Kata Pengantar

Alhamdulillah segala puji bagi Allah Swt Tuhan semesta alam, shalawat dan
salam semoga senantiasa dilimpahkan kepada makhluk terbaik akhlaknya dan
tauladan umat manusia, yaitu Muhammad SAW. Karena dengan rahmat, karunia,
taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah Administrasi Umum
mengenai “Fungsi Kantor dalam Organisasi” .

Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah
wawasan serta pengetahuan kita . Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa didalam
makalah ini terdapat kekurangan dan masih jauh dari kata sempurna.Oleh karena
itu, kami memohon maaf atas segala kekurangan dari makalah yang kami buat.
Kami sangat mengharapkan adanya kritik dan saran agar kami dapat memperbaiki
makalah ini, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang
membangun.

Semoga dengan adanya makalah ini dapat bermanfaat, membantu dan

dapat menambah wawasan bagi kami khususnya para pembaca dalam memperoleh
informasi-informasi dan memberikan kontribusi pada peningkatan pembelajaran
olahraga.

Terakhir, ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang
telah ikut mendukung selesainya pembuatan makalah ini. Sebagai dokumen “hidup”
saran dan kritik sangat diharapkan dalam rangka penyempurnaan makalah ini.

Sarolangun, 02 Agustus 2018

Penyusun

III
 Daftar Isi

Kata Pengantar......................................................................III
Daftar Isi.................................................................................IV

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang............................................................1
B. Rumusan Masalah.......................................................2
C. Tujuan Penulisan.........................................................2
D. Manfaat Penulisan.......................................................3

BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Organisasi..................................................4
B. Pengertian Perkantoran...............................................5
C. Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi.................6
D. Prinsip-Prinsip Organisasi..........................................10
E. Struktur Organisasi.....................................................11
F. Merancang, Menganalisis dan Mendiskripsikan
Pekerjaan...................................................................16
G. Sekretaris dan Kesekretariatan..................................17

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan................................................................20
B. Saran..........................................................................20

IV
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang
sangat berperan penting dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan
efesien.
Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi bisa
mengoptimalkan efesiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber
daya yang lain. Fungsi ini didefinisikan oleh Robbins sebagai aktivitas yang
menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya,
bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan
dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat. Semua
aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam
mendesain struktur organisasi sebuah perusahaan.

Hal ini mencerminkan masalah koordinasi yang dihadapi oleh perusahaan-

perusahaan besar karena mereka menjadi organisasi yang kompleks dalam
ekonomi internasional ditandai dengan perubahan teknologi yang cepat,
meningkatnya persaingan dan peran yang lebih menonjol untuk pengetahuan dan
pembelajaran kolektif.

Saat ini, prinsip pengorganisasian, yang digunakan manajer berasal dari

berbagai teori manajemen yang telah berkembang dalam seratus tahun terakhir.
Prinsip ini memberikan petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa
aktivitas perusahaan untuk memandu pencapaian. Sehingga keorganisasian
perkantoran semakin lama akan semakin berkembang dari Tahun ke tahun. Hal
tersebut terjadi karena banyaknya civitas muda yang semakin berkembang.
Dalam hal ini akan lebih lanjut diperinci dengan prinsip-prinsip organisasi,
struktur organisasi, merancang menganalisis dan mendeskripsikan pekerjaan, serta
sekretaris atau kesekretariatan. Yang semuanya itu sangat urgen sekali dalam
pembahasan organisasi perkantoran. Dan selanjutnya untuk lebih jelasnya akan
dibahas di bab berikutnya.

1
B. Rumusan Masalah
Bertitik-tolak dari latar belakang, adapun yang menjadi rumusan masalah
adalah sebagai berikut:
a. Apa pengertian Organisasi?
b. Apa pengertian Perkantoran?
c. Sebutkan fungsi kantor dalam Organisasi?
d. Sebutkan dan jelaskan Prinsip Organisasi?
e. Sebutkan dan jelaskan Struktur Organisasi?
f. Jelaskan Bagaimana Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan pekerjaan?
g. Apa peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Orgaisasi?

