MAKALAH

PERENCANAAN KEBUTUHAN PERLENGKAPAN KANTOR,

INVESTARISASI SERTA PEMELIHARAAN
PERLENGKAPAN KANTOR
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran
Dosen Pembimbing : Givan Muhammad Nur Islam, S,Pd.,M.Pd

Disusun Oleh :
KELOMPOK 5
SUNANDA 6320121163
VIKI FEBRIAN 6310121168
SARAH SUNDARI 6320121156
NURAH FAUZIAH 6310121147

SEMESTER 4

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PUBLIK 4B

SEKOLAH TINGGI ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
STISIP WIDYAPURI MANDIRI
SUKABUMI
2023

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun ucapkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan
rahmat dan karunia-Nya sehingga makalah ini dapat diselesaikan dengan baik.
Tidak lupa shalawat dan salam semoga terlimpahkan kepada Rasulullah
Muhammad SAW, keluarganya, sahabatnya, dan kepada kita selaku umatnya.
Makalah ini Kami buat untuk melengkapi tugas mata kuliah Manajemen
Perkantoran. Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan makalah ini. Dan Kami juga menyadari pentingnya
akan sumber bacaan dan referensi internet yang telah membantu dalam
memberikan informasi yang akan menjadi bahan makalah.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
memberikan arahan serta bimbingannya selama ini sehingga penyusunan makalah
dapat dibuat dengan sebaik-baiknya. Saya menyadari masih banyak kekurangan
dalam penulisan makalah ini sehingga Saya mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun demi penyempurnaan makalah ini.
Kami mohon maaf jika di dalam makalah ini terdapat banyak kesalahan dan
kekurangan, karena kesempurnaan hanya milik Yang Maha Kuasa yaitu Allah
SWT, dan kekurangan pasti milik kita sebagai manusia. Semoga makalah ini dapat
bermanfaat bagi kita semuanya.

Palabuhanratu, Februari 2023

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………. 1
A. Latar Belakang…………………………………………………………….. 1
B. Rumusan Masalah…………………………………………………………. 3
C. Tujuan Penulisan…………………………………………………………… 4
BAB II PEMBAHASAN……………………………………………………… 5
A.    Pengertian Manager………………………………………………………. 5
B.    Hakikat Manager………………………………………………………….. 6
C.    Peran Manager…………………………………………………………….. 6
D. Tugas Pokok Manager…………………………………………………….. 8
E. Fungsi Manager……………………………………………………………. 10
F. Tanggung Jawab dan kewajiban Manager………………………………… 11
BAB III PENUTUP……………………………………………………………. 14
A.  Kesimpulan………………………………………………………………….. 14
B. Saran………………………………………………………………………… 14
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………… 15

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang 
Kantor adalah tempat berlangsungnya kegiatan ketatausahaan yang
dikerjakan oleh staff atau pekerja untuk mencapai tujuan atau hasil yang
diinginkan. Untuk melaksanakan kegiatan tata usaha tentunya diperlukan alat
kantor untuk menunjang pekerjaan yang dilakukan agar dapat berjalan dengan
lancar. Setiap instasi baik swasta maupun pemerintah pasti memakai dan
membutuhkan peralatan kantor untuk menunjang aktifitas pekerjaan setiap harinya.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu
yang dapat dipakai sebagai alat dalam dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi,
dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya
mencapai tujuan yang diinginkan. Apabila peralatan kantor tidak terpenuhi maka
akan berdampak kepada kinerja yang tidak maksimal dan hasil pekerjaan yang
tidak memuaskan, serta pekerjaan akan tidak selesai sesuai dengan waktu yang
ditentukan. Peralatan yang dibutuhkan dan dipakai disetiap kantor yaitu ada barang
habis pakai dan barang tidak habis pakai.barang habis pakai hanya dapat dipakai
satu kali atau tidak tahan lama, misalnya kertas, amplop, tinta, karbon,
klip/penjepit kertas, dsb. Sedangkan barang yang tidak habis pakai yaitu barang
yang dapat dipakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya stepler/hecter,
penggaris, gunting, komputer dsb.1
Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan
mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor
lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua
tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik.
Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu
mempercepat kerja mereka.
      Perlengkapan  kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap
perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting
1
Alfarisi, Muhammad, & Hade Afriansyah. (2019). “Administrasi Sarana Dan Prasarana
Pendidikan”. Universitas Neger Padang. https://doi.org/10.31227/osf.io/5m34f

