MAKALAH

MANAJEMEN PROYEK PENDIDIKAN

Tentang

Perilaku dan Dinamika Proyek, Proyek dan Manajemen Fungsional

Disusun Oleh:

Devia Ainin Nugrah :222012010

Sarah Pilbahri :222012039

Takwim :222012044

Dosen Pembimbing
Dr. Muhammad Fazis, M. Pd

PRODI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
MAHMUD YUNUS
BATUSANGKAR
1445 H /2023 M

1
i
 KATA PENGANTAR

Segala Puji bagi Allah SWT Rabb semesta alam, pencipta langit dan
bumi, membuat kegelapan dan cahaya, atas curahan cinta dan kasih sayang-Nya
dan memberi petunjuk kehidupan yang benar dengan sebuah panduan yang agung
Al- Qur’anul Karim. Salawat serta salam semoga senantiasa terlimpah dan
tercurah kepada Nabi Muhammad SAW, penutup para nabi dan rasul. Atas
kehendak Nya- lah kami dapat menyelesaikan penulisan makalah Manajemen
Proyek Pendidikan.

Menyadari bahwa hal ini tidak akan menjadi kenyataan tanpa adanya
bantuan, motivasi, dan spirit dari semua pihak yang dengan ikhlas mendo’akan,
meluangkan waktu dan menguras pikiran sehingga karya tulis ini dapat
diselesaikan. Semoga makalah ini bermanfaat khususnya bagi penulis dan
pembaca pada umumnya. Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak
terdapat kekurangan oleh karena itu kritik dan saran para pembaca akan kami
terima dengan senang hati demi penyempurnaan makalah ini di masa yang akan
datang.

Batusangkar, Oktober 2023

Pemakalah

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................... i

DAFTAR ISI ........................................................................................................ ii
BAB I
A. Latar Belakang ................................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................................... 1
C. Tujuan Masalah ............................................................................................... 1

BAB II
A. Perilaku Kegiatan proyek ................................................................................ 3
B. Ukuran, Kompleksitas, dan Macam Proyek .................................................... 3
C. Dinamika Dalam Siklus Proyek ...................................................................... 4
D. Tahap Siklus Proyek dan "Deliverable" yang Bersangkutan .......................... 5
E. Ringkasan Kegiatan Pada Masing-masing Tahap ........................................... 6
F. Siklus Proyek untuk Pemilik dan Kontraktor ................................................ 7
G. Perilaku Selama Siklus Proyek ...................................................................... 8
H. Konsep dan Pemikiran Manajemen ................................................................ 9
I. Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya ....................................... 12
J. Manajemen Proyek.......................................................................................... 15

BAB III
A. Kesimpulan .................................................................................................... 20
B. Saran ................................................................................................................ 20

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 21

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajemen proyek adalah disiplin untuk memulai, merencanakan,
melaksanakan, mengendalikan, dan menutup kerja tim untuk mencapai tujuan
tertentu dan memenuhi kriteria keberhasilan yang spesifik pada waktu yang
ditentukan. Proyek adalah usaha sementara yang dirancang untuk menghasilkan
produk, layanan atau hasil yang unik dengan awal dan akhir yang jelas
(biasanya dibatasi waktu, dan sering dibatasi oleh pendanaan atau kepegawaian)
yang dilakukan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang unik, biasanya untuk
menghasilkan perubahan yang bermanfaat atau nilai tambah. Sifat sementara
proyek berbeda dengan kegiatan pada umumnya (atau operasional), yaitu
aktivitas fungsional berulang, permanen, atau semi permanen untuk
menghasilkan produk atau layanan. Dalam prakteknya, pengelolaan pendekatan
produksi yang berbeda tersebut memerlukan pengembangan keterampilan
teknis dan strategi manajemen yang berbeda.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Perilaku Kegiatan proyek?
2. Bagaiman Ukuran, Kompleksitas, dan Macam Proyek?
3. Bagaimana Dinamika Dalam Siklus Proyek?
4. Bagaimana Tahap Siklus Proyek dan "Deliverable" yang Bersangkutan?
5. Bagaimana Ringkasan Kegiatan Pada Masing-masing Tahap?
6. Bagaimana Siklus Proyek untuk Pemilik dan Kontraktor?
7. Bagaimana Perilaku Selama Siklus Proyek?
8. Bagaimana Konsep dan Pemikiran Manajemen?
9. Bagaimana Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya?
10. Apa Itu Manajemen Proyek?
C. Tujuan Masalah
1. Untuk Mengetahuai Bagaimana Perilaku Kegiatan proyek.
2. Untuk Mengetahuai Bagaiman Ukuran, Kompleksitas, dan Macam Proyek.
3. Untuk Mengetahuai Bagaimana Dinamika Dalam Siklus Proyek.

1
4. Untuk Mengetahuai Bagaimana Tahap Siklus Proyek dan "Deliverable"
yang Bersangkutan.
5. Untuk Mengetahuai Bagaimana Ringkasan Kegiatan Pada Masing-masing
Tahap.
6. Untuk Mengetahuai Bagaimana Siklus Proyek untuk Pemilik dan
Kontraktor.
7. Untuk Mengetahuai Bagaimana Perilaku Selama Siklus Proyek.
8. Untuk Mengetahuai Bagaimana Konsep dan Pemikiran Manajemen.
9. Untuk Mengetahuai Bagaimana Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang
Dituntutnya.
10. Untuk Mengetahuai Apa Itu Manajemen Proyek.