C. Tujuan Penulisan
a. Menjelaskan pengertian Organisasi
b. Menjelaskan pengertian Perkantoran
c. Menjelaskan fungsi kantor dalam Organisasi
d. Menjelaskan tentang Prinsip Organisasi
e. Menjelaskan tentang Struktur Organisasi
f. Menjelaskan bagaimana Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan
Pekerjaan
g. Menjelaskan tentang Peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah
Orgaisasi

2
D. Manfaat Penulisan
Secara teoritis : memberikan sumbangan pengetahuan tentang organisasi
perkantoran dalam pembentukan calon bisnisman yang memiliki wawasan dan
pengetahuan yang luas.
Secara praktis :
a. Mengetahui Defenisi Organisasi dan Perkantoran
b. Mengetahui Prinsip Organisasi
c. Mengetahui Struktur Organisasi
d. Mengerti Bagaimana Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan
pekerjaan
e. Mengetahui Peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Orgaisasi

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam
bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah :

1. Kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan

untuk mencapai tujuan tertentu

2. Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan

bersama.

Ciri-ciri organisasi :

1. Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)

2. Ada kerjasama

3. Ada tujuan bersama

Ada banyak macam organisasi dan banyak pula rumusan tentang pengertian
“organisasi”. Namun, secara sederhana dapat dikatakan bahwa organisasi
adalah suatu system kerja sama di antara sekelompok orang demi mencapai tujuan
yang disepakati bersama.

Tapi ada pengertian lain tentang organisasi Sedangkan Matthias Aroef

mengemukakan bahwa suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja
bersama-sama untuk mencapai tujuannya. Sejalan dengan itu Pfiffiner dan
Sherwood memberikan definisi organisasi sebagai suatu pola dari cara-cara dalam
mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan
terikat dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang
lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah
ditetapkan semula secara sistematis.

4
B. Pengertian Perkantoran
Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau
paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan
pekerjaan tata usaha atau administrasi.

Definisi Kantor: Kantor (dari bahasa Belanda kantoor) adalah sebutan untuk
tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara
rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil
maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi kepada dua jenis; kantor
yang terbesar dan terpenting biasanya dijadikan kantor pusat, sedangkan kantor-
kantor lainnya dinamakan kantor cabang.

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang

berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang
berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.

Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha
yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi
sampai tingkatan terendah.

5
Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :

1. George R. Terry

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan

pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta
bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2. William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha,

pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari
keterangan di kemudian hari.

3. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu

pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat,
mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.

C. Fungsi Pekerjaan Kantor

Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain :

1) Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan

operatif untuk mencapai tujuan organisasi.

2) Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat

keputusan.

3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara

keseluruhan (bersambung).

4) Memberikan bantuan kepada seluruh bagian yang terdapat dalam perusahaan.

Fungsi kantor menurut Wiriadihardja dalam Adhitya (2011:19) adalah

sekelompok kegiatan dan usaha satu dengan yang lainnya, dan mempunyai
hubungan yang erat untuk mendukung tercapainya pelaksanaan tugas pokok.

6
 Menurut Moekijat (1984:210) mengemukakan bahwa fungsi kantor adalah
mendapatkan keterangan, mengkoordinir program-program, memberikan pelayanan,
melakukan pengawasan, memberikan ide-ide baru, memberikan advis dan
bimbingan kepada kelompok lebih lanjut.

Menurut J.C. Denyer dalam bukunya “Office Adminsitration”, fungsi kantor adalah
untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah:

1. To recive information (e.g. letters, price, quotation, etc.)

2. To record information (e.g. stock, price and personnel records)
3. To arrange information (e.g. as costing, accounting, etc.)
4. To give information (e.g. sales invoice, estimates, etc.)
5. To saveguard assets (e.g. cara of cash, stock, etc.)

1. Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan dan

sebagainya)
2. Untuk mencatat keterangan (misalnya; persediaan, harga dan catatan-catatan
kepegawaian)
3. Untuk menyusun keterangan (misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan dan
sebagainya)
4. Untuk memberi keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan, perkiraan-
perkiraan dan sebagainya)
5. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai,
persediaan, dan sebagainya)

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha

penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesional, dalam

7
arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pompinan dan staf
yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi. Berikutnya,
berkaitan dengan lingkungannya (manusia, alat, sumber-sumber, ruang, waktu dan
lain-lain), seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara
sungguh-sungguh dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat
menhadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan
bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi, karena kantor mempunyai fungsi antara lain:

1. Sebagai alat penyambung panca indera pimpinan.

2. Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan.
3. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan sistem menajemen, prosedur,
dan metode kerja.
4. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan dan
melaksanakan kegiatan mencapai tujuan organisasi yang berdaya guna.

Pada kenyataannya, salah satu kebutuhan manusia, akan diusahakan

sepenuhnya melalui organisasi, sehingga organisasi dapat hidup, tumbuh, dan
berkembang, harus dipimpin oleh seorang pimpinan yang cakap. Organisasi
memerlukan tempat pusat pertemuan, pusat keputusan, pusat merencanakan,
mengorganisasikan, menggerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut
memberi arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk
penulisan, komunikasi, penghitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip, adalah
merupakan pekerjaan kantor.

Sifat dari latar belakang dan peran manajemen administrasi perkantoran

membuatnya paling logis dari semua bidang organisasi, yaitu memiliki tanggung
jawab untuk pengelolaan informasi pada suatu organisasi. Saai ini, fungsi
manajemen administrasi perkantoran dan manajer bagian administrasi kantor
sedang diakui dan dikreditkan untuk kontribusi mereka terhadap keberhasilan
organisasi.

Manajemen administrasi perkantoran memiliki dampak yang signifikan

terhadap karyawan di seluruh organisasi, mungkin yang paling signifikan dengan
memungkinkan mereka untuk meningkatkan produktivitas mereka. Selain
menghilangkan tanggung jawab karyawan untuk beberapa tugas tertentu, posisi ini
membantu mereka memaksimalkan efisiensi tugas lainnya yang ditunjuk.
manajemen administrasi perkantoran juga memberikan bantuan kepada karyawan
dengan informasi yang mereka butuhkan, ketika mereka membutuhkannya, dan
dalam format yang mereka inginkan. Hal ini menjelaskan mengapa fungsi
manajemen administrasi perkantoran harus terorganisasi melampaui seluruh unit,
fungsi, dan Departemen-departemen lainnya.

8
 Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Quible (2001:3)
adalah sebagai berikut:

1. To Ensure that relevant organizational activities are designed to minimize

individual and unit productivity
2. To provide effective management of the organization’s in formation
3. To maintain reasonable quantity and quality standards
4. To develope effective work processes and procedures T
5. o provide a satisfactory physical and mental working environment for the
oganizational employees
6. To help define duties and responsibilities of employees as signed within the
administrative office management functional area
7. To develop satisfactory lines of communication among employees within the
administrative office management functional area and between these
employees in other areas within the organization
8. To help employees maintain a high level of work effectiveness
9. To enhance the effective supervision of office personnel
10. To assure the efficient and proper use of specialized office equipment