1
 dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan
kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah
maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap
kantor.
      Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor
beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan
kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan
perlengkapan kantor.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah Konsep Perlengkapan Kantor ?
2. Bagaiaman perencenaan kebutuhan perlengkapan kantor ?
3. Jelaskan prinsip perencenaan kebutuhan perlengkapan kantor ?
4. Bagaimana investarisasi perlengkapan kantor ?
5. Jelaskan pemeliharaan perlengkapan (kantor pendidikan) ?
6. Bagaimana pengawasan sarana dan prasarana pendidikan ?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui Konsep Perlengkapan Kantor
2. Untuk mengetahui perencenaan kebutuhan perlengkapan kantor
3. Untuk mengetahui prinsip perencenaan kebutuhan perlengkapan kantor
4. Untuk mengetahui investarisasi perlengkapan kantor
5. Untuk mengetahui pemeliharaan perlengkapan (kantor pendidikan)
6. Untuk mengetahui pengawasan sarana dan prasarana pendidikan

BAB II
PEMBAHASAN

2
A. Pengertian Pengadaan Perlengkapan Kantor
Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan
kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor.
Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan
perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan
adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan
perbedaan pekerjaan kantor.2
Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan
kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor.
Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan
perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. kantor secara statis yaitu
merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan,
perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data. Tujuan kantor
yaitu untuk memberikan sistem pelayanan yang berupa komunikasi dan
penyimpanan data serta tempat berkumpulnya orang-orang yang mengerjakan
sesuatu untuk mencapai target atau tujuan yang telah di tentukan sebelumnya.
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
2. Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
3. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan
operasional.
4. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
5. Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
7. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai
prosedur.

2
Amalia, S. Z. (2018). Implementasi Kebijakan Sarana dan Prasarana Sekolah di MANPrambon
Nganjuk. Jurnal Dinamika Manajemen Pendidikan, Vol. 3(1) 17-24.

3
B. Konsep Perlengkapan Kantor

Konsep Pengadaan perlengkapan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan

ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan,
tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya
pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku
induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan
ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.

4
 j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.3

C. Perencenaan kebutuhan perlengkapan kantor

Dalam melakukan perencanaan terhadap peralatan dan perlengkapan kantor
atau sarana kantor, proses paling penting adalah menganalisa dengan cermat
mengenai segala permasalahan yang mungkin timbul pada proses perencanaan
tersebut, seperti data apa saja yang diperlukan, bagaimana pengambilan keputusan
tentang perencanaan yang telah dibuat, dan kecermatan dalam meninjau ulang
beberapa alternatif lain dari perencanaan yang telah dibuat sebelumnya.
Dalam melakukan proses perencanaan kebutuhan sarana kantor ada beberapa
pertanyaan meliputi:
1. Apa yang dibutuhkan
Sarana atau peralatan yang dibutuhkan harus menjamin semua aktivitas
organisasi baik yang bersifat sebagai fungsi utama maupun sebagai fungsi
penunjang. Kedua fungsi tersebut harus berlangsung dengan lancar, efektif dan
efisien.
a. Fungsi utama, yaitu seluruh aktivitas pokok/utama yang harus diilakukan
untuk tercapainya tujuan kantor/organisasi.
b. Fungsi penunjang, yaitu aktivitas yang mendukung terlaksananya fungsi
utama. Sifat dari fungsi tersebut akan menjadi penentu dalam melakukan
pemilihan terhadap sarana kantor yang diperlukan.
2. Dimana dibutuhkan
Hal ini berhubungan dengan tempat penyimpanan atau lokasi dimana
aktivitas tersebut dijalankan, bisa terbatas pada suatu lokasi tertentu.
3. Kapan dibutuhkan
Behubungan dengan dua hal, yaitu saat tertentu dalam satu periode tertentu,
dengan itu ketepatan waktu untuk melakukan suatu aktivitas atau tidak
melakukan suatu aktivitas tertentu.
Ketepatan waktu tersebut sangat penting untuk menjaga kualitas hasil
pekerjaan, mencegah terjadinya penumpukan bahan digudang yang
3
Anastasia Diana, Lilis Setiawati. (2011). Sistem Informasi Akuntansi, Perancangan, Proses dan
Penerapan. Edisi I. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