2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Perilaku Kegiatan Proyek
Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang
berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu
dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria
mutunya telah digariskan dengan jelas. Lingkup (scope) tugas tersebut dapat
berupa pembangunan pabrik, pembuatan produk baru atau pelaksanaan
penelitian dan pengembangan. Dari pengertian di atas maka ciri pokok proyek
adalah sebagai berikut:
1. Bertujuan Menghasilkan Lingkup Tertentu beupa produk atau hasil akhir
tetentu.
2. Dalam proses mewujudkcm lingkup di atas, Ditentukan Jumlah Biaya,
Jadwal, serta Mutu.
3. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas, titik
awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
4. Non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah
sepanjang Proyek berlangsung
Di samping proyek, dikenal pula program yang mempunyai sifat sama
dengan proyek. Perbeedaannya terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan
besarya sumber daya yang diperlukan. Program memiliki skala lebih besar
daripada proyek. Umumnya, program dapat dipecah menjadi lebih dari satu
proyek. Dengan kata lain, suatu program merupakan kumpulan dari bermacam-
macam proyek.
B. Ukuran, Kompleksitas, dan Macam Proyek
Berdasarkan jenisnya, macam-macam proyek (Budi Santosa, 2009),
terdiri dari:
a. Proyek Konstruksi
Proyek konstruksi ini biasanya berupa pekerjaan membangun atau
membuat produk fisik. Contohnya proyek Pembangunan jalan raya,
jembatan dan lain sebagainya.

3
 b. Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek Penelitian dan pengembangan merupakan proyek yang
berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau berupa penelitian
mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman. Biasanya
proyek ini muncul di lembaga komersial atau pemerintahan. Produk yang
telah ditemukan atau dibuat maka akan disusul dengan pembuatan secara
massal untuk dikomersialisasikan.
c. Proyek yang Berhubungan dengan Manajemen Jasa
Proyek yang Berhubungan dengan Manajemen Jasa biasanya sering
muncul dalam Perusahaan maupun dalam instansi pemerintah. Meliputi:
1) Perancangan struktur organisasi
2) Pembuatan sistem informasi manajemen
3) Peningkatan produktivitas Perusahaan
4) Pemberian training.
C. Dinamika Dalam Siklus Proyek
Dinamika dalam siklus Proyek berbeda-beda dalam hal kompleksitas,
ukuran, dan sumber daya yang diperlukan. Meskipun demikian, setiap proyek
memiliki pola tertentu yang merupakan ciri pokok yang melekat dan
membedakannya dari kegiatan operasional rutin. Semakin besar dan kompleks
suatu proyek, ciri tersebut makin terlihat. Ciri pokok ini dikenal sebagai
dinamika kegiatan sepanjang siklus proyek (project life cycle).
Dalam siklus proyek, kegiatan-kegiatan berlangsung mulai dari titik
awal, kemudian jenis dan intensitasnya meningkat sampai ke puncak (peak),
turun, dan berakhir. Kegiatan-kegiatan tersebut memerlukan sumber daya yang
berupa jam-orang (man-hour), dana, material atau peralatan. Bila dibuat grafik
dengan sumber daya pada sumbu vertikal dan waktu pada sumbu hori ontal,
maka akan terlihat siklus proyek sebagai gari lengkung dengan titik-titik awal,
puncak, dan akhir.
Di samping turun naiknya intensitas kegiatan, terjadi pula perubahan
dalam aspek lain, seperti kualifikasi tenaga yang diperlukan. Misalnya, pada
awa1 proyek diperlukan ahli-ahli perencanaan dan engineering, sedangkan

4
 menjelang akhir proyek diperlukan lebih banyak tenaga inspektor di lapangan
(Putra, 2020).
Berbeda dari kegiatan operasional rutin yang relatif stabil, kegiatan
proyek bersifat dinamis, terus berubah-ubah. Untuk mencapai penggunaan
sumber daya yang efisien, perlu diusahakan agar tidak terjadi gejolak-gejolak
yang tajam. Dengan demikian, seluruh kegiatan dalam siklus proyek merupakan
rangkaian yang berkesinambungan menuju sasaran yang telah ditentukan
D. Tahap Siklus Proyek dan "Deliverable" yang Bersangkutan
Proyek, seperti halnya produk, akan mengikuti tahap-tahap tertentu
dalam perkembangannya. Dalam setiap tahap akan ada karekteristik tertentu
dalam hal besarnya usaha (biaya yang dikeluarkan), tingkat ketidakpastian,
potensi konflik yang ada, potensi risiko yang ada, dan sebagainya.
Dalam hal perkembangan produk, hampir semua orang setuju akan
tahap-tahap yang dilalui. Perkembangan produk biasanya diawali dengan riset
dan pengembangan (R &D), dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan
ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai produk tersebut mencapai
tahap mati dan tidak diproduksi lagi. Secara ringkas siklus hidup produk ini bisa
diberikan sebagai berikut:
1. Riset dan Pengembangan (R&D), tahap penelitian pasar akan produk yang
diinginkan pasar, pembuatan model dan desain, pembuatan produk
2. Pengenalan pasar, mulai dilempar ke pasar, melihat bagaimana tanggapan
pasar terhadap produk baru yang dimunculkan
3. Tumbuh, tahap di mana produk mulai mendapatkan pembelian secara
meningkat dari konsumen.
4. Matang, tahap ini ditandai jumlah penjualan yang sudah mencapai
maksimal dan sulit untuk dinaikkan lagi. Ini sebagai kelanjutan dari tahapan
tumbuh sebelumnya. Perusahaan tinggal menjaga agar tahap ini bisa
berlangsung lama karena penambahan volume penjumlahan tida k mung kin
lagi dilakukan.
5. Penurunan Setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk bisanya
akan mengalami penurunan (deteriorasi)