1. Untuk memastikan kegiatan organisasi yang relevan dirancang

2. untuk memaksimalkan aktivitas produktivitas individu dan satuan
unit Untuk memberikan manajemen yang efektif dalam pembentukan
organisasi
3. Untuk menjaga kuantitas dan kualitas standar yang wajar
4. Untuk mengembangkan proses kerja yang efektif dan prosedural5.
5. Untuk memberikan lingkungan kerja yang memuaskan fisik dan mental bagi
karyawan oganisasi
6. Untuk membantu menentukan tugas dan tanggung jawab karyawan saat
masuk dalam area fungsional manajemen administrasi perkantoran
7. Untuk mengembangkan lini komunikasi yang baik antara karyawan dalam
area fungsional manajemen administrasi kantor dan antara karyawan di
daerah lain dalam organisasi
8. Untuk membantu karyawan mempertahankan tingkat efektivitas kerja yang
tinggi
9. Untuk meningkatkan pengawasan yang efektif dari personil kantor
10. Untuk menjamin penggunaan yang efisien dan tepat peralatan kantor khusus

Jenis Pekerjaan Kantor

1. Pengorganisasian Catatan
Pada setiap organisasi yang besar, baik swasta maupun pemerintahan.
Aktivitas surat-menyurat berintensitas tinggi. Hal ini berdampak besar pada
kelancaran bagi pencapaian tujuan perusahaan.

9
2. Penyederhanaan Pekerjaan
Seperti yang telah kita ketahui bahwa apabila ada jenis pekerjaan yang
masih berkolerasi pada pekerjaan lainnya, untuk mencapai efisiensi waktu, tenaga
dan biaya. Maka sebaiknya dikerjakan oleh seorang karyawan.

3. Pemekaran Pekerjaan
Sebaliknya jika pekerjaan seseorang masih dapat diperluas dengan jenis
pekerjaan lain yang masih berhubungan erat atau mengikut tahapan prosedur
selanjutnya, maka buatlah pemekaran bagi pekerjaan tersebut.

4. Perotasian pekerjaan

Ada kalanya seorang karyawan dimutasi/rotasi ke dalam unit atau wilayah

yang berbeda. Hal ini bertujuan untuk pengembangan diri,karier ataupun efesiensi
dan efektifitas.

5. Prosedur pencatatan
a. Pengumpulan data harus dilakukan dengan seksama, teliti dan terorganisasi pada
satu unit yang terpadu
b. Pencatatan dilaksanakan sesuai prosedur yang telah ditetapkan
c. Record retention schedule
d. Record retention yaitu suatu kebijakn jadwal pengelolaan dan penghapusan data
yang hrus dilakukan dalam proses administrasi. Record retention meliputi :
 Penggolongan
 Pemilihan
 Distribusi
 Disposisi
 Disposisi record untuk disimpan
 Pemusnahan

D. Prinsip-Prinsip Organisasi
1. Prinsip Perumusan Tujuan

Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang

harus dilakukan oleh organisasi tersebut.

10
2. Prinsip Pembagian Kerja

Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan

terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit
kerja.

3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk
melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban.

4. Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus
dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya.

5. Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang

pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga

pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat

melakukan pengawasan yang optimal.

6. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan,

menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugasnya.

7. Prinsip Koordinasi

Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

E. Struktur Organisasi
Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan
pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di
dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini

11
menciptakan struktur organisasi. Dengan kata lain, struktur organisasi adalah
susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi.
Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya
dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana,misalnya dengan satu pemimpin
dan beberapa bawahan. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa
departemen atau bahkan beberapa anak perusahan tentunya merupakan struktur
yang lebih rumit.
Satu struktur oraganisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan kaitkan
satu sama lain. Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga menunjukkan
tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang
jelas dan mapan memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan
organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti.
Struktur organisasi ditentukan dengan memperhatikan beberapa hal yang
penting, yakni spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan
tangung jawabnya), standardisasi (perlu ada suatu prosedur yang baku atau teratur
untuk aktivitas tertentu), koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama
diantara tiap bagian, mekanisme pengambilan keputusan (yaitu dengan pemusatan
wewenang pada stu pimpinan pusat (sentralisasi) atau dengan pembagian
wewenang tertentu kepada tiap-tiap bagian (desentralisasi), serta unit
kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan).
Dibawah ini akan dibahas struktur organisasi berdasarkan departementasi,
struktur modern dan organisasi informal dalam perusahaan.
1. Departementasi
Pembahasan mengenai struktur organisasi berdasarkan departementasi
akan dibagi dalam tiga bagian. Dimana bagian ketiga ini cukup banyak digunakan
dalam dunia perusahaan bisnis.
Fungsional paling banyak digunakan, khususnya pada perusahaan-
perusahaan menengah kebawah. Kata lain dari struktur organisasi fungsional adalah
organisasi lini dan staf. Dibawah akan dibahas tentang struktur organisasi lini, staf
dan lini-staf:

