KORESPONDENSI

KELAS X
HANDOUT

KOMUNIKASI TELEPON BAHASA INDONESIA

https://www.ilmu-ekonomi-id.com/2019

OLEH:
Dra. HJ. LILI MULYATI
SMK YPK SUMEDANG
 KOMUNIKASI TELEPON DALAM BAHASA INDONESIA

A. Pengertian Telepon
Telepon merupan salah satu alat untuk berkomunikasi. Dengan telepon kita bisa
berbicara dengan orang lain meskipun orang tersebut berada di tempat yang cukup
jauh. Perkembangan teknologi membawa manusia pada sebuah kemudahan dalam
berbagai hal. Salah satunya dalam bidang telekomunikasi, dimana teknologi
menyuguhkan alat komunikasi berupa telepon.
Telepon berasal dari bahasa Yunani yang terdiri dari dua buah kata yaitu „tele‟
yang berarti „jauh‟ dan „phone‟ berarti „bunyi‟. Telepon merupakan pesawat atau
alat penerima getaran bunyi dari jarak jauh. Pengertian telepon dalam kehidupan sehari-
hari mengandung pengertiatn mikrofon dan telepon. Mikropon berfungsi sebagai
pengirim suara “yang menghadap mulut” sedangkan telepon berfungsi yang menerima
suara “yang menempel pada telinga”.
Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
pesan suara “terutama pesan yang berbentuk percakapan”, kebanyakan telepon
beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon
sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna
lainnya.

1. Cara Kerja Jaringan Telepon Kabel

Telepon kabel menggunakan sistem wirteline, sehingga membutuhkan kabel
agar dapat berfungsi. Adapun cara kerja dari telepon kabel, antara lain:
 Suara dari pengirim diterima oleh alat yang disebut microphone.
 Microphone mengubah gelombang suara menjadi sinyal listrik, kemudian
disalurkan oleh perangkat telepon.
 Sinyal telepon disalurkan melalui kabel ke pusat telekomunikasi.
 Dari pusat komunikasi sinyal tersebut diteruskan kepada penerima.
 Setelah sampai ke penerima, maka sinyal tersebut diubah lagi menjadi
gelombang suara oleh alat disebut speaker.
Telepon bekerja dengan cara mengirimkan gelombang suara melalui arus
listrik dalam jaringan telepon sehingga kita bisa berkomunikasi dengan pengguna
telepon lainnya. Penerima telepon akan menangkap getaran elektrik suara kita
sebagaimana suara yang didengar.

1|KORESPONDENSIIKELASX
 2. Jenis-jenis Telepon
Ditinjau dari peletakannya ada macam-macam telepon yang digunakan pada
suatu organisasi, antara lain:
 Telepon meja “tablephone” yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
 Telepon dinding “wallphone” yaitu telephone yang diletakkan pada dinding
 Telepon mobil, kapal, atau pesawat.
Dilihat dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan
pesawat telepon, terdiri dari:
 Satu jalur telepon “single line telephone” bisa dengan sistem tuts atau putar
angka, jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki
fasilitas telepon di rumah.
 Telepon banyak tuts “multi button telephone” melalui pesawat ini hubungan
telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang yang dipanggil,
pesawat telepon ini disebut “switchboard” dan menggunakan petugas operator,
jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi atau perusahaan besar.
 Sistem hunting yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak untuk
beberapa saluran.
 Telepon dengan pengeras suara “loudspeaking telephone”, yaitu telepon yang
tidak perlu dipegang sewaktu berbicara.
 Telepon IP lewat internet merupakan telepon teknologi baru yang menggunakan
protocol internet dalam pengoperasiannya. Telepon IP ini dapat digunakan
untuk memindahkan hubungan untuk mengganti suara, mengirim fax, paket
video dan bentuk penyampaian informasi lainnya yang telah digunakan pada
sistem telepon terdahulu, telepon IP menggunakan koneksi internet untuk
pengiriman datanya.

