By Anindyra

Gerdarisna

Administrasi
Kepegawaian
 By Anindyra
Gerdarisna

Penanganan
Pemeliharaan
Dokumen
Kepegawaian
1.
Dokumen dan Arsip
Kepegawaian
 Dokumen dan Arsip

Dokumen Arsip Jadwal Retensi Arsip

 Dokumen

» Menurut The Georgia Archives (2004), dokumen adalah

informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta
digunakan.

» The International Standard

mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang
diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun
informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan
untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.
 Arsip

»Dserno dan Kynaston (2005) mendefinisikan arsip sebagai

dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai
historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
 Jadwal Retensi Arsip

»Daftar berisi jenis arsip beserta jangka waktu

penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan
dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
 Dokumen dan Arsip
Kepegawaian

Dokumen Arsip Jadwal Retensi Arsip Tata Naskah

Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian
2.
Fungsi Pemeliharaan
Dokumen
Kepegawaian
Fungsi Penangan Pemeliharaan
Dokumen Kepegawaian

VIDEO
FUNGSI
⋄ Memberikan
kemudahan dalam
pencarian dokumen.
⋄ Efisiensi, efektivitas
tempat, waktu, tenaga
dan biaya.
⋄ Tersusunnya dokumen
PNS sesuai PERKA
BKN No 18 Tahun 2011
What do
we need?
 •Prosedur kegiatan / SOP (Standar

We need: Operasional Prosedur).

•Dokumen kepegawaian PNS yang
lengkap & akurat.
•Pengelola Tata Naskah / SDM yg
mengelola naskah/arsip kepegawaian.
•Sarana & Prasarana yang digunakan
dalam mengelola arsip kepegawaian.
 Tujuan Pedoman

»Dapat menjadi pedoman bagi Instansi pusat dan

daerah guna mewujudkan sistem informasi
kepegawaian yang  terintegrasi secara nasional.

»Dapat digunakan sebagai pelayanan informasi

kepegawaian yang efisien dan efektif.
 KELENGKAPAN DOKUMEN TATA
NASKAH KEPEGAWAIAN
PERSEORANGAN

•  Lamaran • Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);

• Nota Persetujuan Kepala BKN
(Persetujuan NIP)
• Pengangkatan CPNS
• Hasil Pengujian Kesehatan;
• Pengangkatan PNS
• Daftar Riwayat Hidup;
• Kartu Pegawai (KARPEG);
• Kartu Peserta Taspen;
• Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
• Tanda Peserta Asuransi
• DP 3 dari pertama sampai terakhir;
• KGB dari pertama sampai dengan
terakhir;
 KELENGKAPAN DOKUMEN TATA
NASKAH KEPEGAWAIAN
PERSEORANGAN

• SK Pengangkatan/Pemberhentian • Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK

ke/dari Jabatan
(Struktural/Fungsional)
• SK KP mulai dari pertama sampai
terakhir;
• SK Hukuman Disiplin dan Berita
Acara Pemeriksaan;
• Surat Keterangan Hasil Penelitian
Khusus;
• Surat Keputusan Peninjauan Masa
Kerja;
Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi
Lain dan SK Penarikan kembali dari
perbantuan.
• Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
• Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
• Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
• SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
 KELENGKAPAN DOKUMEN TATA
NASKAH KEPEGAWAIAN
PERSEORANGAN

• Surat Keputusan Cuti Di Luar • Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali

Tanggungan Negara (CLTN) dan SK
Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti
diluar Tanggungan Negara;
• Salinan Ijazah Pendidikan Umum
/Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar
Negeri
• Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar
Negeri;
• Data / Mutasi keluarga PNS;
dalam jabatan organik
• Laporan dan Surat Peningkatan
Pendidikan/kursus;
• Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
• Penetapan Angka Kredit/fungsional;
• Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua)
lembar;
• Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
 KELENGKAPAN DOKUMEN TATA
NASKAH KEPEGAWAIAN
PERSEORANGAN

» Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri

» SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan
Hilang;
» SK Meninggal Dunia/Hilang;
» SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
» Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai
PNS;
 Fungsi Ketersediaan Dokumen

»Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak

seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna
tugas.
»Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.
3.
Penanganan Dokumen
Kepegawaian
Penanganan Dokumen
Kepegawaian

Penyimpanan dan Penemuan dan

Pengurusan/Penanganan
Penataan Peminjaman
Dokumen
Dokumen Dokumen
Pengurusan/Penanganan
Dokumen Kepegawaian

