RS Muhammadiyah KOMUNIKASI VIA TELEPON

Jombang
No. Dokumen No. Revisi Halaman
02/KEP/59 1 1/2

Tanggal terbit Ditetapkan

SPO 05 November 2017 Direktur

dr. Novi Kurniasari

Suatu proses penyampaian informasi dari seseorang kepada
Pengertian orang lain melalui media telepon
Proses komunikasi dapat berjalan baik dan dapat
Tujuan
mengurangi kesalahan /kesalahfahaman
Pemakaian pesawat telepon sesuai prosedur supaya tujuan
Kebijakan komuniksi tercapai
Penerima telepon
1. Ucapkan salam dan sebutkan unit kerja………..,
Nama…. (contoh : “assalamu alaikum, Ruang
Marwah, dengan petugas “A” ada yang bisa
dibantu??”
2. Tanyakan keperluan penelepon, jika diperlukan catat
hal yang penting (sediakan alat tulis dan kertas di
dekat telepon)
3. Jawablah dengan tepat dan benar sesuai dengan yang
ditanyakan oleh penelepon
4. Bila diperlukan, tulis informasi dari penelepon dan
Prosedur lakukan konfirmasi tentang yang ditulis
5. Jika semua sudah selesai, jawab salam dari penelepon
Penelepon
1. Jawab salam dan sebutkan nama dan unit kerja
( Ex”Wa’alaikum salam, Dengan petugas “A” dari
ruang “A” )
2. Beritahukan keperluan menelpon dengan kata-kata
yang jelas, sopan dan mudah dimengerti oleh
penerima telpon.
3. Berikan konfirmasi terkait informasi yang
disampaikan.
4. Jika semua sudah selesai tutup pembicaraan telepon
dengan ucapkan “salam”

24
 RS Muhammadiyah KOMUNIKASI VIA TELEPON
Jombang
No. Dokumen No. Revisi Halaman
02/KEP/59 1 2/2

Yang perlu diperhatikan saat proses komunikasi via

telepon:
1. Jangan menerima telepon pada saat komunikasi
dengan orang lain
2. Tidak boleh terlalu lama melakukan komunikasi via
telepon, karena kemungkinan ada penelpon lain yang
ingin menghubungi lagi.
Prosedur 3. Bila penelpon memerlukan berbicara dengan orang
lain selain penerima telepon, sampaikan kepada
orang yang dituju dengan secepatnya ( bila orang
yang dituju berada dekat dari jangkauan ) atau jawab
“ Mohon telpon lagi karena orang yang dituju tidak
ada” ( bila orang yang diluar jangkauan kita/tidak
diruang ).

Unit terkait Seluruh unit kerja

25