MANAJEMEN KEARSIPAN 2

Penyusutan Arsip

Disusun Oleh:
Kelompok 4

1. Ade Andira 2018130001

2. Ayu Laras R 2018130021
3. Katharina Radinka 2018130132
4. Melly Larasati 2018130116
5. Nyiayu Jasmine M 2018130132
6. Jihan Syafitri 2018130186
7. Wulan Pujiarti 2017140170

Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari Tarakanita

2020
 A. P E N D A H U L U AN

Arsip merupakan rekaman kegiatan yang dilakukan oleh instansi. Kegiatan yang dilakukan
sebuah instansi pun tidak akan pernah berhenti dan akan terus berkembang, maka rekaman
kegiatan pun akan terus bertambah volumenya. Dengan demikian penanganan arsip juga perlu
diperhatikan baik dalam hal ruang penyimapanan, penggunaan peralatan, pencarian arsip, dan
pemusnahan arsip yang tidak digunakan.

Salah satu upaya menagatasi tumpukkan arsip yang terus berkembang maka instansi pun
memiliki program penyusutan arsip.

Penyusutan arsip adalah mengelola arsip sesuai dengan asas penyimpanan arsip sehingga pada
instansi yang bersangkutan (creating agency) terdapat pengelolaan arsip secara efisien, yang
tercermin pada penyimpanan arsip sekecil mungkin, namun informasi selengkap mungkin.
Penyusutan arsip juga adalah tindakan pengurangan arsip baik secara pemindahan,
pemusnahan, maupun penyerahan arsip.

Makalah tentang penyusutan arsip ini menyajikan bahasan mengenai pengertian penyusutan
arsip, tujuan penyusutan arsip, kegiatan penyusutan arsip, prosedur dan teknik penyusutan arsip

Pemahaman mengenai konsep dasar penyusutan arsip juga diharapkan dapat memberikan
pengertian bagaimana mengelola arsip agar tidak menajadi tumpukkan kertas tidak berguna,
sisa kertas perkantoran, yang tidak memiliki arti dan dan berubah menjadi sampah yang siap
disingkirkan.

Tujuan setelah mempelajari konsep dasar penyusutan antara lain :

1. menjelaskan pengertian penyusutan arsip
2. menjelaskan tujuan penyusutan arsip
3. menjelaskan teknik, prosedur dan cara penyusutan arsip

2
 B. PENGERTIAN PENYUSUTAN ARSIP

Pengertian penyusutan arsip berdasarkan peraturan perundang-undangan terdapat dalam UU

No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip.

Pengertian penyusutan arsip menurut para ahli, Ira A. Pena (1989) mengemukakan tujuan
penyusutan, yaitu: (1) menyusutkan arsip yang habis masa retensinya; (2) menentukan arsip
yang harus disimpan untuk sementara waktu; (3) menyimpan arsip yang mempunyai nilai guna
permanen. Kennedy (1998) mengartikan penyusutan sebagai suatu proses yang berkaitan
dengan implementasi keputusan penilaian yang meliputi : menyimpan, memusnahkan, migrasi
(alih media), transfer (pemindahan) arsip.

Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa, penyusutan menyangkut hal-hal
sebagai berikut: Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna primer maupun
nilai guna sekunder; Memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat jarang
(inaktif) dari unit kerja ke records centre (tempat penyimpanan arsip inaktif);

Menyerahkan arsip bernilai historis; tetapi tidak bernilai guna primer ke badan yang berwenang
(Arsip Nasional); Mengalihmediakan dari arsip kertas ke media lain (misal mikrofilm,
CDROM, DLT, dan sebagainya).

Bagi perusahaan (baik BUMN/swasta) ketentuan penyusutan diatur dalam Undang-Undang

No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan dalam Bab IV disebutkan hal-hal
berkenaan dengan: Pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan dokumen perusahaan.
Penjabarannya, antara lain pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolah ke unit
kearsipan (Pasal 17).

Penyerahan dokumen perusahaan yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional ke
Arsip Nasional RI (Pasal 18). Pemusnahan dokumen perusahaan dengan masa wajib simpan
10 tahun, berdasar keputusan pemimpin perusahaan (Pasal 19 ayat 1).

Pemusnahan dokumen selain huruf c di atas berdasarkan jadwal retensi (Pasal 19 ayat 2).
Pemusnahan dokumen perusahaan yang sudah dialihmediakan (ke dalam mikrofilm atau media
lain) dapat segera dilakukan, kecuali ditentukan lain oleh pemimpin perusahaan (Pasal 20),
contoh dokumen ini adalah bernilai hukum, pertanggungjawaban nasional.

