MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN

PERAN DAN FUNGSI PERKANTORAN

Disusun oleh Kelompok 6 :

Rahayu Sulistio Putri (1709617022)
Thasya Nabilla (1709617035)
Galih Prihastomo (1709617042)

Dosen Pengampu :
Marsofiyati, M.Pd

S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas limpahan
rahmat dan hidayah-Nya, kami selaku penulis dapat menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini dibuat dengan tujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Perkantoran dengan judul “Peran dan Fungsi Perkantoran”.

Kami selaku penulis juga mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang
telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini. Harapan penulis semoga makalah
ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, untuk
kedepannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar lebih baik
lagi. Karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman, kami yakin masih banyak
kekurangan dalam makalah ini. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan saran dan
kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Jakarta, 13 Oktober 2019

Tim Penulis
DAFTAR ISI
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam setiap organisasi maupun perusahaan baik itu pemerintah ataupun
swasta dalam pelaksanaan pencapaian tujuan pasti dibutuhkan yang namanya
pembagian kerja, tugas, maupun wewenang yang rinci kepada masing-masing
pihak yang terlibat didalam organisasi. Selain itu, perlu juga adanya sebuah
perkantoran yang mampu menyediakan informasi terkait pencapaian tujuan yang
benar. Oleh karena itu, peran dan fungsi perkantoran itu penting dan harus ada di
dalam lingkungan organisasi.
Namun, belum banyak yang mengetahui betapa penting dan luasnya
peranan dan fungsi perkantoran dalam aktivitas kantor. Disamping hal itu,
artinya diperlukannya sebuah organisasi perkantoran yang mampu memberikan
informasi yang baik dan benar terkait tujuan yang ingin dicapai. Artinya, peran
dan fungsi perkantoran itu berkaitan erat dengan pekerjaan kantor, karena tanpa
adanya pekerjaan kantor yang dilakukan peranan dan fungsi perkantoran dalam
mencapai tujuan organisasi itu tidak dapat dilakukan.
Jika dibandingkan dengan sebelum tahun 1970-an, pekerjaan-pekerjaan
kantor dianggap tidak terlalu penting. Pekerjaan kantor ditandai dengan adanya
para pegawai dan dikepalai oleh seorang kepala kantor atau biasa disebut juga
dengan kepala tata usaha. Kondisi ruangan yang tidak terlalu bagus dan penuh
dengan surat-surat yang tertimbun diatas meja kerja dan berbagai macam
dokumen-dokumen. Namun saat ini, kondisi tersebut sudah sangat berubah,
seiring dengan meluasnya ruang lingkup kantor dan berkembangnya ilmu
pengetahuan dan teknologi.
Kegiatan kantor saat ini tidak hanya berkaitan dengan hal mencatat,
namun juga dituntut untuk bisa menghasilkan informasi secara cepat dan tepat
yang berpengaruh terhadap pekerjaan-pekerjaan lain. Karena hal tersebut
mengikuti perkembangan teknologi modern yang mulai berevolusi dan menjadi
penunjang dalam melakukan pekerjaan kantor sehingga memudahkan para pihak
yang terlibat dalam organisasi dalam melaksanakan fungsi dan wewenangnya.
 Oleh karena itu, didalam makalah ini akan membahas lebih lanjut
mengenai peranan dan fungsi perkantoran.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka kami dapat merumuskan masalah
sebagai berikut :
1. Bagaimana peran perkantoran ?
2. Apa saja fungsi perkantoran?

C. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan dari makalah ini adalah :
1. Untuk menjelaskan peran perkantoran
2. Untuk menjelaskan fungsi perkantoran

D. Manfaat Penulisan
Berdasarkan tujuan penulisan diatas, maka manfaat dari penulisan makalah
ini adalah sebagai berikut :
1. Manfaat Teoritis
Dengan adanya makalah ini diharapkan pembaca maupun penulis dapat
memahami lebih dalam peran dan fungsi perkantoran.
2. Manfaat Praktis
Hasil penulisan makalah ini secara praktis diharapkan dapat
menyumbangkan pemikiran terhadap pemecahan masalah yang berkaitan
dengan peran dan fungsi perkantoran serta dapat menjadi sarana bagi tim
penulis untuk menambah wawasan tentang peran dan fungsi perkantoran.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Peran Perkantoran
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: "kantoor", yang berarti ruang
tempat bekerja, kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam
bahasa Inggris "office" mempunyai arti: tempat untuk memberikan pelayanan,
posisi, atau ruang tempat kerja.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),
kantor adalah balai (gedung,rumah,ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan
(perusahaan); tempat bekerja. Istilah kantor dapat diartikan dalam arti statis
yaitu tempat, dalam arti dinamis yaitu proses, dan dalam arti fungsional yaitu
sarana. Sedangkan secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana
dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka
mencapai tujuannya
Peranan kantor tidak hanya memberikan pelayanan terhadap internal
organisasi, tapi juga harus memberikan pelayanan kepada semua pihak dan lini
organisasi (middle and top), pihak pegawai dan masyarakat yang membutuhkan
informasi. Informasi atau keterangan yang disajikan harus cepat dan akurat dan
sudah pasti informasi yang disajikan bisa diberikan sesuai dengan kewenangan
setiap kantor [CITATION Nug \l 1033 ].
Berikut ini peranan kantor sebagai tugas ketatausahaan (Gie, 2000) adalah :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan
pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan atau membuat tindakan yang tepat.
3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara
keseluruhan. Karena fungsinya sebagai pusat ingatan

