RSU SAMARINDA

MEDIKA CITRA TATA CARA MENERIMA TELEPON INTERNAL

No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :
00 1/2
Ditetapkan :
Direktur
STANDAR Tanggal Terbit :
PROSEDUR 21 Februari 2017
OPERASIONAL
dr. Kukun Masykur Nikmat, MARS
PENGERTIAN Tata cara menerima telepon internal adalah tata cara dan tata krama menerima telepon
yag masuk dari unit kerja lain. Misal : unit kerja Poliklinik menghubungi unit kerja
Marketing untuk menanyakan jadwal praktek dokter terbaru, dan lain sebagainya.
TUJUAN 1. Terjalinnya komunikasi yang baik dan efektif antar unit kerja.
2. Berkomitmen terhadap performance pelayanan.
3. Meningkatkan citra diri dan citra RSU Samarinda Medika Citra di mata masyarakat.
KEBIJAKAN 1. Keputusan Direktur RSU Samarinda Medika Citra No. 103/DIR/SMC/III/2015
tentang Pemberlakuan Panduan Pemberian Informasi dan Edukasi yang Efektif
PROSEDUR A. Menerima Telepon Internal
1. Segera angkat telepon yang berdering tidak lebih dari 3 (tiga) kali.
2. Berikan salam :
“Selamat Pagi / Siang / Sore / Malam, unit … (sebut nama unit kerja), dengan …
(sebut nama petugas) ada yang bisa dibantu?” dengan bahasa yang sopan
3. Tanyakan kepada penelpon mengenai kepentingannya dan tanyakan ingin berbicara
dengan siapa.
4. Jika yang bersangkutan yang dicari tidak ada ditempat tanyakan apakah ada pesan
yang ingin disampaikan? Sampaikan bahwa yang bersangkutan akan menelpon
kembali segera setelah ada di tempat.
5. Setiap menjawab telepon, lakukan dengan jelas, sopan, ramah, informatif (tidak
bertele-tele) dan benar

B. Melakukan Sambungan Telepon Internal

1. Tekan nomor ekstension internal yang ingin dituju
2. Ucapkan salam :
“Selamat Pagi / Siang / Sore / Malam”
3. Sebutkan identitas :
“Dengan … (sebut nama petugas), bagian… (sebutkan unit kerja)” dengan
bahasa yang sopan
4. Sampaikan maksud dan tujuan menelpon
5. Apabila telah selesai ucapkan :
“Terima kasih”
6. Jika orang yang dituju tidak ada di tempat dan apabila ada pesan yang ingin
disampaikan, titip pesan pada petugas atau staf yang ada untuk disampaikan kepada
orang yang dituju dengan menggunakan Formulir Pesan (terlampir) kemudian
ditandatangani oleh penerima pesan.

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI RS SAMARINDA MEDIKA CITRA SECARA TERTULIS *
Halaman 1
RSU SAMARINDA
MEDIKA CITRA TATA CARA MENERIMA TELEPON INTERNAL
No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :
00 2/2
Ditetapkan :
Direktur
STANDAR Tanggal Terbit :
PROSEDUR 21 Februari 2017
OPERASIONAL
dr. Kukun Masykur Nikmat, MARS
C. Melakukan Sambungan Telepon Eksternal
1. Tekan nomor ekstension eksternal yang ingin dituju. (Daftar Ekstension Nomor
Telepon Eksternal)
2. Ucapkan salam :
“Selamat Pagi / Siang / Sore / Malam”
3. Sebutkan identitas :
“Dengan … (sebut nama petugas), bagian… (sebutkan unit kerja) RSU SMC”
dengan bahasa yang sopan
4. Sampaikan maksud dan tujuan menelpon
5. Apabila telah selesai ucapkan :
“Terima kasih”

D. Melakukan Sambungan Telepon Eksternal Apabila Tidak Dapat Tersambung

1. Jika sambungan telepon eksternal tidak tersambung sampai 3 (tiga) kali maka minta
Bagian Operator untuk menyambungkan telepon eksternal ke nomor yang dituju.
2. Ucapkan salam :
“Selamat Pagi / Siang / Sore / Malam”
3. Sebutkan identitas :
“Dengan … (sebut nama petugas), bagian… (sebutkan unit kerja)” dengan
bahasa yang sopan
4. Sampaikan maksud dan tujuan menelpon yaitu meminta untuk disambungkan ke
nomor eksternal dengan nomor ................
5. Setelah tersambung, sampaikan :
“Terima kasih dan salam”
UNIT TERKAIT Seluruh Unit Kerja

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI RS SAMARINDA MEDIKA CITRA SECARA TERTULIS *
Halaman 2