3
Sedangkan untuk pengelolaan arsip badan pemerintah, penyusutan arsip diatur dalam
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, Pasal 2 menyebutkan
penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional RI.

C. TUJUAN PENYUSUTAN ARSIP

Mengapa setiap organisasi perlu melakukan penyusutan arsip? Hal ini tidak terlepas dari suatu
kenyataan bahwa setiap organisasi berjalan selalu melaksanakan kegiatan administrasi.
Kegiatan administrasi ini menghasilkan arsip yang pada hakikatnya adalah catatan/rekaman
informasi suatu kegiatan. Seiring dengan berjalannya organisasi tersebut volume arsip akan
semakin bertambah yang berakibat menumpuknya arsip apabila tidak dilakukan pengelolaan.

Tujuan Penyusutan Arsip antara lain :

1. Efisiensi Dan Efektifitas Pengelolaan Arsip
Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip akan terjadi jika kegiatan penyusutan ini
dilaksanakan, betapa tidak, jika setiap hari ada beberapa tumpuk arsip, bisa
dibayangkan jika hal itu terjadi setiap hari, setiap minggu, setiap bulan?, tentu saja arsip
tersebut akan bertumpuk. Yang semula hanya membutuhkan satu kotak, semakin
bertambah arsip maka akan membutuhkan beberapa kota, mungkin juga 1 ruangan
bahkan lebih. Akan semakin banyak biaya yang dikeluarkan jika tidak segera
melakukan penyusutan terhadap arsip yang inaktif.

2. Menjamin Ketersediaan Arsip yang Benar-Benar Bernilai Guna

Semakin banyak arsip yang bertumpuk, selain akan merusak pemandangan,
menghabiskan tempat, juga akan menambah beban pekerjaan di kantor. Untuk itu
sangat diperlukan penyusutan terhadap arsip yang sebenarnya tidak terlalu penting,
dengan disusutkan akan terpisah antara arsip yang benar-benar penting untuk disimpan,
dan arsip yang sudah tidak penting lagi untuk disusutkan.

4
 3. Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Sosial
Dengan adanya penyusutan, maka pemeliharaan terhadap arsip akan semakin mudah,
dan hal ini akan membuat pemeliharaan arsip penting akan semakin sering dilakukan.
Hal ini tentunya akan menjamin keselamatan suatu arsip, apalagi jika arsip tersebut
merupakan arsip-arsip penting nasional.

D. TEKNIK PENYUSUTAN ARSIP

Untuk melakukan penyusutan arsip, petugas arsip memerlukan teknik sehingga proses
penyusutan dapat berjalan lancar. Adapun teknik-teknik penyusutan adalah sebagai berikut:

a. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Teknik penyusutan arsip berdasarkan JRA dibagi menjadi 3, yaitu :

1. Prosedur Pemindahan Arsip Aktif ke Inaktif

Prosedur pemindahan adalah suatu kegiatan untuk memindahkan arsip-arsip aktif
yang sudah tidak mempunyai nilai guna ke Unit Sentral (menjadi arsip inaktif).
Prosedur pemidahan terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut.
• Pemeriksaan dan pemilihan arsip berdasarkan JRA: yaitu memeriksa dan
memilih arsip-arsip aktif yang telah menjadi in-aktif
Membuat daftar arsip; yaitu membuat daftar arsip yang akan di pindahkan serta
daftar serah terima arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
• Membuat Berita Acara Pemindahan arsip (BAP)
Berita acara adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai
bagian dari prosedur pemindahan arsip.
• Pemindahan arsip; yaitu memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit
kearsipan

2. Prosedur Pemusnahan Arsip

Prosedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara
fisik arsip yang telah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna.
Prosedur pemusnahan terdiri dari langkah – angkah sebagai berikut:
• Pemeriksaan arsip berdasarkan JRA; yaitu memeriksa arsip-arsip aktif atau in-
aktif yang akan dimusnahkan.

