KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan
puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayahNya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Yang Berjudul Sistim
Organisasi Kantor
Makalah Ilmiah Ini Telah Kami Susun Dengan Maksimal Dan Mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami
menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam
pembuatan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari
segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami
menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini.
Akhir kata kami berharap semoga makalah ilmiah tentang limbah dan manfaatnya untuk
masyarakan ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.

Penyusun

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ...................................................................................................................

Daftar Isi ............................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN...................................................................................................
1. Latar Belakang..............................................................................................................
1.1

Rumusan Masalah......................................................................................................

1.2 Tujuan ..........................................................................................................................

1.3

Manfaat .....................................................................................................................

BAB II PEMBAHASAN....................................................................................................
2.

Pengertian Organisasi dan Perkantoran.....................................................................

2.1

Prinsip Organisasi......................................................................................................

2.2

Struktur Organisasi....................................................................................................

2.3

Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsiakan Pekerjaan...................................

2.4

Sekretaris dan kesekretariatan....................................................................................

BAB III PENUTUP............................................................................................................

3.1 Kesimpulan................................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................

BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat berperan
penting

dalam

pencapaian

operasi

perusahaan

secara

efektif

dan

efesien.

Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi bisa mengoptimalkan efesiensi
penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini didefinisikan
oleh Robbins sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang
melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa
akan dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat. Semua aktivitas
tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur
organisasisebuah perusahaan.
Dewasa ini, prinsip pengorganisasian, yang digunakan manajer berasal dari berbagai teori
manajemen yang telah berkembang dalam seratus tahun terakhir. Prinsip ini memberikan
petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu
pencapaian. Sehingga keorganisasian perkantoran semakin lama akan semakin berkembang dari
Tahun ke tahun. Hal tersebut terjadi karena banyaknya civitas muda yang semakin berkembang.
Dalam hal ini akan lebih lanjut diperinci dengan prinsip-prinsip organisasi, struktur
organisasi, merancang menganalisis dan mendeskripsikan pekerjaan, serta sekretaris atau
kesekretariatan. Yang semuanya itu sangat urgen sekali dalam pembahasan organisasi
perkantoran. Dan selanjutnya untuk lebih jelasnya akan dibahas di bab berikutnya.

1.1

Rumusan Masalah
Bertitik-tolak dari latar belakang, adapun yang menjadi rumusan masalah adalah sebagai
berikut:

a. Apa pengertian Organisasi dan Perkantoran?

b. Sebutkan dan jelaskan Prinsip Organisasi?
c. Sebutkan dan jelaskan Struktur Organisasi?
d. Jelaskan Bagaimana Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan pekerjaan?

e. Apa Peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Orgaisasi?

1.2 Tujuan
a. Menjelaskan Pengertian Organisasi dan Perkantoran
b. Menjelaskan Tentang Prinsip Organisasi
c. Menjelaskan Tentang Struktur Organisasi
d. Menjelaskan Bagaimana Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan Pekerjaan
e. Menjelaskan Tentang Peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Orgaisasi
1.3

Manfaat
Secara teoritis : memberikan sumbangan pengetahuan tentang organisasi perkantoran
dalam pembentukan calon bisnisman yang memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas.

Secara praktis :

a. Mengetahui Defenisi Organisasi dan Perkantoran

b. Mengetahui Prinsip Organisasi
c. Mengetahui Struktur Organisasi
d. Mengerti Bagaimana Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan pekerjaan
e. Mengetahui Peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Orgaisasi

BAB II
PEMBAHASAN
2.

Pengertian Organisasi dan Perkantoran

Ada banyak macam organisasi dan banyak pula rumusan tentang pengertian organisasi.

Namun, secara sederhana dapat dikatakan bahwa organisasi adalah suatu system kerja sama di
antara sekelompok orang demi mencapai tujuan yang disepakati bersama.
Tapi ada pengertian lain tentang organisasi Sedangkan Matthias Aroef mengemukakan
bahwa suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama-sama untuk mencapai
tujuannya. Sejalan dengan itu Pfiffiner dan Sherwood memberikan definisi organisasi sebagai
suatu pola dari cara-cara dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka,
secara intim dan terikat dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan
yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula
secara sistematis.
Definisi Kantor: Kantor (dari bahasa Belanda kantoor) adalah sebutan untuk tempat
yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa
hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering
dibagi kepada dua jenis; kantor yang terbesar dan terpenting biasanya dijadikan kantor pusat,
sedangkan kantor-kantor lainnya dinamakan kantor cabang.
2.1

Prinsip Organisasi
Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan atau organisasi.

Prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam penggunaan sumber daya perusahaan, khususnya
sumber daya manusia dan keuangan. Menurut Robbons (2003), Gitlow (2001), dan Cortada
(2001), ada 6 prinsip yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:
1.

Spesialisasi Pekerjaan

Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana derajat dalam organisasi dibagi menjadi beberapa
pekerjaan. Spesialisasi menjadi terkenal setelah pada awal abad 20 Henry Ford berhasil
mengimplementasikan spesialisasi pada assembly line ford model T dan menjadi best seller pada
masanya. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai,
sehingga ford dapat menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan produsen mobil

lain. Sejak saat itu, spesialisasi menjadi standar bagi dunia industry di seluruh dunia, terutama
pekerjaan yang hanya memerlukan skill rendah.
Pengulangan tugas yang serupa dengan rentang waktu yang lama akan meningkatkan
tingkat produktifitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun di sisi lain, hal ini juga akan
meningkatkan rasa bosan, stress, kualitas pekerjaan rendah, meningkatnya tingkat mangkir dari
kerja. Jika dikalkulasi, hal tersebut akan mereduksi manfaat yang dijanjikan dari penerapan
spesialisasi pekerjaan. Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang memberikan kesempatan
untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau menempatkannya dalam sebuah tim yang
bisa bertukar pengalaman dan skill, terbukti dapat meningkatkan produktivitas seiring dengan
meningkatnya kepuasan kerja karyawan.
Dari dua hal tersebut di atas, seorang manajer administrasi harus dapat menentukan
pekerjaan mana yang harus dispesialisasi dalam rentang waktu yang ditetapkan, untuk
menghindari dampak negatif dari penerapan spesialisasi pekerjaan.
2.

Departementalisasi

Unsur ini merupakan dampak dari spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan
yang serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi administrasi yang berhubungan dengan
keuangan dapat dikelompokkan pada devisi keuangan ataupun semua pekerjaan yang berkaitan
dengan penjualan dapat digabungkan dengan departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering
digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan.
Lebih lanjut, tugas dapat dikelompokkan berdasarkan produk yang dihasilkan
perusahaan. Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang berkaitan dengan
makanan instan (Indomie, Supermie, Sarimie, ataupun Kecap Bangau) dalam PT. Indofood
Sukses Makmur. Hal ini meningkatkan akuntabilitas pada kinerja sebuah produk, karena aktifitas
yang berkaitan dengan produk yang serupa (makanan) di bawah koordinasi perusahaan atau
manajer yang sama.
Kategori lain dalam departementalisasi adalah kategori wilayah atau geografi. Perusahaan
yang mempunyai target market regional, nasional, maupun internasional biasanya memiih jenis
ini. Microsoft dan perusahaan multinasional yang lain biasanya menempatkan seorang country
manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di suatu
negara. Kategori lain adalah berdasar pelanggan yang dilayani sebuah perusahaan. Hal ini dapat
dilihat dari sebuah bank yang mengelompokkan pelayanan kredit berdasarkan banyak sedikitnya

uang yang ditempatkan. Nasabah eksklusif yang tabungannya di atas 1 millyar rupiah harus
berbeda dengan nasabah yang tabungannya di bawah 50 juta.
Dari penjelasan di atas, organisasi di lapangan sangat jarang menggunakan 1 kategori,
minimal 2 kategori digunakan dalam pengorganisasian operasi perusahaan.
3.

Rantai Komando

Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan. Hal ini juga
dapat diperluas dengan pertanyaan kepada siapa saya harus bertanggung jawab dan kepada
siapa saya harus berkonsultasi jika terdapat masalah dalam pekerjaan?. Ada dua unsur penting
dalam menjelaskan rantai komando, yaitu otoritas dan kesatuan perintah. Menurut Robbins
(2003), otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas
dan mengharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalani. Untuk menjaga agar dapat
dijalankan, perlu kesatuan perintah yang mensyaratkan idealnya seseorang hanya mempunyai
seorang atasan. Di mana dia dapat melaporkan dan mempertanggung jawabkan hasil
pekerjaannya.
Namun, seiring dengan berkembangnya tegnologi, prinsip rantai komando, otorias dengan
kesatuan perintahnya menjadi kurang relevan. Staf dapat menggunakan email untuk
berkomunikasi dengan CEO atau direktur yang lain tanpa melalui supervisornya. Di sisi lain ada
tuntutan agar staf lebih mandiri dalam pengambilan keputusan. Hal inilah yang menjadikan
konsep tim cukup relevan dan diimplementasikan di sebagian besar organisasi. Untuk organisasi
semacam militer ataupun organisasi pemerintahan, unsur rantai komando masih menjadi standar
dalam penyusunan struktur organisasi.
4.

