Home » adm.

perkantoran » korespondensi » Dasar-Dasar Komunikasi Kantor

Dasar-Dasar Komunikasi Kantor

anugerah bhavati
Add Comment
adm. perkantoran, korespondensi
Thursday, August 14, 2014
Pengertian Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain, tanpa
komunikasi mustahil ada respon dari orang lain. Komunikasi membuat seseorang dapat
mengembangkan keterampilan berbicara untuk dapat bersosialisasi dilingkungan tempat kerja,
rumah, bahkan sampai di masyarakat.

Dengan komunikasi yang santun, budi bahasa yang baik, senyum yang ikhlas, ramah dan sopan,
juga ringan dalam mengucapkan terima kasih dan permohonan maaf, akan mewujudkan rasa
saling menghormati dan kerja sama yang semakin erat, sehingga meningkatkan produktifitas
kerja karyawan yang dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan.

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan.
Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.

1. Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling
pengertian satu sama lain antara manusia.
2. Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work, komunikasi adalah proses
jalur informasi dan pengertian dari seseorang dari seseorang ke orang lain.
3. Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya komunikasi dalam Teori dan
Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan
pesan antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.
Komunikasi dapat pula berarti hubungan atau kontak.
5. Dalam Ensiklopedia Administrasi, komunikasi adalah suatu proses penyampaian ide dari
sumber berita ke suatu tempat tujuan.
6. Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, komunikasi adalah penyampaian warta yang
mengandung bermacam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.
 Komunikasi
Berdasarkan beberapa pengertian komunikasi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta/pesan/berita yang mengandung arti
dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha mendapatkan saling pengertian.

Unsur-Unsur Komunikasi
anugerah bhavati
Add Comment
adm. perkantoran, korespondensi
Thursday, May 1, 2014
Komunikasi merupakan kegiatan yang paling banyak dilakukan oleh manusia, dimanapun,
kapanpun, dan siapapun akan melakukan kegiatan ini, baik dikantor, disekolah, atau dimana saja
setiap orang harus dapat bersosialiassi dengan lingkungannya. Salah satu cara menyesuaikan diri
adalah dengan berkomunikasi, baik secara verbal maupun non verbal.

Komunikasi yang buruk akan menghambat individu untuk menyampaikan ide (baca Foktor-
faktor penghambat komunikasi) , sedangkan komunikasi yang lancar sebaliknya akan
memperlancar informasi/ide dari satu pihak ke pihak lain. Berikut ini dijelaskan Unsur-Unsur
Komunikasi.

1. Comunicator (penyampai)
Comunicator adalah orang yang menyampaikan informasi/ide atau pesan. Komunikator dapat
berupa perorangan maupun kelopok. Contohnya, Guru yang memberikan materi pelajaran
dikelas.

2. Communicate (pendengar)
Comunicate/komunikan merupakan orang yang menerima/mendengar pesan/ide dari
comunikator/penyampai. Komunikan ini dapat berupa perorangan atau kelompok. Contoh, siswa
yang mendengarkan guru menyampaikan materi.
 3. Message (pesan)
Unsur berikutnya adalah pesan/ide atau informasi yang mengandung arti yang disampaikan oleh
komunikator. Pesan dapat berupa kata-kata, gambar, suara, warna, tulisan, sandi, perasaan, dll.
Contoh. Spanduk iklan, Rambu lalu lintas.

4. Media
Media atau alat penyampai pesan yang berguna untuk menyampaikan pesan baik secara langsung
maupun tidak langsung. Contoh, telepon, televisi, surat, internet, dll.

5. Feedback (respon)
Unsur terakhir dalam komunikasi adalah tanggapan/respon dari pihak komunikan/pendengar
terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator. Respon dari komunikan juga beragam
diantaranya adalah.

 Zero Feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator yang tidak
dimengerti oleh komunikan. Biasanya terjadi jika pendengar tidak paham terhadap apa
yang disampaikan penyaji.
 Possitive Feedback, adalah respon mengerti dari komunikan kepada komunikator.
 Neutral Feedback, adalah respon yang tidak memihak, artinya pendengar tidak
mendukung maupun menentang.
 Negative Feedback, merupakan kebalikan dari neutral feedbak, dimana pendengar
memberikan respon yan gmnyudutkan penyaji/komunikator.

Selain lima unsur diatas ada pula beberapa pendapat yang mamasukkan satu unsur lain yakni
barrier (hambatan), barrier adalah hambatan pada saat melakukan komunikasi.

