Penyimpanan dokumen

kepegawaian
Kelompok 9
• AZIZAH DARA ATRA
• NIHA SYAKINA
• SINTA RAHMADANI
• SHODIKIN
 A. PENGUMPULAN PORTOFOLIO
KEGIATAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
1. Pengertian portofolio
secara etimologis, portofolio berasal dari dua kata, yaitu port (dari kata report) yang berarti
‘laporan’ dan folio yang berarti ‘lengkap’. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, portofolio adalah
tas untuk surat-surat. Istilah tersebut mengandung arti bahwa portofolio adalah kumpulan dari surat-
surat atau dokumen yang disusun menjadi satu.
beberapa ahli mendefinisikan portofolio, antara lain sebagai berikut.
a. Menurut Collins, portofolio adalah wadah yang berisi sejumlah bukti yang dikumpilkan untuk tujuan tertentu.
b. Menurut Erman S. A, portofolio adalah laporan lengkap segala aktivitas yang dilakukan seseorang.
c. Menurut Yasin, portofolio adalah kumpulan tugas, pengalaman belajar, dan kerja sendiri.

2. Tujuan portofolio
ada beberapa tujuan yang diharapkan dari adanya system portofolio kepegawaian. Berikut
beberapa tujuan dari pengadaan portofolio kepegawaian.
a. Tersusunya dokumen kepegawaian secara lengkap
b. Tertatanya dokumen kepegawaian dengan lebih rapi
c. Mencegah hilangnya dokumen kepegawaian
d. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan di bidang kepegawaian
e. Memudahkan dalam penyediaan informasi kepegawaian
f. Memudahkan dalam pencarian dokumen
3. Fungsi portofolio
ada beberapa fungsi dari portofolio kepewaian. Berikut adalah beberapa fungsi dari portofolio kepegawaian.
a. Sebagai bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan
purtunatugas.
b. Sebagai bukti/dokumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai.
c. Sebagai bukti kinerja.

4. Prinsip dokumentasi portofolio

a. Perencanan
b. Ketepatan waktu
c. Akurasi data
d. Kelengkapan informasi
e. Keterbacaan dokumen
f. Kepraktisan dokumen
g. Penataan dokumen

5. Pengumpulan portofolio kepegawaian

a. Menentukan tujuan
b. Menentukan isi dokumen
c. Menentukan tempat yang akan digunakan
d. Mengumpulkan bahan/dokumen
 B. IDENTIFIKASI PORTOFOLIO KEGIATAN
PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Identifikasi adalah penentuan atau penetapan identitas atau data diri seseorang, benda, dan sebagainya.
Dokumen yang berkaitan dengan kepegawaian antara kantor swasta dan pemerintah memiliki beberapa
perbedaan, yaitu dapat diiihat pada tabei berikut.

Dokumen kantor swasta Dokumen kantor pemerintah

Jumlah dan jenisnya lebih sedikit Jumlah dan jenisnya lebih banyak
Ruang lingkup lebih kecil dan lebih banyak untuk Ruang lingkup lebih luas karena berkaitan dengan
kepentigan internal banyak unit kerja sehingga banyak tembusan
Prosedur pembuatannya lebih sederhana Produsernya lebih rumit

Contoh-contoh dokumen kepegawaian diperusahaan, yaitu sebagai berikut.

1. Data pribadi pegawai
2. SK pengangkatan
3. SK pemberhentian
4. Surat cuti
5. Surat tugas
Contoh-contoh dokumen di bidang kepegawaian, yaitu :

1. Surat lamaran kerja

2. Surat Penggantian NIP
3. Sk Pengangkatan CPNS/PNS
4. Daftar Riwayat Hidup
5. Hasil Tes Kesehatan
6. Kartu Pegawai (Karpeg)
7. Kartu Istri/Suami (Karsu/Karis)
8. Karu Peserta Taspen
9. Kartu Peserta Asuransi
10. Sasaran Kerja Pegawai (SKP)
11. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak )
12. SK Hukuman Disiplin dan BAP
(Berita Acara Pemeriksaan)
13. SK Mutasi
14. SK Tanda Kehormatan /Penghargaan
15. SK Cuti
16. Surat Tugas
17. SK Pensiun
 C. KLASIFIKASI PORTOFOLIO KEGIATAN PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
• Formasi pegawai • Kesejahteraan pegawai

• Penerimaan Pegawai • Pemberhantian pegawai/pension

• Pengangkatan Pegawai • Perselisihan/sengketa kepegawaian

• Pembinaan karir Pegawai • Pemberian tanda jasa/penghargaan

• Penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai • Data kepegawaian

• Mutasi pegawai • Dokumentasi kepegawaian

• Administrasi pegawai • Berkas perorangan Pegawai Negri Sipil

 D. PENYIMPANAN PORTOFOLIO KEGIATAN PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN BERDASARKAN SISTEM
PENYIMPANAN ARSIP
1. Bentuk Dokumen Kepegawaian

penyimpanan dokumen kepegawaian adalah kegiatan penataan dokumen

kepegawaian, baik dokumen fisik maupun Image Document (digital), dalam
media yang telah ditentukan.

a. Data Fisik

Penyimpanan dokumen portofolio berupa kertas, surat, gambar, dan lain-lain

disimpan dalam tempat terterntu dan menggunakan sistem penyimpanan arsip

b. Data Digital

Penyimpanan dokumen dalam bentuk digital berupa file atau data komputer
atau hasil scanning dari dokumen/data fisik.
 2. sistem penyimpanan portofolio kepegawaian
Seperti yang telah kita ketahui,ada beberapa sistem penyimpanan arsip yang banyak digunakan di
berbagai organisasi. Jenis-jenis system penyimpanan arsip, arsip sebagai berikut.
a. Sistem abjad (alphabetical filing system)
b. Sistem subjek (subjectical filing system)
c. Sistem tanggal (chronological filing system)
d. Sistem wilayah (geographical filing system)
e. Sistem nomor (numerical filing system)

3. Pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS

a. Pengelolaan tata naskah dalam bentuk dokumen fisik (kertas)
b. Pengelolaan tata naskah kepegawaian dalam bentuk image dokument