Perkembangan pada saat ini, tuntutan akan pelayanan yang harus diberikan
oleh orang-orang kantor semakin tinggi, yang berakibat pada ruang lingkup
kantor pun semakin kompleks. Dengan semakin kompleksnya ruang lingkup
kantor, maka peranan manajemen kantor pun semakin berkembang dan
menuntut adanya penerapan fungsi-fungsi manajemen dikantor, dan penerapan
manajemen yang baik sehingga dapat pelayanan yang optimal, kualitas prima
dengan biaya yang rendah dan efisiensi yang tinggi. Adapun karakteristik
manajemen yang baik berdasarkan Riset Mintzberg (dalam Mc-Leod, 2001),
sebagai berikut:

1. Control pimpinan harus mampu mengawasi hamper semua kegiatan

organisasi yan gpenting
2. Pimpinan yang memotivasi dan mengarahkan
3. Memantau informasi yang relevan dengan perkembangan organisasi
4. Menyebarluaskan informasi yang relevan
5. Juru bicara pada pihak lain
6. Pada kondisi tertentu sebagai pimpinan
7. Mengalokasikan sumber daya
8. Perundingan setiap kali berhadapan dengan unit yang bukan unitnya

Delapan peran tersebut bisa dijalankan oleh manajer kantor. Dan akan
memudahkan berbagai kegiatan kantor sehingga kantor mempunyai peranan
yang semakin baik dalam memberikan pelayanan kepada semua pihak.

Selain itu, adapun manfaat dari adanya ketata usahaan adalah :

1. Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam

pekerjaan.
2. Mengurangi keterlambatan atau hambatan.
3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha.
5. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.
6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha.

Dalam menjalankan peranan perkantoran tentu perlu adanya strategi. Berikut

adalah strategi mencapai kesuksesan dalam menunjang peran perkantoran
[CITATION Mar15 \l 1033 ] :
 a. Pelajari peraturan jam kerja. Jika ingin mencapai kesuksesan dalam karir
buatlah disiplin waktu. Datanglah ke kantor tepat waktu, apabila dapat
menghadiri minimal 15 menit sebelumnya. Beri waktu untuk rileks sejenak
sebelum memulai pekerjaan kantor.
b. Biasakan banyak bertanya. Orang yang malu bertanya akan sesat dijalan.
Pepatah tersebut memang benar makin banyak bertanya makin banyak pula
ilmu yang didapat. Jangan pernah sungkan untuk bertanya sesuatu yang tidak
diketahui kepada orang yang lebih mengerti.
c. Bergaul. Pergaulan yang luas akan membuat banyak memiliki rekan kerja,
tidak perlu malu untuk bergaul dengan semua rekan kerja, mulailah dari
bawahan maupun atasan. Hal ini pun dapat membantu jika memiliki masalah
mengenai pekerjaan.
d. Hindari politik kantor, apalagi bergosip. Untuk yang satu ini adalah lebih
cocok ditujukan bagi yang memang suka bergosip. Hati-hati gosip pun biasa
membawa hal bahaya. Usahakan tidak memihak kelompok manapun jika ada
yang bersitegang.
e. Bersikap ramah. Selalu tersenyum dan ramah terhadap semua rekan kerja
baik bawahan maupun atasan.
f. Selalu tampil percaya diri dengan segala suasana, yakinlah kalau biasa
melakukan segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan kantor.
g. Selalu bertanya kepada diri sendiri apa yang dapat saya lakukan lebih hari
ini. Dengan adanya pertanyaan tersebut memicu untuk lebih berkreatifitas
lagi.
h. Jangan pernah menunda-nunda pekerjaan Tuntaskanlah pekerjaan yang
harus diselesaikan. Menunda pekerjaan berarti membuat pekerjaaan semakin
banyak.