5
 • Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
Daftar pemusnahan berisi jenis arsip yang dimusnahkan (misalnya kuitansi) dan
jumlah lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya
arsip tahun 1965)
• Pengesahan dari unit kearsipan dan ANRI
Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan atau persetujuan dari arsip nasional,
untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyaa nilai, menurut arsip
nasional
• Membuat Berita Acara Pemusnahan arsip (BAP)
Pemusnahan dilaksanakan ole penanggungjawab kearsipan dan 2 orang saksi
dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilakasanakan, maka berita
acara dan daftar arsip ditandatangani oleh penanggungjawab pemusnahan
bersama saksi-saksi (2 orang).
• Pelaksanaan pemusnahan; yaitu memusnahkan arsip dengan berbagai cara.
Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara : pembakaran, penghancuran dengan
mesin penghancur kertas, proses kimiawi
3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional (ANRI)
Penyerahan arsip adalah suatu kegiatan untuk menyerahkan arsip statis yang
substansinya
berskala nasional dari instansi ke Arsip Nasional (ANRI). Prosedur penyerahan
terdiri dari
langkah-langkah sebagai berikut.
• Pemeriksaan dan penilaian arsip berdasarkan JRA; yaitu memeriksa arsip-arsip
yang mempunyai nilai guna kebangsaan (arsip statis)
• Membuat daftar arsip yang akan diserahkan serta daftar serah terima arsip dari
instansi ke pihak arsip nasional (dibuat dalam rangkap dua)
• Pembuatan Berita Acara Penyerahan Arsip
• Menandatangani daftar tersebut oleh pihak arsip nasional sebagai tanda
penyerahan arsip
• Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi
• Pelaksanaan Penyerahan; yaitu menyerahkan arsip statis kepada pihak arsip
nasional

6
b. Teknik Penyusutan Arsip Berdasarkan Non JRA
Teknik penyusutan arsip ini dilakukan disamping instansi penyelenggaran arsip belum
memiliki JRA dan tidak mempunyai program penyusutan arsip secara periodik . Juga
karena kondisi arsip diinstansi tersebut tidak teratur atau kacau. Untuk itu dibutuhkan
tekni teknik penanganan arsip sedemikian rupa sehingga kegiatan penyusutan dapat
dilakukan seoptimal mungkin. Teknik ini meliputi :
1. Perencanaan
Merupakan kegiatan awal, dapat berupa proposal atau rencana kerja yang
didalamnya memuat usulan tentang perlunya diadakannya pembenahan. Rencana
kerja ini harus didasarkan pada data yang tepat dan akurat. Maka sebelum
menyusun perencanaan perlu dilaksanakan survey arsip untuk mengetahui jumlah,
kondisi, lokasi, tahun dll yang menyangkut dengan data untuk pembenahan arsip.
Rencana ini di ajukan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan, sehingga dapat
diperoleh anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan.

2. Penelitian
Penelitian dilakukan terhadap sejarah organisasi pencipta arsip dan sejarah system
penataan yang ada. Sehingga berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip akan
dapat dilaksanakan berdasarkan asas provenance dan asas original order. Asas
provenance terkait dengan pencipta arsip. Suatu organisasi yang berumur 10 tahun
mungkin telah berubah 3 kali keorganisasiannya. Maka penataan arsip harus
dikelompokkan atas 3 periode itu. Tidak dibenarkan arsip organisasi yang satu
dicampur dengan arsip dari organisasi lainnya . Tidak benar pula penataan arsip dari
periode A dicampur dengan periode B. Asas original order terkait dengan sistem
penataan asli. Jika dengan system geografis harus dikembalikan ke system
geografis.

3. Rekonstruksi
Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan aslinya.
Rekonstruksi dilaksankan untuk mengatur susunan arsip dalam setiap file.

4. Pendiskripsian
Pendiskripsian merupakan kegiatan perekaman informasi setiap arsip.
Pendiskripsian ini memuat 5 hal yaitu : informasi arsip, tahun arsip, tingkat keaslian
arsip, bentuk redaksi arsip, bentuk fisik arsip.

7
 5. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara
Pembuatan DPA berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan
berdasarkan system penataan aslinya misalnya system penataannya subjek, maka
perlu dibuat semacam skema atau kalau masih dapat dikenali pola klasifikasi subjek
Skena atau pola ini dasar pengelompokkan diskripsi yang kemudian dituangkan
dalam bentuk daftar.

6. Seleksi dan Penilaian

Setelah DPAS tersusun makan selajutnya dilakukan kegiatan seleksi dan penilaian
arsip unutk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai arsip aktif, inaktif,
usul musnah dan usul untuk diselenggarakan .

7. Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan dan Diserahkan

Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip - arsip diatas adalah tersusunnya
daftar arsip yang akan disimpan, diusulan musnah dan diusulkan untuk disserahkan
ke ANRI atau Lembaga Kearsipan Daerah.

8. Pelaksanan Penyusutan
Dalam konteks ini dapat dilaksanakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan
penyerahan arsip statis. Kegiatan pemusnahan arsip sebagaimana telah diuraikan
diaatas secara umum. Namun, khusus arsip-arsip yang disusutkan tidak berdasakan
JRA maka pembedaannya arsip yang retensinya 10 tahun kurang atau lebih tidak
berlaku. Semua arsip diberlakukan sama yaitu dianggap 10 tahun keatas.

E. PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP

Pemindahan Arsip
Apabila disuatu kantor pengelolaan arsipnya berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-
desentralisasi berarti selama arsip tersebut masih aktif maka arsip tersebut dikelola dan
disimpan pada unit kerja masing-masing, dan apabila arsip tersebut inaktif maka dikelola
diarsip pusat. Waktu pemindahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip.

Adapun cara pemindahannya adalah sebagai berikut.

➢ Petugas membuat Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang akan

8
 diserahkan
➢ Berita acara tersebut ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang
menerima.

Penyerahan Arsip
Apabila sudah waktunya untuk memusnahkan arsip maka arsip tersebut segera dimusnahkan,
hanya arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional saja yang tidak dimusnahkan tetapi
deserahkan kepada Arsip Nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai
karya bangsa. Arsip ini disebut arsip statis, atau dengan kata lain arsip statis adalah arsip yang
masih memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan nasional, tetapi tidak digunakan dalam
kegiatan administratif sehari-hari.

Penyerahan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional, ditetapkan dalam PP No. 34
tahun 1976 tentang penyusutan arsip, sebagai berikut.

Arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat
pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.

Arsip yang disimpan oleh badan-badan nasional daerah harus diserahkan kepada Badan
Kearsipan Daerah.

Penyerahan arsip dilakukan sekurang-kurangnnya sekali dalam 10 tahun, serta dilaksankan

dengan membuat berita acara penyerahan arsip yang disertai daftar pertelaan arsip dari arsip-
arsip yang diserahkan.

Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghapuskan keberadaan arsip dari tempat penyimpanan
atau tindakan penghancuran fisik arsip yang dilakukan secara total. Pemusnahan arsip dapat
dilakukan oleh unit pengolah dan dapat juga dilakukan oleh unit kearsipan. Pemusnahan arsip
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Pembakaran arsip
b. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
c. Penghancuran menggunakan bahan kimia

9
Adapun prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai berikut.
a. Seleksi arsip yang akan dimusnahkan
b. Buat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan
c. Laksanakan pemusnahan dengan menghadirkan saksi

Pemusnahan dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab dengan 2 orang saksi dari pejabat
hukum dan pemusnahan. Mereka yang nantinya akan menandatangani berita acara
pemusnahan dan Daftar Pertelaan.
Dokumen pemusnahan arsip adalah sebagai berikut.
a. Surat rekomendasi tim
b. Surat persetujuan Kepala ANRI
c. Surat keputusan Direktur Instansi Terkait
d. Berita Acara
e. Daftar arsip yang dimusnahkan

F. KESIMPULAN

Penyusutan sangat diperlukan bagi instansi untuk mengurangi volume arsip yang terus
bertambah. Dengan penyustan arsip maka penemuan kembali akan dilakukan dengan waktu
yang cepat, tidak menghabiskan ruang dan peralatan penyimpanan. Penumpukan arsip dan
leadakan arsip pun akan terhindar.

Dapat terlihat bahwa hal penting yang perlu diperhatikan saat melakukkan penyusutan adalah
menentukan arsip mana yang harus dipindahkan, diserahkan atau dimusnahkan. Jadwal retensi
arsip menjadi suatu yang krusial karena berisi jenis arsip, jangka waktu simpan arsip pada
waktu aktif dan inaktif, dan memiliki keterangan akhir arsip yang siap dimusnahkan. Kegiatan
penyusutan arsip pun baik itu pemindahan, penyerahan atau pemusnahan harus selalu disertai
dengan berita acara.

Dengan demikian melalui makalah ini diharapkan dapat memberikan wawasan tentang
penyustan arsip baik dari definisi, manfaat, tujuan, teknik, cara, dan prosedurnya.

10