5
 membutuhkan biaya pemeliharaan, efektifitas dan efisiensi pekerjaan,
pemanfaatan tenaga kerja, dan tidak tertinggalnya tipe model peralatan dengan
peralatan model baru.
4. Bagaimana sarana tersebut dibutuhkan
Hal ini dapat dilihat dari dua sisi, yakni mekanisme dan prosedur kerja
dengan berjalannya fungsi utama dan fungsi penunjang.
5. Dan siapa yang membutuhkan sarana atau peralatan dan pelengkapan kantor
tersebut.
Pegawai adalah unsur penting dalam seluruh proses administrasi, dimana
kualitas perencanaan yang dihasilkan sangat bergantung pada tingkat keahlian
para perencana dalam melakukan analisa terhadap kebutuhan-kebutuhan
organisasi akan sarana.
Pada dasarnya, proses dalam merencanakan sarana ini tidak dapat
dikategorikan menjadi bagian dari ilmu pasti. Karena dalam tahapan-tahapan
dalam proses perencanaan peralatan dan perlengkapan kantor, semua teknik
analisis dari berbagai disiplin ilmu dapat ikut andil menjadi bagian di dalamnya.
Berikut merupakan beberapa tahapan dalam proses merencanakansarana
dengan cara tradisional yang dikatakan oleh Trompkins, J., A., etal.
1. Mendefinisikan masalah yang ada (Define the problem).
2. Melakukan analisis terhadap masalah tersebut (Analyze the problem).
3. Membuat beberapa alternatif perencanaan.
4. Melakukan evaluasi terhadap alternatif yang dikemukakan.
5. Memilih rencana yang terbaik (select the preferred design).
6. Mengimplementasikan rencana tersebut. (implement the design).4

D. Prinsip perencenaan kebutuhan perlengkapan kantor

Menurut Keeling dan kawab-kawan (1978) dalam bukunya Administrative
Office Management yang mengacu pada pendapat William H. Leffingwell terdapat
lima prinsip perencanaan kebutuhan yang dikaitkan dengan manajemen
perlengkapan kantor di semua pekerjaan yaitu :
4
Dewan Standar Akuntansi Keuangan. (2011). PSAK No. 45 (revisi 2011): Pelaporan Keuangan
Entitas Nirlaba. Jakarta: IAI

6
 1. Perencanaan
a. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan?
b. Bagaimana pekerjaan dikerjakan?
c. Kapan Pekerjaan dikerjakan?
d. Dimana Pekerjaan dilaksanakan?
e. Seberapa Cepat?
2. Jadwal
a. Tentukan dan tetapkan
b. Selaraskan dengan jadwal lain
c. Laksanakan dan selesaikan walaupun sulit
d. Bertanya mungkinkah diselesaikan dan lakukan penyesuaian bila perlu
e. Lakukan maintenance secara baku
3. Pelaksanaan
a. Dilakukan secara terampil/keahlian
b. Secara teliti
c. Secara Cepat
d. Hilangkan proses yang tidak perlu / reduce waste
e. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu
4. Ukuran
a. Ukur dengan potensi
b. inklusif terukur berdasarkan data yang dimiliki di masa lalu atau
organisasi lain serupa
c. Kuantitas
d. Kualitas
5. Insentif
a. Kondisi kerja yang baik
b. Kesehatan
c. Kebahagiaan
d. Pengembangan diri
Secara konkrit prinsip diatas dapat dilaksanakan dengan tindakan konkrit sebagai
berikut :