B. Fungsi Perkantoran
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi kepada masa depan, usaha
kegiatan perkantoran haruslah ditangani secara profesional, dalam artian,
pimpinan dan staff nya haruslah orang yang benar-benar mengerti akan tugas-
tugasnya. Berikutnya yaitu berkaitan dengan lingkungannya (manusia, alat,
sumber-sumber, ruang, waktu dan lain-lain), seorang karyawan selalu dituntut
untuk secara maksimal memberikan perhatiannya dan selalu berusaha mengolah
informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna.
Pengertian fungsi menurut Wiriadhihardja dalam Adhitya (2011:19)
merupakan kegiatan dan usaha antara satu dengan yang lainnya yang
mempunyai hubungan erat guna mendukung terwujudnya pelaksanaan. tugas
pokok. Sedangkan Menurut Moekijat (1984:210) fungsi adalah mendapat
keterangan, memberikan pelayanan, mengordinir program, memberikan ide,
melakukan pengawasan serta memberikan saran serta bimbingan untuk
kelompok lebih lanjut. Sementara itu, kegiatan perkantoran merupakan inti
kehidupan organisasi.
Fungsi perkantoran adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan
catatan-catatan. Terdapat beberapa pendapat ahli mengenai fungsi dari sebuah
kantor sebagai berikut.
a. Mills dan Ford (1987)
Mills dan Ford menyatakan 5 fungsi kantor, antara lain :
1. Menerima keterangan
2. Mencatat keterangan
3. Mengolah keterangan
4. Memberikan keterangan
5. Melindungi harta kekayaan

Fungsi-fungsi yang dinyatakan Mills dan Ford ini lebih merujuk kepada
kegiatan tata usaha atau catat mencatat. Maka dari pendapat diatas dapat
lihat bahwa dalam hal ini fungsi perkantoran adalah sebagai tempat untuk
melakukan kegiatan pencatatan dan kegiatan tata usaha lainnya dalam
rangka untuk upaya mencapai tujuan organisasi.

b. Denyer (1973)
Denyer menyatakan bahwa fungsi kantor adalah memberikan pelayanan
komunikasi dan warkat. Secara rinci pekerjaan kantor sebagai berikut:
1. To receive information, menerima keterangan (misalnya: surat
menyurat, harga-harga, kutipan-kutipan dan sebagainya)
 2. To record information, mencatat keterangan (misalnya: persediaan,
harga dan catatan, dan sebagainya)
3. To arrange information, menyusun keterangan (misalnya:
pembiayaan, pembukuan dan sebagainya)
4. To give information, memberi keterangan (misalnya: faktur-faktur
penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya)
5. To safeguard asset, mengamankan asset (misalnya pemeliharaan
uang tunai, persediaan-persediaan dan sebagainya.

Dari pendapat Denyer tersebut, dapat dilihat pula bahwa fungsi

perkantoran lebih dari sekedar kegiatan pencatatan dan tata usaha, lebih dari
hal itu, kegiatan dikantor berfungsi untuk pengolahan informasi dari mulai
penerimaan informasi, pencatatan informasi, penyusunan informasi sampai
pemberian informasi atau menyampaikan informasi yang telah diolah.
Bahkan lebih dari itu, Denyer berpendapat bahwa fungsi kantor juga adalah
untuk mengamankan atau mengelola asset-asset organisasi atau perusahaan.

Maka dari itu, berdasarkan pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan

bahwa fungsi perkantoran untuk berjalannya suatu organisasi sangatlah
penting, yang paling utama adalah fungsi perkantoran sebagai tempat
dikelolanya informasi organisasi atau perusahaan.

Selain itu ada beberapa fungsi lain kantor dalam perusahaan, sebagai
berikut :

1) Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan

Misalnya produksi pabrik mendahului administrasi kantor.
2) Melengkapi tujuan pokok perusahaan
Adalah tidak mungkin menjalankan pabrik tanpa penulisan upah,
pembelian bahan-bahan dan sebagainya.
3) Mengawasi faktor-faktor produksi
Misalnya dengan pengawasan anggaran (budgeter), pengawasan
pegawai-pegawai dan keuangan.
4) Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan
 Sebagai badan eksekutif, kantor harus bertindak sebagai pusat
administrasi. Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses
penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari administrasi :
perorganisasian, personalia., keuangan, komunikasi, tata usaha, dan
humas.
5) Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antar
bagian dalam organisasi.
6) Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan organisasi.
7) Penghubung dengan publik
Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan
dukungan terhadap organisasi.
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran
 DAFTAR PUSTAKA

Marsofiyati, & Eryanto, H. (2015). Manajemen Perkantoran. Jakarta: Lembaga

Pengembangan Pendidikan UNJ.

Nugraha, B. H. (2015). Fungsi dan Peranan Kantor. Retrieved Oktober 13, 2019, from
https://bayuhaliah.files.wordpress.com/2015/06/fungsi-dan-peranan-kantor-
jurnal.docx

Chaniago, Harmon. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas

Perkasa

Maryati, A. (2014). Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP STIM YKPN

Sedarmayanti. (2010). Manajemen Perkantoran Suatu Pengantar. Bandung: Mandar

Maju