ADMINISTRASI PERSURATAN

DAN PENGARSIPAN

Materi Pelatihan Tenaga Administrasi Sekolah

Disusun Oleh:
Dr. Moh. Uzer Usman, M.Pd.
Lampita, S.Pd.

PUSAT PENGEMBANGAN TENAGA KEPENDIDIKAN

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PENDIDIKAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
2011

Persuratan dan Kearsipan 1

 SAMBUTAN
KEPALA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PENDIDIKAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

Dalam rangka pelaksanaan program peningkatan kemampuan Tenaga

Administrasi Sekolah (TAS) yang merupakan amanat Peraturan Menteri
Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar
Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah yang memiliki lima dimensi kompetensi
minimal yaitu: kompetensi kepribadian, sosial, kompetensi teknis dan kompetensi
manajerial. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pendidikan dan Penjaminan Mutu Pendidikan (Badan PSDMP dan PMP)
telah menyusun materi pelatihan untuk peningkatan kemampuan TAS.
Pengembangan materi tersebut telah mengacu pada standar tenaga
administrasi sekolah/madrasah sebagaimana diatur dalam Permendiknas
Nomor 24 Tahun 2008 Tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah
Saya memberikan penghargaan yang tinggi kepada Pusat
Pengembangan Tenaga Kependidikan atas dihasilkannya materi Diklat
peningkatan kemampuan TAS dalam rangka meningkatkan
kompetensinya.
Materi pelatihan ini diharapkan dapat dijadikan referensi bagi individu
kepala Tenaga Administrasi Sekolah dan lembaga yang terkait dalam
peningkatan kemampuan TAS di provinsi dan kabupaten/kota. Berbagai
pihak yang ingin berkontribusi terhadap program peningkatan TAS dapat
memperkaya dengan berbagai referensi dan khasanah bacaan lainnya
untuk mewujudkan kepala TAS yang profesional dan akuntabel.
Semoga semua usaha kita untuk peningkatan kemampuan kepala TAS
dapat diwujudkan sehingga dapat meningkatkan mutu pendidikan di
sekolahnya dan menghasilkan lulusan yang berkualitas.

Jakarta, Nopember 2011

Kepala Badan PSDMP dan PMP

Prof. Dr. Syawal Gultom, M.Pd

NIP.196202031987031002

Persuratan dan Kearsipan 2

 KATA PENGANTAR

Materi pelatihan yang telah disusun merupakan bagian dari rencana

pelaksanaan program peningkatan kemampuan tenaga administrasi
sekolah, program kedua dari delapan program 100 hari Mendiknas.
Program penguatan kemampuan tenaga administrasi sekolah sangat
penting mengingat peran strategis tenaga administrasi sekolah di dalam
proses peningkatan mutu pendidikan.
Tenaga administrasi sekolah mempunyai tugas yang sangat penting di
dalam memperlancar proses pembelajaran yang mampu menumbuhkan
berpikir kritis, kreatif, inovatif, cakap menyelesaikan masalah, dan
bernaluri kewirausahaan bagi siswa sebagai produk suatu sistem
pendidikan. Materi pelatihan ini diharapkan dapat menjadi bahan referensi
peningkatan kompetensi tenaga administrasi sekolah sesuai yang
diamanahkan Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 Tentang Standar Tenaga
Administrasi Sekolah/Madrasah.
Kami menyadari bahwa materi pelatihan ini masih jauh dari sempurna.
Namun kami perlu menyampaikan penghargaan kepada tim penyusun
yang telah berusaha dan berhasil menyiapkan materi pelatihan yang dapat
dijadikan bahan bacaan bagi usaha peningkatan kompetensi tenaga
administrasi sekolah. Berbagai pihak yang terkait dengan penguatan
kemampuan tenaga administrasi sekolah dapat memperkaya dengan
materi yang lain sepanjang mencapai tujuan yang sama yaitu
meningkatkan kompetensi tenaga administrasi sekolah sesuai dengan
Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 Tentang Standar Tenaga Administrasi
Sekolah/Madrasah.
Semoga materi pelatihan ini bermanfaat bagi usaha penguatan
kemampuan tenaga administrasi sekolah di seluruh kabupaten/kota di
Indonesia.
Jakarta, Nopember 2011
Kepala Pusat Pengembangan
Tenaga Kependidikan

Dr. Abi Sujak

NIP. 19621011 198601 1 001

Persuratan dan Kearsipan 3

 DAFTAR ISI

SAMBUTAN ..............................................................................................i
KATA PENGANTAR .................................................................................. ii
DAFTAR ISI ...............................................................................................iii
I. PENDAHULUAN ....................................................................................1
A. Latar Belakang .................................................................................1
B. Kompetensi yang Diharapkan ...........................................................2
C. Ruang Lingkup Materi .......................................................................3
D. Langkah-langkah Pembelajaran .......................................................3

II. KEGIATAN BELAJAR 1 KONSEP DASAR PERSURATAN ..................6

A. Pengantar ........................................................................................6
B. Materi Pokok ....................................................................................6
C. Kasus ...............................................................................................9
D. Tugas/Latihan ................................................................................10
E. Rangkuman ...................................................................................10

III.KEGIATAN BELAJAR 2 PENGELOLAAN SURAT ..............................11

A. Pengantar .....................................................................................
.11
B. Materi
Pokok ..................................................................................11
C. Kasus ...........................................................................................
..15
D. Tugas/Latihan ...............................................................................
.16
E. Rangkuman...................................................................................
.16

