MENERIMA TELEPON

No. Dokumen : /PKP/ I /2023

No. Revisi : -
SOP
Tanggal Terbit : Januari 2023
Halaman : 1/2
KLINIK PRATAMA
BIDDOKKES POLDA DIY DIDIK NURTJAHJO, S.ST.,M.M.
Jl. SEKARDWIJAN 6 AKP NRP 71110371
BALAPAN
1. Pengertian Menerima telepon adalah Telepon berasal dari bahasa Yunani yaitu
terdiri dari buah kata yaitu tele yang berarti jauh, dan phone berarti bunyi.
Telepon merupakan pesawat atau alat penerima getaran bunyi dari jarak
jauh. Pengertian telepon dalam kehidupan sehari-hari mengandung
pengertian mikrofon dan telepon. Mikrofon berfungsi sebagai pengirim
suara (yang menghadap mulut), sedangkan telepon berfungsi yang
menerima suara (yang menempel pada telinga).
2. Tujuan Sebagai acuan dan penerapan langkah-langkah untuk menerima telepon.
3. Kebijakan SK Kepala Klinik Pratama Biddokkes Polda DIY Nomor:
SK/ /PMKP/I/2022 tentang Komunikasi Efektif.
4. Referensi Keputusan Menpan RB Nomor 25 Tahun 2004 tentang Pedoman Umum
Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat.
5. Alat dan Bahan 1. Telepon
6. Prosedur 1. Pada saat telepon berbunyi, angkat gagang telepon sesegera
mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama.
2. Jangan mengangkat telepon yang sedang bordering dengan kasar,
karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidak sopanan
terhadap orang yang ada di sekitar anda.
3. Menyebutkan nama klinik dan memberi salam kepada penelepon,
dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.
4. Kalimat yang diucapkan saat telepon diangkat “Klinik Biddokkes
Polda DIY, selamat pagi, dengan Bu ....... ada yang bisa kami
dibantu?”.
5. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara tanpa terkesan
menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya
bicara? Ada yang bisa saya bantu?.
6. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong
pembicaraan.
7. Ucapkan terimakasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan
kembali salam “selamat pagi/siang”.
8. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih
dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
7. Hal – hal yang perlu -
diperhatikan
8. Diagram Alir
Saat telepon berbunyi

MENERIMA TELEPON

No. Dokumen : /PKP/I/2023

No. Revisi : -
SOP
Tanggal Terbit : Januari 2023
Halaman : 2/2

Angkat telepon/ terima telepon dan

ucapkan salam

Klinik Biddokkes Polda DIY, selamat

pagi, dengan Bu ....... ada yang bisa
kami dibantu?

Tanyakan siapa lawan bicara

Dengarkan baik-baik permintaan

penelepon dan sambungkan kepada
orang yang dituju

Ucapkan terimakasih pada setiap akhir

pembicaraan dan ucapkan kembali salam
“selamat pagi/siang”.

Ucapkan salam saat menutup atau mengakhiri

telepon

9. Unit Terkait Semua staff Klinik

Riwayat Perubahan Dokumen
No Yang Dirubah Isi Perubahan Tanggal Terbit