Menerapkan

Penggunaan Mesin
Komunikasi Kantor

OFFICE
COMMUNICATION
 Definisi Mesin Komunikai Kantor
Mesin komunikasi kantor merupakan suatu peralatan yang dapat
membantu meringankan pekerjaan yang ada dikantor, seperti
memudahkan komunikasi dan penyampaian suatu informasi dari satu pihak kepihak
yg lain . Menurut pendapat para ahli mengenai
pengertian mesin komunikasi kantor, yaitu sebagai berikut:
Menurut Eric Deeson, mesin komunikasi kantor adalah mesin
yang digunakan untuk mengambil, memindahkan, dan
memproses informasi dalam konteks sosial yang
menguntungkan diri sendiri dan masyarakat
Menurut Puskur Diknas Indonesia, mesin komunikasi kantor
adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan pemprosesan,
manipulasi, dan pemindahan informasi antar media.
,
 Jenis-jenis mesin komunikasi kantor
Interkom, merupakan alat komunikasi kantor yang banyak digunakan untuk
menyampaikan warta atau keterangan yang ada dilingkungan organisasi.

Faksimile, merupakan kemajuan industri teknologi informasi yang memiliki manfaat

untuk mengirim data, baik berupa gambar maupun tulisan.
Telepon, merupakan mesin komunikasi yang paling dikenal diseluruh dunia karena
dapat cepat melakukan penyampaian atau penerimaan informasi dari jarak jauh, baik
didalam maupun diluar lingkungan kantor.
 Jenis-jenis mesin komunikasi kantor
Megafon, merupakan alat komunikasi berbentuk corong yang berfungsi untuk
memperbesar atau mengeraskan suara penggunanya.
Walkie-Talkie, merupakan alat komunikasi genggam tanpa kabel yang dapat
mengkomunikasikan dua orang atau lebih dengan menggunakan gelombang radio.
Telex, merupakan alat yang dapat membantu pembaruan dari penyampaian berita
melalui telegram.
Telekonferensi, merupakan salah satu bentuk komunikasi yang memungkinkan
para penggunanya untuk saling berkomunikasi melalui suara dan tatap muka secara
langsung pada monitor.
Prosedur Pengoprasian
Mesin Komunikasi
Kantor
 Pengoperasian interkom

Prosedur penggunaan interkom meliputi

beberapa langkah, yaitu sebagai berikut:

Angkat gagang interkom

Tekan tombol seleksi saluran yang di tuju

Tekan tombol pemanggil, yaitu tombol "C",

sampai terdengar nada panggil

Setelah nada panggil terdengar, mulailah

mengutarakan pesan yang hendak

disampaikan.

Interkom berfungsi untuk menyampaikan warta

 Tata cara penggunaan telepon terbagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut:
Tata cara melakukan panggilan telepon keluar
1. siapkan alat tulis dan buku catatan untuk mencatat pesan telepon
2. siapkan nomer telepon yang hendak di tuju
3. setelah memastikan nomer telepon tujuan, angkat gagang telepon, kemudian
teken nomer tujuan
4. apabila panggilan telepon menerima tanggapan, sampaikan identitas diri dan
nama instansi asal, kemudian sampaikan alasan menelepon kepada lawan
bicara
5. bicaralah dengan suara yg jelas, serta menyampaikan
tujuan dan mencatat point point penting dalam pembicaraan
6. jika pembicaraan sudah selesai, ucapkan salam
penutup kepada lawan bicara, kemudian letakkan gagang telepon secara
Pengoperasian telepon perlahan. pastikan gagang telepon berada ditempatnya dan tidak bergeser.
Tata cara menangani atau menerima telepon masuk
1. begityu telepon berdering, segera angakat telepon tersebut. Jangan membiarkan telepon berdering
lebih dari tiga kali.
2. angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan buku
catatan.
3. sampaikan salam, identitas diri, dan nama instansi saat membuka percakapan. selanjutnya
tanyakan identitas penelepoj.
4. gunakan suara yang jelas dan sopan saat menerima telepon, serta lugas dalam menjawab
pertanyaan penelepon.
5. catat semua pesan penting yang disampaikan oleh penelepon. Jangan ragu untuk bertanya kepada
penelepon jika isi pesan belum jelas, terlebuh jika isi pesan berkaitan dengan nama ataupun nomor-
nomor penting yang harus dicek kebenrannya.
6. setelah percakapan usai, jangan lupa menyampaikan salam penutup sebelum menutup telepon
 Pengoperasian Telex