IV.KEGIATAN BELAJAR 3 JENIS DAN FORMAT SURAT ......................18

A. Pengantar .....................................................................................
.18
B. Materi
Pokok ..................................................................................18
C. Kasus ...........................................................................................
..30
D. Tugas/Latihan ...............................................................................
.30
E. Rangkuman/Kesimpulan ..............................................................
..30

Persuratan dan Kearsipan 4

V.KEGIATAN BELAJAR 4 PENGELOLAAN ARSIP ................................32
A. Pengantar .....................................................................................
.32
B. Materi
Pokok ..................................................................................32
C. Kasus ...........................................................................................
..35
D. Tugas/Latihan ...............................................................................
.35
E. Rangkuman...................................................................................
.36

REFLEKSI ...............................................................................................37
GLOSARY ...............................................................................................39
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................40
I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor

24 tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi
Sekolah/madrasah mengamanatkan bahwa seorang Tenaga
Adinistrasi Sekolah/ madrasah harus memiliki kompetensi kepribadian,
sosial, teknis, dan manajerial. Kompetensi yang dimiliki tersebut
selama ini ternyata masih belum memadai untuk menjangkau seluruh
tenaga administrasi sekolah/madrasah dalam waktu yang relatif
singkat. Intensitas dan penguasaan kompetensi tersebut kurang dapat
dicapai secara optimal karena terbatasnya waktu.

Berdasarkan kenyataan tersebut dalam meningkatkan mutu

pendidikan di sekolah/madrasah maka dibutuhkan tenaga administrasi
sekolah/madrasah yang profesional yang mampu membimbing,
menjadi teladan, dan mampu menggerakkan kegiatan tata usaha
dalam peningkatan mutu layanan pendidikan di sekolah/madrasah.
Materi pelatihan pengelolaan persuratan dan kearsipan sangat
diperlukan oleh seorang tenaga administrasi sekolah karena salah
satu tugasnya adalah melakukan kegiatan tata usaha
sekolah/madrasah.

Persuratan dan Kearsipan 5

 Salah satu solusi untuk mengantisipasi kesenjangan tersebut,
perlu adanya pendidikan dan pelatihan terhadap para pengelola
administrasi persuratan khususnya semua tenaga administrasi
sekolah/madrasah untuk berbagai jenjang persekolahan mulai dari
Sekolah Dasar, Sekolah Menengah Pertama maupu Sekolah
Menengah Atas, hal ini perlu dilakukan untuk meningkatkan
pelayanan administrasi persuratan yang lebih optimal.

B. Kompetensi yang Diharapkan.

Setelah menyelesaikan pendidikan dan pelatihan ini, para peserta

diharapkan mampu:
1. memahami konsep dasar persuratan;
2. merancang surat;
3. memahami jenis surat dan formatnya;
4. mengelola arsip surat;
5. mengaplikasikan dalam kegiatan pengelolaan administrasi
sekolah/madrasah;

Kompetensi yang diharapkan dapat digambarkan dalam bentuk peta

pikiran (mind map) di bawah ini.

BAGAN 1
PETA KOMPETENSI
Pengertian surat,
tujuan pembuatan
Memahami konsep
dan fungsi surat,
dasar persuratan dan
jenis surat,bagian-
Merancang Surat
bagian surat.

Kompetensi Pengelolaan - Penataan

Persuratan dan Mengelola arsip - Penyimpanan dan
Kearsipan surat -Pemusnahan

Persuratan dan Kearsipan 6

 Jenis Surat: Dinas,
Memahami jenis Pengantar, Keputusan,
surat dan formatnya Edaran,Undangan,Tugas
,Kuasa,Pengumuman
dan Surat Keterangan
dll.

mengaplikasikan dalam
pengelolaan persuratan
Tindak lanjut dan kearsipan

B. Ruang Lingkup Materi

Materi Pengelolaan Persuratan dan Kearsipan meliputi empat kegiatan
belajar:
1. konsep dasar persuratan;
2. merancang persuratan;
3. jenis surat dan formatnya;
4. pengelolaan arsip persuratan.

C. Langkah-Langkah Pembelajaran

Materi pokok ini dirancang dengan langkah-langkah

pembelajaran seperti pada bagan berikut.

BAGAN 2
LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN

30 menit 30 menit
15 menit KB - 1 KB - 2
PENDAHULUAN KONSEP MERANCANG
DASAR SURAT
PERSURATAN

45menit 45 menit
KB - 4 KB - 3
15 menit JENIS SURAT
PENGELOLAAN
REFLEKSI DAN
ARSIP FORMATNYA

Persuratan dan Kearsipan 7

 Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempelajari
materi ini mencakup aktivitas individual dan kelompok. Secara umum
aktivitas individual meliputi: (1) membaca materi, (2) melakukan
latihan/tugas, memecahkan kasus pada setiap kegiatan belajar, (3)
membuat rangkuman-rangkuman, dan (4) melakukan refleksi.
Sedangkan aktivitas kelompok meliputi: (1) mendiskusikan materi, (2)
bertukar pengalaman dalam melakukan latihan/memecahkan kasus,
(3) melakukan seminar/diskusi hasil latihan/tugas yang dilakukan, dan
(4) bersama-sama melakukan refleksi. Langkah-langkah tersebut
dapat digambarkan seperti berikut.

BAGAN 3
LANGKAH KEGIATAN PELATIHAN

Aktivitas Individu Aktivitas Kelompok

Membaca Mediskusikan

Bahan Belajar

Melaksanakan Sharing Perma-

Latihan/Tugas/ salahan dan
Studi Kasus Hasil
Pelaksanaan
Latihan/Simulasi

Membuat Membuat
Rangkuman Rangkuman

Melakukan
Refleksi,

Persuratan dan Kearsipan 8

 Dari gambar di atas tampak bahwa aktivitas kelompok selalu
didahului oleh aktivitas individu. Dengan demikian, maka aktivitas individu
adalah hal yang utama.

