No. Dok :
058/SOP.DOK-INT/SBT/2019
No. Revisi : 01
SOP
Tanggal Terbit :
11 Januari 2019
1
- Dokumen Eksternal adalah dokumen dari luar
puskesmas yang digunakan dalam pelaksanaan
Sistem
1) Mengendalikan seluruh dokumen yang berlaku.
2) Dokumen mudah diidentifikasi dan mudah
2. Tujuan digunakan.
3) Menghindari penggunaan dokumen yang sudah
tidak berlaku
Surat Keputusan Kepala Puskesmas Sebatung No.
3. Kebijakan 030/SK.DOK-INT/SBT/2019 Tentang Pengendalian
Dokumen dan Pengendalian Rekaman
4. Referensi Manual Mutu Puskesmas Sebatung Tahun 2019
5. Prosedur ATK
6. Langkah - langkah A. PENETAPAN JENIS DOKUMEN
Menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi:
1. Tata Naskah
2. Manual Mutu
3. SK
4. PEDOMAN
5. PANDUAN
6. SOP
7. KAK
8. Dokumen Pendukung
Menetapkan masa berlaku suatu dokumen
terkendali yaitu selama tiga tahun. Dalam periode
tersebut apabila diperlukan dimungkinkan untuk
dirubah.
B. PEMBUATAN DOKUMEN
Menetapkan format pembuatan dokumen sebagai
berikut :
1. PEDOMAN
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
2
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup
E. Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A.Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B.Distribusi Ketenagaan
C.Jadwal Kegiatan
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup Kegiatan Pelayanan
B. Metode
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
2. PANDUAN
HALAMAN JUDUL
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
3
4. SOP
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur
6. Langkah-langkah
7. Diagram Alir
8. Hal-hal yang perlu diperhatikan
9. Unit Terkait
10. Dokumen Terkait
11. Rekam Histori
5. DOKUMEN PENDUKUNG
Terdiri dari :
- Form / Blangko
- Buku Bantu
C. PENGESAHAN DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti
persetujuan dan pengesahan dari personil yang
berwenang.
4
E. PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, diberikan nomor dokumen
yang terdiri dari 4 bagian. Penomoran SK,
Pedoman, Panduan, SOP, KAK, Dokumen
Pendukung Internal, Check List dan Dokumen
Eksternal
1. Penomeran Dokumen Internal
a) Pedoman dan Panduan menggunakan
formasi : CC/(PDM/PDN).DOK-INT/XX/YY
Contoh Pedoman :
001/PDM.DOK.INT/SBT/2019
Contoh Panduan :
001/PDN.DOK.INT/SBT/2019
Keterangan :
CC : Nomor Urut
PDM / PDN : Kode Pedoman atau
Panduan
DOK-INT : Dokumen Internal
XX : Nama Puskesmas
YY : Tahun
b) SK, KAK dan SOP diisikan nomor urut
dokumen sesuai format berikut :
Contoh :
Isikan sesuai Nomor Urut
Nomor : 001/SOP.DOK-INT/SBT/2019
5
c) Pedoman, Panduan, KAK dan SOP
Program di Puskesmas menggunakan
formasi :
CC/(PDM/PDN/KAK/SOP).PG.DOK-INT/X
X/YY
Contoh : 001/PDM.DOK.INT/SBT/2019
Keterangan :
CC : Nomor Urut
PDM/PDN/KAK/SOP:Kode Pedoman,
Panduan, KAK atau
SOP
PG : Kode Program
DOK-INT : Dokumen Internal
XX : Nama Puskesmas
YY : Tahun
6
11 : Ruang Promkes
12 : Ruang Kesling
13 : Ruang Gizi
14 : Ruang Laboratorium
15 : Ruang Apotek
16 : Ruang Kepala Puskesmas
17 : Sekretariat Mutu
DOK-INT : Dokumen Internal
XX : Nama Puskesmas
YY : Tahun
7
ada dan dicap ASLI dengan tinta biru
menunjukkan dokumen tersebut ASLI.
4. Salinan dokumen diberi cap “TERKENDALI ”
dengan tinta cap berwarna biru untuk
menunjukkan dokumen tersebut terkendali.
5. Dokumen dicap “KADALUWARSA” untuk
dokumen yang sudah digantikan atau
diperbaharui dengan dokumen baru yang
sama.
6. Dokumen dicap “TIDAK TERKENDALI” warna
biru untuk menunjukkan dokumen tersebut
tidak terkendali / dipakai diluar Puskesmas
Sebatung.
H. REVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata
cara :
1) Identifikasi sebab revisi
2) Permintaan revisi disetujui oleh personil
yang berwenang.
3) Revisi dicatat dalam catatan perubahan
pada tiap dokumen.
8
menggunakan Buku Penarikan Dokumen.
2. Salinan dokumen yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat dalam Form Berita Acara
Pemusnahan Dokumen.
3. Dokumen asli dari dokumen yang sudah
ditarik diberi cap ‘TIDAK TERKENDALI’
dengan tinta merah dan disimpan di ruang
sekretariat sebagai arsip.
4. Form Berita Acara Pemusnahan Dokumen
disimpan di ruang sekretariat.
9
7. Diagram Alir
Pengesahan dokumen
Menerbitkan dokumen
Buku
Mendestribusikan salinan penyerahan
dokumen dengan Dokumen
memberi stempel
TERKENDALI
Dokumen
Menyimpan dokumen Internal
ASLI
Dokumen
pendukung
Internal
Check list
Dokumen
Eksternal
10
Dokumen
ya
direvisi?
Dokumen direvisi
.
tidak
Menarik
salinan
Dokumen dokumen
diterbitkan ya lama
ulang .
tidak
Buku
penarikan
dokumen
Dokumen
ditinjau setiap 1
tahun
Form berita
acara
pemusnahan
dokumen
11
8. Hal-hal yang perlu Peninjauan ulang dokumen
diperhatikan
9. Unit terkait Semua unit di Puskesmas Sebatung
1) Buku Daftar Induk Dokumen Eksternal
2) Buku Daftar Induk Dokumen Internal
3) Buku Pendistribusian Dokumen
10. Dokumen terkait 4) Buku Penyerahan Dokumen
5) Daftar Pemetaan Revisi Dokumen
6) Buku Penarikan Dokumen
7) Form Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Tanggal Mulai
No Yang Dirubah Isi Perubahan
Diberlakukan
1 Isi Perubahan tata naskah 11 Januari 2019
dan memperjelas langkah
12