PEMERINTAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU SATU

PINTU
No. Dokumen

Revisi 00

MulaiBerlaku

INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI

VIA TELEPON

DiberikanKepada :
seksi :
TanggalPemberian :

Disiapkanoleh: Diperiksaoleh: Di Sahkan Oleh:

Management Representative/MR Top Management

Suryo Subroto Suyoto

1. TUJUAN :
Memberi gambaran / contoh menerima / menyambungkan komunikasi lewat pesawat
telepon.

2. ELEMEN ISO :
Klausul 5.5 Tanggung Jawab, wewenang, dan komunikasi

3. RUANG LINGKUP :
Operator telepon Subbag. Tata Usaha. KPPTSP

4. DEFINISI :
a. Telepon adalah perangkat elektronik yang terhubung oleh suatu jaringan yang
berfungsi untuk berkomunikasi jarak jauh dimana masing-masing person tidak saling
berhadapan
b. Penerima telepon adalah aktivitas untuk menerima telepon dari pihak luar yang
membutuhkan informasi, memberikan informasi ataupun berkomunikasi untuk
berbagai keperluan dengan pihak KPPTSP DIY.
c. Menyambungkan telepon adalah aktivitas untuk menyambungkan komunikasi dari
seseorang di KPPTSP DIY dengan pihak luar.
d. Operator telepon adalah karyawan/karyawati yang bertugas dan bertanggung jawab
untuk menerima dan menyambungkan komunikasi lewat pesawat telepon serta
bertanggung jawab terhadap pemeliharaan mandiri pesawat telepon.

5. PENANGGUNG JAWAB :
Kasubbag Tata Usaha KPPTSP

6. KRITERIA PENCAPAIAN :
Tersampaikannya informasi baik dari dalam maupun luar secara efektif dan efisien

7. ALAT DAN BAHAN

- Pesawat telpon
- Aiphone
8. ALUR PROSEDUR :
a) Penerima Telepon
1) Jika terdengar bunyi telepon masuk;
- Angkat gagang telepon dengan pelan, ucapkan salam (selamat pagi, siang,
sore)
- Sebutkan inisial kita (KPPTSP DIY)
- Lanjutkan dengan ucapan : “Ada yang bisa kami bantu ?”
2) Seandainya pihak penelepon ingin disambungkan dengan salah satu pegawai maka
kita akan mentransfer ke ruangan dimana pegawai tersebut berada.
3) Apabila pihak penelepon ingin disambungkan dengan salah satu pejabat dan
kebetulan pejabat tersebut tidak berada di tempat, maka kita sampaikan informasi
bahwa pejabat yang dikehendaki tidak berada di tempat berhubung sedang rapat,
dinas luar, dll.
4) Selanjutnya kita tawarkan apakah ada pesan yang mungkin kita sampaikan;
5) Apabila dirasa cukup kita tunggu hingga pihak penelepon menutup pembicaraan
terlebih dahulu;
6) Tutup gagang telepon dengan pelan.
b) Menyambungkan Telepon
1) Jika terdengar bunyi telepon, angkat gagang telepon dan ucapkan salam
2) Tanyakan keperluannya, seandainya ingin disambungkan dengan nomor tertentu,
maka kita suruh untuk menunggu sejenak.
3) Hubungkan dengan pihak yang di cari
4) Bila sudah tersambung maka kita akan hubungkan kepada pihak pemohon.
5) Tutup gagang telepon.
9. DIAGRAM ALIR :

Menerima panggilan Menyambungkan telepon

Mulai Mulai

Panggilan telepon dari Panggilan telepon

luar

Tanyakan Tanyakan
Kepentingannya Kepentingannya

Berikan informasi/ Berikan informasi/

sambungkan dengan sambungkan dengan
pihak yang diinginkan pihak yang diinginkan

Tutup Gagang telepon Hubungkan kembali

dengan pihak pemohon

Tutup gagang telepon

Selesai

Selesai

10. REFERENSI :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
pengelolaan Barang milik Daerah
2. Kepres RI Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah sudah dirubah dengan Perpres 54 Tahun 2010
3. Peraturan Gubernur DIY No. 40 tahun 2008 tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas
dan Unit Pelaksana Teknis Pada Dinas Kehutanan Dan Perkebunan
4. Uraian Tugas Jabatan Fungsional Umum Pengelola Barang
11. DOKUMEN TERKAIT :
 Yellow Pages
 Daftar nomor telepon seluruh karyawan/ti KPPTSP DIY
 Daftar nomor telepon seluruh instansi terkait beserta pejabatnya

12. UNIT TERKAIT :

Kepala Balai, Subbag Tata Usaha, Kasi di lingkungan KPPTSP DIY

13. HISTORIS PERUBAHAN

NO ISI PERUBAHAN TANGGAL MULAI
DAHULU SEKARANG BERLAKU