5
 6. Mati Tahapan terakhir adalah ketika produk tidak lagi dibeli oleh konsumen.
Siklus hidup produkakan berakhir, tidak diprodu ksi lagi. Sesudah itu akan
dimulai lagi siklus hidup ini dengan kegiatan R &D.
Setiap proyek biasanya akan melewati tahap-tahap yang mempunyai
pola tertentu. Pola itu yang dinama kan siklus hidup proyek. Tahap-tahap itu
dianalogi kan dengan apa yang terjadi dalam siklus perkembangan produk.
Secara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi:
a) Tahap Konsepsi
b) Tahap Perencanaan
c) Tahap Eksekusi
d) Tahap Operasi
E. Ringkasan Kegiatan Pada Masing-masing Tahap
Secara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi:
1. Tahap Konsepsi
Tahapan konsepsi dalam proyek terdiri dari
a. Inisiasi Proyek, yaitu titik dimana suatu ide tentang proyek lahir. Proyek
dimulai dengan di temukannya suatu masalah, kesempatan atau
kebutuhan oleh user. Ide bisa berasal dari bagian pemasaran,
engineering, manufaktur ataupun R &D. Sedangkan yang dimaksud user
bisa berasal dari organisasi yang sama ataupun dari luar.
b. Kelayakan Proyek, yaitu proses investigasi terhadap masalah dan
mengembangkan solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah
itu cukup menguntungkan secara ekonomis atau tidak.
2. Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek meliputi kegiatan:
penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek
secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari:
a. Jadwal pekerjaan
b. Anggaran dan sistem pengendalian biaya
c. Work Breakdown Structure secara rinci

6
 d. Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang
pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncu
e. Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumber daya lain
f. Rencana pengujian hasil proyek
g. Rencana dokumentasi
h. Rencana peninjauan pekerjaan
i. Rencana pelaksanaan hasil proyek
Pembuatan rencana akan dilaksanakan oleh tim proyek di bawah
pengawasan seorang manajer proyek.
3. Tahap Eksekusi
Tahapan dalam eksekusi meliputi:
a. Desain, dalam tahapan desain akan di jelaskan dalam bentuk gambar,
maket, diagram atau berbentuk skema.
b. Pengadaan, dalam tahapan pengadaan akan dilakukan pengadaan
fasilitas-fasilitas pendukung untuk melanjutkan tahapan selanjutnya.
c. Produksi, yaitu kegiatan yang dilakukan setelah fasilitas pendukung
tersedia.
d. Implementasi, yaitu penyerahan hasil kepada user, kemudian user akan
memutuskan apakah hasil ini cocok dengan kebutuhan.
4. Tahap Operasi
Setelah hasil proyek diserahkan kepada user maka proyek dianggap
sudah selesai.
F. Siklus Proyek untuk Pemilik dan Kontraktor
Siklus proyek yang telah dibicarakan sebelumnya dapat diperinci lebih
jauh untuk pemilik dan kontraktor. Siklus proyek pemilik relatif berbeda dengan
kontraktor (utama), terutama dalam suatu kontrak lump-sum saat kontraktor
mengerjakan engineering. Pengadaan dan konstruksi dilakukan pada tahap
implementasi fisik. Pada tahap konseptual pemilik mengkaji kelayakan proyek,
dilanjutkan dengan menyu_sun perencanaan strategis penyelenggaraan proyek,
menyiapkan perangkat (dokumen lelang, SIMP, dan lain-lain) dan peserta (tiro
proyek pemilik, kontraktor dan mungkin juga konsultan). Pada kedua tahap ini

7
 kontraktor belum ada. Umumnya baru pada akhir tahap PP/Definisi mereka
(melalui bidang bussiness atau pemasaran) mengadakan pendekatan-
pendekatan kepada pemilik untuk ikut lelang.
Bagi kontraktor, perencanaan intensif dimulai setelah penandatanganan
kontrak EPK atau penerimaan letter of intent, yaitu dalam rangka menyusun
Rencana Implementasi Proyek (RIP-k). RIP-kontraktor ini dipresen_tasikan
dalam sua tu internal kick-off meeting dan setelah diadakan perubahan yang
diperlukan kemudian dipakai sebagai dasar materi kick_off meeting dengan
pemilik dan pembuatan "control budget" atau disebut juga Anggaran Definitif
Proyek (ADP) dan jadwal induk. Selanjutnya, ADP dan jadwal induk digunakan
sebagai tolok ukur proses pengendalian sam_pai proyek selesai (u-v). Setelah
menyerahkan pekerjaan implementasi fisik kepada kontraktor, tugas utama
pemilik adalah melakukan pemantauan dan pengendalian seperti pengendalian
perubahan lingkup, change order, pembayaran, jadwal dan pengendalian mutu.
G. Perilaku Selama Siklus Proyek
a. Perubahan Titik Berat Pengelolaan
Dengan bergerak majunya kegiatan mengikuti pola siklus proyek,
maka titik berat pengelolaan berubah dari perencanaan ke pengendalian.
Perencanaan diawali dengan kegiatan-kegiatan proyek dengan menentukan
masalah yang berkaitan dengan pekerjaan apa, kapan, dan oleh siapa
dilakukan dalam rangka mencapai sasaran. Sedangkan pada periode
selanjutnya diperlukan pemantauan, bimbing_an, dan koreksi agar hasil
implementasi peker_jaan sesuai dengan sasaran yang telah ditentu_kan,
yaitu lingkup, biaya, jadwal dan mutu. Semakin ramai pekerjaan dilakukan,
semakin tinggi kadar pengendalian yang diperlukan.
Pada periode ini perencanaan tetap diperlukan dan sering merupakan
revisi atau penyesuaian atas dasar informasi dan umpan balik dari kegiatan
pengendalian, tetapi volume peren_canaan tersebut relatif semakin kecil
diban_dingkan dengan pengendalian.

