MAKALAH PRAKTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN RUMAH

SAKIT

“SISTEM PERKANTORAN”

Dosen Mata Kuliah :

Salfia Darmi, SE, M.Kes

Disusun Oleh :
Kelompok 3

Bella Arlyna S 03170100021

Chyntia Dewi S 03170100007
Sella Apriliani 03170100004
Moch. Alatas Akbar 03170100023
Kelvin Revaldo 03170100006

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN INDONESIA MAJU

JAKARTA
2019
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
segala rahmat dan hidayah yang telah dilimpahkan-Nya, sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini dengan baik tentang hal-hal yang berkaitan dengan
“Sistem Perkantoran”.

Penulisan makalah ini dimaksudkan untuk memenuhi tugas yang diberikan

oleh Ibu Salfia Darmi, SE, M.Kes selaku dosen mata kuliah Praktik Administrasi
Perkantoran Rumah Sakit.

Kami menyadari bahwa makalah yang kami selesaikan ini masih jauh dari
kesempurnaan, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran dari semua
kalangan yang bersifat membangun guna kesempurnaan makalah kami
selanjutnya.

Akhir kata, kami ucapkan terima kasih kepada Beliau Ibu Salfia Darmi,
SE, M.Kes atas pemberian tugasnya dan semua pihak yang telah berperan dalam
penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Serta kami harap agar makalah
ini dapat bermanfaat bagi semua kalangan.

Jakarta, 20 April 2019

Kelompok 3

i
ii
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR 2
DAFTAR ISI i
BAB I 1
PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang.........................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................................2
1.3 Tujuan Penulisan......................................................................................................2
BAB II 3
PEMBAHASAN 3
2.1 Pengertian Sistem Perkantoran.................................................................................3
2.2 Definisi Manajemen.................................................................................................3
2.3 Definisi Prosedur Perkantoran..................................................................................5
2.4 Prinsip Sistem Perkantoran......................................................................................5
2.5 Prinsip Perencanaan Sistem Perkantoran.................................................................6
2.6 Definisi Sistem Informasi Manajemen (MIS)..........................................................6
2.7 Unsur Pokok Sistem Informasi Manajemen.............................................................6
2.8 Fungsi Sistem Informasi Manajemen.......................................................................7
2.9 Tujuan Sistem Informasi Manajemen.......................................................................8
2.10 Komponen Dalam Sistem Informasi Manajemen.....................................................8
BAB III 11
PENUTUP 11
A. Kesimpulan............................................................................................................11
B. Saran......................................................................................................................11
DAFTAR PUSTAKA 12

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, dimana
segala kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam
suatu instansi Komputer merupakan bahan kebutuhan dalam menciptakan dan
memperoleh serta memproses suatu sistem informasi yang setiap saat selalu
berkembang. Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus
informasi yang berkembang di dunia teknologi ini. Pada instansi perusahaan
manapun saat ini pastilah menggunakan Sistem Informasi Manajemen. Pada
sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi, dimana masing-masing mempunyai
aktivitas dan deskripsi pekerjaan yang berbeda satu sama lainnnya. Sementara itu,
aktivitas pekerjaan pada bagian administrasi (perkantoran) sebagian besar
menghasilkan data dan informasi. Data adalah kumpulan fakta yang
mempresentasikan keadaan maupun aktivitas pekerjaan sebelum diolah dan
diorganisasikan ke dalam form yang dapat di pahami oleh orang lain. Pengelolaan
data dan informasi yang baik aakn membuat keputusan maupun pengkontrolan,
baik yang bersifat strategis maupun taktis, semakin optimal guna mencapai tujuan
organisasi. Hal ini disebabkan karena sistem perkantoran yang baik akan
menjelaskan bagaimana sebuah data dikumpulkan, ditransformasikan kedalam
form agar dapat didistribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga sebuah
keputusan dapat diambil oleh manajer. Pembahasan lebih lanjut pada bab ini akan
mengacu pada perencanaan sistem perkantoran dan sistem informasi manajemen
serta tentang sistem perkantoran lainnya, karena pada dasarnya aktifitas
perkantoran sebagian besar berkaitan dengan perencanaan dan informasi yang
dibutuhkan organisasi.

