Style, Official Style, gaya Depdiknas
Gambar surat bentuk lurus penuh (Full Block Style).
5. 5 (lima) macam surat niaga, antara lain sebagai berikut.
a. surat perkenalan adalah surat yang isinya memperkenalkan hasil produksi suatu
perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada
calon pembeli,
b. surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang
dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai
harga, syarat jual beli, dan catalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan,
c. surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi
penawaran barang jasa,
d. surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa terentu dari pembeli
kepada penjual.
e. Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk memastikan
sejauh mana kebenaran pesanan tersebut.

6. a. keterangan adalah uraian untuk menerangkan sesuatu.

b. tugas adalah perintah untuk melakukan sesuatu
c. rekomendasi adalah hal minta perhatian bahwa orang yang disebut dapat
dipercaya.
d. keputusan adalah segala putusan yang telah ditetapkan.

7. Hal-hal yang harus disampaikan dalam membuat surat penawaran barang adalah
sebagai berikut.
a. Menggunakan gaya bahasa yang menarik, agar menimbulkan minat calon
pembeli.
b. Memerinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang lengkap dan
dilampiri gambar-gambar.
c. Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi.
d. Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, dan penyerahan barang.
 e. Memberikan potongan harga yang menarik dan syarat pembayaran yang
mudah dan ringan.
f. Mencantumkan sifat penawaran.

8. Macam-macam surat yang termasuk dalam surat niaga adalah sebagai berikut.
a. Surat perkenalan adalah surat yang isinya memperkenalkan hasil produksi
suatu perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan
kepada calon pembeli.
b. Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang
dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai
harga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.
c. Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi
penawaran barang jasa.
d. Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa terentu dari
pembeli kepada penjual.
e. Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk
memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut.
f. Surat penolakan pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual karena penjual
tidak dapat memenuhi pemesanan barang/jasa tersebut.
g. Surat pengiriman pesanan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang isinya
memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pesanan sudah diterima.
h. Surat pengaduan/penuntutan adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang
dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan
barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.
i. Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli, untuk
memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan
pembayaran sudah dilakukan.
j. Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi
peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh
tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.

9. a. mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata

tangkap/caption yang akan disusun menurut abjad.
b. caption adalah kata tangkap/tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan,
sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan system penyimpanan yang digunakan.
c. unit adalah bagian terkecil dari kata tangkap yang mempunyai pengertian
sendiri.

10. Peraturan-peraturan mengindeks:

a) Peraturan mengindeks nama orang
 Nama orang Indonesia
- Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis
Contoh: Huria, diindeks Huria, kode: Hu
Hasan, diindeks Hasan, kode: Ha
- Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang
Contoh: Abdul Hakim, diindeks Hakim, Abdul, kode : Ha
Anita Wati, diindeks Wati, Anita, kode: An
- Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka
yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga.
Contoh: Ir. Haryanto Muis, diindeks Muis, Haryanto, Ir., kode: Ha
 Nadya Hutagalung, diindeks Hutagalung, Nadya, kode: Hu
- Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan
maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih
dulu nama jelasnya.
Contoh: M. Bahrudin, diindeks Bahrudin, M., kode: Ba
BJ. Habibie, diindeks Habibie, Burhanudin, Jusuf, kode: Ha
- Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran,
diindeks lebih dulu nama diri, kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar
kalau ada.
Contoh: I Wayan Widiada, diindeks Widiada, I Wayan, kode: Wi
I Ketut Rajasa, diindeks Rajasa, I Ketut, kode: Ra
 Nama orang asing
- Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga
dan biasanya terdapat setelah nama aslinya.
Contoh: David Beckham, diindeks Beckham, David, kode: Da
Bruce Lee, diindeks Lee, Bruce, kode: Le
- Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung
dianggap satu unit.
Contoh: Sylvia Loper-Tiana, diindeks Loper-Tiana, Sylvia, kode: Lo
John Lee-Barry, diindeks Lee-Barry, John, kode: Le
- Nama yang mewakili awalan nama keluarga dalam
mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama, tetapi
dalam memberi kode, awalan nama keluarga tersebut diabaikan.
Contoh: Leonardo da Vinci, diindeks da Vinci, Leonardo, kode: Vi
Hasan bin Walid, diindeks bin Walid, Hasan, kode: Ha
- Nama yang memakai senioritas dalam indeks diletakkan
pada unit terakhir.
Contoh: King Edward, I, diindeks Edward, King, I, kode: Ed
George Bush, Sr, diindeks Bush, George, Sr, kode: Bu
b) Peraturan mengindeks nama perusahaan atau organisasi
 Untuk nama perusahaan, diindeks lebih dahulu kata yang
penting, kemudian jenis badan hukum dan kegiatannya.
Contoh: PT Mekarsari, diindeks Mekarsari, PT, kode: Me
CV Bahagia, diindeks Bahagia, CV, kode: Ba
 Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari
nama tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.
Contoh: Club 77, diindeks Tujuh tujuh, Club, kode: Tu
Toko 56, diindeks Lima enam, Toko, kode: Li
 Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung tidak
diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara dua tanda kurung.
Contoh: Andi & Motor Service, diindeks Andi (&), Motor Service, kode: An
Bank of America, diindeks America, Bank(of), kode: Am
 Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan
diletakkan pada unit terakhir.
Contoh: IPB, diindeks Pertanian Bogor, Institut, kode: Pe
SMK Walisongo, diindeks Walisongo, SMK, kode: Wa
 Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok
dari instansi tersebut.
Contoh: Departemen Luar Negeri, diindeks Luar Negeri, Departemen, kode:
Lu
 Lembaga Administrasi Negara, diindeks Administrasi Negara,
Lembaga, kode: An
 Nama organisasi/perhimpunan diindeks kata pengenal
terpenting dari nama itu.
Contoh: HMI, diindeks Mahasiswa Indonesia, Himpunan, kode: Ma
Partai Golkar, diindeks Golkar, Partai, kode: Go