8
 b. Potensi Pengendalian Biaya
Sejalan dengan kemajuan pelaksanaan pekerjaan, titik berat
pengelolaan bergeser dari perencanaan ke pengendalian. Meskipun
demikian, salah satu aspek pengelolaan, yaitu pengendalian biaya, justru
memiliki potensi paling besar untuk mendapat hasil yang substansial pada
awal proyek dan menurun pada tahap-tahap berikutnya. Pengendalian biaya
harus diwas_padai pada periode ini karena hila masa yang singkat itu telah
lewat, maka potensi besar itu pun ikut lenyap.
c. Menurunnya Risiko Sejalan dengan Kemajuan Proyek
Pada awal proyek banyak informasi yang diperlukan untuk
menyusun biaya, jadwal dan kriteria mutu belum cukup tersedia. Dengan
demikian, terdapat risiko bahwa proyek tidak mencapai sasaran dalam aspek
tersebut. Dalam hal ini yang dimaksud dengan risiko adalah risiko mumi
(bukan risiko usaha). Untuk menutupinya, umumnya disediakan kontinjensi
baik dalam anggaran maupun jadwal. Sejalan dengan kemajuan
pelaksanaannya, informasi dan hal_hal lain yang diperlukan berangsur-
angsur mulai tersedia, misalnya harga peralatan, materiat dan upah tenaga
kerja. Keadaan ini berarti menurunkan tingkat ketidakpastian dan risiko
(uncertainity and risk). Meskipun demikian, nilai dampak risiko (amount at
stake), biasanya diukur dengan biaya yang dikeluar_kan, cenderung naik
dihitung dari tahap awal konseptual sampai pada akhir implementasi.
H. Konsep dan Pemikiran Manajemen
Menurut (Tajidan, 2022), "manajemen" adalah istilah yang digunakan
secara sistematis. Manajemen ini berasal dari kata "to manage", yang berarti
mengawasi, mengatur, mengontrol, menjalankan, memimpin, dan mengontrol.
Manajemen adalah suatu proses yang jelas yang terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengarahan. Ini dilakukan dengan
memanfaatkan sumber daya yang dimiliki untuk menetapkan dan mencapai
tujuan tertentu (Susiyani, 2017). Oleh karena itu, manajemen pendidikan adalah
manajemen pendidikan sebagai suatu sistem struktural yang mencakup guru,
siswa, kurikulum, sarana dan prasarana, keuangan, dan hubungan sosial dan

9
masyarakat.”
1. Fungsi Manajemen
Ruang lingkup pendidikan yang mencakup manajemen sekolah
memiliki fungsi dan peran yang penting, karena berkaitan dengan layanan
sekolah yang beroperasi efektif. Menurut (Hamalik, 2010), seorang pakar
manajemen pendidikan menjelaskan, bahwa fungsi manajemen terdiri dari:
fungsi perencanaa, pengorganisasian, staffing, pengarahan dan fungsi
pengontrolan.
a. Fungsi perencanaan
Merencanakan program kerja, seseorang harus
memprorioritaskan kebutuhan dasar sebagai prioritas pertama,
menginformasikan biaya kebutuhan untuk mengatur pengeluaran
dengan, menggunakan metode kerja dengan cara yang baru, dan
membuat strategi untuk mencapai tujuan terakhir. Untuk membangun
perencanaan, seseorang juga harus membuat perencanaan terkait dengan
penggunaan biaya atau keuntungan.
b. Fungsi pengorganisasian
Pengorganisasian adalah tugas latihan untuk mempersiapkan
organisasi baru, menetapkan hubungan kerja, dan membangun struktur.
Dikombinasikan dengan desain baru, dibuat desain komunikasi dan
koneksi, gambar posisi, dan kemampuan setiap posisi. Tujuannya
adalah untuk menentukan apakah pengaturan rencana dapat digunakan
oleh pelaksana yang memiliki kemampuan yang diperlukan oleh
organisasi yang ada atau organisasi lain.
c. Fungsi staffing
Memilih karyawan baru, memberi instruksi kepada karyawan
tentang pekerjaan dan tanggung jawabnya, membina angkatan kerja dan
memberikan pelatihan tentang kemampuan yang relevan dengan
pekerjaan mereka.