12
 a. Organisasi Garis
Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi yang paling
sederhana. Cirri utama organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang tercantum
didalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Dalam organisasi ini presiden
direktur menangani seluruh masalah baik itu menyangkut produksi, penjualan,
keuangan ataupun personalia. Organisasi lini banyak digunakan pada perusahaan-
perusahaan kecil dan prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan
pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau
klasik.
Kelebihan struktur garis : Karyawan lebih menyadari akan tugas dan
tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini sederhana dan
mudah dimengerti. Struktur ini juga menjadikan pengambilan keputusan dapat
dilakukan dengan cepat karena tidak ada halangan birokrasi.
Kekurangan struktur garis : Kekurangan terbesar struktur ini adalah
kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika
perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks. Hal ini menjadikan manajer
harus mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri karena tidak adanya staf
tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa tugas harus
didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga sering gagal memberikan pengganti
personel manajerial yang sesuai karena pada beberapa kasus, tugas karyawan yang
terbatas sejak awal menghalangi mereka mendapatkan pengalaman yang
dibutuhkan untuk meningkat ke posisi manajerial.
b. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini,
dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional dan lebih bersifat teknis
dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas
sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini.
Kelebihan struktur garis (lini) dan staf : Kelebihan utama struktur ini
adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada

13
karyawan staf. Jadi, manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk
melakukan aktivitas yang berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama
perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf dapat
memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan
jumlah waktu yang minimum. Tentunya hal ini akan sulit kita jumpai pada struktur
garis yang murni. Dan sebagian besar pengalaman sebagai staf merupakan
persiapan menuju posisi garis.
Kekurangan struktur garis dan staf : Konflik antara karyawan posisi garis
dan staf sering menjadi masalah. Misalnya, karena karyawan staf terlalu
mendominasi sering kali karyawan posisi garis menghiraukan masukan mereka.
Pada beberapa instansi kita temukan fenomena karyawan staf “mengambil”
wewenang posisi garis. Hal ini mengakibatkan beberapa manajer mengurangi
“privilege” dari staf ahli, yang menghalangi perkembangan hubungan kerja antara
posisi garis dan staf.
Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden direktur dibagi kepada
beberapa spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer pabrik, dsb). Tetapi mereka
tetap melapor kepada presdir yang tetap memikul tanggung jawab keseluruhan atas
operasi usaha. Bagan organisasi lini staf yang disederhanakan dapat dilihat dari
gambar diatas.
c. Struktur Produk
Mengingat makin berkembangnnya suatu perusahaan pada beberapa
produk, baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali, maka
perusahaan tersebut memerlukan suatu penyesuaian/ perkembangan terhadap
struktur organisasi, karena tidak memadahi lagi dengan hanya menggunakan
struktur organisasi fungsional.
Kelebihan struktur produk ; Struktur ini memungkinkan beberapa devisi
untuk mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik untuk mereka.
Katika struktur alternative digunakan seperti garis dan staf, proses dan prosedur
akan terstandardisasi dalam keseluruhan perusahaan. Adapun aktivitas yang lain
dapat di koordinasikan tersendiri oleh tiap devisi tanpa pengawasan langsung dari
kantor pusat.