7
 1. Manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan,
dan bagaimana, kapan, dimana, dan oleh siapa harus dikerjakan;
2. Pemahaman mengenai perencanaan kantor dan organisasi serta
pengembangan produk/jasa yang diberikan dilaksanakan secara
terkoordinari dengan memberdayakan sumberdaya tersedia baik berupa
pegawai, mesin peralatan, dan informasi untuk memformulasikan jadwal
kerja yang sesuai dengan perencanaan;
3. Memilih prosedur dan operasi yang tepat untuk melaksanakan metode
terukur, terstandar, dan mempertimbangkan tempat;
4. Efisiensi dan melaksanakan prosedur dan operasi yang tepat untuk
melaksanakan metode terukur, terstandar, dan mempertimbangkan tempat
secara terintegrasi sehingga semakin efektif;
5. Menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi, dan meningkatkan
sumber daya manusia untuk mencapai tingkat optimal.
Berdasarkan kelima prinsip diatas, hal-hal mendasar yang mungkin saja
“terlupakan” ini menjadi apa yang seringkali terlupa dengan proses perbaikan
berkelanjutan pada proses pengadaan barang/jasa, jangan-jangan kita selama ini
mengalami dan merasakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah bermasalah karena
manajemen perkanotran modern di tempat kita tidak berjalan?

Sebagai contoh Prinsip Perencanaan, apakah dalam proses Pengadaan kita

telah memperhitungkan dengan benar bagaimana sebuah pekerjaan pengadaan
barang/jasa dilakukan? tidak hanya sekedar memenuhi dokumen berdasarkan
Perpres 16/2018 dan PerLKPP 7/2018 semata, namun pada keseluruhan organisasi
sebagai sebuah Kantor Modern. Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan
tertentu, tujuan ini yang perlu diketahui untuk kemudian menjadi dasar mengapa
kebutuhan akan suatu barang/jasa menjadi sebuah kebutuhan.

E. Investarisasi perlengkapan kantor

8
 Inventaris kantor adalah daftar lengkap seluruh barang yang dimiliki
kantor, seperti alat tulis kantor, komputer, telepon, mesin fotokopi, dan lain
sebagainya. Sementara itu, inventaris barang adalah daftar seluruh barang yang
dimiliki suatu perusahaan atau institusi.5

Sebagai karyawan bagian pengadaan barang sebuah kantor atau pemilik sebuah
bisnis, mengetahui tentang kondisi stok barang adalah sebuah kewajiban. Mengapa
hal terkait inventaris ini harus diketahui dan dipahami? Karena inventaris adalah
tolok ukur pemantauan bisnis atau usaha kamu.  Menjaga inventaris di kantor atau
bisnis ternyata tidak sesederhana yang kamu bayangkan. Apalagi jika kamu
memiliki stok yang disimpan dalam jumlah banyak. Penyimpanan stok ini biasa
dilakukan oleh perusahaan secara sengaja agar tidak mengalami kekurangan atau
bahkan kehabisan.  Sayangnya, penyimpanan inventaris dalam jumlah besar
memiliki banyak konsekuensinya. Inventarismu bisa mengalami kerusakan,
kedaluwarsa, hilang, dan pastinya menjadi sebuah pemborosan bila dilakukan
tanpa perhitungan. 6

Itulah sebabnya dibutuhkan pengetahuan, pemahaman, dan pengelolaan

inventaris dengan baik. Sekarang pahami dulu apa itu inventaris agar kamu bisa
menjaga dan mengelolanya. Secara umum, daftar inventaris barang terdiri dari
barang bergerak dan barang tidak bergerak. Berikut rinciannya.

1. Barang Bergerak
Barang bergerak dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
Barang habis pakai, yakni barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali
pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa
meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya, kertas, karet, penghapus,
pensil, karbon, tinta, dan lain-lain.

5
Listyawati, Tri. “Pengadaan dan Pemeliharaan OP.” Journal of Chemical Information andModeling
53, no. 9 (2013): 1689–99
6
Matin, & Nurhattati Fuad. (2016). “Buku Manajemen Sarana Dan Prasarana Pendidikan”.Jakarta:
Rajagrafindo Persada. ISBN 978-979-769-714-3.