Home » adm. perkantoran » korespondensi » Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi

Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi

anugerah bhavati

Add Comment

adm. perkantoran, korespondensi

Tuesday, April 29, 2014

Komunikasi akan berjalan lancar bila tidak terjadi berbagai kendala pada saat komunikasi berlangsung.
Alangkah tidak nyamannya apabila kita sedang serius berkomunikasi tiba-tiba terhambat hanya karena
hal-hal yang sepele. Apalagi jika sedang berbincang serius mengenai urusan pekerjaan. Pasti sangat
merepotkan. Agar komunikasi berjalan efektif (baca unsur-unsur komunikasi). Berikut ini akan sedikit
dibahas beberapa faktor penghambat komunikasi.

1. Kurangnya Kecakapan

Penyampai yang kurang baik dalam menyampaikan pesan seperti gugup, berbicara terbata-bata,
gemetar, ataupun sikap lainnya, tak pelak akan mengesalkan si pendengar. Walaupun pesan yang akan
disampaikannya penting, namun dengan kemasan yang kurang menarik audiens tentu kurang respon
dengannya. Adapun cara mengatasinya si penyampai pesan harus banyak berlatih agar lebih terampil
berbicara.

2. Ketepatan Sikap

Sikap yang tidak tepat pada saat berkomunikasi juga mendukung penghalang komunikasi yang efektif,
contohnya adalah sikap meremehkan pendengar, ataupun sebaliknya sikap meremehkan komunikator.
Hal ini dapat diatasi dengan menjalin sikap kooperatif, (simpatik, memperhatikan dengan seksama)
tentunya dibutuhkan komunikasi awal yang baik.

3. Miskin Materi

Materi menjadi hal penting pada saat komunikasi, sedikitnya materi pembicaraan mengakibatkan
audiens cepat bosan, dan informasi yang disampaikan juga menjadi kurang detail. Mengatasi hal ini
tidak ada jalan lain kecuali menambah wawasan dan banyak menimba ilmu.

4. Kurang Sensistif

Selain harus memiliki penguasaan materi yang baik, pemateri juga harus memahami siuasi audiens,
jangan sampai materi yang disampaikan menjadi mubazir karena tidak sesuai dengan daya nalar
penontonnya. Solusinya komunikator harus membiasakan diri dan melihat sistem sosial yang ada di
hadanpannya.

5. Kesalahan Bahasa

Bijak-bijaklah menggunakan bahasa, sebab bahasa yang memiliki makna ganda akan menimbulkan salah
tafsir bagi pendengar. Beberapa bahasa juga mungkin berbeda antara satu wilayah dengan wilayah lain.
Pemecahan masalahnya dengan menggunakan istilah yang tidak ambigu, juga dengan memilih bahasa
resmi saja.

6. Jarak

Jarak antara audiens dengan pemateri sedikit banyak akan mempengaruhi daya tangkap indera
pendengaran. Untuk mengatasinya gunakanlah media seperti handphone, internet, speaker, dll.

7. Monoton

Komunikator yang berbicara terus menerus dan tidak memberikan kesempatan untuk bertanya kepada
komunikan akan menghambat komunikasi, karena tidak diketahui apakah tujuan penyampaian sudah
tercapai atau belum. Cata mengatasinya, berilah kesempatan komunikan untuk mengungkapkan
pendapatnya agar komunikasi menjadi lebih efektif.

Home » korespondensi » Cara Mengatasi Hambatan Berkomunikasi

Cara Mengatasi Hambatan Berkomunikasi

anugerah bhavati

Add Comment

korespondensi

Friday, October 24, 2014

Setelah mengetahui berbagai macam faktor penghambat komunikasi maka untuk mengatasi berbagai
macam hambatan tersebut dapat dilakukan hal-hal berikut ini.

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati

Tentukanlah maksud dan tujuan komunikasi, serta komunikan yang akan dituju. Pelajari apa yang
dikehendaki oleh komunikan, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-
tele, jelaskan inti permasalahan yang penting, tekankan dan telaah ulang inti-inti yang penting.
2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Komunikasi harus berupaya dapat membuat komunikan lebih mudah memusatkan perhatian pada
pesan yang disampaikan. Komunikator yang menyampaikan pesan secara lisan (oral) akan lebih efektif
bila lokasi atau tempat berkomunikasi dalam situasi yang nyaman dan tenang, tempat duduk yang
teratur, rapi, ruangan yang sejuk, dan lain-lain sehingga penyampaian pesan dapat berlangsung tanpa
gangguan yang berarti.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan

Cara dan waktu penyampaian dalam komunikasi harus direncanakan dengan baik, agar menghasilkan
umpan balik dari komunikan sesuai harapan. Agar umpan balik dapat berlangsung dengan cepat, maka
komunikator dapat memilih media apa yang akan digunakan.

