MAKALAH

FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN

MATA KULIAH: MANAJEMEN PERKANTORAN

DISUSUN OLEH :

1. Syahdilla Putri Hardanti Arrahim (1703519017)

2. Dita Maharani Saputri (1703519042)

3. Muhammad Irfan Fadillah (1703519052)

PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunianya
kami dapat menyelesaikan makalah Manajemen Perkantoran mengenai Fungsi – Fungsi
Manajemen Perkantoran. Kami juga mengucapkan terimakasih kepada Bapak Dr. Henry
Eryanto, M.M. selaku dosen mata kuliah Manajemen Perkantoran yang sudah memberikan
kepercayaan kepada kami untuk menyelesaikan tugas ini. Kami sangat berharap makalah ini
dapat bermanfaat dalam rangka menambah pengetahuan.

Kami pun menyadari bahwa di dalam makalah ini masih terdapat banyak kekurangan dan
jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami mengharapkan adanya kritik dan saran demi
perbaikan makalah yang akan kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu
yang sempurna tanpa saran yang membangun.

Mudah-mudahan makalah sederhana ini dapat dipahami oleh semua orang khususnya
bagi para pembaca. Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya jika terdapat kata-kata yang
kurang berkenan.

Jakarta, 08 November 2020

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... i

DAFTAR ISI........................................................................................................... ii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang ............................................................................................... 1

1.2 Rumusan masalah.......................................................................................... 2

1.3 Tujuan penelitian........................................................................................... 2

BAB 2 PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Manajemen Perkantoran.............................................................. 3

2.2 Tujuan Manajemen Perkantoran.................................................................... 3

2.3 Fungsi Manajemen Perkantoran ................................................................... 4

BAB 3 PENUTUP

3.1 Kesimpulan.................................................................................................... 6

3.2 Saran..............................................................................................................6

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................. 7

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Manajemen merupakan suatu proses dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu,
fungsi manajemen adalah pengendalian pimpinan untuk melaksanakan pekerjaan yang baik
dalam organisasi, Stonner (Atmodiwirio, 2000:5). Manajemen adalah “proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian semua sumber daya organisasi untuk
mencapai tujuan yang ditetapkan”.
Selanjutnya Terry (Sagala, 2006: 14) menyatakan arti manajemen adalah “suatu proses
yang nyata mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, dan pengendalian yang
dilakukan untuk menentukan menyelesaikan sasaran yang telah ditetapkan dengan menggunakan
orang dan sumber-sumber daya lainnya”
Manajemen merupakan suatu proses menyelesaikan aktivitas secara efisien dengan atau
melalui orang lain dan berkaitan dengan rutinitas tugas suatu organisasi. Kombinasi manajemen
dan kepemimpinan yang kuat akan menghasilkan output yang tinggi. Kepemimpinan akan
berhasil bila didukung oleh kemampuan manajemen yang kuat. Manajemen akan kuat dan
mampu mengembangkan oraganisasi bila dijalankan oleh seorang pemimpin yang kuat.

Dengan demikian, antara kepemimpinan dan manajemen dalam suatu organisasi

termasuk organisasi sekolah bagaikan dua sisi mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Keduanya
menduduki peranan yang penting dalam rangka mencapai tujuan.

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi karena tanpa manajemen semua usaha
akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Ada beberapa alasan diperlukannya fungsi-
fungsi manajemen agar dilaksanakan, diantaranya:

 Untuk mencapai tujuan

 Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.
 Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas
Di dalam manajemen terdapat beberapa kegiatan yang merupakan fungsi dari manajemen
yang harus dilakukan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan
efisien, diantaranya: fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan
(pemberian motivasi dan pengawasan), dan fungsi evaluasi. Fungsi-fungsi tersebut akan
dijabarkan dalan pembahasan secara detail dan terperinci.

1
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Perkantoran?
2. Apa tujuan dari Manaejemen Perkantoran?
3. Apa saja fungsi fungsi dari Manajemen Perkantoran?

C. Tujuan
Berdasarkan uraian dari latar belakang dan rumusan masalah, tujuan dari makalah ini
adalah untuk mengetahui dan mengerti tentang fungsi dari manajemen perkantoran serta hal-hal
yang berkaitan dengan fungsi manajemen perkantoran.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran adalah  suatu kegiatan pengolahan data serta
informasi yang di lakukan secara teratur, sistematik dan juga  terus menerus  dengan mengikuti
kegiatan organisasi dengan tujuan untuk mencapai keberhasilan tugas organisasi yang
bersangkutan. Manajemen Perkantoran merupakan  pengarahan secara menyeluruh terhadap
aktivitas atua kegiatan  ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang
seefisien mungkin yang harus di adakan penataan supaya  pekerjaan tersebut berjalan dengan
baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor disebut dengan manajemen
perkantoran.