9
 Barang tidak habis pakai, yakni barang-barang yang dapat digunakan berulang
kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya, mesin tik, pelubang
kertas, gunting, lemari, arsip, dan sebagainya.
2. Barang Tidak Bergerak
Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

Kegiatan inventarisasi dilakukan gunanya untuk memudahkan kelancaran

administrasi perusahaan agar pengelolaan barang dapat dilakukan dengan baik: 

a. Mempercepat proses pembuatan laporan;

b. Sebagai pedoman menghitung nilai kekayaan aset;
c. Menjadi bahan pertimbangan untuk pengadaan atau pemeliharaan;
d. Memeriksa dan mengontrol keluar masuk barang, termasuk barang
hibah/pemberian;
e. Memudahkan kegiatan kontrol inventaris terhadap penggunaan dana
perusahaan;
f. Menjaga sarana dan prasarana milik kantor;
g. Membantu perencanaan, penyaluran, pemeliharaan, dan penyimpanan aset. 

Cara Membuat Daftar Inventaris Kantor

Membuat daftar inventaris kantor bisa menggunakan cara manual atau

digital. Kamu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan bisnismu. Cara manual bisa
dengan sebuah buku catatan, sementara cara digital bisa menggunakan program
Microsoft Excel atau aplikasi khusus.7

1. Buatlah Format Tabel

Format tabel gunanya untuk memudahkan kamu atau karyawan lain
membuat daftar inventaris kantor. Jika sudah terbiasa menggunakan
program Excel, kamu tinggal menyesuaikan formatnya dan bisa diedit
dengan mudah.
7
Nellyana S. (2019). “Implementasi Manajemen Sarana dan Prasarana di SMA Muhammadiah 2
Bandar Lampung”. Skripsi. Lampung: Universitas Islam Negeri Raden Intan

10
 2. Menulis Informasi Sesuai Kebutuhan
Setiap bisnis memiliki kebutuhan pendataan berbeda, disesuaikan dengan
inventaris barang yang dimiliki. Kamu bisa mencantumkan nama barang,
harga, jumlah, kategori, deskripsi, dan informasi tambahan lainnya.
3. Waktu Khusus Membuat Inventaris
Kegiatan membuat laporan inventaris kantor tidak bisa dilakukan sambil
melakukan pekerjaan lain. Hal ini dikarenakan pendataan inventaris kantor
membutuhkan ketelitian dan keakuratan data.

F. Pemeliharaan perlengkapan (kantor pendidikan)

1. Hakikat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk
melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana
selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan
berhasil guna dalam mencapai tujuan pendidikan. Pemeliharaan merupakan
kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga
barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup
segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan
tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian
barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan
yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian
sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.
2. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan
a. Tujuan Pemeliharaan
1) Untuk mengoptimalkan usia pakai perlatan. Hal ini sangat penting
terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu
peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat
bagian dari peralatan tersebut.
2) Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung
kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.

11
 3) Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui
pencekkan secara rutin dan teratur.
4) Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat
tersebut.
b. Manfaat Pemeliharaan
1) Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak
perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
2) Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang
berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
3) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol
sehingga menghindar kehilangan.
4) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan
dipandang,
5) Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.

3. Bentuk-bentuk Upaya Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

a. Berdasarkan Kurun Waktu
Upaya pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan:
1) Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan ini dapat dilakukan setiap hari (setiap akan/sesudah
memakai). Pemeliharaan ini dilakukan oleh pegawai yang
menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang itu,
misalnya; pengemudi mobil, pemegang mesin tik, mesin stensil dan
sebagainya, harus memelihara kebersihan dan memperbaiki kerusakan-
kerusakan kecil.
2) Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara berkala atau dalam jangka
waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan (manual), misalnya 2 atau 3
bulan sekali dan sebagainya (seperti mesin tulis) atau setelah jarak
tempuh tertentu (kendaraan bermotor) atau jam pakai tertentu (mesin
statis). Upaya pemeliharaan ini biasanya dilakukan sendiri oleh

12
 pemegangnya/penanggung jawabnya atau memanggil ahli untuk
melakukannya.8
b. Berdasarkan umur penggunaan barang
Upaya pemeliharaan menurut umur penggunaan barang dapat dilihat dari
dua aspek:
1) Usia barang secara fisik
Setiap barang terutama barang elektronik atau mesin mempunyai batas
waktu tertentu dalam penggunaannya. Untuk peralatan dan mesin
kondisi usang itu sangat relatif, oleh karena itu perlu disepakati batas-
batasnya. Kalau sebuah mesin kapasitasnya dikatakan 100 % pada
waktu baru, maka pada kondisi usang kapasitas total adalah 0 %.
2) Usia barang secara administrative
Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari jarang ditemui barang yang
keadaannya secara fisik telah 0 %, sebab kalau terjadi hal yang
demikian jelas telah mengganggu kelancaran kegiatan dalam organisasi.
Oleh karena itu biasanya barang dalam kondisi yang kapasitasnya lebih
kurang 50 % sudah diusulkan untuk dihapus, karena hanya
mempersempit ruangan saja dan biaya perawatannya juga akan lebih
besar. Misalnya pemakaian barang yang berwujud seperti kendaraan
dinas dengan jangka waktu selama 5 tahun.
c. Pemeliharaan dari segi penggunaan
Barang yang digunakan harus sesuai dengan fungsinya sehingga dapat
mengurangi kerusakan pada barang tersebut. Misalnya, penggunaan
komputer yang digunakan untuk keperluan kantor, bukan untuk yang
lainnya.
d. Pemeliharaan menurut keadaan barang
Pemeliharaan yang dilakukan menurut keadaan barang dilakukan terhadap
barang habis pakai dan barang tak habis pakai.
1) Pemeliharaan untuk barang yang habis pakai terutama ditujukan pada
saat penyimpanan sebelum barang tersebut dipergunakan.
8
Nickels, McHugh dan McHugh. (2009). Pengantar Bisnis. Edisi 8 Buku 1. Jakarta. Penerbit:
Salemba Empat

13
 2) Pemeliharaan terhadap barang tahan lama

4. Hal-hal yang Perlu diperhatikan Sehubungan dengan Pemeliharaan Sarana dan

Prasarana Pendidikan
a. Tenaga kerja/tenaga sukarela
1) Guru dan murid
2) Tenaga gotong royong/swadaya masyarakat
3) Pekerja harian lepas/musiman
4) Pekerja harian tetap, antara lain penjaga sekolah

b. Alat dan bahan

1) Alat, seperti lap untuk pembersih, sapu lantai dan sapu lidi, peralatan
kayu, ember, peralatan tembok/batu, kuas cat, amplas, dan lain-lain.
2) Bahan, seperti batu bata, pasir, semen, air, cat, genteng, paku, pelitur,
seng, dan lain-lain.

G. Pengawasan sarana dan prasarana pendidikan

Pengawasan terhadap sarana dan prasarana pendidikan di sekolah
merupakan usaha yang ditempuh oleh kepala sekolah dalam membantu personel
sekolah untuk menjaga atau memelihara, dan memanfaatkan sarana dan prasarana
sekolah dengan sebaik mungkin demi keberhasilan proses pembelajaran di sekolah.
Pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil
pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana,
perintah, tujuan atau kebijaksanaan yang telah ditentukan (Arum dalam Nurabadi,
2014: 72). Menurut Barnawi & Arifin (2012: 29) pengawasan merupakan kegiatan
untuk menjamin program-program telah berjalan sesuai dengan perencanaan untuk
mencapai tujuan.
1. Perencanaan Pengawasan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Menurut Barnawi & Arifin (2012: 21) “perencanaan merupakan proses
memutuskan kegiatan apa, bagaimana melaksanakannya, kapan, dan oleh

