1. Sedangkan telepon adalah penyampaian warta dari satu pihak kepada pihak lain di dalam
organisasi sendiri ataupun ke luar kantor (atau ke luar kota yang jauh jaraknya) dengan
memakai peralatan yang meneruskan suara pembicaraan langsung dari kedua belah
pihak.
5. Ada empat manfaat utama seseorang menggunakan telepon, yaitu sebagai berikut.
1. Kecepatan, Mengangkat gagang pesawat telepon dan menekan tombol nomor telepon
akan jauh lebih cepat daripada menulis/mengetik surat atau harus menuju ke suatu tempat
tertentu untuk berkomunikasi.
2. Biaya, Biaya dapat ditekan karena waktu dapat dihemat, jika dibandingkan dengan
datang langsung ke suatu tempat untuk berkomunikasi, apalagi dalam jarak yang jauh.
Misalnya: untuk mengirimkan pesan dari Jakarta ke Cirebon, akan jauh lebih murah,
efisien, dan praktis, menggunakan telepon daripada melakukan perjalanan dari Jakarta ke
Cirebon.
3. Hubungan pribadi, Walau tanpa tatap muka langsung, namun Anda dapat mendengar
suara dan membayangkan orang yang menjadi lawan bicara Anda. Bahkan tanpa tatap
muka langsung pun Anda bias mempelajari banyak hal mengenai karakter dan sifatnya.
4. Tanggapan ( Umpan balik), Tidak seperti komunikasi tertulis, dengan telepon Anda
dapat langsung memperoleh tanggapan atau respons dari lawan bicara. Melalui
tanggapan, pernyataan atau pertanyaan akan memungkinkan terjadinya komunikasi.
3) Pesawat telepon internet, yaitu pesawat telepon yang menggunakan akses internet dalam
berkomunikasi.
4) Telepon SMS, yaitu telepon yang berfungsi selain untuk mengirim dan menerima berita lisan,
dapat pula berfungsi untuk mengirim dan menerima berita tulisan melalui SMS (Short Message
Service). Dewasa ini komunikasi melalui SMS pada handphone sangat diminati manusia hampir
di seluruh dunia. Diminatinya SMS sebagai sarana komunikasi, terjadi karena SMS memiliki
banyak kelebihan, di antaranya sebagai berikut.
Dapat menyampaikan pesan penting tanpa mengganggu pihak yang dikirimi SMS.
Komunikasi lebih efisien dan lebih murah jika dibandingkan percakapan langsung
melalui HP, SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh) atau SLI (Sambungan Langsung
Internasional).
Kerahasiaan pesan yang dikirim bisa lebih terjamin karena pesan cukup dibaca saja,
terkecuali isi pesan tersebut di-forward (dikirim ulang) ke orang lain.
Dapat menjadi sarana hiburan dan sarana kreativitas. Misalnya mengirimkan SMS tebak-
tebakan dan sejenisnya.
5) Teleconference, yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling
bertelepon dan saling melihat melalui monitor. Sistem teleconference ini berfungsi untuk
melakukan rapat jarak jauh di berbagai tempat yang berbeda, dengan syarat di masingmasing
tempat tersebut terdapat sistem yang memungkinkan teleconference.
6) Telepon digital, yaitu pesawat telepon yang menggunakan mekanisme mesin. Keunggulan
memakai telepon digital, adalah sebagai berikut.
Mempunyai layar yang dapat menunjukkan: tanggal, bulan, tahun, dan waktu/saat Anda
menelepon, nomor telepon yang dituju, lamanya percakapan telepon,
Mempunyai fungsi sebagai interkom dan radio panggil.
Mempunyai speaker phone tambahan, sehingga pada saat menelepon tidak perlu
mengangkat gagang pesawat telepon.
Mempunyai handset, sehingga Anda tidak perlu mengangkat gagang pesawat telepon
pada saat menerima telepon.
Mempunyai fasilitas three party, yaitu berbicara dengan tiga orang sekaligus.
Dapat memindahkan panggilan telepon secara otomatis.
Mampu menyimpan nomor telepon lebih banyak dibandingkan telepon biasa.
Mempunyai fungsi “nada sela“, yaitu dapat menerima panggilan tanpa memutuskan
percakapan telepon.
Mempunyai kapasitas 1−8 line telepon dan 1−16 ekstensi.
