CODE : SOP.

SEC
PT. PUTRA AIDIL KARYA ABADI
Version : 1.0
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Revised : Okt-2020
SECURITY- PENERIMAAN TAMU Page : 1 of

1. Latar Belakang
Standar Operasional Prosedur (SOP) ini disusun dengan tujuan untuk memandu dalam melakukan
aktivitas menerima tamu di perusahaan.
2. Ruang lingkup
1. Standar Operasional Prosedur – SOP Satpam tentang penerimaan tamu ini mencakup penyambutan
awal hingga tamu meninggalkan perusahaan.
2. Standar Operasional Prosedur ini berlaku sejak ditetapkan dan akan selalu di- update dari waktu ke
waktu.
3. Tanggung Jawab:
1. Direktorat SDM dan Umum
2. Jabatan tertentu yang bertanggung jawab menyusun SOP Satpam
3. Pelaksana SOP Satpam; menjalankan dan memberikan masukan

4. Definisi
1. Satpam: kelompok petugas yang dibentuk oleh perusahaan untuk menyelenggarakan keamanan
dilingkungan perusahaan
5. Dokumen yang digunakan
1. Buku tamu
6. Alat dan perlengkapan
1. Alat tulis
2. Telpon/ Alat Komunikasi
3. Kartu identitas

Prosedur Pelaksanaan
1. Menyapa terlebih dahulu dengan sikap ramah, sopan santun, simpatik, pada sikap berdiri dengan
mengucapkan “ Selamat pagi/siang/sore, bisa dibantu Pak/Bu?”
2. Setelah tamu memberitahukan tujuan dan identitasnya, selanjutnya mempersilahkan tamu duduk di
ruang tunggu yang telah disediakan.
3. Segera menghubungi melalui telepon orang yang dituju tersebut dengan mengucapkan: “Selamat
pagi/siang/sore, petugas jaga disini ada tamu yang ingin menemui bapak/ibu…dari…”
4. Bila staf yang dituju mempunyai sekretaris, maka sekretaris tersebut harus dihubungi dan
diberitahukan adanya tamu.
5. Bila sudah ada konfirmasi orang yang dituju akan diterima di ruang kerja, ruang tamu, atau masih
disuruh menunggu segera konfirmasikan kepada tamu tersebut.
6. Antar atau berilah petunjuk tentang lokasi yang harus dituju tempat tamu diterima dan mintalah
tamu untuk mengisi buku tamu dan berilah tanda visitor kepada tamu tersebut.
7. Dalam keadaan tertentu yang disebut oleh pimpinan, petugas jaga wajib mengantar/ mengawal
tamu sampai dengan resepsionis, misal:
 Tamu tersebut adalah pejabat tinggi dari suatu instansi pemerintah.
 Tamu tersebut adalah karyawan yang pempunyai masalah kepegawaian.
8. Ucapkan terima kasih ketika tamu akan meninggalkan kantor dan mintalah kembali kartu visitor
 CODE : SOP. SEC
PT. PUTRA AIDIL KARYA ABADI
Version : 1.0
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Revised : Okt-2020 1.
SECURITY- PENERIMAAN TAMU Page : 1 of L
atar Belakang
Standar Operasional Prosedur ini disusun sebagai pedoman yang mengatur prosedur kerja dalam
melakukan semua aktivitas menerima telpon.
2. Ruang lingkup
Ruang lingkup standar operasional prosedur ini mencakup aktivitas sejak telpon berdering hingga
menerima dan mencatat ke buku telpon.
3. Tanggung Jawab:
1. Kadiv GA
2. Chief Security
3. Petugas jaga
4. Definisi
5. Dokumen yang digunakan
1. Buku tamu
6. Alat dan perlengkapan
1. Telpon
2. Boll poin

Prosedur Pelaksanaan
1. Segera angkat telepon ketika berdering, jangan biarkan telepon berdering berulang kali.
2. Berikan salam dengan mengucapkan:
“Selamat pagi/siang/sore, security perusahaan, dengan siapa kami bicara, ada yang bisa dibantu?”
3. Setelah penelepon menyebutkan identitasnya kemudian menginginkan berbicara dengan seseorang di
dalam, serta mengucapkan:
“Dengan (sebutkan sekali lagi nama dan departemen dari….. untuk menghindari kesalahan orang yang
dikehendaki ) mohon tunggu pak/ bu”.
4. Segera hubungi orang yang dimaksud (tekan tombol “hold”) dan tekan nomor extention yang dituju
dengan mengucapkan:
“selamat pagi/ siang/ sore…..pak/ibu satpam jaga disini ada telepon dari……(sebutkan identitas
penelepon) bisa diterima Pak/ Bu.
5. Bila sudah ada persetujuan, segera sambungkan telepon, dengan mengucapkan “silakan“ kepada si
penelepon.
6. Bila orang yang dikehendaki tidak ada di tempat atau keberatan menerima telepon tersebut, segeralah
berbicara dengan si penelepon dengan menutup sementara dan kembali:
“maaf pak/bu… sedang tidak di tempat, ada yang bisa saya sampaikan … baik pak/bu kami sampaikan
terima kasih”
7. Bila penelepon memberikan pesan, segera catat semua pesan dalam “message list form “ dan
sampaikan ketika orang yang dimaksud sudah berada di tempatnya.
8. Semua telepon yang diterima harus dicatat dalam buku “message list form“ dengan mencatat;
1. Siapa yang menelpon, 2. Dari mana, 3. Untuk siapa, 4. Isi berita kapan diterima ( tanggal, hari, jam )
dan, 5. Yang menerima.
9. Dalam menerima telepon suara harus jelas dan berwibawa, sehingga mudah didengar, hindari kata –
kata dan cara yang kurang sopan.