George R. Terry dalam buku Principles of Management (Sukarna, 2011:3), juga

menyatakan bahwa management is the accomplishing of a predetemined obejectives through the
efforts of otherpeople atau manajemen adalah pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan
melalui atau bersama-sama usaha orang lain.

Berdasarkan pengertian diatas, saya berpendapat bahwa yang dimaksud dengan

Manajemen adalah ilmu mengatur proses untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya guna mencapai hasil yang sesuai.

B. Tujuan Manajemen Perkantoran

Berikut ini tujuan manajemen perkantoran menurut G. R. Terry berdasarkan bukunya “Office

Management and Control“

1) Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan, dan
dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
2) Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3) Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4) Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.
5) Membuat catatan dengan biaya minimal.

3
C. Fungsi Manajemen Perkantoran
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di
dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan
untuk mencapai tujuan. George R. Terry,1958 dalam bukunya Principles
of Management (Sukarna,2011:10) membagi empat fungsi dasar manajemen, yaitu: perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

a) Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan.
Kegiatan ini merupakan keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari
kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara
mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar
dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan
keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan,
tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang
efisien.

b) Pengorganisasian
 Fungsi pengorganisasian dalam manajemen sangat penting karena:

1. Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas.

2. Dapat mendeskripsikan atau menguraikan tugas dari setiap bidang atau bagian
dalam organisasi secara jelas.
3. Wewenang dan tanggungjawab dalam organisasi menjadi lebih jelas.
4. Dapat memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi.
5. Sumber daya manusia dan materil yang dibutuhkan dapat diketahui.

 Adapun langkah-langkah yang perlu diperhatikan agar hasil pengorganisasian dapat

diperoleh dengan baik antara lain sebagai berikut:

1. Mengetahui tujuan
2. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi
3. Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional atau praktis
4. Menentukan wewenang dan tanggung jawab
5. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan
6. Memilih, menenempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan keterampilan
manajerial yang dimiliki,
7. Mendelegasikan wewenang.

4
c) Pengarahan

Fungsi pengarahan dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi manajemen yang

berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi
kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan
dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang ditetapkan sejak awal.

Dalam fungsi pengarahan ini, seorang manajer juga harus mampu melakukan fungsi
pengkoordinasian sekaligus. Fungsi pengkoordinasian dalam sebuah organisasi atau
perusahaan sangat penting, karena fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen yang
menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat
kerjasama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Bila fungsi pengkoordinasian ini tidak berjalan dengan baik maka akan terjadi kekacauan,
percekcokkan, kekosongan kegiatan, dan sebagainya sehingga menggagalkan pencapaian
tujuan organisasi atau perusahaan.

d) Pengawasan
Fungsi pengawasan dalam manajemen perkantoran sangat diperlukan untuk menjaga agar
seluruh kegiatan dan efektivitas pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak
menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi atau perusahaan dapat direalisasikan.

Fungsi ini harus dilakukan oleh seorang manajer untuk memastikan seluruh rangkaian
kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan dapat berjalan
sesuai dengan target yang diharapakan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam
lingkungan.

5
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan yang dilakukan
untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya
manusia dan sumberdaya lainnya.

Di dalam manajemen terdapat beberapa kegiatan yang merupakan fungsi dari manajemen
yang harus dilakukan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan
efisien, diantaranya:

1. fungsi perencanaan (planning)

2. fungsi pengorganisasian (organizing)

3. fungsi pengarahan (actuating)

4. fungsi pengawasan (controlling).

B. Saran

Semoga pembahasan makalah ini tentang fungsi-fungsi dari manajemen dapat menambah
wawasan dan membuat organisasi/lembaga mencapai mencapai tujuan, dapat menjaga
keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, serta mencapai efisiensi dan
efektivitas dari lembaga/organisasi tersebut.

6
 DAFTAR PUSTAKA

George R. Terry dan Leslie W. Rue. (1999). Dasar-dasar Managemen, Priciple of Management (Dasar-
dasar Manajemen) terj. G. A. Ticoalu, Cet. VI. Jakarta: Bumi Aksara

Sondang P. Siagian. (2002). Fungsi-fungsi Manajerial, Cet. IV; Jakarta: Bumi Aksara Sudarwan Danim dan
Suparno. (2009).

Manajemen dan Kepemimpinan Transformasional Kekepalasekolahan. Jakarta: Rineka Cipta

https://www.anugerahdino.com/2014/12/fungsi-manajemen-perkantoran.html