1
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa itu perkantoran, definisi prosedur perkantoran, prinsip sistem perkantoran,
dan bagaimana perencanaan sistem perkantoran?
2. Apa itu MIS (Management Information System), unsur-unsur pokok apa saja
yang ada didalamnya, apa fungsi dan tujuannya, serta komponen apa saja yang
ada didalam MIS tersebut?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuannya dari penulisan makalah ini yaitu sebagai berikut :
1. Menambah wawasan tentang sistem perkantoran seperti SIM dan lain-lain.
2. Sebagai bahan evaluasi pembelajaran.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi
pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja
atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem kearsipan atau sistem
penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-
ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara penaruhan dan pengambilan
warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan
pemusnahan arsip.
Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975)
memberikan definisi sistem perkantoran sebagai berikut “Dapatlah dikatakan
bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu
kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan
sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan
(metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan.”

2.2 Definisi Manajemen

Pengertian Manajemen adalah sebuah proses untuk mengatur sesuatu yang
dilakukan oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi tersebut dengan cara bekerja sama memanfaatkan sumber daya yang
dimiliki. Secara etimologi kata manajemen diambil dari bahasa Perancis kuno,
yaitu “menagement”, yang artinya adalah seni dalam mengatur dan melaksanakan.
Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Efektif dalam hal ini maksudnya untuk mencapai tujuan sesuai
perencanaan dan efisien untuk melaksanakan pekerjaan dengan benar dan
teroganisir. Menurut George Robert Terry, pengertian manajemen adalah sebuah
proses yang khas yang terdiri dari beberapa tindakan yaitu perencanaan,

3
pengorganinasian, menggerakkan, dan pengawasan. Semua itu dilakukan untuk
menentukan dan mencapai target atau sasaran yang ingin dicapai dengan
memanfaatkan semua sumber daya, termasuk sumber daya manusia dan sumber
daya lainnya. Unsur-unsur manajemen itu ada 6M yaitu :
1. Manusia (Human)
Faktor yang paling menentukan dalam manajemen adalah manusia. Dalam
praktiknya, manusia lah yang membuat tujuan dan melakukan proses pencapaian
tujuan tersebut. Dengan kata lain, proses kerja tidak akan terjadi bila terdapat
unsur manusia di dalamnya.
2. Uang (Money)
Uang merupakan unsur manajemen yang sangat berpengaruh karena hasil
kegiatan dapat diukur dari jumlah yang beredar di suatu perusahaan. Unsur uang
dapat menjadi alat dalam proses pencapaian tujuan dengan penggunaannya yang
diperhitungkan secara rasional. Penggunaan uang dalam suatu perusahaan adalah
untuk biaya operasional, seperti gaji pegawai, pembelian dan perawatan peralatan
kantor, dan peralatan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Materials (Bahan)
Bahan ini terdiri dari raw material (bahan setengah jadi) dan bahan jadi.
Unsur material merupakan faktor penting dalam dunia usaha karena hasil yang
baik hanya bisa dicapai bila terdapat material yang baik.
4. Mesin (Machines)
Mesin sangat dibutuhkan manusia untuk melakukan pekerjaan yang sulit
menjadi lebih mudah dan cepat. Penggunaan mesin akan meningkatkan hasil dan
keuntungan serta membuat proses kerja menjadi lebih efektif dan efisien.
5. Metode (Methods)
Proses pelaksanaan kerja hanya dapat berjalan dengan efektif dan efisien
bila dilakukan dengan metode yang tepat. Suatu metode kerja harus
mempertimbangkan sasaran, fasilitas, waktu, uang, dan kegiatan bisnis.

4
6. Pasar (Market)
Proses pemasaran produk merupakan unsur manajemen yang sangat
krusial bagi sebuah perusahaan. Jika tidak ada pemasaran maka barang tidak akan
laku.