prosedur pengoperasia telex didalam maupun luar negeri, yaitu

sebagai berikut:
1. masukkan pita rekaman yang telah disobek ketepat alat pengirim
2. dikirim kedalam atau keluar negeri
3. tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim
4. setelah menyahut, krmudian tekan tombol new line ke dua kali
5. tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai
Pengoperasian faksimile
1.pastikan bahwa mesin faksimile telah
tersambung dengan aliran listrik. Untuk
mengeceknya pastikan indikator pada mesin
faksimile berada dalam kondisi menyala (posisi
stand by)
2.siapkan data yg akan dikirim dengan bagian
yang tercetak menghadap kebawah
3.siapkan nomor faksimile yang di tuju
4.tekan jumlah halaman yang di inginkan
5.tekan tombol YES
6.jika muncul tulisan quick, tekan Keypad sampai muncul
tanda dilayar keyboard, lakukan proses
penyalinan dokumen.
 e r a s ia n t e le k o n f
g o p e r e
e n n s i
P
Prosedur pengoperasian telekonferensi

pastikan komputer yang akan digunakan untuk telekonferensi memiliki software microsoft visual
pengguna harus memilih jenis IP yang akan digunakan (IPv4 atau IPv6) dengan memilih radio button
untul memilih IP address, pengguna dapat mengklik pilihan combo box dan memilih IP yang etrdapat pada
komputer
setelah itu, pengguna menekan tombol centang yang ada di kanan bawah
jika pengguna diperbolehkan utntuk bergabung ke dalam konferensi, maka akan muncul form set destination IP and
port. setelah pengguna mengisi alamat IP dan nomor port, pengguna akan tergabung ke dalam konferensi
 prosedur penggunaan walkie-talkie adalah sebagai berikut:
A. Melakukan panggilan
1. utamakan sikap sopan dan santun dalam berkomunikasi dengan
memerhatikan cara memanggil
2. lakukan panggilan dengan menekan tombol PTT (Push To Talk)
3. apabila panggilan pertama tidak terjawab, tunggu lima detik sebelum
melakukan panggilan ulang
4. pada saat seseorang memanggil dan belum ada
jawaban, jangan menjawab panggilan dari station lain tersebut karena akan
terkesan menyerobot komunikasi orang lain
5. jika panggilan tidak terjawab hingga 4 sampai 5 kali, hentikan panggilan
untuk memberikan kesempatan kepada station lain untuk berkomunikasi. cari
informasi keberadaan station yang dipanggil tersebut dengan menggunakan
sarana komunikasi yang lain
6. jika tidak ada sarana komunikasi lain, panggilan dapat diulangi kembali.

Pengoperasian walkie-talkie
B. Menerima Panggilan
1.apabila mendengar panggilan, jawablah panggilan
tersebut sesegera mungkin
2.jawaban terhadap panggilan hendaknya singkat dan
sopan dengan tetap berpegang pada prosedur
komunikasi

C. Memahami Kode saat melakukan dan menerima panggilan

Dalam penggunaan walkie-talkie, umumnya terdapat kode- kode atau sandi

yang yang digunakan saat melakukan dan menerima panggilan. Saat

melakukan panggilan, kode yang sering diucapkan adalah ALPHA-BRAVO.

Sementara itu, saat menerima panggilan, kode yang sering diucapkan adalah
BRAVO-ALPHA GO A HEAD
Beberapa etika atau tata cara yang harus ditaati, sebagai berikut:
1.saat berbicara, jarak walkie-talkie kira-kira 2,5 cm dari mulut dengan posisi tegak
2.tekan tombol PTT selama kira-kira dua detik, kemudian mulailah berbicara setelah
pembicaraan selesai segera lepas tombol PTT
3.lakukan komunikasi secara etrtib dan bergiliran dengan memperhatikan hierarki
atau urgensi berita
4.gunakan kerahasian dengan menghindari penyebutan nama,jabatan atau senioritas
dalam percakapan.
5. berbicaralah dengan singkat dan jelas
6. jika pesan yang disampaikan kurang jelas, jangan ragu untuk
meminta pembicara mengulangi dan mengeja sesuai dengan ejaan
radio telepon
7. berbicaralah dengan menggunakan kecepatan sedang dan irama yang baik
8. biasakan menggunakan sandi percakapan yang berlaku
9. panggilan hanya dapat dilakukan maksimal sebanyak tiga kali
SEKIAN
TERIMAKASI
H