Home » korespondensi » Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Cara Meningkatkan Keterampilan

Komunikasi
anugerah bhavati

Add Comment

korespondensi

Sunday, October 26, 2014

Dalam melakukan hubungan komunikasi hendaknya komunikator dapat memahami apa, mengapa dan
bagaimana sesuatu terjadi dengan menggunakan kecerdasan dan kepekaan. Ketika komunikasi menjadi
tidak efektif maka akan terjadi kesalahan dalam berkomunikasi. Kesalahan ketika berkomunikasi dapat
mencakup beberapa aspek keterampilan komunikasi yang meliputi:

 Keterampilan berbicara
 Keterampilan mendengarkan
 Keterampilan membaca
 Keterampilan menulis

Keempat keterampilan tersebut harus dimiliki untuk menunjang aktifitas komunikasi bagi siapapu yang
membutuhkan proses komunikasi efektif untuk mendukung kegiatan yang sedang dijalankannya seperti
manajer perusahaan, sekretaris, guru, pengacara, dan lain-lain.

Semua pekerjaan di dunia bisnis pada umumnya membutuhkan kemampuan berkomunikasi secara
efektif dan efisien. Dalam pelaksanaanya, beberapa jenis pekerjaan membutuhkan keterampilan yang
lebih besar daripada pekerjaan lain. Seperti, salesman, humas, pengacara, jaksa, poitikus, diplomat,
entertainer, pengusaha, dan lain-lain.

Untuk meningkatkan keterampilan berkomunikasi hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

Menilai Diri Pribadi

Setiap orang mempunyai keterampilan berkomunikasi yang berbeda-beda. Adakalanya seseorang
terampil berbicara namun kurang terampil menulis, lalu ada pula orang pintar menulis tapi kurang
terampil berbicara dengan baik.
Begitu pula dengan keterampilan membaca dan mendengarkan, yang paling ideal adalah terampil dalam
semua aspek keterampilan, baik berbicara, mendengarkan, membaca, dan menulis. Coba anda
renungkan keterampilan apa yang anda kuasai dan tidak anda kuasai, kemudian perhatikan lagi cara
Anda berkomunikasi yang baik dan yang salah dari segi apa saja. Langkah berikutnya, Anda pusatkan dan
kembangkan keterampilan anda pada aspek keterampilan komunikasi yang paling lemah.

Perbanyak praktik komunikasi

Orang yang ahli dalam berkomunikasi tidak mendapatkan keterampilan itu secara tiba-tiba. Tapi
mendapatkannya melalui praktik berbicara secara terus menerus. Seperti Presiden pertama Indonesia
Bapak Soekarno, ia ahli berpidato dihadapan umum karena melakukannya secara teratur dan terus
menerus di depan umum.

Semakin sering seorang berbicara didepan umum, dia akan memperoleh pengalaman dan mempelajari
pengalaman tersebut guna meningkatkan keterampilannya dalam berbicara. Sebagai contoh lain,
seorang penulis puisi yang sudah menulis puluhan puisi pasti akan berbeda (lebih baik) dari orang yang
baru menulis puisi.

Menentukan tujuan komunikasi dengan jelas

Ketika komunikasi berlangsung, seorang harus menentukan tujuan yang hendak dicapai dengan jelas.
Komunikator harus tahu bagaimana mengkomunikasikan pesan dan tujuan yang akan disampaikan.

Home » adm. humas » korespondensi » Estetika Dalam Berkomunikasi

Estetika Dalam Berkomunikasi

anugerah bhavati

Add Comment

adm. humas, korespondensi

Tuesday, October 7, 2014

Estetika adalah salah satu cabang filsafat. Secara sederhana, estetika adalah ilmu yang membahas
keindahan, bagaimana ia bisa terbentuk, dan bagaimana seseorang bisa merasakannya.

Begitu juga dalam berkomunikasi sebisa mungkin harus menarik perhatian lawan berbicaranya, salah
satunya dengan menampilkan estetika berbicara yang baik.
Estetika berbicara meliputi cara berpakaian, sikap badan, pandangan mata, gerak-gerik air muka, suara
dan ucapan, dan ketegasan. Kita simak lebih lanjut pembahasan estetika tersebut berikut ini:

Pakaian
Pakaian yang bersih dan rapi akan menumbuhkan rasa percaya diri, harga diri, dan menunjukkan
kepribadian seseorang. Oelh karena itu, seseorang yang akan berbicara di depan umum hendaknya
memperhatikannya. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam berpakaian adalah sebagai berikut.