PABX (Private Automatic Branch Exchange), merupakan sistem hubungan telepon yang
pengoperasiannya tanpa melalui operator. Dengan sistem ini, penelepon dapat melakukan
panggilan telepon langsung terhadap nomor telepon yang dituju dengan cara menekan
nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar, kemudian menekan nomor telepon yang
dituju.
PMBX (Private Manual Branch Exchange), merupakan sistem hubungan telepon yang
pengoperasiannya melalui operator. Dengan sistem ini, penelepon melakukan panggilan
telepon melalui operator dengan cara menekan nomor khusus operator terlebih dahulu,
kemudian dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dituju.
2) Pesawat telepon jaringan nirkabel ( telepon satelit), yaitu pesawat telepon yang tidak
dihubungkan dengan kabel telepon, tetapi dihubungkan melalui satelit komunikasi. Satelit adalah
suatu stasiun pengulang yang ditempatkan di angkasa luar, biasanya dengan ketinggian 150 km
s.d. 36.000 km dari permukaan bumi, yang berfungsi untuk mengirim ulang sinyal atau data yang
diterima. Satelit yang memancar ulang sinyal transmisi telekomunikasi yang diterima dari salah
satu stasiun bumi ke seluruh daerah yang dicakup oleh satelit disebut satelit komunikasi.
Sedangkan satelit yang mengirimkan kembali data yang diterima ke bumi berupa informasi yang
dilihat oleh sensor satelit, misalnya: data-data tentang panas bumi, cuaca, gambar
bumi, disebut satelit penginderaan. Saat ini satelit terus berkembang fungsinya, tidak hanya
untuk teknologi televisi tetapi juga untuk telepon, baik telepon tetap maupun telepon bergerak.
Kelebihan satelit terletak pada jangkauannya yang tidak terhalang oleh kendala geografis.
Telepon satelit terdiri dari beberapa jenis, yaitu sebagai berikut.
Telepon satelit tetap, yaitu telepon satelit yang tidak dilengkapi dengan peralatan unit
bergerak. Telepon ini ditempatkan di suatu tempat tertentu, seperti di atas meja atau di
dinding.
Telepon satelit bergerak, yaitu telepon satelit yang ditempatkan pada unit yang bergerak,
misalnya pada telepon mobil, telepon kapal atau telepon genggam (HP).
Telepon pasti, merupakan aplikasi tetap dari layanan telekomunikasi bergerak berbasis
satelit. Layanan telepon pasti menggunakan sistem AceS, yakni sebuah sistem
telekomunikasi bergerak regional pertama yang dirancang khusus untuk kawasan Asia
Pasifik.
Ada 4 jenis pesawat telepon dilihat dari letak, yaitu sebagai berikut.
PABX (Private Automatic Branch Exchange), merupakan sistem hubungan telepon yang
pengoperasiannya tanpa melalui operator. Dengan sistem ini, penelepon dapat melakukan
panggilan telepon langsung terhadap nomor telepon yang dituju dengan cara menekan
nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar, kemudian menekan nomor telepon yang
dituju.
PMBX (Private Manual Branch Exchange), merupakan sistem hubungan telepon yang
pengoperasiannya melalui operator. Dengan sistem ini, penelepon melakukan panggilan
telepon melalui operator dengan cara menekan nomor khusus operator terlebih dahulu,
kemudian dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dituju.
1. Hubungan telepon adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh melalui telepon
untuk menyampaikan dan menerima informasi/berita/pesan dari satu pihak kepada pihak
lain.
Bila ditinjau dari jarak jangkauannya, hubungan telepon dapat dikelompokkan menjadi empat
kelompok, yaitu sebagai berikut.
1. Hubungan intern, yaitu hubungan telepon yang dilakukan di dalam suatu kantor atau
organisasi, antarunit kerja dalam suatu kantor.
2. Hubungan lokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan pada satu lingkup daerah
tertentu dalam satu kota. Dalam hubungan telepon satu kota ini, penelepon tidak perlu
menggunakan kode area/wilayah tempat yang dituju.
3. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan antarkota atau
antarprovinsi, dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan telepon ini, penelepon
harus terlebih dahulu memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju, kemudian diikuti
nomor telepon yang dituju. Contoh: Sari akan melakukan hubungan interlokal ke Kota
Cirebon. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
1. Hubungan internasional, yaitu hubungan telepon dari satu negara ke negara lain. Pada
saat penelepon akan melakukan hubungan internasional, terlebih dahulu harus menekan
nomor 001 atau 008, kemudian tekan nomor kode negara, tekan nomor kode wilayah,
kemudian putar nomor telepon yang dituju.
Secara umum ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam etika bertelepon di kantor, yaitu
sebagai berikut.
1. Siapkan selalu alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuangkan pesan-pesan
yang diterima dan harus dicatat.
2. Pegang gagang pesawat telepon. Dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara menjadi
jelas terdengar dan suara yang diterima juga jelas.
3. Usahakan bunyi napas teratur dengan baik, sehingga pada saat berbicara tidak terdengar
desah napas atau suara mendengus di telepon.
4. Hindari menggunakan kata “Halo“ saat membuka percakapan. Kata ”Halo” terkesan
santai dan sok akrab, sehingga kurang tepat digunakan dalam berhubungan telepon di
lingkungan kantor.
5. Berusahalah menyimak dengan baik yang dibicarakan penelepon. Fokuslah pada hal-hal
yang dibicarakan.
6. Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon. Berilah kesan bahwa orang yang
diajak berbicara diperhatikan, seolah-olah sedang berhadapan langsung.
7. Berbicaralah dengan sikap menyenangkan. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung
perasaan, walaupun mungkin Anda mendapat perlakuan yang kurang menyenangkan
melalui telepon. Berusahalah untuk menahan diri agar tetap sabar, tidak terpancing
emosi, tetap ramah dan sopan dalam melakukan hubungan telepon dengan siapa pun.
8. Berbicaralah dengan tempo suara yang wajar, tidak terlalu keras, tidak terlalu cepat dan
tidak terlalu lambat. Sehingga apa yang dibicarakan bisa didengar dan disimak dengan
baik dan benar.
9. Seorang penelepon sebaiknya mengetahui nama siapa yang akan ditelepon, jabatannya,
dan perusahaannya. Saat telepon tersambung, penelepon harus menyebutkan nama dan
jabatan orang yang dihubungi/dituju. Dengan demikian penelepon terlihat sudah siap
melakukan hubungan telepon.
10. Jangan menggunakan pesawat telepon kantor untuk kepentingan pribadi. Apabila
terpaksa harus menggunakan telepon kantor karena ada urusan keluarga yang penting,
gunakanlah dengan bijaksana sehingga tidak mengganggu tugas-tugas kantor.
11. Sebagai penutup percakapan, ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapat dibantu.
Contoh: “Mungkin masih ada lagi yang bisa kami bantu, Pak/Bu?” Bila tidak ada, segera
ucapkan terima kasih dan sampaikan salam penutup.
1. Yang perlu dicatat dalam menulis pesan yang disampaikan oleh penelepon:
1. nama orang yang menelepon,
2. nomor telepon yang harus dihubungi,
3. hari, tanggal, dan jam berapa bisa menghubungi kembali untuk bertemu,
4. catat semua pesan pada secarik kertas atau pada kartu penerima pesan telepon
yang biasanya sudah disediakan kantor.
10. Hal-hal penting yang harus diperhatikan saat menerima telepon antara lain sebagai berikut.
1. Ucapkan salam (selamat pagi, siang, sore) begitu Anda mengangkat gagang
telepon.Hindari mengangkat telepon lebih dari 3 kali dering. Kemudian sebutkan nama
Anda dan nama instansi/perusahaan Anda. Misal: “Selamat sore, saya Lastri Editorial
Erlangga, ada yang bisa saya bantu, Pak/Bu?”
2. Bila penelepon langsung menanyakan orang yang ditujunya, misalnya: ”Bisa bicara
dengan Bapak Susilo?” Maka sebelum Anda menjawab pertanyaan penelepon
tersebut,sebaiknya Anda tanyakan terlebih dahulu namanya. Misal: “Maaf, dengan siapa
saya bicara?”
3. Setelah jelas identitas si penelepon, baru Anda menjawab pertanyaan penelepon
tersebut,dengan menanyakan terlebih dahulu kepada Bapak Susilo bahwa ada yang ingin
berbicara dengannya. Setelah Bapak Susilo memberi jawaban bahwa ia bersedia,
segeralah telepon disambungkan.