Rangkuman

 Dengan mengikuti langkah-langkah kegiatan di atas, diharapkan

peserta pelatihan baik secara individu maupun bersama-sama
dapat meningkatkan kompetensinya.

 Dampak dari peningkatan kompetensi Pegawai Tenaga

Administrasi Sekolah/Madrasah diharapkan mampu menghasilkan
pegawai yang berpikir kritis, kreatif, inovatif, mampu
menyelesaikan pekerjaan, dan bernaluri dalam pelayanan prima.

Persuratan dan Kearsipan 9

 KEGIATAN BELAJAR 1
KONSEP DASAR PERSURATAN

A. Pengantar
Kepala Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah sebagai salah satu
bagian sub system komponen pendidikan di sekolah yang memiliki tugas
untuk memberikan pelayanan administrasi dalam penyelenggaraan
pendidikan di sekolah.

Salah satu tugas yang harus dilaksanakan adalah melaksanakan

supervisi pegawai yang dipimpinnya. Tata usaha bagian persuratan
adalah salah satu sub pelayanan administrasi sekolah yang perlu di
evaluasi. Guna memudahkan pemahaman terhadap tata persuratan dan
kearsipan perlu diberikan beberapa pengetahuan tentang konsep dasar
persuratan sebagai berikut :

B. Materi Pokok

Persuratan dan Kearsipan 10

1. Pengertian Surat
Berikut ini dikemukakan beberapa definisi surat secara umum dari
berbagai sumber:
 Kamus Umum Bahasa Indonesia: Surat adalah kertas yang bertulis;
secarik kertas sebagai tanda atau keterangan.
 Menurut L.Finosa (1983) dalam Irra Chrisyanti Dewi dikemukakan
bahwa: Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan dari seseorang kepada orang lain.
 Soebroto (1972) dalam Irra Chrisyanti Dewi surat berarti alat untuk
menyampaikan isi hati atau berita dari seseorang kepada pihak lain.

2. Jenis Surat
Jenis surat dilihat dari sifatnya dapat dibedakan menjadi dua
bagian, yakni surat pribadi dan surat resmi.
 Surat pribadi dibuat dalam hubungan pribadi dengan pribadi, teman
dengan teman, anggota keluarga dengan anggota keluarga di luar
kelembagaan, jabatan atau kedinasan (Totong 1993 dalam Irra
Chrisyanti Dewi).
 Surat resmi atau surat dinas adalah surat yang digunakan dalam
kedinasan sebagai alat komunikasi yang sangat penting, dalam
penyampaian berita secara tertulis yang berisikan persoalan atau
hal-hal yang menyangkut kedinasan dalam administrasi
pemerintahan dan dibuat oleh lembaga pemerintah (Depdikbud
1983 dalam Irra Chrisyanti Dewi).

3. Tujuan Pembuatan Surat.

Pembuatan surat baik yang sifatnya pribadi maupun yang bersifat
kedinasan memiliki tujuan-tujuan tertentu antara lain:

Persuratan dan Kearsipan 11

  Meningkatkan komunikasi yang efektif dengan adanya dokumen
tertulis yang sewaktu-waktu diperlukan dapat diakses/ditemukan
kembali.
 Memberikan ketetapan yang pasti terhadap sesuatu persoalan
yang dihadapi oleh seseorang atau lembaga kepada orang lain
atau lembaga lain yang memiliki hubungan, seperti keputusan,
tugas atau laporan.
 Menginformasikan sesuatu hal yang diperlukan kepada pihak lain
yang berkepentingan.
 Mencari informasi tentang sesuatu hal kepada pihak lain yang
dianggap kredibel/memahaminya.

4. Fungsi Pembuatan Surat

Surat merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi
atau lembaga yang merupakan dokumen secara tertulis yang akurat
tehadap eksisstensi proses penyelenggaraan administrasi sebuah
organisasi atau lembaga. Sehingga dengan demikian surat memiliki fungsi
sebagai berikut.
 Dokumen tertulis yang akurat yang sewaktu-waktu diperlukan dapat
dilihat atau dibaca kembali.
 Bukti pisik yang nyata yang dapat dilihat dan dibaca bila sewaktu-
waktu diperlukan
 Membina hubungan baik antar organisasi atau lembaga yang
bermitra.

5. Bagian-bagian Surat Dinas

Bagian-bagian yang terdapat pada surat dinas meliputi hal-hal
sebagai berikut.
a. Kepala Surat (Kop Surat). Kepala/kop surat terdiri dari: Nama
lembaga/instansi/organisasi, alamat lengkap dan keterangan lain
yang berkaitan dengan lembaga yang bersangkutan.
b. Tanggal surat.

Persuratan dan Kearsipan 12

 c. Pokok Surat, berisi tentang: nomor surat, keterangan lampiran dan
perihal surat.
d. Alamat instansi/lembaga/organisasi yang dituju.
e. Kalimat/salam pembuka, seperti dengan hormat, salam sejahtera dan
sebagainya.
f. Isi surat, merupakan bagian yang paling penting yang terbagi
menjadi tiga bagian sebagai berikut.
1) Paragrap pembuka adalah pengantar isi surat terhadap
pokok/perihal surat.
2) Paragrap isi, merupakan pokok/perihal surat yang berisi sesuatu
yang disampaikan atau yang dikehendaki pengirim surat.
3) Paragrap petutup berisi harapan yang diinginkan dan ucapan
terima kasih dari pengirim surat.
g. Kalimat/salam penutup seperti hormat kami, dan bila perlu ada
tembusan yang disampaikan kepada pihak-pihak tertentu dan di
tutup dengan nama dan tandatangan pengirim.