10
 d. Fungsi pengarahan
Fungsi pengarahan termasuk mendorong perubahan, membagi
atau berbagi tanggung jawab, merencanakan agar upaya bersama dapat
dilakukan dengan upaya lain, dan menyelesaikan konflik dan masalah.
Pemimpin juga bertanggung jawab untuk menemukan solusi dan
memecahkan masalah.
e. Fungsi pengontrolan
Fungsi Kontrol: Kontrol mencakup menetapkan standar
perilaku, mengukur hasil sesuai dengan tujuan koreksi, dan pemberian
kritik.
2. Unsur-unsur manajemen
Sejumlah elemen diperlukan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan, yaitu: alat manajemen yang terdiri dari orang, uang, material,
mesin, metode dan pasar, mungkin lebih dikenal dengan 6M (Gesi, 2019).
a) Men yang bertindak sebagai tenaga manusia dalam suatu organisasi atau
lembaga pendidikan, juga diperlukan untuk memimpin dan
menggerakkan bawahan atau karyawan memberikan energi dan ide
untuk kemajuan dan kelangsungan institusi. Kontribusi tenaga manusia
di sini bisa juga disebut manajemen atau kewirausahaan.
b) Money, yaitu keuangan ini tentang masalah anggaran, upah (gaji) dan
penghasilan. Tanpa adanya pendanaan yang memadai maka kegiatan
tidak akan berjalan lancer.
c) Materials, yang berkaitan dengan barang mentah dari mana pengolahan
sehingga menjadi produk jadi. Bahan ini dapat berupa produk mentah,
produk setengah jadi, dan produk jadi.
d) Machine, yaitu mesin pengolah atau teknologi yang digunakan dalam
pengolahan dari bahan baku sampai produk jadi.
e) Method, yaitu memilih dan menggunakan metode yang benar aturan
atau cara-cara tertentu untuk menghindari suatu peristiwa inefisiensi dan
pemborosan.
f) Market, yaitu tempat bertemunya penjual dan pembeli.

11
 Pemikiran sistem adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu
dari wawasan totalitas. Metodologinya yang erat berhubungan dengan
penyelenggaraan proyek adalah sistem analisis, sistem engineering, dan sistem
manajemen. Sistem engineering mencoba menjelaskan proses terwujudnya
suatu sistem, atau dengan kata lain mencoba menerangkan langkah-langkah
yang harus dilalui untuk mewujudkan suatu gagasan menjadi sistem yang
berbentuk fisik. Dengan demikian, sistem engineering menjadi sejajar dengan
tujuan proyek, yaitu merealisasi gagasan menjadi kenyataan fisik, misalnya
instalasi pabrik atau produk manufaktur.
I. Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya
Kritik-kritik dari pengamat ilmu manajemen serta praktisi di lapangan
yang berurusan dengan penyelenggaraan proyek berpendapat bahwa
penggunaan manajemen klasik yang telah berhasil mengelola kegiatan
operasional rutin dengan lingkungan yang relatif stabil dirasakan kurang
mampu atau tidak cukup efektif untuk mengelola suatu kegiatan proyek yang
penuh dengan dinamika dan perubahan cepat, sehingga hasilnya pun tidak akan
optimal. Penyebab utamanya dapat dilacak dari perilaku kegiatan proyek yang
berbeda dari kegiatan operasi rutin.
Besar pengaruhnya terhadap tuntutan pengelolaan diuraikan sebagai
berikut ini:
1. Jenis dan lntensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang
Relatif Pendek
Naik turunnya intensitas kegiatan mengandung arti bahwa di
samping memperhatikan kekhususan di setiap tahap, pengelola juga harus
cepat tanggap (responsi) terhadap perubahan yang terjadi. Perencanaan
penyediaan sumber daya ataupun prosedur pemakaiannya harus dapat
mengikuti irama naik turunnya intensitas ataupun perubahan jenis kegiatan
dengan tepat. Tanggapan yang terlalu lambat ataupun terlalu cepat akan
mengakibatkan pemborosan yang merugikan proyek.
Di samping mengelola kegiatan jangka pendek dengan intensitas
dan jenis kegiatan yang berubah cepat tersebut, dibutuhkan pula metode dan

12
 teknik pemantauan, pengawasan, dan pengendalian yang cukup peka atau
sensitif. Hal ini akan memungkinkan ditemukannya penyimpangan selagi
masih dalam tahap awal sehingga masih tersedia waktu untuk mengadakan
perbaikan sebelum berdampak besar.
2. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan Waktu Terbatas
Kegiatan nonrutin berarti dalam banyak hal belum dikenal. Hal ini
terutama untuk perusahaan pemilik proyek yang jarang menyelenggarakan
proyek. Bahkan bagi perusahaan engineering dan konstruksi pun masih ada
hal-hal baru yang membedakan proyek satu dengan yang lain. Karena faktor
tersebut, ditambah tekanan syarat yang ketat yang berkaitan dengan jadwal,
mutu, dan biaya, maka kegiatan proyek memerlukan perhatian khusus dari
perusahaan yang bersangkutan. Dalam hal ini diperlukan suatu pendekatan
tertentu dari segi organisasi ataupun prosedural yang memungkinkan
perhatian khusus tersebut terlaksana.
Misalnya, dengan mengubah atau menambah jalur laporan dan
komunikasi dalam organisasi perusahaan dan menunjuk individu sebagai
penanggung jawab pelaksanaan. Adanya sasaran yang jelas, jadwal yang
ketat, dan keberadaannya yang bersifat sementara, sering diartikan sebagai
kegiatan yang bercorak program kilat (crash program) yang cenderung
memprioritaskan pencapaian jadwal ketimbang sasaran yang lain.
Sebetulnya bukan pengertian tersebut yang dimaksudkan, melainkan karena
keterbatasan waktu maka perencanaan dan keputusan yang diambil
hendaknya didasarkan atas analisis yang matang. Analisis yang matang dan
keputusan yang tepat dalam waktu terbatas akan dapat terjadi bila ada
perhatian khusus terhadap kegiatan tersebut. Seperti telah diutarakan di atas,
hal ini akan lebih dimungkinkan bila ada individu yang mligi (dedicated)
diserahi tanggung jawab sepenuhnya (full-time) untuk mengelola kegiatan
yang dimaksud.
3. Sifat Kegiatan Yang Bermacam-Macam Serta Meliputi Berbagai Keahlian
Macam kegiatan proyek beraneka ragam, mulai dari pengkajian aspek
ekonomi, masalah dampak lingkungan, desain-engineering, pembelian,