2.3 Definisi Prosedur Perkantoran

Prosedur adalah urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan), dimana
pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan,
bagaimana melakukan, dan siapa yang melakukan. Dengan demikian prosedur
dapat disimpulkan :
1. Metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang akan datang.
2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk bertindak.
Sedangkan Kantor (dari bahasa Belanda kantoor, sendirinya dari bahasa
Prancis comptoir) adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan
atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Maka Prosedur Perkantoran
merupakan sistem-sistem atau urutan-urutan dari langkah-langkah pelaksanaan
pekerjaan kantor dimana pekerjaan tersebut dilakukan dan berhubungan dengan
pekerjaan tersebut, bagaimana melakukan, siapa yang melakukannya. Prosedur
kerja dalam setiap kantor hendaknya seperti :
1. Bersifat formal, artinya prosedur tersebut diakui oleh semua orang dalam
organisasi atau tim.
2. Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, dengan arti prosedur tersebut selalu ter
up to date dengan perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.

2.4 Prinsip Sistem Perkantoran

Berikut prinsip sistem perkantoran yaitu :
1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah
pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. Mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.

5
4. Sistem-sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-
kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

2.5 Prinsip Perencanaan Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau
prinsip tertentu. Menurut J.C. Denyer telah mencatat asas-asas umum sistem
perkantoran yang baik sebagai berikut :
a. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa
terjadi hambatan-hambatan
b. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan
warkat
c. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi
secara minimum
d. Sistem itu menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu
e. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam
pelaksanaan kerja
f. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan
perbekalan kertas adalah minimum
g. Sistem perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu
h. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu
diusahakan sesedikit mungkin
i. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya mesin
j. Sistem perkantoran yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan

2.6 Definisi Sistem Informasi Manajemen (MIS)

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi
yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna

6
meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.
Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan
atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu
sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi
sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi
tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan ouput dari
model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non
manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan
masalah.

2.7 Unsur Pokok Sistem Informasi Manajemen

Secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi
manajemen meliputi 4 unsur pokok sebagai berikut :
1) Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi informasi.
2) Hampiran : kerangka sistem.
3) Aktivitas : pengolahan (processing)
4) Perlengkapan : berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.
Sistem informasi manjemen (MIS) tidak hanya satu macam saja, karena itu
dianggap sebagai pola juga ada bermacam-macam sesuai dengan jenis-jenis
organisasi atau perusahaan.

2.8 Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Fungsi utama diterapkannya sistem infomasi manajemen yaitu sebagai berikut :
1. Mempermudah pihak manajemen untuk melakukan suatu perencanaan,
pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang
mempunyai hubungan komando atau koordinasi dengannya.
2. Untuk meningkatkan sebuah efisiensi dan efektifitas data yang tersaji akurat
dan tepat waktu.

7
3. Untuk meningkatkan suatu produktifitas dan penghematan biaya dalam suatu
organisasi.
4. Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja
yang terkoordinir dan sistematis.
Meskipun fungsi sistem dan prosedur dapat dibatasi dalam istilah-istilah
yang paling sederhana sebagai “akal sehat yang terorganisir”, tetapi suatu definisi
kerja yang lebih formal berbunyi “Analisa terhadap kebijaksanaan, prosedur,
formulir-formulir, dan perlengkapan untuk menyederhanakan dan
menstandarisasikan pekerjaan-pekerjaan kantor.”

2.9 Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Tujuan dari adanya sistem infomasi manajemen yaitu sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan suatu informasi dalam pengambilan suatu keputusan.
2. Untuk menyediakan suatu informasi yang digunakan didalam suatu
perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan juga perbaikan berkelanjutan.
3. Untuk menyediakan suatu informasi yang dipergunakan di dalam suatu
perhitungan harga pokok produk, jasa, dan tujuan lainnya yang diinginkan oleh
manajemen.

2.10 Komponen Dalam Sistem Informasi Manajemen

Komponen sistem informasi manajemen adalah semua elemen-elemen yang
membentuk sebuah sistem informasi. Komponen dalam sistem informasi
manajemen umumnya terbagi menjadi dua bagian yaitu :
1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Fungsional
Merupakan semua komponen yang berkaitan dengan teknik pengumpulan data,
pemprosesan data, pengiriman data, penyimpanan, dan pelaporan informasi yang
diperlukan oleh manajemen.