Dengan demikian secara konseptual, pengertian surat adalah

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis untuk

menyampaikan pesan dari seseorang/lembaga kepada orang/lembaga
lain.

Dengan demikian, berarti, esensi pengertian surat adalah

serangkaian kumpulan teori tentang persuratan yang harus dimiliki oleh
Kepala Tenaga Administrasi Sekolah sebagai tambahan wawasan
pengetahuan yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk
melaksanakan supervisi pegawai khususnya bagian persuratan dan
kearsipan yang ada dibawah pembinaannya.

C. Kasus

Persuratan dan Kearsipan 13

 Sebagaimana kita ketahui masih banyak dijumpai pegawai Tata
Usaha pada pelaksanaan praktik-praktik pengelolaan tata naskah
persuratan dan kearsipan tidak melaksanakan sesuai dengan menisme
dan aturan yang berlaku yang seharusnya bahwa bagian-bagian terdapat
pada surat dinas meliputi hal-hal sebagai berikut: Kepala Surat (Kop
Surat). Kepala/kop surat terdiri dari: Nama lembaga/instansi/organisasi,
alamat lengkap dan keterangan lain yang berkaitan dengan lembaga yang
bersangkutan, tanggal surat, pokok surat, berisi tentang: nomor surat,
keterangan lampiran dan perihal surat, Alamat
instansi/lembaga/organisasi yang dituju, Kalimat/salam pembuka, seperti
dengan hormat, salam sejahtera dan sebagainya, Isi surat, merupakan
bagian yang paling penting yang terbagi menjadi tiga bagian sebagai
berikut, Paragrap pembuka adalah pengantar isi surat terhadap
pokok/perihal surat,Paragrap isi, merupakan pokok/perihal surat yang
berisi sesuatu yang disampaikan atau yang dikehendaki pengirim
surat,Paragrap petutup berisi harapan yang diinginkan dan ucapan terima
kasih dari pengirim surat, Kalimat/salam penutup seperti hormat kami,
bila perlu ada tembusan yang disampaikan kepada pihak-pihak tertentu
dan di tutup dengan nama dan tandatangan pengirim.

D. Latihan

Berdasarkan kasus pesuratan tersebut di atas, buatlah sebuah surat

dinas yang isinya meliputi hal-hal tersebut di atas mulai dari tanggal surat
sampai dengan nama dan tandatangan pengirim surat.

E. Rangkuman
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan dari seseorang kepada orang lain atau dari suatu
lembaga ke lembaga lain.
Tujuan pembuatan surat diantaranya adalah meningkatkan komunikasi
yang efektif dengan adanya dokumen tertulis yang sewaktu-waktu
diperlukan dapat diakses/ditemukan kembali.

Persuratan dan Kearsipan 14

 Pembuatan surat harus memenuhi syarat-syarat tertentu mulai adanya
kop surat sampai dengan nama dan tandatangan pengirim surat.

KEGIATAN BELAJAR 2

PENGELOLAAN SURAT

A. Pengantar
Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah memiliki tugas untuk
memberikan pelayanan administrasi dalam penyelenggaraan
pendidikan di sekolah. Salah satu tugas yang harus dilaksanakan
Tenaga Administrasi Sekolah adalah melaksanakan kegiatan tata
naskah persuratan dan kearsipan. Tata usaha bagian persuratan
adalah salah satu sub pelayanan administrasi sekolah yang perlu di
berikan pendidikn dan pelatihan

Guna memudahkan pemahaman terhadap tata persuratan dan

kearsipan perlu diberikan beberapa pelatihan mengenai pengurusan
surat sehingga dalam praktik pelaksanaannya di lapangan tidak terjadi

Persuratan dan Kearsipan 15

 kesalahan dalam pengurusan surat yang akan berdampak pada
pengambilan kejakan/keputusan lembaga/unit kerja.

B. Materi Pokok

Pengelolaan Surat

Pengelolaan surat merupakan bagian dari administrasi kantor

sekolah dan dilaksanakan oleh petugas tenaga administrasi sekolah,
pengurusan surat meliputi pencatatan, pengarahan, pengendalian baik
surat masuk maupun surat keluar.
Pengurusan surat meliputi :

1. Pengelolaan Surat Masuk

Proses pengelolaan surat masuk dilaksanakan oleh petugas tenaga

administrasi sekolah dengan urutan kerjanya adalah; menerima surat
masuk dan mengecek kebenaran alamat dan asal-usul surat, memberikan
lembar disposisi, mencatat pada buku agenda surat masuk, meminta
paraf kepada Kepala Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah (TAS),
menyerahkan ke pimpinan sekolah untuk diberikan catatan kebijakan
pada lembar disposisi, dan mendistribusikan kepada yang berhak
menerimanya sesuai dengan instruksi Kepala TAS.

BAGAN 4
ALUR PENGURUSAN SURAT MASUK

Persuratan dan Kearsipan 16

 SURAT 1 2 3
MASUK
PETUGAS KEPALA KEPALA
KESEKRETARISAN TENAGA SEKOLAH
TATA USAHA ADM.SEKOLAH

PENERIMA

a. Pencatatan Surat Masuk

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat

dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing
surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

TABEL 1
FORMAT AGENDA SURAT MASUK

Tanggal
Tanggal Nomor
dan Nomor Alamat Isi
Penerimaan Urut Hal Lampiran Ket.
Kode Surat Pengirim Disposisi
Surat Masuk Agenda
Masuk

Persuratan dan Kearsipan 17

 Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah
pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku
agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor
terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31
Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi
pemindahan dan penyimpanan.

b. Pendistribusian Surat Masuk

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau lembar

disposisi seperti tersebut di atas (gambar 1), kemudian surat-surat
diproses sesuai dengan alur penanganan surat masuk. Untuk selanjutnya
di buat copy dan diteruskan kepada yang berhak menerima sesuai
dengan kebijakan disposisi dari Kepala Sekolah. Surat asli disimpan di
Tata Usaha. Pada pendistribusian menggunakan buku ekspedisi/tanda
terima surat.