1. Sebelum seseorang dapat menerima panggilan telepon masuk, ia harus terlebih dahulu
mengetahui tujuan dari menerima panggilan telepon masuk. Tujuan-tujuan tersebut antara
lain:
1. menanyakan informasi,
2. memberikan informasi,
3. meninggalkan pesan, dan
4. persoalan pribadi.
1. 7 sikap yang perlu diperhatikan dalam menerima telepon (dikenal dengan istilah “7 C“),
yaitu sebagai berikut.
1. Caring, yaitu memperhatikan, mendengarkan, dan mencatat semua isi
pembicaraan penelepon.
2. Committed, yaitu merasa terikat dengan organisasi/perusahaan, tidak
melemparkan masalah kepada orang lain atau lepas tanggung jawab, dengan
alasan karena bukan tugas/urusan Anda. Contoh: “ Maaf, saya tidak mengerti
masalah tersebut, coba saja Bapak menghubungi Pak Indra.“
3. Confident, yaitu penuh keyakinan dalam mengatasi persoalan yang timbul.
Petugas penerima telepon tidak perlu bersikap merendahkan diri sendiri, misalnya
dengan mengatakan: “Maaf, saya hanya petugas resepsionis.“ atau; “Maaf, saya
hanya karyawan biasa tidak bisa berbuat apa-apa.“ Sebaiknya jawablah semua
telepon masuk dengan penuh keyakinan, seperti: “Baik Pak, saya akan sampaikan,
mohon maaf saya ingin tahu nomor telepon dan nama Bapak, agar saya dapat
menghubungi Bapak lebih lanjut.“ “Baik, segera saya sambungkan ke bagian
produksi.“
4. Considerate, yaitu mempunyai sikap bersahabat dan menjaga emosi penelepon.
Contoh: “Baik Bu, secepatnya saya sampaikan pesan Ibu kepada pimpinan.“
“Dengan senang hati saya akan mengabari Bapak lagi, setelah pimpinan pulang
dari luar kota.“ Atau bisa juga dalam percakapan telepon Anda menyebut nama si
penelepon.
5. Controlled, yaitu mampu menjaga dan mengontrol emosi pada saat penelepon
marah/kecewa karena ada masalah dengan kantor Anda. Anda harus tetap
bersikap baik dan bijaksana. Contoh: “Kami mohon maaf atas kesalahan
pengurusan dokumen Bapak kemarin, kami usahakan hari ini selesai semua.“
atau “Kami mohon maaf atas keterlambatan pencairan tagihan Bapak, kami
usahakan hari ini sudah ditransfer ke rekening Bapak.“
6. Creative, yaitu kemampuan untuk menemukan cara yang efektif dalam bekerja,
seperti: mencatat dan menyimpan (sesuai abjad) nama-nama dan nomor telepon
para relasi perusahaan. Menyiapkan buku khusus untuk mencatat semua telepon
masuk dan pesan-pesannya, menyediakan buku petunjuk kode-kode wilayah dari
Telkom atau dari Indosat, untuk memudahkan Anda melakukan hubungan
interlokal, SLI, dan SLJJ.
7. Contagious, yaitu selalu memelihara keakraban, kegembiraan, kesejukan, dan
kedamaian kepada penelepon.
1. Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian serta jangan memotong
pembicaraan.
2. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelepon kurang jelas, karena
kurang sopan.
3. Apabila ada pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelepon dan
segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
4. Apabila pihak penelepon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera operator,
resepsionis, atau sekretaris meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan
apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan.
5. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup, biarkan
penelepon meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu, setelah itu baru
letakkan gagang pesawat telepon Anda.
1. Cara menangani panggilan telepon masuk yang sudah dikenal oleh sekretaris:
Berhubung penelepon sudah dikenal, sekretaris harus bersikap lebih ramah dan bersahabat, tetapi
tetap tidak meninggalkan etika bertelepon. Langkah-langkah formal seperti menanyakan maksud
dan tujuan, sudah tidak perlu dilakukan lagi.
Saat menerima telepon, angkat gagang pesawat telepon dengan tangan kiri, sementara tangan
kanan siap dengan alat tulis dan buku catatan.
Apabila penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya sebagai
berikut. “Maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?” Hindari pertanyaan
seperti berikut “Siapa ini? Anda siapa? Siapa, ya, yang bicara ini?”
Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi karena si penelepon akan sangat kecewa apabila
yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendakinya. Contoh: Antara GITA dengan DITA.
Yang akan dihubungi adalah GITA, tetapi penerima telepon menyampaikan keinginan
bertelepon kepada DITA. Penelepon sebaiknya mengeja huruf demi huruf nama orang yang akan
dihubunginya sesuai urutan alfabet, sehingga terhindar dari kesalahan.
Kadang-kadang kita menerima telepon salah sambung. Artinya, nomor yang diputar atau ditekan
penelepon salah. Kita dapat mengatakan, antara lain:
1. ”Maaf, Anda salah sambung, di sini kantor pajak, cobalah Anda putar kembali nomor
telepon yang Anda tuju.”
2. ”Maaf Pak, ini PT Kivani.”
3. ”Maaf, di sini bukan bagian pemasaran, apakah Ibu mau disambungkan ke pemasaran?”
1. Cara pengisian blocknote dan LPT:
2. Mencatat semua pesan yang masuk dengan rapi dan jelas.
3. Membubuhi tanggal, bulan, dan tahun serta jam pesan tersebut datang.
4. Mencatat identitas lengkap penelepon dan nama perusahaannya.
5. Bila memungkinkan, mintalah nomor telepon pribadi atau nomor HP, untuk
memudahkan pimpinan menghubungi kembali bila diperlukan.
6. Letakkan catatan pesan-pesan tersebut di meja pimpinan atau di meja karyawan
yang berhakmenerima pesan-pesan tersebut agar dapat segera dibaca dan
ditindaklanjuti.
1. Langkah-Langkah Menelepon:
a. Seorang petugas telepon terlebih dahulu harus mengetahui apa tujuannya melakukan panggilan
telepon, yaitu dengan mengajukan pertanyaan sebagai berikut.
1) Mengapa saya menelepon?
2) Dengan siapa saya ingin berbicara?
3) Informasi apa yang saya perlukan atau saya dapatkan?
4) Apakah memerlukan tindak-lanjut?
b. Susun dengan teratur setiap pesan atau hal-hal yang akan dibicarakan.
c. Siapkan nomor telepon yang akan dituju, jangan sekali-sekali mengangkat gagang pesawat
telepon sebelum nomor telepon yang dituju siap diputar.
d. Pulpen/pensil dan kertas harus selalu siap tersedia pada saat melakukan hubungan telepon.
e. Angkatlah gagang pesawat telepon dan tekan nomor telepon yang akan dituju dengan
menggunakan jari telunjuk.
f. Hindari menekan atau memutar nomor telepon dengan menggunakan benda lain, seperti:
pulpen, pensil, atau benda-benda lain.
g. Dengarkan nada panggil.
h. Lakukan panggilan.
i. Apabila tidak ada nada sambung, mungkin ada ganggguan atau nomor telepon yang dituju
sedang dipakai atau sedang sibuk, segera letakkan kembali gagang pesawat telepon dengan
perlahan dan hati-hati. Tunggu beberapa saat, kemudian cobalah lakukan panggilan telepon
kembali sampai tersambung. Apabila telepon sudah tersambung, katakan segera:
1) Salam pembuka, misalnya: selamat pagi/siang/sore.
2) Sebutkan nama instansi/kantor yang Anda hubungi dan nomor telepon yang dituju, untuk
meyakinkan bahwa Anda tidak salah sambung, sehingga pembicaraan selanjutnya dapat berjalan
dengan baik.
k. Sebutkan nama yang diajak berbicara sesering mungkin, apabila sudah mengenalnya. Hal ini
hanya untuk lebih menjalin keakraban dan yang diajak berbicarapun akan merasa dihargai.
l. Segera lakukan bisnis atau utarakan dengan baik dan sopan maksud serta tujuan menelepon.
m. Apabila pembicaraan harus ditindaklanjuti, aturlah tindaklanjutnya.
n. Tutuplah pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup serta letakkan gagang
pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati. Ingatlah, hindari tindakan yang dapat merusak
pesawat telepon, misalnya mengetuk-ngetuk pesawat telepon atau menekan nomor telepon
dengan keras, karena kesal berkali-kali tidak ada nada sambung. Sikap demikian tidak
menunjukkan sikap yang baik dan santun.