14
 Kekurangan struktur produk : Dengan dimungkinkannya tiap devisi untuk
berjalan dengan cara masing-masing dibandingkan struktur lain, hal ini dapat
mengakibatkan kegagalan beberapa devisi dalam mencapai tujuan perusahaan.
Lebih jauh, masalah yang dihadapi oleh beberapa devisi mungkin akan dirasakan
perusahaan secara keseluruhan.
d. Struktur Komite
Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan salah
satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pada
kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial, dimana
yang lainnya hanyalah sebagai penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe ini
cocok digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah dijelaskan
sebelumnya. Meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan terus berjalan,
struktur komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya.
Kelebihan struktur komite : Rekomendasi yang diberikan komite kadang
kala diterima lebih baik dari pada yang dibuat oleh individu atau bawahan yang
terdapat dalam wewenang garis. Hal ini mungkin disebabkan conflict of interest dari
anggota komite dapat dikatakan lebih minim dibandingkan “orang dalam” organisasi.
Sebagai tambahan, pandangan yang luas dan beragam dari anggota komite
memperluas rekomendasi mereka dan meningkatkan penerimaan dari yang lain,
sehingga meningkatkan validitas rekomendasi tersebut. Penggunaan struktur komite
juga mengurangi resiko membuat keputusan yang salah.
Kekurangan struktur komite : Komite sring kali dikritik karena
membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi dengan baik. Tidak semua komite
sama produktifnya. Khususnya yang di dominasi oleh beberapa individu.
e. Organisasi Matriks
Organisasi matriks disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu
organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para
spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan
pemasaran dikumpulkan lagi menjadi satu untuk sualu proyek yang harus
diselesaikan.

15
 Sebagaimana struktur-struktur organisasi lainnya, struktur organisasi matriks
juga mempunyai berbagai kelebihan dan kekurangan. Kelebihan struktur organisasi
matriks antara lain adalah:
 Sesuai untuk beban kerja yang fluktuatif
 Tujuan proyek menjadi lebih jelas
 Memungkinkan untuk merespon pada beberapa sektor lingkungan secara
serentak
 Banyak jalur untuk melakukan komunikasi
 Pekerjaan dapat dipahami secara lebih jelas
Adapun kelemahan struktur organisasi matriks antara lain:

 Strukturnya sangat rumit

 Biaya relatif tinggi
 Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan
 Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda sehingga memerlukan koordinasi
kuat

F. Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsiakan

Pekerjaan
Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomes-Mezia, dkk (2004) sebagai
proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk
melakukan sebuah pekerjaan. Ada 3 hal penting yang berpengaruh dalam
merancang sebuah pekerjaan, yaitu analisis alur kerja yang mendeskripsikan
bagaimana sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang
nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaaan lainnya. Yang kedua adalah strategi

16
bisnis yang di ambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan
strategi tersebut.

Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan:

1. Penyederhanaan pekerjaan, asumsi ini didasari bahwa pekerjaan dapat diuraikan

menjadi lebih sederhana.
2. Pemekaran pekerjaaan, pendekatan ini menurut Szilagyi dan Wallace dilakukan
dengan memekarkan sebuah pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya.
3. Perotasian pekerjaan. Pendekatan ini dimungkinkan untuk merotasi karyawan di
antara pekerjaan yang ada tanpa mengubah sebuah alur pekerjaaan.
4. Memperkaya pekerjaan, pendekatan ini dilakukan untuk membuat pekerjaan
menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan.
5. Desain pekerjaan berdasarkan Tim, pendekatan ini dilakukan dengan memberi
wewenang bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.

Setelah pekerjaan tersebut di rancang, rencana berikutnya adalah analisis

pekerjaan yang merupakan pengumpulan informasi yang digunakan dalam membuat
Suatu keputusan tentang pekerjaan. Hal tersebut dilakukan dengan
mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dan
biasanya dalam melakukan sebuah analisi pekerjaan itu diahjukan beberapa
pertanyaan yang diperlukan.
Sedangkan langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah
diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam
sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan, ada 2 jenis
diskripsi pekerjaan:

1. Deskripsi pekerjaan secara khusus, yang merupakan ringkasan dari tugas,

kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan.