2. Pembuatan Surat Keluar

Proses pembuatan surat dimulai sejak konsep/draf surat dibuat

oleh Kepala Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah, diketik oleh pegawai

tata usaha yang ditunjuk, disampaikan kepada kepala TAS untuk diparaf

disebelah kanan nama sekolah pada kolom tanda tangan, diajukan ke

Kepala Sekolah untuk ditanda tangani. Selanjutnya digandakan dan

didistribusikan oleh Tata Usaha yang ditunjuk atas instruksi Kepala TAS

BAGAN 5
ALUR PENGURUSAN SURAT KELUAR

Persuratan dan Kearsipan 18

 1 2
KONSEP
SURAT KEPALA BAGIAN
TENAGA PENGETIKAN
ADM.SEKOLAH SURAT

3 4

BAGIAN
KEPALA PENGGANDAAN DAN
SEKOLAH PENDISTRIBUSIAN

Pencatatan Surat Keluar

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat

dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing
surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat keluar.

TABEL 2
FORMAT AGENDA SURAT KELUAR

Tanggal
dan
Tanggal Nomor
Nomor Alamat Isi
Penerimaan Urut Hal Lampiran Ket.
Kode Penerima Ringkas
Surat Keluar Agenda
Surat
Keluar

Persuratan dan Kearsipan 19

 Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah
pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat keluar pada buku
agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor
terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31
Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi
pemindahan dan penyimpanan.

b. Pendistribusian Surat Keluar

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-

surat diproses sesuai dengan alur penanganan surat keluar. Untuk
selanjutnya digandakan disesuaikan dengan jumlah penerima dan
diteruskan kepada yang berhak menerima sesuai dengan perintah Kepala
TAS. Surat asli disimpan di Tata Usaha. Pada pendistribusian
menggunakan buku ekspedisi/tanda terima surat.

C. Kasus

Sebagaimana kita ketahui masih banyak dijumpai pegawai Tata Usaha

pada pelaksanaan praktik-praktik pengelolaan tata naskah persuratan
dan kearsipan tidak melaksanakan sesuai dengan mekanisme dan
aturan yang berlaku yang seharusnya bahwa proses pembuatan surat
dimulai sejak konsep/draf surat dibuat oleh Kepala Tenaga
Administrasi Sekolah/Madrasah, diketik oleh pegawai tata usaha yang
ditunjuk, disampaikan kepada kepala TAS untuk diparaf disebelah
kanan nama sekolah pada kolom tanda tangan, diajukan ke Kepala
Sekolah untuk ditanda tangani. Selanjutnya digandakan dan
didistribusikan oleh Tata Usaha yang ditunjuk atas instruksi Kepala
TAS yang selanjutnya surat tersebut di sampaikan kepada yang
bersangkutan untuk ditindaklanjuti.

D. Tugas/Latihan

Persuratan dan Kearsipan 20

 Buatlah konsep Surat Tugas bagi salah seorang guru untuk mengikuti
Diklat dengan data sebagai berikut:
Jenis/Nama Diklat : Diklat Peningkatan Kompetensi guru
Waktu : Tanggal 23 s/d 27 Nopember 2011
Tempat : Hotel Merdeka Jl.Merdeka No.10 Jakarta
Cek in Tgl.23 Nopember 2011 jam 12.00 WIB.
Perlengkapan : Membawa Surat Tugas dari Kepala Sekolah +
SPPD

E. Rangkuman
Pengelolaan surat masuk merupakan bagian dari administrasi
kantor sekolah dan dilaksanakan oleh petugas tenaga administrasi
sekolah, pengurusan surat meliputi pencatatan, pengarahan,
pengendalian baik surat masuk maupun surat keluar.
Proses pengelolaan surat masuk dilaksanakan oleh petugas tenaga
administrasi sekolah dengan urutan kerjanya adalah; menerima surat
masuk dan mengecek kebenaran alamat dan asal-usul surat, memberikan
lembar disposisi, mencatat pada buku agenda surat masuk, meminta
paraf kepada Kepala Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah (TAS),
menyerahkan ke pimpinan sekolah untuk diberikan catatan kebijakan
pada lembar disposisi, dan mendistribusikan kepada yang berhak
menerimanya sesuai dengan instruksi Kepala TAS.
Proses pembuatan surat dimulai sejak konsep/draf surat dibuat
oleh Kepala Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah, diketik oleh pegawai
tata usaha yang ditunjuk, disampaikan kepada kepala TAS untuk diparaf
disebelah kanan nama sekolah pada kolom tanda tangan, diajukan ke
Kepala Sekolah untuk ditanda tangani. Selanjutnya digandakan dan
didistribusikan oleh Tata Usaha yang ditunjuk atas instruksi Kepala TAS.