2. Alasan mengapa kita perlu membiasakan diri tersenyum saat menelepon adalah dengan
tersenyum nada suara anda pun akan terdengar smiling voice sehingga menambah keakraban
dalam bertelepon serta memberikan image yang baik bagi perusahaan.
3. Kalimat pertama yang diucapkan saat menelepon mencari data adalah Sebutkan dahulu
identitas dan kantor, kemudian baru sebutkan maksud dan tujuan Anda menelepon. Contoh :
”Selamat pagi! Saya Davina dari Multivision Plus, bisakah saya berbicara dengan Dude
Herlino?”
4. Teknik menelepon:
a. Sebelum menelepon
1) Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi. Jangan mengangkat gagang telepon
sebelum Anda benar-benar yakin nomor telepon yang dihubungi sudah ada.
2) Menetapkan nama orang, sebutkan dengan jelas nama orang yang akan dihubungi
(posisi/jabatan dan bagian apa).
3) Selalu menyiapkan buku catatan untuk mencatat hasil pembicaraan atau untuk menulis
pokok-pokok pembicaraan.
4) Susun rencana, apa yang Anda ingin katakan, kepada siapa Anda ingin
menyampaikan, sasaran dan harapan apa yang Anda ingin capai. Siapkan pertanyaan-pertanyaan
yang mungkin diajukan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan.
b. Saat menelepon
1) Angkat gagang pesawat telepon dan dengar nada pilih.
Apabila nada sambung telepon sedang sibuk, tutuplah telepon sejenak, kemudian tekan
atau putar kembali nomor yang dituju, atau tekan tombol REDIAL.
Apabila hubungan telah tersambung dan penerima telepon telah mengangkat telepon,
pastikan terlebih dahulu bahwa nomor telepon yang dituju benar, barulah mengutarakan
maksud dan tujuan.
Sebelum menyampaikan maksud dan tujuan, sebutkan dahulu identitas dan kantor.
Contoh : ”Selamat pagi! Saya Davina dari Multivision Plus, bisakah saya berbicara dengan Dude
Herlino?”
5. Direktori Telpon:
Direktori telepon adalah kumpulan catatan nomor-nomor telepon dan alamatnya. Buku direktori
ini umumnya disimpan di dekat pesawat telepon untuk memudahkan seseorang melakukan
hubungan telepon.
1. Buku telepon, yaitu buku kumpulan data informasi yang berhubungan dengan telepon,
seperti data-data nama perorangan, nama perusahaan swasta maupun pemerintah, nama
lembaga-lembaga, lengkap dengan alamat dan nomor telepon tercantum.
2. Buku telepon umum, yaitu buku telepon yang dikeluarkan oleh PT Telkom, yang memuat
namanama, nomor telepon, dan alamat dari semua pelanggan PT Telkom, serta memuat
juga berbagai petunjuk tata cara penggunaan telepon.
3. Yellow pages, yaitu bagian dari buku telepon yang dikeluarkan PT Telkom, tetapi
terpisah yang sering disebut “halaman kuning“. Di dalam halaman kuning ini biasanya
memuat data-data perusahaan dan data ini sama dengan data yang terdapat pada Buku
Petunjuk Telepon (BPT). Agar perusahaan Anda bisa dimuat di yellow pages, Anda harus
menyerahkan company profile (data-data perusahaan) dan mengajukan permohonan
terdaftar di yellow pages ke alamat:
PT Infomedia Nusantara
Jln. RS. Fatmawati No. 77−81 Gedung DAPENUSA, Jakarta Selatan.
1. Buku telepon khusus, yaitu buku yang memuat nama-nama perorangan, nama instansi,
atau perusahaan, lengkap dengan alamat, nomor telepon, nomor handphone pihak-pihak
yang terkait, sehingga setiap saat dapat dipergunakan dengan cepat.
Direksi 00
Bagian Keuangan 04
Staf Direksi 01
Divisi Produksi 05
Sekretaris Direksi 02
Bagian Umum 06
Bagian Direksi 03
Bagian Perbekalan 07
8) nomor telepon khusus yang sewaktu-waktu dapat dihubungi apabila terjadi sesuatu yang
bersifat darurat, misalnya:
Kantor kepolisian
Kantor Perusahaan Listrik Negara
Kantor pemadam kebakaran
Ambulance
1. On Line, yaitu suatu keadaan di mana telepon yang dituju sedang dipakai. Biasanya yang
mengatakan on line adalah operator telepon atau resepsionis.