17
2. Deskripsi pekerjaan secara umum yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas,
kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan.

G. Sekretaris dan kesekretariatan

Salah satu devisi atau posisi yang selalu terdapat dalam oragnisasi yang
berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris dan kesekretariatan. Peran seorang
sekretaris tidak lagi hanya sebagai pelaksana administrasi namun semakin
berkembang dan memiliki posisi yang sangat penting dalam menunjang
keberhasilan seorang pemimpin dalam tugas administrasi dan manejerial, dan kadan
di kantor juga sebagai pusat informasi.
Sekretaris menurut Webster adalah seorang pegawai yang yang memelihara
warkat, melakukan kospondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai
yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai
suatu departemen pemerintahan.

Jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek yaitu:

1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab.

2. Sekretaris organisasi, seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi
maupun instansi pemerintah.
3. Sekretaris pribadi, seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas
administrasi.
4. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja:
5. Sekretaris Yunior, yaitu sekretaris yang baru bekerja sebagai sekretaris di suatu
organisasi.
6. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang mempunyai kemampuan dan pengalaman
yang memadai dalam kapasitasnya sebagai sekretaris.
7. Berdasarkan spesialisasi: di samping memiliki kemampuan sebagai seorang
sekretaris, mereka mempunyai keahlian tertentu yang dibutuhkan suatu
organisasi.

Menurut Sutarto, pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi dalam 5 bagian:

1. Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima intruksi dari
pemimipin, menangani surat-surat masuk dan keluar, membuat konsep surat
yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.
2. Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-
pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu denag pemimpin,

18
 mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, menyusun prioritas
acara kerja sehari-hari.

3. Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pribadi pimpinan, misalnya

penyimpangan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan
sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan,
dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena tugas dari bagian keuangan),
menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan
dana untuk keperluan tersebut.
4. Tugas Sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan
rapat untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan
ucapan selamat dan belasungkawa terhadap relasi atas nama pimpinan.
5. Tugas insidentill, diantaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan,
pidato, atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa seminar bila
pimpinan berhalangan

Ada 3 tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar berhasil dalam
pekerjaannya.

1. Dependance, pada tahap awal seorang sekretaris memiliki tingkat ketergantungan

yang tinggi pada rekan kerja maupun pimpinannya.
2. Independence, seiring dengan Adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap ruang
lingkup pekerjaannya, sekretaris semakin mampu memahami dan melaksanakan
tugasnya.
3. Interpendence, pada tahap ini sekretaris sudah memiliki konsep berpikir dan
konsep kerja yang lebih konstrutif dengan merasa ikut memiliki perusahaan,
memahami segala sesuatu yang menyangkut kepentingan perusahaan, dan
menjalin keterikatan kerja dengan bagian lain.

19
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Organisasi adalah suatu system kerja sama di antara sekelompok orang

demi mencapai tujuan yang disepakati bersama. Kantor (dari bahasa
Belanda kantoor) adalah sebutan untuk tempat yang digunakan
untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin.
Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan
atau organisasi. Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka
diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap
orang di dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini
menciptakan struktur organisasi. struktur modern dan organisasi informal dalam
perusahaan yang meliputi Departementasi, Organisasi Garis, Organisasi Lini dan
Staf, Struktur Produk, Struktur Komite, dan Organisasi Matrik.
Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomes-Mezia, dkk (2004) sebagai
proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk
melakukan sebuah pekerjaan dan salah satu devisi atau posisi yang selalu terdapat
dalam oragnisasi yang berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris dan
kesekretariatan.

B. Saran

 Sebelum memasuki dunia perkantoran sebaiknya meengetahui terlebih dahulu

segala yang berkaitan dengan dunia kantor
 Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian
tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalam sebuah
organisasi
 Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan atau
organisasi. Karena prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam penggunaan
sumber daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan keuangan.

20