Persuratan dan Kearsipan 21

 KEGIATAN BELAJAR 3

JENIS DAN FORMAT SURAT

A. Pengantar
Salah satu kemampuan yang harus dimiliki tenaga administrasi
sekolah/madrasah adalah memahami jenis dan format surat dalam
praktik tata persuratan di sekolah. Kemampuan tersebut harus

Persuratan dan Kearsipan 22

 dikuasai tenaga administrasi sekolah/madrasah, karena bentuk dan
format surat yang dihasilkan pada suatu lembaga/unit kerja dapat
memberikan cerminan profesionalisme pelayanan administrasi sekolah
bahwa penanganan surat di unit kerja telah tertata dan terkelola
dengan baik.

B. Materi Pokok
1. Jenis-jenis Surat
Sebagaimana telah diuraikan pada kegiatan pembelajaran 1 terdapat
beberapa jenis surat diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Surat Dinas
2. Surat Pengantar
3. Surat Keputusan
4. Surat Edaran/Pemberitahuan
5. Surat Undangan
PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
DINAS PENDIDIKAN
6. Surat Tugas
JL. Gatot Subroto Kav. 40-41 Jakarta Selatan
7. Surat Kuasa
8. Surat :Pengumuman
Nomor 34/ KD/IX/2011 1 September 2011
Lampiran : -
9. Surat Keterangan
Hal : Undangan Rapat Dinas

Kepada
2. Format Surat Yth. Kepala SMK Negeri 20
Berikut ini disajikan beberapa format Jl.Melati No. 24 Cilandak
surat berdasarkan jenisnya.
di -
Format surat ini hanya sebuah model, bukan sesuatu hal yang baku tetapi
Jakarta
masih bisa dikembangkan berdasarkan
Dalam upaya kebutuhan
meningkatkan dan kebijakan
efektivitas pelaksanaanyang
dikembangkanUjian Nasional
di setiap Tahun Pelajaran
pemerintahan 2011/2012,
Kabupaten dan maka
kotadengan ini
khususnya
saya mengundang Saudara untuk hadir dalam rapat dinas
pada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota.
yang akan dilaksanakan pada
a. Format Surat Dinas
hari : Selasa
tanggal : 3 September 2011
Surat dinas pemerintahan merupakan surat resmi/dinas pada instansi
waktu : Pukul 10.00 s.d. 12.00 Wib.
pemerintahan). tempat : Aula Dinas Pendidikan
CONTOH
Mengingat SURAT
pentingnya DINAS
acara tersebut, saya mohon
kehadirannya tepat waktu dan tidak diwakilkan.
Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.

KEPALA DINAS PENDIDIKAN

PROVINSI DKI JAKARTA
.
ttd
Persuratan dan Kearsipan Dr.H.TAUFIK YUDI M, M.Pd. 23
NIP.
 PEMERINTAH KOTA ANTABRANTA
DINAS PENDIDIKAN KOTA ANTABRANTA
JL. Merdeka No.1 Antabranta

5 Nopember 2011

Kepada
Yth. Kepala SMP Negeri I
Jl. Merdeka No.5
di –
Bandung
b. Surat Pengantar

SURAT
Surat yang ditujukan kepada PENGANTAR atau instansi yang berisi
seseorang/pejabat
Nomor : 20/SP/IX/2011
penjelasan singkat tentang sesuatu yang dikirim.
Dengan ini kami kirimkan sebagai berikut:
No Uraian CONTOH SURATBanyaknya
PENGANTAR
Keterangan
1 Bahan Ajar Matematika 200 buah
2 CD modul Matematika 200 buah
3 …….

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Kepala Dinas Pendidikan

Yang menerima Kota Antabranta,

........................... Abu Bakar Sidiq

NIP…………………..
Persuratan dan Kearsipan 24
c. Surat Keputusan (SK).

Surat keputusan adalah surat yang ditetapkan oleh pejabat

instansi pemerintahan yang berisi keputusan tentang sesuatu hal
berlandaskan hukum/yuridis formal baik berupa Undang-Undang,
Peraturan Pemerintah, Instruksi Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan
Gubernur/Walikota/Bupati).
Surat Keputusaan dibuat dengan menggunakan istilah-istilah
seperti: Mengingat, Menimbang, Memutuskan atau menggunakan istilah
lain seperti: Membaca, Memperhatikan, dan Memutuskan.
Surat keputusan terdiri dari tiga hal berikut:

Persuratan dan Kearsipan 25

  Konsideran adalah bagian surat keputusan yang menjelaskan
sebab akibat untuk ditetapkannya keputusan, seperti: membaca,
menimbang, mengingat dan memperhatikan.
 Desideratum yang menjelaskan tujuan dari keputusan seperti:
Memutuskan.
 Diktum yang menjelaskan isi keputusan seperti: Menetapkan.
Adapun tujuan pembuataan surat keputusan:
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT
 Menetapkan suatu
DINAS permasalahan
PENDIDIKAN KOTApada posisi yang seharusnya.
BANDUNG
 MengesahkanJL.Merdeka
berlakunya No. 1 Antabrata
suatu keputusan
BANDUNG
 Mendelegasikan wewenang kepada pihak lain.
SURAT KEPUTUSAN
Nomor:1678/F17/KP/2011
Tentang
TIM PENELITI PEMBERDAYAAN LEMBAGA TAHUN 2011
Kepala Dinas Pendidikan Kota Bandung

Menimbang : 1. Bahwa dalam rangka kelancaran pelaksanaan Tupoksi

Lembaga perlu diadakan Penelitian Pengembangan
Lembaga.
2. Bahwa untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan perlu
mengangkat pegawai sebagai Tim Peneliti Pemberda
-yaan lembaga.