8
Komponen komponen sistem informasi manajemen secara fungsional terdiri dari :
- Sistem administrasi dan operasional ini meliputi bagian-bagian manajemen yang
melakukan kegiatan rutin yang prosedurnya telah ditentukan seperti pada bagian
administrasi, personalia dan bagian lainnya.
- Sistem pelaporan manajemen yaitu sebuah komponen sistem informasi
manajemen yang mencakup bagian yang tugas utamanya menyusun laporan
kinerja secara rutin atau periodik.
- Sistem database adalah komponen yang berguna untuk menyimpan semua data
dan informasi mengenai kegiatan perusahaan.
- Sistem pencarian ini meliputi pemberian informasi yang diperlukan sesuai
dengan yang diminta dan bentuknya tidak terstruktur untuk mengambil sebuah
keputusan.
- Manajemen data merupakan komponen sistem informasi manajemen yang
memastikan bahwa data yang dimiliki akurat, kekinian (up to date), aman, dan
siap untuk digunakan. Manajemen data juga berfungsi sebagai penghubung antara
database dan komponen sistem informasi lainnya.

2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Fisik

Merupakan semua peralatan fisik yang dibutuhkan sistem informasi manajemen
agar bisa berjalan. Komponen komponen sistem informasi manajemen secara fisik
diantaranya adalah :
- Perangkat keras (hardware) adalah salah satu komponen sistem informasi
manajemen yang mutlak diperlukan. Contohnya smartphone, printer, komputer
lengkap dengan peralatannya CPU, dan lain-lain.
- Perangkat lunak (software) merupakan bagian sistem dari perangkat keras yang
tidak berwujud, tidak berupa fisik, tapi berupa file dan aplikasi-aplikasi yang
mengisi perangkat keras yang mendukung berjalannya sistem informasi
manajemen perusahaan. Perangkat lunak inilah yang akan memberikan perintah
atau instruksi kepada perangkat keras bagaimana dia akan dijalankan. Software
banyak berisikan data-data elektronik yang bisa menjalankan hardware sesuai
dengan perintah yang diberikan.

9
- Database merupakan tempat menyimpan data dan informasi yang berupa file
yang berisi data dan program perusahaan yang dikumpulkan dan disimpan secara
sistematis sedemikian rupa sehingga bisa dengan mudah diakses oleh para
penggunanya. Aplikasi perangkat lunak yang biasanya dipakai untuk mengelola
basis data tersebut disebut dengan database management system (DBMS).
- Prosedur Pengoperasian adalah komponen fisik yang berupa panduan atau
instruksi dalam menjalankan sistem informasi manajemen. Prosedur
pengoperasian umumnya berupa instruksi penyiapan data dan instruksi petunjuk
pengoperasioan hardware dan software.
- Personel (Brainware) merupakan komponen yang menjalankan dan
mengoperasikan semua komponen fisik lainnya diatas, mulai dari mengadakan
hardware, menjalankan software dan mematuhi prosedur. Yang menjalankannya
adalah orang yang mengoperasikan sistem informasi pada perusahaan. Contohnya
operator, analis sistem, programmer, staff dan lainnya.
- Jaringan data adalah gabungan beberapa seperangkat hardware dan software
yang telah didesain sedemikian rupa sehingga bisa saling berbagi informasi,
komunikasi dan akses data dari beberapa tempat sekaligus antara satu bagian
dengan bagian yang lain dalam sebuah perusahaan.

10
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Jadi sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah
menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu
bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Terdiri dari sistem yang
artinya adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Sedangkan prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas
terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara
yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas
kantor. Banyak berbagai jenis yang termasuk kedalam sistem perkantoran. Salah
satunya adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem manusia
atau mesin yang terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung fungsi-
fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan di dalam organisasi.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu salah satu sistem yang terdapat
diperkantoran. Yang lapisan puncaknya terdiri dari sumber daya informasi utnuk
mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
(software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan
sebuah database.

B. Saran
Makalah ini telah dibuat oleh penulis dengan tujuan supaya para pembaca
lebih mengetahui tentang Sistem Perkantoran. Makalah yang dibuat oleh penulis
jauh dari kata sempurna maka penulis meminta saran dari para pembaca makalah
ini agar kedepannya makalah yang kami buat bisa lebih baik lagi.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Https://.id.m.wikipedia.org diakses pada (18 April 2019)

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen diakses pada (19 April 2019)

http://www.fourseasonnews.com diakses pada (19 April 2019)

https://www.gurupendidikan.co.id diakses pada (19 April 2019)

https://vpaw.wordpress.com diakses pada (19 April 2019)

12