13
 manufaktur (konstruksi) sampai pada inspeksi dan uji coba produk, gedung atau
instalasi yang selesai dibangun. Masing- masing kegiatan memerlukan tenaga
ahli atau keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan. Selain itu,
kegiatan-kegiatan tersebut satu dengan yang lain mempunyai keterkaitan yang
spesifik. Dengan tujuan agar pengelolaan yang dihasilkan oleh suatu jalur
komunikasi yang lebih pendek dapat efektif, sering sekali penanggung jawab
proyek (pimpro) berkeinginan agar para spesialis tadi ditempatkan dalam satu
wadah dan dipimpin oleh pimpro. Kecuali untuk proyek yang berjangka
panjang atau memiliki arti khusus, pada umumnya keinginan ini tidak
terlaksana karena tidak efisien bila dilihat dari kepentingan perusahaan secara
keseluruhan. Ini akan mengakibatkan terpecahnya atau terjadi? nya fragmentasi
penggunaan tenaga ahli yang seharusnya selalu dipupuk dan ditingkatkan
kualitasnya.
Peningkatan kualitas lebih dimungkinkan bila mereka tetap berada di
departemennya masing-masing. Adanya "fragmentasi" yang ditandai dengan
tersebarnya tenaga ahli ke berbagai kantor (lokasi) proyek dalam waktu yang
relatif lama akan cepat mengurangi kemampuan departemen yang bersangkutan
dan juga perusahaan untuk menangani proyek yang lain, yang mungkin datang
pada waktu bers.amaan. Untuk mengatasi hal ini, cara yang lazim ditempuh
adalah mengusahakan penggunaan bersama (share) sumber daya atau tenaga
ahli oleh beberapa proyek dari departemen fungsional, dengan membuka arus
kegiatan horisontal.
4. Bersifat Multikompleks Kompleksitas
Kompleksitas suatu proyek, di samping ditandai oleh banyaknya jenis
dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah hubungan ke dalam dan ke luar
dari organisasi-organisasi peserta proyek. Hubungan ke dalam adalah hubungan
dengan departemen fungsional, mulai dari personalia, pemasaran, hubungan
masyarakat sampai pada engineering, manu? faktur, dan logistik. Semua ini
merupakan bagian organisasi perusahaan yang langsung terlibat dalam
penyelenggaraan proyek. Sedangkan hubungan ke luar adalah hubungan
dengan subkontraktor, rekanan, instansi pemerintah, penyandang dana, dan

14
 lain-lain.
Kompleksitas di atas "diperberat" dengan kenyataan adanya saling
ketergantungan antara satu kegiatan dengan yang lain. Misalnya, kegiatan A
belum dapat dimulai sebelum kegiatan B yang dikerjakan oleh organisasi lain
selesai. Dalam mengelola kegiatan demikian, diperlukan koordinasi dan
integrasi yang intensif, karena bila tidak, dikhawatirkan sasaran proyek tidak
akan tercapai. Satu saja mata rantai pekerjaan tersebut tidak sinkron, akan
timbul dampak negatif terhadap hasil keseluruhan.
Keadaan yang digambarkan di atas dijumpai hampir di setiap proyek,
terutama pada proyek-proyek berukuran sedang dan besar (mega). Untuk
mengatasi masalah di atas, lazim diusahakan langkah-langkah sebagai berikut:
a) Mengadakan rapat koordinasi atau kontak bentuk lain di antara pihak yang
berkepentingan.
b) Membentuk panitia ad-hoc dengan anggota yang terdiri dari wakil
organisasi yang berkepentingan.
c) Membuat prosedur dan peraturan kerja sama.
d) Membuat rencana kerja dengan melibat? kan mereka yang bersangkutan.
Meskipun langkah di atas telah dilakukan, seringkali hasil yang
diperoleh tidak memuaskan. Oleh karena itu, pilihan yang dianggap tepat adalah
dibentuknya institusi atau posisi permanen selama proyek berlangsung, yang
berfungsi sebagai koordinator dan integrator agar kegiatan itu ditangani sebagai
kesatuan utuh oleh individu yang memiliki tanggung jawab atas keberhasilan
proyek secara keseluruhan (Soeharto, 1999)
J. Manajemen Proyek
1. Pengertian Manajemen Proyek
Dimaksudkan dengan manajemen proyek adalah manajemen yang
diterapkan pada suatu proyek untuk mencapai suatu hasil tertentu, atau,
manajemen proyek adalah suatu ilmu dan seni untuk mengadakan
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan
(directing), pengoordinasian (coordinating), dan mengadakan pengawasan
(controlling) terhadap orang dan barang untuk mencapai tujuan tertentu dari

15
suatu proyek. Dengan pengertian tersebut jelaslah bahwa semua fungsi
manajemen harus dipakai untuk mengelola suatu proyek, agar tujuan yang
diinginkan oleh proyek tersebut dapat tercapai dengan lancar. Hal ini
disebabkan karena pada dasarnya di dalam pengelolaan proyek terkandung
pula ketiga unsur manajemen yaitu:
a) Ada suatu tujuan tertentu yang ingin dicapai (tujuan diadakannya
proyek tersebut)
b) Ada proses kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu tersebut;
c) Ada (memerlukan) bantuan orang dalam proses kegiatan tersebut
Dengan demikian terhadap suatu proyek diperlukan pula adanya
perencanaan proyek yang baik, adanya pengorganisasian proyek yang baik,
adanya pengarahan yang baik, adanya pengoordinasian yang baik, serta
pengawasan yang baik agar tujuan proyek bisa tercapai. Manajemen proyek
merupakan aplikasi dari prinsip-prinsip manajemen dalam mengelola suatu
proyek. Dalam konsep manajemen, diasumsikan bahwa sumber daya
manajemen sangat terbatas. Secara umum, sumber daya manajemen terdiri
dari material, sumber daya manusia, modal uang, metode kerja, pasar, dan
sebagainya. Keterbatasan sumber daya di atas meski bisa menjadi kendala,
namun bukan berarti tidak bisa dihindari. Keterbatasan sumber daya
tersebut dapat diefisienkan penggunaannya melalui prinsip-prinsip
manajemen. Prinsip-prinsip manajemen inilah yang dapat digunakan untuk
mencapai tujuan proyek secara efektif dan efisien. Kerzner (1982)
memberikan definisi manajemen proyek adalah merencanakan,
mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya
perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.
Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan
hierarki baik vertikal maupun horizontal.
Di sini rnanajer proyek rnernpunyai wewenang penuh untuk
rnernirnpin penyelenggaraan proyek. Di sarnping itu, ia rnerniliki jalur
kontak yang luas, baik ke dalarn rnaupun ke luar, seperti ke pernirnpin
perusahaan yang bersangkutan, kontraktor, rekanan, subkontrak dan lain-

16
 lain. Beberapa perusahaan atau badan rnenggunakan bentuk organisasi di
atas sesuai dengan perkernbangan usahanya. Meskipun saat ini rnanajernen
proyek dianggap telah turnbuh ke tingkat "kedewasaan", ini bukan berarti
bahwa bentuk awalnya tidak dijurnpai lagi (Soeharto, 1999).
Proyek manajemen dapat disebut manajemen program, manajemen
produk, dan manajemen konstruksi dalam hubungan relasi yang lebih luas.
Tiap-tiap faktor secara fundamental berkait dengan kesuksesan manajemen
proyek. Secara bersama mewakili karakteristik manajemen proyek.
a) Kelengkapan proyek dalam alokasi sumber daya biaya dalam
manajemen proyek.
b) Kelengkapan proyek dalam jadwal. Faktor waktu dalam manajemen
proyek. Kelengkapan dalam kriteria eksplisit,standarisasi dan
spesifikasi. Hal ini merupakan faktor kinerja dalam manajemen proyek.
2. Filosofi Manajemen Proyek
a. Proyek merupakan suatu aktivitas utama organisasi dengan spesifikasi
dan tugas-tugas proyek untuk melaksanakan pekerjaan.
b. Sumber daya dan tanggung jawab dapat dibagi antara organisasi
fungsional dan proyek.
c. Struktur organisasi matriks melengkapi proyek dari segi waktu,
anggaran, dan kinerja.
d. Perencanaan dan pengendalian merupakan teknik utama untuk
mencapai tujuan proyek dengan melengkapi tugas-tugas yang secara
terpisah sifatnya melalui jaringan kerja.
e. Teknologi merupakan model utama untuk membuat improvisasi proyek
f. Koordinasi seluruh aktivitas proyek merupakan salah satu kunci
keberhasilan dalam penggunaan sumber daya.
g. Otoritas, tanggung jawab, dan sumber daya dapat dikelola melalui
mekanisme fungsi organisasi dan proyek.
h. Pertumbuhan dapat terjadi melalui proses manajemen proyek.
3. Arti Penting Manajemen Proyek
Sebagaimana telah diutarakan di muka, suatu proyek bukanlah