2. Collect Call/ Transferred Charge Calls, yaitu percakapan telepon yang diminta
seseorang, di mana pembayaran pulsa teleponnya dibebankan kepada penerima telepon
atau kepada pemilik nomor telepon yang dituju.
3. Long Distance Calls, sering juga disebut hubungan interlokal, yaitu percakapan telepon
dengan tujuan ke kota/wilayah lain tetapi masih dalam satu negara.
4. City Calls, biasa disebut hubungan lokal, yaitu percakapan telepon yang dilakukan dari
satu tempat ke tempat lain dalam satu kota/wilayah.
5. Personal Calls, yaitu kegiatan menelepon melalui operator telepon, di mana telepon
hanya akan disambungkan kepadanya bila orang yang dituju ada, dicatat sebagai beban
biaya pribadi.
6. SLI ( Sambungan Langsung Internasional), yaitu hubungan telepon ke luar negeri.
Contoh: dari Indonesia ke Singapura. Caranya: tekan 001 – tekan kode negara – tekan
kode wilayah – tekan nomor telepon yang dituju.
7. SLJJ ( Sambungan Langsung Jarak Jauh), yaitu hubungan telepon jarak jauh.
Caranya:
1. International Direct Dial Calls (IDD Calls), biasa disebut hubungan internasional atau
overseas call, yaitu permintaan percakapan telepon jarak jauh antarnegara (dari satu
negara ke negara lain) dengan memutar nomor awalan internasional, kode negara, dan
nomor regional Negara yang dituju. Hubungan ini dilakukan melalui operator telepon.
2. Extension/ Interline, yaitu menelepon dengan menggunakan nomor extension, yaitu
sambungan telepon dari luar perusahaan/instansi ke nomor telepon yang terdapat di
dalam perusahaan/instansi. Misalnya: ada telepon masuk meminta disambungkan ke
bagian lain dengan nomor extension 234.
3. Direct Line, yaitu percakapan telepon yang dilakukan seseorang dari luar perusahaan
tanpa melalui operator telepon. Penelepon langsung dapat memutar nomor telepon yang
dituju.
4. House Phone, yaitu suatu fasilitas telepon yang disediakan untuk tamu, biasanya di lobi
hotel. Gunanya agar para tamu dapat menghubungi langsung nomor telepon yang ada di
dalam hotel tersebut. Misalnya: menelepon ke nomor kamar tamu yang dituju.
5. Incoming Calls, yaitu menerima sambungan telepon dari luar perusahaan melalui
operator telepon perusahaan. Jika ada incoming calls, tombol saluran akan menyala, lalu
tekan dan tanyakan ingin berbicara dengan siapa. Setelah mendapat jawaban, segera
sambungkan ke nomor yang dituju.
6. Out Calls, yaitu sambungan telepon dari dalam kantor ke luar kantor.
7. Toll Free Calls, yaitu percakapan telepon di luar atau di dalam negeri dengan sistem
pelayanan otomatis, di mana biayanya ditanggung/dibebankan pada orang yang
dipanggil. Toll free calls ini biasanya digunakan di lingkungan bisnis.
8. Person To Person Calls, yaitu permintaan percakapan telepon dengan pesan agar
9. disambungkan dengan orang tertentu.
10. Department To Department, yaitu sambungan telepon yang terjadi di lingkungan/di
dalam perusahaan, antara departemen satu dengan departemen yang lain.
11. Fixed Time Calls, yaitu fasilitas untuk dihubungkan dengan orang tertentu pada waktu
yang telah ditentukan. Fasilitas ini dapat digunakan jika sebelumnya Anda telah
mendaftarkan diri ke operator telepon.
12. Telephone Credit Card, yaitu layanan telepon untuk seseorang yang menggunakan kartu
kredit, dengan memberikan nomor kartu kreditnya kepada operator telepon. Tagihan akan
dipungut melalui bank yang mengeluarkan kartu kredit tersebut.
13. Charge Advisory Calls, yaitu layanan telepon untuk mengetahui biaya dan lamanya
14. percakapan telepon, ditanyakan melalui operator telepon.