14
 siapa”. Perencanaan perlu dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam
melakukan tindakan sehingga menyebabkan kerugian bagi organisasi”.
Maksud dari perencanaan menurut Sonhadji dan Huda (2014: 80) adalah
untuk mengurangi dampak perubahan, memperkecil pemborosan, dan
menentukan standar yang digunakan dalam pengendalian. Sedangkan Siagian
(2011: 88) mengemukakan bahwa perencanaan adalah proses pemikiran yang
matang serta penentuan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan di masa yang
akan datang.
Berkaitan dengan pengawasan sarana dan prasarana, perencanaan
dimaksudkan untuk memikirkan dan menentukan tujuan pengawasan,
menentukan standar pengawasan, siapa yang bertugas, kapan dilaksanakannya
dan bagaimana pelaksanaan pengawasan tersebut. Kegiatan
pengawasan  memerlukan perencanaan yang matang agar tujuan pengawasan itu
sendiri dapat dicapai secara efektif dan efisien.9

2. Tujuan Pengawasan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Adapun tujuan pengawasan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
pendidikan menurut Nurabadi (2014: 73) adalah,
a. Mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika
dilihat dari segi biaya karena membeli peralatan akan jauh lebih mahal
daripada menjaga atau memelihara.
b. Menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran
pekerjaan sehingga di peroleh hasil yang optimal.
c. Menjamin ketersediaan peralatan yang di perlukan melalui pengecekan
secara rutin.
d. Menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan peralatan
tersebut.

3. Jenis-Jenis Pengawasan Sarana dan Prasarana Pendidikan

9
Rohayati, dan Agus Irwandi HJ. “Perancangan dan implementasi sistem informasi inventaris
laboratorium.” Jurnal INTEKNA 16, no. 2 (2016): 15–19

15
 Menurut Nurabadi (2014: 73) terdapat 4 jenis pengawasan yang dapat
dilakukan dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan antara lain
sebagai berikut.
a. Pengawasan dari Dalam (Internal Control)
Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan yang
dibentuk di dalam organisasi tersebut. Pengawasan dan penilaian dilakukan
oleh bagian pengawas atau unit pengawasan dari lembaga sendiri.
b. Pengawasan dari Luar (Eksternal Control)
Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan dari luar
organisasi tersebut. Pengawasan ini dilakukan oleh lembaga pengawas dari
luar organisasi.
c. Pengawasan Preventif
Yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilakukan.
Tujuannya agar didapatkan suatu pencegahan terhadapa sesuatu yang dapat
merugikan organisasi. Dengan diadakannya pengawasan preventif tindakan
perbaikan akan cepat dilakukan.
d. Pengawasan Represif
Yaitu pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan
pekerjaan. Pengawasan ini bermaksud untuk memperbaiki kerusakan dan
kesalahan yang ada agar tidak terulang kembali pada kegiatan selanjutnya.

4. Tahap-Tahap Pengawasan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh
manajer ataupun atasan maka perlu dilakukan tahapan atau proses pengawasan.
Menurut Kadarman dalam Malik (2012) tahap-tahap  proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan,
maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses
pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini
adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja

16
 Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau
mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan
terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

BAB III
PENUTUP

17
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan
sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena
bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah
dalam mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi
perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu
ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak.
Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara perlengkapan kantor dan
inventarisasi perlengkapan kantor akan memudahkan pekerjaan kantor
berjalan dengan efektif dan efesien.

DAFTAR PUSTAKA

18
Barnawi & Arifin, M. 2012. Manajemen Sarana & Prasarana Sekolah. Yogyakarta:
Ar-Ruzz Media.
Danim, S. 2011. Administrasi Sekolah & Manajemen Kelas. Bandung: CV Pustaka
Setia.
Daryanto. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: PT. Rineka Cipta.
Kurniadin, D. & Machali, I. 2012. Manajemen Pendidikan, Konsep & Prinsip
Pengelolaan Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.
Malik, A. 2012. Dasar-Dasar Proses Pengawasan, (Online),
(http://abdulmalik007.blogspot.com/2012/01/manajemen-umum-
dasardasar-proses.html), diakses 01 Mei 2017.
Nurabadi, A. 2014. Manajemen Sarana Dan Prasarana. Malang: Universitas Negeri
Malang.
Siagian, S.P. 2011. Filsafat Administrasi. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
Sonhadji, A & Huda, M. 2014. Asesmen Kebutuhan, Pengambilan Keputusan, dan
Perencanaan: Matarantai dalam Manajemen Pendidikan. Malang: UM
Press.

19