Rentang Pengawasan

Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif
oleh seorang manajer. Ada dua isu strategis yang bekaitan dengan unsur ini, yaitu apakah
menggunakan rentang pengawasan yang besar (dalam struktur organisasi vertikal) atau lebar
(dalam struktur organisasi horizontal). Siekman (2000) menyebutkan bahwa dengan
menggunakan rentang pengawasan yang besar akan menjadikan manajer dapat mengawasi
bawahannya lebih dekat, dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan rentang
pengawasan yang lebar. Namun Robbins (2003) berargumen bahwa hal tersebut akan
meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manajer atau supervisor dan membuat
pengambilan kepputusan berjalan lambat. Hal tersebut membuat rentang pengawasan yang lebar

menjadi lebih banyak diimplementasikan diberbagai organisasi (Hammer dan Champy; 1993)
dengan manfaat fleksibilitas yang meningkat serta dapat memberdayakan karyawan melalui
kemandirian yang diberikannya.
5.

Sentralisasi dan Desentralisasi

Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi. Jika
pengambilan keputusan dilakukan oleh pemimpin atau kantor pusat, dapat dikatakan bahwa
organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisasi dan jika sebaliknya disebut dengan
desentralisasi. Robbins (2003) mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat di mana pembuatan
keputusan dipusatkan pada beberapa jabatan di perusahaan. Menurut Gomez Mejia, Balkin, dan
Cardy (2004) desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wewenang dalam
pengambilan keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi
yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tindakan dapat dilakukan
lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, lebih banyak orang yang terlibat di dalamnya, dan
menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi. Dewasa ini tren penggunaan
desentralisasi menjadi luas karena beberapa manfaat di atas. Hal inilah yang mendasari
penerbitan Undang Undang Otonomi Daerah Nomor 25 tahun 1999, karena pemerintah Republik
Indonesia menyadari bahwa pemerintah daerah lebih dekat dengan permasalahan daerahnya
masing-masing yang tentunya memahami dan mengetahui lebih baik kondisi daerahnya
dibandingkan pemerintah pusat.
6.

Formalisasi

Unsur ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji dkk (2004) sebagai dokumen tertulis yang
mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab,
kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada sudah diformalisasikan, akan
diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana
cara menyelesaikannya. Biasanya hal ini lebih tepat diterapkan dalam organisasi yang telah
mapan, namun untuk organisasi yang mengedepankan inovasi dan kreatifitas sebagai standart
ukurannya, biasanya tidak memformalisasikan pekerjaannya terutama untuk karyawan R&D nya.
Namun untuk staf administrasi dengan jenis pekerjaan yang relatif berulang-ulang, formalisasi
akan diterapkan sebagai alat kontrol atas penerapan administrasi yang baik.

2.2

Struktur Organisasi

Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas,
kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalamnya. Pembagian kerja dan
penentuan tanggung jawab/wewenang ini menciptakan struktur organisasi. Dengan kata lain,
struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu
organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat
dijalankan dalam struktur yang sederhana,misalnya dengan satu pemimpin dan beberapa
bawahan. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan
beberapa anak perusahan tentunya merupakan struktur yang lebih rumit.
Satu struktur oraganisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan kaitkan satu sama lain.
Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja
serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan
kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau
anggotanya silih berganti.
Struktur organisasi ditentukan dengan memperhatikan beberapa hal yang penting,
yaknispesialisasi (berbeda

jenis

pekerjaannya,

berbeda

pula

tugas

dan

tangung

jawabnya),standardisasi (perlu ada suatu prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas
tertentu),koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama diantara tiap bagian, mekanisme
pengambilan keputusan (yaitu dengan pemusatan wewenang pada stu pimpinan pusat
(sentralisasi)

atau

dengan

pembagian

wewenang

tertentu

kepada

tiap-tiap

bagian

(desentralisasi)), serta unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis
pekerjaan).
Dibawah ini akan dibahas struktur organisasi berdasarkan departementasi, struktur modern dan
organisasi informal dalam perusahaan.
1.

Departementasi

Pembahasan mengenai struktur organisasi berdasarkan departementasi akan dibagi dalam tiga
bagian. Dimana bagian ketiga ini cukup banyak digunakan dalam dunia perusahaan bisnis.
Fungsional paling banyak digunakan, khususnya pada perusahaan-perusahaan menengah
kebawah. Kata lain dari struktur organisasi fungsional adalah organisasi lini dan staf. Dibawah
akan dibahas tentang struktur organisasi lini, staf dan lini-staf:

a.

Organisasi Garis

Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Cirri utama
organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang tercantum didalam organisasi terletak pada satu garis
vertical. Dalam organisasi ini presiden direktur menangani seluruh masalah baik itu menyangkut
produksi, penjualan, keuangan ataupun personalia. Organisasi lini banyak digunakan pada
perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan
pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik.
Kelebihan struktur garis. Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas
pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Struktur ini
juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak ada
halangan birokrasi.
Kekurangan struktur garis. Kekurangan terbesar struktur ini adalah kurang fleksibelnya dalam
menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih
kompleks. Hal ini menjadikan manajer harus mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri
karena tidak adanya staf tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa tugas harus
didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga sering gagal memberikan pengganti personel
manajerial yang sesuai karena pada beberapa kasus, tugas karyawan yang terbatas sejak awal
menghalangi mereka mendapatkan pengalaman yang dibutuhkan untuk meningkat ke posisi
manajerial.
b.

Organisasi Lini dan Staf

Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana orang-orang lini
terdiri dari orang-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orangorang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini.
Kelebihan struktur garis (lini) dan staf. Kelebihan utama struktur ini adalah posisi garis
terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Jadi, manajer pada
posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung
pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf
dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah
waktu yang minimum. Tentunya hal ini akan sulit kita jumpai pada struktur garis yang murni.
Dan sebagian besar pengalaman sebagai staf merupakan persiapan menuju posisi garis.

Kekurangan struktur garis dan staf. Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering
menjadi masalah. Misalnya, karena karyawan staf terlalu mendominasi sering kali karyawan
posisi garis menghiraukan masukan mereka. Pada beberapa instansi kita temukan fenomena
karyawan staf mengambil wewenang posisi garis. Hal ini mengakibatkan beberapa manajer
mengurangi privilege dari staf ahli, yang menghalangi perkembangan hubungan kerja antara
posisi garis dan staf.
Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden direktur dibagi kepada beberapa
spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer pabrik, dsb). Tetapi mereka tetap melapor kepada
presdir yang tetap memikul tanggung jawab keseluruhan atas operasi usaha. Bagan organisasi
lini staf yang disederhanakan dapat dilihat dari gambar diatas.
2.3

Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsiakan Pekerjaan

Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomes-Mezia, dkk (2004) sebagai proses

pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah

pekerjaan. Ada 3 hal penting yang berpengaruh dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu
analisis alur kerja yang mendeskripsikan bagaimana sebagai input menambah nilai terhadap
sebuah pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaaan lainnya. Yang kedua adalah
strategi bisnis yang di ambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi
tersebut.
Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan:
1. Penyederhanaan pekerjaan, asumsi ini didasari bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi
lebih sederhana.
2. Pemekaran pekerjaaan, pendekatan ini menurut Szilagyi dan Wallace dilakukan dengan
memekarkan sebuah pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya.
3. Perotasian pekerjaan. Pendekatan ini dimungkinkan untuk merotasi karyawan di antara
pekerjaan yang ada tanpa mengubah sebuah alur pekerjaaan.
4. Memperkaya pekerjaan, pendekatan ini dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi
lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan.

5. Desain pekerjaan berdasarkan Tim, pendekatan ini dilakukan dengan memberi wewenang
bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.
Setelah pekerjaan tersebut di rancang, rencana berikutnya adalah analisis pekerjaan yang
merupakan pengumpulan informasi yang digunakan dalam membuat suatu keputusan tentang
pekerjaan. Hal tersebut dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung
jawab dari pekerjaan tertentu. Dan biasanya dalam melakukan sebuah analisi pekerjaan itu
diahjukan beberapa pertanyaan yang diperlukan.
Sedangkan langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan,
dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis yang
disebut dengan diskripsi pekerjaan, ada 2 jenis diskripsi pekerjaan:
1. Deskripsi pekerjaan secara khusus, yang merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban, dan
tanggung jawab dari pekerjaan.
2. Deskripsi pekerjaan secara umum yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas,
kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan.
2.4

Sekretaris dan kesekretariatan

Salah satu devisi atau posisi yang selalu terdapat dalam oragnisasi yang berkaitan dengan
administrasi adalah sekretaris dan kesekretariatan. Peran seorang sekretaris tidak lagi hanya
sebagai pelaksana administrasi namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang sangat
penting dalam menunjang keberhasilan seorang pemimpin dalam tugas administrasi dan
manejerial, dan kadan di kantor juga sebagai pusat informasi.
Sekretaris menurut Webster adalah seorang pegawai yang yang memelihara warkat,
melakukan kospondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai
bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan.
Jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek yaitu:
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab:
2. Sekretaris organisasi, seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi maupun
instansi pemerintah.

3. Sekretaris pribadi, seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas

administrasi.
4. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja:
5. Sekretaris Yunior, yaitu sekretaris yang baru bekerja sebagai sekretaris di suatu
organisasi.
6. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang mempunyai kemampuan dan pengalaman yang
memadai dalam kapasitasnya sebagai sekretaris.
7. Berdasarkan spesialisasi: di samping memiliki kemampuan sebagai seorang sekretaris,
mereka mempunyai keahlian tertentu yang dibutuhkan suatu organisasi.
Menurut Sutarto, pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi dalam 5 bagian:
1. Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima intruksi dari
pemimipin, menangani surat-surat masuk dan keluar, membuat konsep surat yang bersifat
rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.
2. Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan
lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu denag pemimpin, mencatat janji-janji
untuk pimpinan, memberikan masukan, menyusun prioritas acara kerja sehari-hari.
3. Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pribadi pimpinan, misalnya
penyimpangan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan sebagainya,
membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan, dan sebagainya (hal ini
jarang dilakukan karena tugas dari bagian keuangan), menyimpan catatan pengeluaran
sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat
untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat
dan belasungkawa terhadap relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas insidentill, diantaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato,

atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa seminar bila pimpinan
berhalangan

Ada 3 tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar berhasil dalam pekerjaannya.
1. Dependance, pada tahap awal seorang sekretaris memiliki tingkat ketergantungan yang
tinggi pada rekan kerja maupun pimpinannya.
2. Independence, seiring dengan Adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap ruang lingkup
pekerjaannya, sekretaris semakin mampu memahami dan melaksanakan tugasnya.
3. Interpendence, pada tahap ini sekretaris sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja
yang lebih konstrutif dengan merasa ikut memiliki perusahaan, memahami segala sesuatu
yang menyangkut kepentingan perusahaan, dan menjalin keterikatan kerja dengan bagian
lain.

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Organisasi adalah suatu system kerja sama di antara sekelompok orang demi mencapai
tujuan yang disepakati bersama. Kantor (dari bahasa Belanda kantoor) adalah sebutan untuk
tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin.
Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan atau organisasi
yang

meliputi

Spesialisasi

Pekerjaan

Departementalisasi,

Pengawasan, Sentralisasi dan Desentralisasi, dan Formalisasi

Rantai

Komando,

Rentang

Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas,
kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalamnya. Pembagian kerja dan
penentuan tanggung jawab/wewenang ini menciptakan struktur organisasi. struktur modern dan
organisasi informal dalam perusahaan yang meliputi Departementasi, Organisasi Garis,
Organisasi Lini dan Staf, Struktur Produk, Struktur Komite, dan Organisasi Matrik.
Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomes-Mezia, dkk (2004) sebagai proses
pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah
pekerjaan dan salah satu devisi atau posisi yang selalu terdapat dalam oragnisasi yang berkaitan
dengan administrasi adalah sekretaris dan kesekretariatan.
3.2

Saran
Sebelum memasuki dunia perkantoran sebaiknya meengetahui terlebih dahulu segala
yang berkaitan dengan dunia kantor

Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas,
kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalam sebuah organisasi

Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan atau organisasi.
Karena prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam penggunaan sumber daya
perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan keuanga

DAFTAR PUSTAKA

Badri Munir Sukoco.2007."Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta:ERLANGGA.

http://www.scribd.com/doc/47506233/management-administrasi-perkantoran mOdErn-revised

MAKALAH
SISTIM ORGANISASI KANTOR

Disusun Oleh :
Ratna Juwita
Kelas XII AP

SMK PLUS MEKARWANGI

PAGADEN BARAT SUBANG
2016