15. Temporary Transfer Calls, yaitu kesepakatan yang dibuat seseorang dengan kantor
telepon untuk mentransfer nomor telepon ke nomor telepon lain secara otomatis pada
suatu saat tertentu.
16. w. Freefone ( bebas pulsa), yaitu fasilitas yang disediakan kantor telepon yang
memungkinkan pelanggan untuk menelepon suatu perusahaan tanpa membayar, karena
beban tagihan telepon ditanggung oleh perusahaan telepon tersebut.
b. Melakukan SLI
Hubungan SLI tersebut penelepon hanya cukup menekan:
kode operator SLI + kode negara + telepon tujuan
1.
1. Langkah-langkah menerima telepon:
2. Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen.
3. Jangan membiarkan telepon masuk berdering “lebih dari 3 kali“.
4. Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar, agar bisa lebih akrab,
panggillah si penelepon dengan namanya, sehingga akan terjalin suasana
keakraban.
5. Berbicara di pesawat telepon harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara,
antara lain dengan memperhatikan hal-hal berikut.
1. Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian serta jangan memotong
pembicaraan.
2. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelepon kurang jelas, karena
kurang sopan.
3. Apabila ada pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelepon dan
segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
4. Apabila pihak penelepon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera operator,
resepsionis, atau sekretaris meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan
apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan.
5. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup, biarkan
penelepon meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu, setelah itu baru
letakkan gagang pesawat telepon Anda.
Saat menerima telepon, angkat gagang pesawat telepon dengan tangan kiri, sementara tangan
kanan siap dengan alat tulis dan buku catatan.
Apabila penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya sebagai
berikut. “Maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?” Hindari pertanyaan
seperti berikut “Siapa ini? Anda siapa? Siapa, ya, yang bicara ini?”
Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi karena si penelepon akan sangat kecewa apabila
yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendakinya. Contoh: Antara GITA dengan DITA.
Yang akan dihubungi adalah GITA, tetapi penerima telepon menyampaikan keinginan
bertelepon kepada DITA. Penelepon sebaiknya mengeja huruf demi huruf nama orang yang akan
dihubunginya sesuai urutan alfabet, sehingga terhindar dari kesalahan.
Panggilan telepon masuk dapat terjadi di mana saja, misalnya di kantor, tempat penerimaan
tamu, dalam perjalanan, ataupun lokasi tertentu. Panggilan ini dapat berasal dari
pelanggan/relasi, kolega/rekan kerja bahkan dari keluarga. Agar informasi yang diterima saat
menerima panggilan telepon masuk jelas perlu diperhatikan sikap (etika/sopan santun) dalam
menerima telepon. Ketika telepon berdering, dan kemudian diangkat, seseorang tidak pernah
dapat memastikan siapakah orang yang menelepon tersebut, apakah rekan kerja, teman sekolah,
salah satu anggota keluarga, pimpinan kantor, pelanggan, atau yang lainnya. Oleh karena itu,
sikap Anda harus selalu baik. Dalam menelepon, seseorang tidak bisa melihat lawan bicaranya.
Seseorang hanya dapat menilai dan menduga dari nada suara yang didengarnya.
1. Apabila seseorang yang dicari penelepon tidak ada di tempat, untuk menciptakan kesan
yang baik yang perlu anda lakukan:
1. Memberikan keterangan yang tidak bersifat eksplisit (mendetail) mengenai waktu
dan kegiatan sebenarnya. Terkadang pada suatu waktu tertentu, tidak dibenarkan
memberikan keterangan yang sebenarnya tentang kegiatan atau keadaan pimpinan
kepada si penelepon, kecuali apabila keadaan mengharuskan untuk memberikan
keterangan yang sebenarnya. Penerima telepon harus bertindak hati-hati, taktis,
dan bijaksana dalam memberikan keterangan yang dapat menyenangkan, tidak
menyinggung, dan tidak bersifat eksplisit.
1. Saat pertama kali mengangkat telepon yang perlu anda ucapkan adalah Memberi Salam
Kepada Penelepon.
10. Hal yang perlu dilakukan ketika menerima panggilan telepon yang berifat mengancam:
1. Tetap tenang.
2. Tidak terpancing emosi.
3. Tetap mencatat pesan yang disampaikan oleh penelepon sedetail mungkin: