PENGENDALIAN DOK

UMEN
SEKSI FASILITAS PELAYANAN KESEHATAN DAN PENINGK
ATAN MUTU
DINAS KESEHATAN KABUPATEN CIANJUR 2020
PENGENDALIAN DOKUMEN

1 DEFINISI

2 TUJUAN

3 KLASIFIKASI DOKUMEN

PROSEDUR PENGENDALIAN
4 DOKUMEN DI FKTP
 DEFINISI
PENGENDALIAN DOKUMEN

Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan

pengendalian dokumen-dokumen yang mencakup pembuatan,
distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam sebuah system yang
ditetapkan oleh Puskesmas.
 Ilustrasi terkendali…….
Film
 TUJUAN
PENGENDALIAN DOKUMEN

Tujuan Pengendalian Dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses

perubahan, penerbitan, distribusi, penggunaan, penyimpanan, penarikan, dan pengarsipan
dokumen dan sirkulasi dokumen, pada kegiatan perencanaan, operasional, dan
pengendalian Sistem Manajemen.
  

PRINSIP PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI

 

Kerjakan
apa yang
Kerjakan apa
tertulis yang tertulis
Mengacu apa Tulis
yang apa
Tulis apa
yang diminta di dalamyang
standar/instrument
dikerjakan
Bisa dibuktikan
dikerjakan
AkreditasiBisa
FKTP dibuktikan
serta dapat serta dapat
ditelusur dengan ditelusur dengan
buktinya
buktinya
 Dokumen yang perlu
Disiapkan Puskesmas
ADMEN UKM UKP
Kebijakan Kepala Kebijakan Kepala
Puskesmas Puskesmas
Rencana 5 tahunan Kebijakan Kepala (pelayanan klinis)
Puskesmas Puskesmas
Pedoman Pelayanan
Pedoman/Manual Pedoman Klinis
Mutu
SOP
Pedoman teknis
terkait Admen SOP
Renccana Tahunan
SOP
Rencana tahunan
PTP (RUK, RPK) Kerangka
Kerangka acuan AcuanKegiatan Yan
Kerangka Acuan Kegiatan
Kegiatan Klinis dan PMKP
Bagaimana
sistematika
dokumen
internal
Sistimatika/hirariki Dokumen Internal
Kebijakan / SK

Pedoman/Panduan
(Rencana/KAK)
Program SOP
Kegiatan

Implementasi

Rekam implementasi
 Dokumen apalagi
yang perlu disiapkan?
• Rekam Implementasi
(bukti tertulis kegiatan yang
Dilaksanakan...)
• Dokumen pendukung lain
(fc ijazah, sertifikat pelatihan,
sertifikat kalibrasi dll)
PEDOMAN
VS
PANDUAN
 PEDOMAN
adalah……
PANDUAN
adalah……

Ketentuan dasar yg
memberi arah langkah2 yg
harus dilakukan sbg
Dasar untuk menentukan Petunjuk
& melaksanakan kegiatan dalam
Petunjuk untuk melakukan
melaksanakan kegiatan
1 kegiatan
Bisa mengatur beberapa
kegiatan
HAL PENTING……….!
1. Harus dilengkapi dg peraturan/
keputusan ka Puskesmas untuk
pemberlakuan pedoman/ panduan tsb
2. Setiap pedoman/panduan sebaiknya
dilakukan evaluasi minimal setiap 1
tahun sekali

3. Bila Kemenkes telah menerbitkan

Pedoman/panduan utk kegiatan/
pelayanan, maka FKTP dalam
membuat pedoman/panduan wajib
mengacu pada pedoman Kemenkes
KLASIFIKASI DOKUMEN
YANG DIKENDALIKAN

Dokumen Berdasarkan
Sumber
 Dokumen internal adalah seluruh dokumen regulasi yang
dibuat oleh dan hanya untuk menaungi seluruh kegiatan
administrasi manajemen, upaya kesehatan perorangan serta
bagi Puskesmas untuk penyelenggaraan upaya kesehatan
masyarakat
 Dokumen eksternal berupa peraturan perundangan dan
pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh instansi diluar
puskesmas, yang merupakan acuan bagi FKTP dalam
menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya
kesehatan perorangan serta untuk penyelenggaraan upaya
kesehatan masyarakat.
KLASIFIKASI DOKUMEN
YANG DIKENDALIKAN
Dokumen Berdasarkan Jenis

 Dokumen Master merupakan dokumen asli dan telah disahkan oleh

Kepala Puskesmas.
 Dokumen terkendali merupakan dokumen yang didistribusikan kepada
sekretariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam buku register dokumen,
daftar distribusi dokumen terkendali, dan menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan
(revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.
 Dokumen tidak terkendali merupakan dokumen yang didistribusikan
atas permintaan pihak di luar Puskesmas , memiliki tanda/stempel
“TIDAK TERKENDALI”.
 Dokumen Kedaluwarsa merupakan dokumen yang dinyatakan sudah
tidak berlaku karena telah mengalami perubahan/revisi. Dokumen ini
harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen kedaluwarsa
bisa dimusnahkan apa bila sudah 5 tahun dari tanggal pencabutan.
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DI
PUSKESMAS
Prosedur pengendalian dokumen dibagi menjadi 8 tahapan

1. Identifikasi Perubahan

Pada tahap ini dilakukan Review dokumen yang bertujuan untuk

memilah dokumen yang masih relevan/efektif dengan Puskesmas
atau tidak,
Pelaksanaan dilakukan oleh seluruh penanggung jawab, dengan
anggota tim pengendali dokumen.
Kriteria dokumen dinyatakan sudah tidak relevan/tidak efektif
apabila ada salah satu dari 4 poin ini :

• Regulasi/Perundang-undangan yang mendasari dokumen tersebut sudah

berubah/sudah tidak berlaku.
• Isi struktur yang sudah berubah/diganti.
CONTOH FORM REVIEW DOKUMEN
CONTOH FORM REKAP REVIEW DOKUMEN
 2. Penyusunan Dokumen

Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab Admen,

penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan penyusunan dokumen.

Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim

pengendali dokumen dan dibawah penyeliaan tim mutu puskesmas
dengan mekanisme sebagai berikut :

• Dokumen disusun oleh pelaksana atau unit kerja sesuai kebutuhan unit tersebut, dan
tetap memperhatikan Pedoman Tata Naskah Puskesmas.
• Dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim
pengendali dokumen untuk dilakukan pengecekan kesesuaian dengan Pedoman Tata
Naskah Puskesmas.
• Setelah dokumen dinyatakan sesuai oleh tim pengendali dokumen, lakukan cek ulang
lanjutan oleh Pj pokja, Ka Tim mutu, Kasubag TU dan disematkan paraf sebelum di
tandatangan Kepala Puskesmas.
 3. Pengesahan Dokumenen

Dokumen disahkan oleh Kepala Pusksmas dengan tahapan :

• Setelah dokumen dinyatakan sesuai oleh tim pengendali dokumen, dilakukan cek ulang
lanjutan terhadap dokumen oleh Ka pokja, Ka Tim mutu, Kasubag TU
• Dan oleh Pj pokja, Ka Tim mutu, Kasubag TU disematkan paraf sebelum di tandatangan
Kepala Puskesmas.
• Dokumen yang telah fix ditandatangan Kepala Puskesmas.
• Dan dicap basah Puskesmas.
4. Sosialisasi Dokumen

Tujuan sosialisasi dokumen adalah agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana

khusus bagi SOP jika rumit maka perlu dilakukan pelatihan atau simulasi
 5. Pencatatan Dokumen dan Distribusi Dokumen

Petugas bertanggung jawab :

a. Penomoran Dokumen
• Semua dokumen harus diberi nomor
• Puskesmas agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor sesuai dengan tata
naskah yang dijadikan pedoman,
• Pemberian nomor mengikuti tata naskah FKTP, atau ketentuan penomoran (bisa
menggunakan garis miring atau dengan sistem digit).
• Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.
• Setelah dilakukan penomoran lakukan pencatatan di buku register.
Lanjutan ....
b. Pencatatan dalam daftar dokumen internal dan eksternal ( ter registrasi)
c. Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk digandakan
d.Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali dengan cara :
1. Melakukan ditribusi dokumen ke unit atau keseluruh unit
2.Distribusi harus memakai ekpedisi / form tanda terima
3.jika e-file maka distribusi dengan jejaring sesuai ketentuan

e. Menarik Dokumen lama dan mengisi form usulan penambahan atau penarikan
dokumen
f. Mengarsifkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dan dicap
“KADALUARSA” dan menyimpan dokumen tersebut dalam 2 tahun.
g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
CONTOH FORM BUKU REGISTER SK/SOP
CONTOH FORM KEDALUWARSA
 6. Tata Cara Penyimpanan dokumen

• Dokumen asli/master dokumen yang sudah disahkan agar

disimpan Di ruang pengendalian dokumen, sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata
cara pengarsipan.
• Dokumen fotocopy/terkendali disimpan di masing-masing
unit upaya Puskesmas, dimana dokumen tersebut
dipergunakan. Dokumen di unit upaya Puskesmas/FKTP
harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat, mudah
diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
 7. Penataan Dokumen dokumen

• Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen Puskesmas dikelompokan masing-masing

BAB/ kelompok pelayanan/UKM/UKP di Urut sesuai kriteria dan diberikan daftra secara
berurutan.
 8. Revisi atau perubahan dokumen

Tata cara revisi dokumen :

• Dilakukan setelah proses pengkajian serta harus mendapat pengesahan

sesuai pejabat yang berwenang.
• Setiap kali revisi, seluruh halaman akan mengalami perubahan.
• Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada Riwayat Perubahan Dokumen.
• Tanggal terbit pada bagian pengesahan dokumen merupakan tanggal terbit
dokumen terkini.
• Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit
kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke
tim pengendali dokumen sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang
masih berlaku saja.
 Retensi dokumen

Apa bila dokumen dinyatakan harus di revisi sebagai

hasil dari review dokumen yang dilakukan di tahap
identifikasi. Maka dokumen lama dinyatakan
“kedaluwarsa” lalu diarsipkan untuk nantinya
dimusnahkan dengan ketentuan :

• Dokumen telah dinyatankan sudah tidak berlaku, tercatat dalam

buku register kedaluwarsa dan diberi cap “kedaluwarsa”.
• Seluruh dokumen (master dan fotocopy) yang telah dinyatakan
kedaluwarsa diarsipkan dengan mengikuti ketentuan retensi yang
berlaku di Puskesmas.
• Dokumen yang telah memasuki masa maksimal penyimpanan,
dilakukan retensi.
 Kesimpulan

Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen

Puskesmas yang disusun meliputi:
Dokumen level 1: Kebijakan, dokumen level 2: pedoman/manual,
dokumen level 3: standar prosedur operasional, dan dokumen
level 4: rekaman- rekaman. Dokumen-dokumen tersebut harus
dikendalikan dengan baik sebagai upaya menyeragamkan sistem,
menghindari penduplikasian, dan upaya membuat sistem
manajemen puskesmas menjadi lebih baik lagi.
Terima Kas
ih