RANGKUMAN KORESPONDENSI

Pelajaran Korespondensi merupakan salah satu pelajaran baru pada kurikulum 2013 yang diajarkan

pada kelas X Administrasi Perkantoran, pada kurikulum sebelumnya pelajaran ini bernama

Menangani Surat/Dokumen Kantor dan diajarkan pada kelas XI Administrasi Perkantoran.

Selama dua semester pelajaran Korespondensi ini akan diajarkan sebanyak 5 Jam Pelajaran (JP).

Sebagai gambaran awal untuk keseluruhan mata pelajaran ini, berikut akan dijabarkan materi

pelajaran korespondensi yang akan diajarkan pada kelas X selama 1 tahun pelajaran.

Dasar-Dasar Komunikasi Kantor

Pengertian Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain, tanpa

komunikasi mustahil ada respon dari orang lain. Komunikasi membuat seseorang dapat

mengembangkan keterampilan berbicara untuk dapat bersosialisasi dilingkungan tempat kerja,

rumah, bahkan sampai di masyarakat.

Dengan komunikasi yang santun, budi bahasa yang baik, senyum yang ikhlas, ramah dan sopan, juga

ringan dalam mengucapkan terima kasih dan permohonan maaf, akan mewujudkan rasa saling

menghormati dan kerja sama yang semakin erat, sehingga meningkatkan produktifitas kerja

karyawan yang dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan.

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan.

Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.

Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu

sama lain antara manusia.

Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work, komunikasi adalah proses jalur

informasi dan pengertian dari seseorang dari seseorang ke orang lain.

Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi

adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan

antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Komunikasi dapat pula

berarti hubungan atau kontak.

Dalam Ensiklopedia Administrasi, komunikasi adalah suatu proses penyampaian ide dari sumber

berita ke suatu tempat tujuan.

Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung

bermacam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.

pengertian komunikasi

Komunikasi

Berdasarkan beberapa pengertian komunikasi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi

adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta/pesa/berita yang mengandung arti dari satu pihak

ke pihak lain dalam usaha mendapatkan saling pengertian.

Unsur-Unsur Komunikasi

Komunikasi merupakan kegiatan yang paling banyak dilakukan oleh manusia, dimanapun, kapanpun,

dan siapapun akan melakukan kegiatan ini, baik dikantor, disekolah, atau dimana saja setiap orang

harus dapat bersosialiassi dengan lingkungannya. Salah satu cara menyesuaikan diri adalah dengan

berkomunikasi, baik secara verbal maupun non verbal.

Komunikasi yang buruk akan menghambat individu untuk menyampaikan ide (baca Foktor-faktor

penghambat komunikasi) , sedangkan komunikasi yang lancar sebaliknya akan memperlancar

informasi/ide dari satu pihak ke pihak lain. Berikut ini dijelaskan Unsur-Unsur Komunikasi.
1. Comunicator (penyampai)

Comunicator adalah orang yang menyampaikan informasi/ide atau pesan. Komunikator dapat

berupa perorangan maupun kelopok. Contohnya, Guru yang memberikan materi pelajaran dikelas.

2. Communicate (pendengar)

Comunicate/komunikan merupakan orang yang menerima/mendengar pesan/ide dari

comunikator/penyampai. Komunikan ini dapat berupa perorangan atau kelompok. Contoh, siswa

yang mendengarkan guru menyampaikan materi.

3. Message (pesan)

Unsur berikutnya adalah pesan/ide atau informasi yang mengandung arti yang disampaikan oleh

komunikator. Pesan dapat berupa kata-kata, gambar, suara, warna, tulisan, sandi, perasaan, dll.

Contoh. Spanduk iklan, Rambu lalu lintas.

4. Media

Media atau alat penyampai pesan yang berguna untuk menyampaikan pesan baik secara langsung

maupun tidak langsung. Contoh, telepon, televisi, surat, internet, dll.

5. Feedback (respon)

Unsur terakhir dalam komunikasi adalah tanggapan/respon dari pihak komunikan/pendengar

terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator. Respon dari komunikan juga beragam

diantaranya adalah.

Zero Feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator yang tidak dimengerti

oleh komunikan. Biasanya terjadi jika pendengar tidak paham terhadap apa yang disampaikan

penyaji.
Possitive Feedback, adalah respon mengerti dari komunikan kepada komunikator.

Neutral Feedback, adalah respon yang tidak memihak, artinya pendengar tidak mendukung maupun

menentang.

Negative Feedback, merupakan kebalikan dari neutral feedbak, dimana pendengar memberikan

respon yan gmnyudutkan penyaji/komunikator.

Selain lima unsur diatas ada pula beberapa pendapat yang mamasukkan satu unsur lain yakni barrier

(hambatan), barrier adalah hambatan pada saat melakukan komunikasi.

Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi

Komunikasi akan berjalan lancar bila tidak terjadi berbagai kendala pada saat komunikasi

berlangsung. Alangkah tidak nyamannya apabila kita sedang serius berkomunikasi tiba-tiba

terhambat hanya karena hal-hal yang sepele. Apalagi jika sedang berbincang serius mengenai urusan

pekerjaan. Pasti sangat merepotkan. Agar komunikasi berjalan efektif (baca unsur-unsur

komunikasi). Berikut ini akan sedikit dibahas beberapa faktor penghambat komunikasi.

1. Kurangnya Kecakapan

Penyampai yang kurang baik dalam menyampaikan pesan seperti gugup, berbicara terbata-bata,

gemetar, ataupun sikap lainnya, tak pelak akan mengesalkan si pendengar. Walaupun pesan yang

akan disampaikannya penting, namun dengan kemasan yang kurang menarik audiens tentu kurang

respon dengannya. Adapun cara mengatasinya si penyampai pesan harus banyak berlatih agar lebih

terampil berbicara.

2. Ketepatan Sikap

Sikap yang tidak tepat pada saat berkomunikasi juga mendukung penghalang komunikasi yang

efektif, contohnya adalah sikap meremehkan pendengar, ataupun sebaliknya sikap meremehkan

komunikator. Hal ini dapat diatasi dengan menjalin sikap kooperatif, (simpatik, memperhatikan
dengan seksama) tentunya dibutuhkan komunikasi awal yang baik.

3. Miskin Materi

Materi menjadi hal penting pada saat komunikasi, sedikitnya materi pembicaraan mengakibatkan

audiens cepat bosan, dan informasi yang disampaikan juga menjadi kurang detail. Mengatasi hal ini

tidak ada jalan lain kecuali menambah wawasan dan banyak menimba ilmu.

4. Kurang Sensistif

Selain harus memiliki penguasaan materi yang baik, pemateri juga harus memahami siuasi audiens,

jangan sampai materi yang disampaikan menjadi mubazir karena tidak sesuai dengan daya nalar

penontonnya. Solusinya komunikator harus membiasakan diri dan melihat sistem sosial yang ada di

hadanpannya.

5. Kesalahan Bahasa

Bijak-bijaklah menggunakan bahasa, sebab bahasa yang memiliki makna ganda akan menimbulkan

salah tafsir bagi pendengar. Beberapa bahasa juga mungkin berbeda antara satu wilayah dengan

wilayah lain. Pemecahan masalahnya dengan menggunakan istilah yang tidak ambigu, juga dengan

memilih bahasa resmi saja.

6. Jarak

Jarak antara audiens dengan pemateri sedikit banyak akan mempengaruhi daya tangkap indera

pendengaran. Untuk mengatasinya gunakanlah media seperti handphone, internet, speaker, dll.

7. Monoton

Komunikator yang berbicara terus menerus dan tidak memberikan kesempatan untuk bertanya

kepada komunikan akan menghambat komunikasi, karena tidak diketahui apakah tujuan
penyampaian sudah tercapai atau belum. Cata mengatasinya, berilah kesempatan komunikan untuk

mengungkapkan pendapatnya agar komunikasi menjadi lebih efektif.

Cara Mengatasi Hambatan Berkomunikasi

Setelah mengetahui berbagai macam faktor penghambat komunikasi maka untuk mengatasi

berbagai macam hambatan tersebut dapat dilakukan hal-hal berikut ini.

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati

Tentukanlah maksud dan tujuan komunikasi, serta komunikan yang akan dituju. Pelajari apa yang

dikehendaki oleh komunikan, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak

bertele-tele, jelaskan inti permasalahan yang penting, tekankan dan telaah ulang inti-inti yang

penting.

2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Komunikasi harus berupaya dapat membuat komunikan lebih mudah memusatkan perhatian pada

pesan yang disampaikan. Komunikator yang menyampaikan pesan secara lisan (oral) akan lebih

efektif bila lokasi atau tempat berkomunikasi dalam situasi yang nyaman dan tenang, tempat duduk

yang teratur, rapi, ruangan yang sejuk, dan lain-lain sehingga penyampaian pesan dapat berlangsung

tanpa gangguan yang berarti.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan

Cara dan waktu penyampaian dalam komunikasi harus direncanakan dengan baik, agar

menghasilkan umpan balik dari komunikan sesuai harapan. Agar umpan balik dapat berlangsung

dengan cepat, maka komunikator dapat memilih media apa yang akan digunakan.