Mengingat : 1. Peraturan Pemerintah No.10 tahun 2008 Tentang

Pengembangan Lembaga;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri No.65 Tahun 2008
Tentang Pelaksanaan Pengembangan Lembaga
Pemerintahan
Memperhatikan :
1. Hasil rapat pimpinan dinas pendidikan pada
CONTOH
Tanggal SURAT KEPUTUSAN
27 September 2011
2. Kalender Program Kerja Dinas Pendidikan Tahun 2011

MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Pertama : Membentuk Tim Peneliti Pengembangan Lembaga
Tahun 2011 sebagaimana tercantum dalam lampiran Surat
Keputusan ini;
Kedua : Menugaskan kepada Tim Peneliti Pengembangan
Lembaga untuk melaksanakan tugas dengan
sebaik-baiknya dengan penuh tanggung jawab;
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan maka akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta
Pada Tanggal 3 Oktober 2011
Kepala Dinas Pendidikan,
Ttd
Abdul Hamid, M.Si
Persuratan dan Kearsipan 26
d. Surat Edaran/Pemberitahuan.

Surat Edaran/Pemberitahuan berisi penjelasan / petunjuk /

informasi yang harus diketahui oleh pihak-pihak tertentu untuk
melaksanakannya sesuai dengan isi surat tersebut. Surat Edaran dapat
bersifat umum dan khusus, Surat Edaran bersifat umum ditujukan kepada
semua pihak baik masyarakat maupun pemerintahan, sedangkan Surat
Edaran khusus hanya ditujukan kepada pihak tertentu.

CONTOH SURAT EDARAN

Persuratan dan Kearsipan 27

 PEMERINTAH PROVINSI ANTABRANTA
DINAS PENDIDIKAN KOTA ANTABRANTA
JL.Merdeka No. 1 Antabrata

SURAT EDARAN
No.327/DP/Xi/2011

Sehubungan dengan adanya kunjungan Menteri Pendidikan

Nasional Republik Indonesia dalam rangka peresmian gedung baru
SMA Mandiri I Jakarta, maka kepada seluruh Kepala SD, SMP,
SMA dan SMK Negeri diwajibkan mengikuti upacara penyambutan
yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Rabu, 10 September 2011

Pukul : 10.00 WIB
Tempat : SMA Mandiri I Jakarta

Edaran ini disampaikan untuk diperhatikan dan dilaksanakan

dengan sebaik-baiknya.

Jakarta 6 September 2011

Kepala Dinas Pendidikan,
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARATTtd.
DINAS PENDIDIKAN KOTAAbu BANDUNG
Bakar Sidiq
Jl. Merdeka No. 1 Bandung

Nomor : 34/ KD/IX/2011 1 September 2011

Lampiran : -
Hal : Undangan Rapat Dinas

Kepada
e. Surat Undangan Dinas Yth. Kepala SMK Negeri 20
Jl.Pemuda No. 24
di -
Bandung dan permohonan
Surat Undangan Dinas adalah surat pemberitahuan
kehadiran seseorang
Dalam pada
upaya pertemuan tertentu
meningkatkan di pelaksanaan
efektivitas tempat yang telah
Ujian
Nasional Tahun Pelajaran 2011/2012, maka dengan ini saya
ditentukan. mengundang
Pertemuan Saudara
tersebutuntuk
bisa hadir
berupa rapat rutin, rapat dinas,
dalam rapat dinas yang akan
dilaksanakan
seminar, presentasi hasilpada
kegiatan dan sebagainya.
hari : Rabu
tanggal : 4 September 2011
CONTOH
waktu SURAT UNDANGAN
: Pukul 09.00 s.d. 12.00DINAS
Wib.
tempat : Aula Dinas Pendidikan Kota Bandung

Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.

KEPALA DINAS PENDIDIKAN

KOTA BANDUNG
.
Persuratan dan Kearsipan ttd 28
Drs. H. Oji Mahroji
NIP.
 KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK
DAN TENAGA KEPENDIDIKAN TK-PLB
Jl. Dr.Cipto No. 9 BANDUNG

SURAT TUGAS
Nomor: 1640 / IX / 2011

Kepala Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan

Tenaga Kependidikan TK dan PLB dengan ini menugaskan kepada
Saudara:

f. Surat Tugas
Nama : Dr. Moh.Uzer Usman,M.Pd.
NIP : 19550207 198203 1001
Pangkat/Gol : Pembina Tk.I / IVb
Surat Tugas adalah surat
Jabatan penugasan
: Widyaiswara Madyadari pejabat berwenang kepada
Instansi : PPPPTK TK PLB
pegawai/karyawan untuk melakukan kegiatan dan melaporkan hasil
Untuk menjadi penanggungjawab Akademik pada Diklat Pembelajaran
Interaktif
kegiatan untuk setelah
tersebut Tamanselesai
Kanak-Kanak pada tanggal 20 s.d. 25
dilakukan.
September 2011 bertempat di Hotel Nusantara Jl.Merdeka I no 5 Kota
Makasar.
CONTOH SURAT TUGAS
Surat Tugas ini agar dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh
tanggungjawab serta memberikan laporan setelah tugas selesai.

Bandung, 7 September 2011

Kepala,

Drs.E.Nurzaman AM.,MM,M.Si
NIP.
Tembusan
Persuratan danYth
Kearsipan 29
1. Kepala Dinas Kota Makasar
2. Kasudin Dikdas Kota Makasar
g. Surat Kuasa.

Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa

untuk bertindak atau melakukan kegiatan untuk dan atas nama pemberi
kuasa. Surat Kuasa dibuat untuk memberikan kekuasaan kepada
seseoraang yang dapat dipercaya agar melakukan sesuatu kegiatan untuk
mewakili orang yang memberikan kekuasaan karena tidak bisa
melakukannya sendiri. Surat kuasa memiliki kekuatan hukum yang sah
dan berdampak atau berpengaruh terhadap orang yang diberi kuasa
maupun yang member kuasa.