Menghimpun Menyimpan

Mencatat Mengirim

Mengolah Menggandakan
 Pemeliharaan Dokumen
Kepegawaian

Data Fisik Data Digital

 Data Fisik

Manfaat penggunaan sistem data fisik, antara lain:

»Memudahkan dalam proses penyimpanan, pencarian
kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan.
»Hemat ruang penyimpanan
»Data digital mudah dilakukan back-up file
»Mudah mengakses data

Kerugian sistem data fisik, antara lain:

»Adanya peluang untuk memanipulasi file Adanya ketakutan
akan hilangnya dokumen
»Kesulitan untuk berbagi file
 Data Fisik

Sarana dan prasarana penyimpanan:

» Ruangan penyimpanan dengan luas dan kekuatan sesuai
kebutuhan
» Lemari penyimpanan tata naskah kepegawaian
» Sampul tata naskah
» Sampul plastik bening
» Kartu lnduk
» Daftar lsi
» Katalog perninjaman
» Personal Computer
» Printer
 Data Digital

Manfaat penggunaan sistem data fisik, antara lain:

» Mencegah duplikasi

Kerugian sistem data fisik, antara lain:

» Kesulitan fisik
» Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
 Data Digital

Sarana dan prasarana penyimpanan terdiri dari:

» Personal Computer dengan spesifikasi minimal.
» Printer.
» Scanner.
» Barcode reader.
» Server.
» SwitcNHub.
» Kabel data.
» External Disk (USB/Hard Disk/CD)
» Aplikasi.
» Kertas.
» Toner.
 TUGAS!

» Jelaskan pengertian dokumen administrasi

kepegawaian!
» Jelaskan pengertian arsip administrasi kepegawaian!
» Apa yang diperlukan untuk mendukung Tata Naskah
Kepegawaian PNS?
» Sebutkan cara penanganan dokumen kepegawaian!
» Sebutkan sarana prasarana yang dibutuhkan dalam
pemeliharaan data fisik dan data digita!
 Penyimpanan dan Penataan
Dokumen Kepegawaian

Data Fisik Data Digital

 Penyimpanan

Data Fisik Pemeliharaan

 Penyimpanan Data Fisik
⋄ Memberikan label pada lemari penyimpanan dan sampul sesuai
dengan urutan NIP.
⋄ Dalam menyusun tata naskah sesuai dengan urutan NIP.
⋄ Menyimpan tata naskah ke dalam lemari penyimpanan tata
naskah sesuai dengan urutan NIP.
⋄ Membuat laporan.
 Pemeliharaan Data Fisik

⋄ Pemeliharaan nilai guna.

⋄ Memperpanjang usia dokumen data fisik.
⋄ Pengendalian Dokumen Kepegawaian PNS.
 Penyimpanan

Data Digital Pemeliharaan

 Penyimpanan Data Digital

Pasca
Pra-scanning Scanning
Scanning
Pemeliharaan Data Digital

Pengamanan Pemeliharaan
Informasi Fisik Arsip
 Guess the answer!
1. Apabila terdapat PNS yang tahun, bulan, tanggal lahir
dan tahun/bulan pengangkatannya sama, maka
disusun menurut...

a. NIP PNS
b. Jenis Kelamin
c. Bulan Pengangkatan
d. Tahun Pengangkatan
 Guess the answer!
2. Secara berkala melakukan pencatatan tata naskah
kepegawaian PNS sesuai dengan jadwal retensi arsip
NIP PNS merupakan salah satu langkah...

a. Memperpanjang usia dokumen

b. Pemindaian dokumen
c. Pengamanan informasi dokumen digital
d. Pemeliharaan nilai guna dokumen fisik
 Guess the answer!
3. Tahap awal dalam pemindaian dokumen adalah...

a. Pra-scanning
b. Pasca scanning
c. Scanning
d. Pro-scanning
 Guess the answer!

4. Sebutkan tahap pemindaian dokumen kepegawaian

digital!
 Guess the answer!
5. Mengendalikan jenis dokumen yang telah discan
dalam formulir pengendalian merupakan salah satu
langkah dari...

a. Pra-scanning
b. Pasca scanning
c. Scanning
d. Pro-scanning
 Guess the answer!
6. Yang bukan merupakan fisik arsip digital adalah...

a. Flashdisk
b. Harddisk
c. Kertas
d. Komputer
 Guess the answer!
7. Penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat,
gambar, patung dan lain-lain merupakan deskripsi
dari....

a. Data digital
b. Data elektronik
c. Data fisik
d. Data image
 Guess the answer!

8. Bagaimana penyusunan tata naskah sesuai dengan

urutan NIP?
TRY AGAIN
TRY AGAIN
TRY AGAIN
TRY AGAIN
TRY AGAIN
TRY AGAIN
YOU’RE RIGHT!
YOU’RE RIGHT!
YOU’RE RIGHT!
YOU’RE RIGHT!
YOU’RE RIGHT!
YOU’RE RIGHT!
 TUGAS!

»Bagaimana penyusunan tata naskah sesuai dengan urutan

NIP?
»Sebutkan cara memperpanjang usia dokumen fisik!
»Sebutkan tahap-tahap pemindaian dokumen!
»Sebut dan jelaskan tahap pasca-scanning dokumen!
»Bagaimana cara pemeliharaan fisik arsip digital!
Thankyou
YOU CAN ALSO SPLIT
YOUR CONTENT
White Black
Is the color of milk and Is the color of coal, ebony,
fresh snow, the color and of outer space. It is
produced by the the darkest color, the
combination of all the result of the absence of or
colors of the visible complete absorption of
spectrum. light.
IN TWO OR THREE COLUMNS
Yellow Blue Red
Is the color of gold, Is the colour of the Is the color of blood,
butter and ripe clear sky and the and because of this
lemons. In the deep sea. It is it has historically
spectrum of visible located between been associated with
light, yellow is found violet and green on sacrifice, danger and
between green and the optical spectrum. courage.
orange.
A PICTURE IS
WORTH A
THOUSAND
WORDS
A complex idea can be
conveyed with just a single
still image, namely making it
possible to absorb large
amounts of data quickly.
Want big impact?
USE BIG IMAGE.
USE CHARTS TO EXPLAIN
YOUR IDEAS

White Gray Black

AND TABLES TO COMPARE
DATA
A B C

Yellow 10 20 7

Blue 30 15 10

Orange 5 24 16
 MAPS

Our Office
89,526,12
4
Whoa! That’s a big number, aren’t you proud?
89,526,124$
That’s a lot of money
185,244
USERS
And a lot of users

100%
Total success!
OUR PROCESS IS EASY

first second last

LET’S REVIEW SOME
CONCEPTS
Yellow
Is the color of gold, butter
and ripe lemons. In the
spectrum of visible light,
yellow is found between
green and orange.
Yellow
Is the color of gold, butter
and ripe lemons. In the
spectrum of visible light,
yellow is found between
green and orange.
Blue
Is the colour of the clear
sky and the deep sea. It is
located between violet and
green on the optical
spectrum.
Blue
Is the colour of the clear
sky and the deep sea. It is
located between violet and
green on the optical
spectrum.
Red
Is the color of blood, and
because of this it has
historically been associated
with sacrifice, danger and
courage.
Red
Is the color of blood, and
because of this it has
historically been associated
with sacrifice, danger and
courage.
You can insert graphs from Google Sheets
ANDROI
D
PROJECT
Place your screenshot here

Show and explain your web,

app or software projects
using these gadget
templates.
iPHONE
PROJECT Place your screenshot
here

Show and explain your web,

app or software projects
using these gadget
templates.
TABLET
PROJECT Place your screenshot here

Show and explain your web,

app or software projects
using these gadget
templates.
DESKTO
P Place your screenshot here

PROJECT
Show and explain your web,
app or software projects
using these gadget
templates.
THANKS!
Any questions?
You can find me at
» @username
» user@mail.me
CREDITS
Special thanks to all the people who made
and released these awesome resources
for free:
» Presentation template by
SlidesCarnival
» Photographs by Unsplash
PRESENTATION DESIGN
This presentation uses the following typographies and colors:
» Titles: Oswald
» Body copy: Roboto Condensed
You can download the fonts on these pages:
https://www.fontsquirrel.com/fonts/oswald
https://www.fontsquirrel.com/fonts/roboto

Dark aqua #3796bf / Aqua #4bb5d9 / Light aqua #81d1ec

Yolk yellow #ff9900

You don’t need to keep this slide in your presentation. It’s only here to serve you as a
design guide if you need to create new slides or download the fonts to edit the
presentation in PowerPoint®
SlidesCarnival icons are editable shapes.

This means that you can:

● Resize them without losing quality.
● Change fill color and opacity.
● Change line color, width and style.

Isn’t that nice? :)

Examples:
� Now you can use any emoji as an icon!
And of course it resizes without losing quality and you can change the color.

�
How? Follow Google instructions
https://twitter.com/googledocs/status/730087240156643328

✋👆👉👍👤👦👧👨👩👪💃🏃💑
❤😂😉😋😒😭👶😸🐟🍒🍔💣📌
📖🔨🎃🎈🎨🏈🏰🌏🔌🔑 and many
more...