17
merupakan rangkaian kegiatan rutin yang akan dilaksanakan secara terus
menerus. Suatu proyek merupakan rangkaian kegiatan dengan batas waktu
tertentu. Dengan berakhirnya batas waktu tersebut, maka diharapkan telah
tercapai suatu hasil tertentu yang diinginkan, sehingga dengan demikian
berakhir pula proyek yang bersangkutan. Sering kali dengan berakhirnya suatu
proyek, akan disusul oleh kegiatan rutin yang merupakan tindak lanjut (follow-
up) dari proyek itu sendiri (Drs. Bambang Pujiyono, 2008).
Misalnya dengan selesainya proyek pembangunan perluasan pabrik,
maka akan disusul kegiatan rutin yang berupa memanfaatkan perluasan pabrik
itu, berproduksi dari hari ke hari secara terus menerus. Dengan telah selesainya
pembangunan bendungan, maka akan disusul dengan kegiatan rutin yang
berupa pemanfaatan bendungan tersebut untuk memproduksi tenaga listrik,
untuk mengairi sawah, untuk jasa pariwisata, dan sebagainya. Jadi, jelas bahwa
kegagalan suatu proyek tidak hanya akan dirasakan oleh proyek itu sendiri
tetapi juga akan dirasakan oleh kegiatan rutin yang merupakan tindak lanjut dari
proyek bersangkutan.
Ini berarti, manajemen proyek mempunyai peranan yang sangat penting
agar tujuan proyek yang bersangkutan dapat tercapai dengan lancar, sehingga
secara beruntun akan membawa sukses pula pada kegiatan selanjutnya
(multiplier effect). Karena suatu proyek biasanya merupakan suatu awal dari
kegiatan tindak lanjut, maka pada umumnya suatu proyek merupakan suatu
kegiatan yang relatif besar, lebih besar dari pada kegiatan rutin sehari- hari.
Dengan demikian di dalam proyek terkandung pula suatu risiko yang cukup
besar untuk dipertaruhkan. Ini berarti bahwa manajemen proyek memegang
peranan yang teramat penting, agar risiko cukup besar tersebut dapat
dihindarkan, sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai.
Di sisi lain, suatu proyek merupakan suatu kegiatan yang incidental
(tidak rutin), sehingga jarang dilakukan, bahkan dapat merupakan sesuatu yang
baru yang berbeda dengan apa yang secara rutin terbiasa dilakukan. Akibatnya
diperlukan kehati-hatian serta kecermatan yang matang dalam menangani
proyek tersebut. Ini berarti manajemen proyek memegang peranan yang penting

18
 agar proyek dapat terlaksana dengan baik. Suatu proyek selalu memiliki
spesifikasi dan ciri-ciri tersendiri, dengan perbedaan pada masing-masing
proyek tersebut, maka akan berbeda pula cara pengelolaannya, hal ini
menunjukkan bahwa manajemen proyek merupakan pemegang peranan yang
cukup penting.
4. Prinsip-prinsip Manajemen Proyek
Terdapat sepuluh prinsip manajemen proyek. Kesepuluh prinsip
manajemen proyek tersebut yaitu:
a. Menggambarkan fokus suatu proyek;
b. Penghargaan terhadap kegiatan produksi;
c. Tercakup dalam fungsi organisasi;
d. Mengikuti perubahan teknologi;
e. Pengendalian dan perencanaan terhadap semua aktivitas;
f. Mencakup otoritas, sumber daya, dan responsibilitas;
g. Interaksi waktu, anggaran, dan kualitas kerja;
h. Proses fungsi organisasi;
i. Kerja sama dalam suatu tim kerja;
j. Berorientasi kepada konsumen.

19
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Manajemen proyek merupakan disiplin ilmu yang harus dimiliki oleh
tiap individu profesional dalam suatu organisasi dikarenakan dinamika
organisasi yang selalu berubah mengharuskan sebuah organisasi atau lembaga
harus mampu menciptakan ide-ide baru yang diwujudkan dalam bentuk proyek.
Sifat dan keunikan proyek mengharuskan hadirnya disiplin ilmu yang dapat
mengatur dan mengelola proyek secara baik. Berbagai proyek di bidang
pendidikan yang diinisiasi oleh praktisi dan birokrasi menghadapi tantangan
yang luar biasa. Namun minimnya penguasaan manajemen proyek menjadikan
tantangan tersebut sebagai kepastian kegagalan yang mengakibatkan tidak
tercapainya tujuan proyek-proyek tersebut secara efektif dan efisien.
Manajemen proyek bukanlah satu-satunya kunci keberhasilan dalam proyek,
namun dapat secara signifikan meningkatkan ketercapaian tujuan.
B. Saran
Alhamdulillah penulisan makalah ini telah selesai kami lakukan,
semoga bermanfaat bagi kita semua, kami meminta kepada Bapak dan Ibu
semua untuk dapat memberikan masukan, saran dan kritikan yang membangun
demi kesampurnaan ilmu kita semua. Akhirnya kami mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak, dan mohon maaf atas segala kekurangan yang ada.

20
 DAFTAR PUSTAKA

Drs. Bambang Pujiyono, M. S. (2008). Konsep Manajemen Proyek.

Soeharto, I. (1999). Manajemen Proyek (Dari Konseptual Sampai Operasional). In

Penerbit Erlangga (kedua, Vol. 60, Issue 5).

Bekasi Raya Putra, “Manajemen Proyek- Dinamika Dalam Siklus Proyek, 2020

Budi Santosa, 2009, Manajemen Proyek Konsep & Implementasi, Yogyakarta:

Graha Ilmu.

Gesi, B. (2019). Manajemen dan Eksekutif. Jurnal Manajemen, 3(2), 51–66.

Hamalik, O. (2010). Manajemen Pengembangan Kurikulum. PT Remaja

Rosdakarya.

Susiyani, A. S., & Subiyantoro. (2017). Manajemen Boarding School dan

Relevansinya dengan Tujuan Pendidikan Islam di Muhammadiyah Boarding
School ( MBS ) Yogyakarta. Jurnal Pendidikan Madrasah, 2(2), 327–347.

Tajidan. (2022). Dasar-Dasar Manajemen. Mataram University Press.

21