1. Pakaian yang dikenakan harus serasi. Serasi dalam arti menyesuaikan pakaian dengan bentuk
tubuh dan menyesuaikan warna pakaian dengan warna kulit.
2. Menggunakan pakaian yang bersih dan rapi.
3. Memperhatikan perlengkapan pakaian, misalnya kancing baju, ikat pinggang, kerah baju, atau
dasi. Periksalah apakan perlengkapan tersebut lengkap atau tidak guna menunjang penampilan.
4. Sesuaikan sepatu dan kaos kaki dengan warna celana.

Sikap Badan
Sikap badan yang perlu diperhatikan komunikator ketika sedang berkomunikasi agar komunikan merasa
hormat adalah sebagai berikut.

1. Sikap duduk. Sikap duduk yang baik adalah terlebih dahulu berdiri di depan kursi, kemudian
mundur sedikit perlahan kebelakang hingga bagian kaki menyentuh kursi. Selanjutnya secara
perlahan duduklah di kursi. Badan, kepala hingga pinggang diusahakan tetap tegak. Duduklah
tanpa memegang sesuatu. Hindari duduk terlebih dahulu di depan para komunikan dan sering
melihat kebelakang.
2. Sikap Berdiri, sikap berdiri yang baik adalah tegak dan bertumpu pada kedua kaki. Aturlah posisi
berdiri dengan nyaman, kekmudian ambil nafas dalam-dalam, dada busungkan ke depan, bahu
ditarik kebelakang, dan kepala di tegakkan. Ketika berbicara, hendaknya tangan digantungkan
disisi bawah.
Pandangan mata
Ketika berbicara di depan umum, hendaknya komunikator mengedarkan pandangannya ke seluruh
ruangan secara bergantian. Dengan memberikan perhatian kepada seluruh komunikan akan
menumbuhkan kewibawaan seorang komunikator. Hindari untuk memandang satu orang saja atau satu
tempat saja. Hindari menundukkan kepala atau membuang muka karena hal itu tidak sopan dan kurang
menghargai komunikan.

Ekspresi
Ekspresi komunikator hendaknya mengikuti apa yang disampaikan. Jika isi pembicaraannya sedih maka
ekspresi wajah juga menunjukkan kesedihan. Sebaliknya jika isi pembicaraanya merupakan kabar
gembira maka usahakanlah wajah menunjukkan kesan gembira.

Gunakanlah anggota tubuh untuk mendukung ekspresi ketika berbicara. Penggunaan tangan akan
membantu komunikator dalam menggambarkan isi pembicaraan. Namun jika gerakan tangan itu
dilakukan berlebihan justru akan mengganggu komunikan dalam memahami isi pembicaraan. Jadi
gunakanlah anggota tubuh sewajrnya saja.

Gaya Berbicara
Setiap orang memiliki suara dan gaya berbicara yang berbeda dan dapat menimbulkan daya tarik sendiri
bagi pendengar. Gaya yang dipergunakan juga bermacam-macam, tergantung situasi dan kondisi
audiensnya. Berikut ini bermacam gaya berbicara yang dapat dilakukan komunikator.

1. Gaya Berbicara Dengan Gaya Bahasa, yaitu cara berbicara dengan menggunakan pilihan kata,
ungkapan, atau hubungan suara.
2. Gaya Berbicara Dengan Mimik, yaitu cara berbicara dengan menggunakan gerak muka (wajah) si
pembicara.
3. Gaya Berbicara Dengan Pantomimik, yaitu cara berbicara dengan menggunakan gerak anggota
badan, seperti menggeleng kepala atau menganggukkan kepala.
4. Gaya Berbicara Dengan Gerak Campuran, yaitu gaya berbicara dengan menggunakan mimik dan
pantomimik.

Ketegasan
Seorang komunikator hendaknya dapat bersikap tegas, tidak ragu dalam menyampaikan materi yang
dibawakannya. Sikap demikian akan menumbuhkan kewibawaan, sehingga akan lebih dihargai oleh
komunikan. Sebaliknya komunikator yang ragu-ragu atau gugup akan kurang dihargai oleh komunikan.

Refrensi:
http://id.wikipedia.org/wiki/Estetika
Sri Endang R. Sri Mulyani, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Erlangga
Drs. E. Juhana Wijaya, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Armico
Home » korespondensi » Jenis-Jenis Komunikasi

Jenis-Jenis Komunikasi
anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi
Saturday, October 4, 2014
Terdapat jenis-jenis komunikasi di lingkungan sekitar, berbagai jenis komunikasi meliputi
komunikasi menurut lawan berbicara, komunikasi menurut jumlah, komunikasi menurut
tujuannya, komunikasi langsung dan tidak langsung, dan komunikasi internal.