B. Alasan Menggunakan Telepon

Munculnya telepon sebagai salah satu produk perkembangan teknologi tentunya
memiliki manfaat, diantaranya:
1. Mempermudan komunikasi
Komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan telepon akan lebih mudah,
karena tidak perlu menulis surat dan mengirimkannya via pos. Dengan suara
langsung, komunikasi dapat disampaikan dengan baik karena mengandung intonasi
dan nada bicara yang sesuai dengan maksud disampaikannya suatu hal. Jika
menggunakan media tulisan, bisa jadi akan terjadi kesalahpahaman penulis dan juga
pembaca surat tersebut.
 2. Mempercepat laju informasi
Apabila penyampaian berita atau informasi menggunakan surat memerlukan
waktu yang cukup lama, semakin jauh tempat yang dituju akan semakin lama berita
atau informasi tersebut disampaikan. Dengan surat, perlu waktu beberapa hari agar
surat tersebut dibaca kemudian dibalas kembali. Sedangkan dengan menggunakan
telepon, dalam hitungan sekian detik saja, informasi yang hendak disampaikan
dapat tersampaikan langsung dan mendapatkan jawaban atau timbal balik secara
langsung.
3. Lebih efektif dan efisien
Berkomunikasi dengan menggunakan telepon akan lebih efektif karena
pesan yang disampaikan lebih jelas dibandingkan dengan media tulis, selain itu
pesan yang disampaikan juga lebih efisien dalam hal waktu dan juga biaya yang
digunakan.
4. Cepat menyelesaikan suatu masalah
Dengan menggunakan telepon, ketika terjadi sesuatu yang dipertanyakan
dalam jarak yang jauh, masalah tersebut akan mudah diselesaikan. Dengan
menekan tombol saja, pendapat dapat langsung disampaikan dan dapat langsung
terjawab tanpa menunggu waktu berhari-hari.
Di samping itu, kita harus mengetahui kelebihan dan kekurangan dari
telepon, yaitu:
1. Kelebihan Telepon
a. Bisa berkomunikasi jarak jauh dengan teman atau orang yang kita kenal hanya
dengan mengetahui nomor telepon orang yang kita ingin hubungi.
b. Bisa berkomunikasi jarak jauh maupun dekat secara cepat dalam waktu singkat.
c. Biaya penggunaannya murah.
d. Dapat digunakan setiap saat.
2. Kekurangan Telepon
a. Seringkali dimanfaatkan untuk kepentingan yang kurang baik
b. Tidak dapat mengirim barang
c. Tidak dapat dibawa kemana-mana (telepon kabel)
d. Tergantung kepada sinyal/frekuensi

C. Etika bertelepon
Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor, oleh sebab itu
perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang harus
dilakukan pada saat menelepon orang lain atau menerima panggilan telepon,
diantaranya:
1. Saat membuat panggilan telepon (outgoing calls)
Saat membuat panggilan telepon agar lebih efektif, kita harus memperhatikan
tata caranya. Adapun dalam membuat panggilan telepon yang efektif memiliki ciri-ciri
sebagai berikut:
 Tujuan yang jelas: Mengapa kita membuat panggilan telepon?
 Informasi yang lengkap: Apakah sebelum menelepon kita memiliki informasi
yang lengkap yang diperlukan.
 Strategi yang jelas: Apakah kita memiliki pendekatan agar bertelepon mencapai
hasil yang diinginkan.
 Tindak lanjut: Kita harus mampu menindak lanjuti setelah bertelepon.
Adapun tata cara bertelepon atau membuat panggilan telepon (outgoing
calls) adalah sebagai berikut:
a. Pegang gagang telepon dengan baik.
Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita keluarkan tidak
jelas. Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh
dengan mulut kita.
b. Usahakan nafas tidak terdengar mendengus.
Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti
mendengus di telepon, kasihan lawan bicara kita.
c. Ucapkan salam
Ucapakan salam baik pada saat kita menelepon ataupun menerima
telepon. Seperti Selamat pagi, selamat siang, selamat sore, dan lain-lain.
Bila kita menerima telepon di kantor, sebutkan identitas perusahaan, salam,
nama dan kalimat “bisa dibantu?”
d. Tanyakan identitas penelepon
Jangan lupa tanyakan identitas penelepon dengan kalimat,” boleh tahu
dengan Bapak/Ibu/Mas/Mbak” siapa saya berbicara?
e. Suara yang enak didengar (smiling voice)
Gunakan “smiling voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan
sejak pertama mengucapkan salam. Upayakan suara kita enak dan empuk
didengar dan selalu tersenyum, kuncinya adalah tersenyumlah Selama
berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah (jangan
melengking) dan menggunakan suara perut.
f. Jaga kecepatan bicara (pitch control)
Selama pembicaraan berlangsung jaga kecepatan bicara kita (pitch
control) agar tidak terlalu cepat dan terlalu lambat.
 g. Jangan memotong pembicaraan
Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara.
Jangan memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis
di dekat kita.
h. Ajukan pertanyaan
Apabila dalam pembicaraan ada yang tidak dimengerti, tidak ada
salahnya kita melontarkan pertanyaan.
i. Menyimpulkan pembicaraan
Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri
pembicaraan.
j. Menawarkan bantuan kembali
Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan “apakah ada lagi yang bisa saya
bantu?” atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak,
maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam.
k. Menutup gagang telepon
Yang menghubungi atau menelepon adalah yang meletakkan/menutup
gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal
penting yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon
sudah ditutup atau berkesan kita menutup/membanting telepon padahal lawan
bicara belum selesai berbicara.