Komunikasi Menurut Lawan Bicara

Maksudnya adalah jenis komunikasi berdasarkan kepada pihak yang diajak berkomunikasi.
Berdasarkan lawan bicara jenis komunikasinya dibagi atas:

 Komunikasi Pribadi, merupakan komunikasi antar person, misalnya dua orang yang
saling berbicara, dua orang yang saling bertelepon.
 Komunikasi Umum, komunikasi umum meliputi satu orang kepada banyak orang,
contohnya guru kepada siswanya, ataupun banyak orang terhadap satu orang, contohnya
hakim kepada terdakwa.

Komunikasi Menurut Jumlah

Komunikasi menurut jumlah dibagi atas dua bagian yaitu sebagai berikut:

 Komunikasi Perorangan,
 Komunikasi kelompok antar badan dengan badan atau organisasi dengan organisasi
Komunikasi Menurut Tujuannya
Komunikasi menurut tujuannya adalah komunikasi berdasarkan maksud dan tujuan melakukan
komunikasi. Terdiri dari berbagai segi diantaranya sebagai berikut:

 Memberi perintah atau instruksi

 Nasehat
 Saran
 Berpidato
 Berundinl
 Musyawarah
 Pertemuan
 Wawancara
 dan lain sebagainya

Komunikasi Langsung dan Tidak Langsung

 Komunikasi langsung, adalah komunikasi yang dilakukan langsung bertatap muka tanpa
melalui perantara, contohnya penjual dan pembeli di pasar yang saling berhadapan.
 Komunikasi Tidak Langsugn, adalah komunikasi yang dilakukan melalui perantaraan
media penghubung seperti telephone, surat, internet dan media lainnya.

Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan pada lingkungan organisasi/perusahaan
sendiri. Komunikasi internal dapat dibagi menjadi berikut:
  Komunikasi Vertikal (tegak), komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atasan pada
bawahannya, maupun sebaliknya.
 Komunikasi Horizontal, adalah komunikasi antara pegawai dengan pegawai lainnya pada
level yang sama.

Home » korespondensi » Keterampilan Mendengar Dalam Berkomunikasi

Keterampilan Mendengar Dalam

Berkomunikasi
anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi
Monday, September 29, 2014
Teknik komunikasi diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh sumber informasi
atau penyampai komunikasi (komunikator) saat menyampaikan suatu pesan kepada (komunikan)
penerima pesan. Teknik komunikasi merupakan hal-hal yang dapat mendukung keberhasilan
kegiatan komunikasi sehingga tujuan yang diinginkan tersebut dapat tercapai.

Tanpa teknik komunikasi, proses komunikasi akan berjalan tidak efektif. Teknik komunikasi
yang diperlukan pada saat menyampaikan suatu pesan adalah Keterampilan Berbicara,
Keterampilan Mendengar, Keterampilan menulis, Keterampilan Membaca. Pada kesempatan ini
kita akan mengulas sedikit mengenai Keterampilan Mendengar.

Mendengar merupakan aspek penting dalam berkomunikasi, mendengar melibatkan indra

pendengaran telinga. Mendengar juga merupakan suatu keterampilan berbahasa. Mendengar
secara aktif dan efektif adalah dengan memadukan indra pendengaran dengan pikiran, sehingga
dapat menangkap dan menginterpretasikan pesan yang disampaikan. Berikut ini beberapa jenis
mendengar secara aktif dan efektif:

1. Mendengar evaluatif- mendengar evaluatif adalah kegiatan mendengar sambil melakukan

evaluasi terhadap kata-kata yang diucapkan pembicara. Kemudian hasil evaluasi tersebut
disampaikan kembali kepada pembicara dalam berbagai bentuk seperti penolakan,
persetujuan, dan lain-lain.
2. Mendengar proyektif, adalah memproyeksikan diri pendengar ke alam pikiran pembicara
merupakan cara mendengar secara proyektif. Pendengar berusaha memahami pandangan
pembicara dan memahami setiap arti kata sampai pembicaraan selesai.
 sumber: http://www.freepik.com/free-photo/listen
Cara yang dapat dilakukan untuk menjadi pendengar yang aktif dan efektif antara lain sebagai
berikut:

 Mendengar penuh konsentrasi

 Menangkap pesan-pesan yang penting atau inti pembicaraannya
 Mencatat hal yang dirasakan penting

Dengan melakukan ketiga cara diatas keterampilan mendengar akan menjadi efektif, sehingga
point penting pada saat seseorang mendengar tidak akan terlewatkan. Karena beberapa jenis
pembicaraan ada yang tidak bisa terulang kembali.