2. Saat menerima panggilan telepon (Incoming calls)

Adapun cara yang harus dilakukan pada saat menerima panggilan telepon,
yaitu:
a. Pada saaat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera
mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat
telepon yang sedang bordering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan
ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar anda.
b. Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon. Contoh:
Selamat Pagi… sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.
c. Tanyakan denganj sopan siapa lawan bicara anda tanpa terkesan
menginterogasi. Contoh: mohon maaf, kalau boleh tahu dengan siapa saya
berbicara? Ada yang bisa saya bantu?
d. Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong
pembicaraana.
 e. Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkanlah
segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si
penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
f. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus
bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap
dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa
dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
g. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali
salam, selamat pagi/siang/sore.
h. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu.
Tutup telepon dengan perlahan.
i. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara
melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang
sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

3. Sikap penerima panggilan telepon

Adapun sikap yang perlu diperhatikan oleh seorang penerima telepon
terangkum dalam 7C, yaitu:
a) Caring
Sebagai penerima telepon harus memperhatikan, mendengarkan, dan
mencatat pesan atau maksud yang disampaikan penelepon
b) Commited
Sebagai penerima telepon harus merasa terikat dengan organisasi dan
tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan
tugas atau urusan pribadi.
c) Confident
Sebagai penerima telepon harus penuh keyakinan dalam mengatasi
masalah.
d) Considerate
Sebagai penerima telepon harus bersahabat, menolong, dan mengerti
emosi penelepon.
e) Controlled
Sebagai penerima telepon harus dapat mengendalikan diri pada saat
penerima telepon mengungkapkan kekecewaan (amarah).
f) Creative
Sebagai penerima telepon harun mampu menemukan cara-cara yang baik
dalam menerima telepon.
 g) Contagious
Sebagai penerima telepon harus mempunyai sikap gembira, antusias,
sejuk, dan damai pada penelepon.

D. Hambatan-hambatan dalam bertelepon

Pada dasarnya ada beberapa hambatan dalam bertelepon, di antaranya:
1. Faktor kondisi fisik peralatan telepon
Adapun hambatan yang disebabkan oleh kondisi fisik dari peralatan telepon,
adalah:
 Suara berisik tidak jelas
 Suara hilang – timbul
 Suara tiba-tiba mengecil
 Saat memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak
 Tidak terdengar nada sambung
 Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung.
2. Faktor pengguna atau pemakai
Hambatan yang berhubungan dengan si pemakai, adalah:
 Berbicara berdecak atau sambil makan
 Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya
 Berbicara terlalu cepat
 Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain
 Berbicara sambil bersenda gurau
 Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan
 Berbicara dengan nafas terdengar
 Letak gagang telepon terlalu ke atas atau ke bawah

E. Mencatat dan menyampaikan pesan telepon

1. Mencatat pesan telepon
Lembar Pesan Telepon (LPT) adalah salah satu lembar penting dan harus
ada di sekitar telepon pada suatu kantor. Lember Pesan Telepon digunakan untuk
mencatat pesan telepon yang datang sewaktu-waktu.
Bentuk atau format Lembar Pesan Telepon dapat beragam. Salah satu
contoh format Lembar Pesan Telepon, yaitu:
 GAMBAR 2.1 LEMBAR PESAN TELEPON

Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon,

sebagai berikut:
a. Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelepon, nama perusahaan, nomor
telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
b. Memindahkan segera data-data dan pesan telepon ke Lembar Pesan Telepon
(LPT).
c. Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja
pimpinan agar mudah terlihat.
d. Meletakkan lembar pesan telepon pada tempatnya
kembali. Adapun cara mencatat isi pesan, yaitu:
a. Jika pesan yang disampaikan kalimatnya panjang, tuliskan inti atau pokok
pembicaraannya saja. Kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasannya
tidak perlu dicatat.
 b. Pada akhir telepon, ulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja,
supaya terhindar dari kesalahan.
c. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis dan jelas.

2. Menyampaikan pesan telepon

Setelah kita mengetahui cara efektif dalam mencatat telepon, mengapa
pesan telepon perlu dicatat? Panggilan telepon masuk yang diterima oleh suatu
perusahaan atau kantor tidak selamanya untuk pimpinan saja, terkadang juga untuk
pegawai bagian lain sesuai dengan tujuan dari penelepon. Apabila saat dihubungi
yang bersangkutan tidak ada di tempat atau tidak bersedia menerima telepon,
penerima telepon harus menanyakan kepada penelepon apakah bersedia
meninggalkan pesan. Di sinilah dibutuhkan pencatatan pesan agar tidak terlupakan.
Pesan dari penelepon harus segera disampaikan kepada pihak yang bersangkutan.
Selain itu, petugas penerima panggilan telepon tidak boleh
membeda-bedakan antara pencatatan pesan untuk pimpinan dan untuk karyawan.
Dalam mencatat pesan telepon, penerima panggilan telepon harus jeli dan
cermat, jika ada yang tidak jelas terkait pesan yang disampaikan oleh penelepon,
dapat ditanyakan agar pesan yang dicatat benar ketika pimpinan dan karyawan
yang bersangkutan membaca pesannya, bisa memahami sesuai maksud dari
penelepon.