Persuratan dan Kearsipan 30

 Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
membuat/memberikan surat kuasa, antara lain:
 Pemberi dan penerima surat kuasa sudah dewasa, sehat
jasmani dan rohani.
 Penerima adalah orang yang dapat dipercaya
 Kedua belah pihak menandatangani surat kuasa

PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA

DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 20
Jl. Melati No. 24 Cilandak, Jakarta Selatan
Telp. (021) 7694223

SURAT KUASA
Nomor: 1640 /-1.851.7

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Dra. ENI NUGRAHANINGSIH, M.Si
NIP : 196005191989032004
Pangkat/Gol : Pembina / IVb
Jabatan : Kepala Sekolah
Unit Kerja : SMK Negeri 20 Jakarta
Dengan ini memberi kuasa kepada:
Nama : LAMPITA, S.Pd.
NIP : 196602041986021002
Jabatan : Kasubbag Tata Usaha
Unit Kerja : CONTOH
SMK Negeri 20 Jakarta
SURAT KUASA
Untuk dan atas nama pemberi kuasa:
1. Melaksanakan semua kegiatan/pekerjaan kantor
2. Menandatangani surat-surat dinas baik ke dalam maupun ke luar.
3. Surat kuasa ini berlaku selama Kepala Sekolah menjalani cuti.
Surat Kuasa ini agar dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknnya dan
penuh tanggungjawab.
Jakarta, 10 September 2011
Yang diberi Kuasa Yang memberi kuasa,

Lampita, S.Pd. Dra. Eni Nugrahaningsih, M.Si

NIP. 196602041986021002 NIP. 196005191989032004
Persuratan dan Kearsipan 31
h. Surat Pengumuman
Surat Pengumuman adalah surat yang berisi

pemberitahuan/informasi tentang sesuatu hal yang harus diketahui oleh

semua pihak/pegawai atau masyarakat umum. Misalnya pengumuman

penerimaan siswa baru, pengumuman penerimaan Calon Pegawai Negeri

Sipil (CPNS), pengumuman pemilihan ketua RW/RT dan lain sebagainya.

CONTOH SURAT PENGUMUMAN

Persuratan dan Kearsipan 32

 PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
DINAS PENDIDIKAN
CONTOH SURATKOTAPENGUMUMAN
TANGERANG SELATAN
SMA NEGERI I TANGSEL
Jl. Jenderal Soedirman No.70
Tangerang Selatan

PENGUMUMAN
Nomor: 1640 / IX / 2011

SMA Negeri I Madiun pada Tahun Pelajaran 2011/2012 menerima

Peserta Didik Baru untuk dengan pernyaratan sebagai berikut:

A.Syarat-syarat:
1. Mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan.
2. Menyerahkan fotocopy Ijazah/STTB SMP/MTs.
3. Menyerahkan fotocopy DANEM/NUN yang dilegalisasir
4. Menyerahkan pasfoto ukuran 3x4 sebanyak 2 buah
5. Usia maksimal 16 Tahun pada tanggal 16 Juli 2011
6. Mengisi surat pernyataan
B. Jurusan yang dapat dipilih:
1. Jurusan IPA
2. Jurusan IPS
3. Jurusan Bahasa
C. Waktu Pendaftaran: Mulai tanggal 1 s.d. 6 Juli 2011
D. Hasil Seleksi Penerimaan akan diumumkan pada tanggal 15 Juli 2011 di
SMA Negeri I Madiun.
Madiun 15 Mei 2011
Kepala Sekolah,

Drs.Mutaqqin, M.Si.

i.Surat Keterangan

Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan

sesuatu/seseorang tentang status, keadaan atau posisi yang terjadi pada

saat ini. Misalnya Surat Keterangan Berkelakuan Baik, Surat keterangan

berbadan sehat, surat keterangan tidak buta warna, Surat Keterangan

bebas narkotika dan lain-lain.

Persuratan dan Kearsipan 33

 CONTOH SURAT KETERANGAN

PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA

DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 70
Jl. Bulungan Blok C No. 1 Kebayoran Baru, Jakarta

SURAT KETERANGAN
Nomor: 1640 / IX / 2011

Kepala SMA Negeri 70 Jakarta dengan ini menerangkan bahwa :

Nama : Drs. H. WARTONO, M.M

NIP : 196004021986021002
Pangkat/Gol : Penata Tk.I/IIId
Jabatan : Kepala Tata Usaha
Unit Kerja : SMA Negeri 70 Jakarta

Adalah benar Pegawai Negeri Sipil SMA Negeri 70 Jakarta sejak

tahun 1980 sampai dengan saat ini.

Surat Keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat

dipergunakan sebagaimana mestinya

Jakarta, 15 Mei 2011

Kepala SMA Negeri 70,

Drs. SAKSONO LILIK S, M.Pd.

NIP

C. Kasus.

Sudah menjadi kebiasaan rutin bahwa setiap akhir tahun pelajaran

sekolah telah merencanakan kegiatan studi tour ke tempat-tempat yang
dianggap dapat memberikan kontribusi terhadap peningkatan kompetensi
dan pengalaman belajar para peserta didik. Rencana kegiatan studi tour
perlu dikomunikasikan jauh hari sebelumnya kepada para orang tua atau
wali peserta didik, sehingga rencana tersebut dapat terkomunikasikan

Persuratan dan Kearsipan 34

dengan baik dan secepatnya mendapat respon dari para orang tua/wali
peserta didik.

Rencana Studi Tour SD Mandiri I

1. Tujuan : Candi Borobudur Yogyakarta

2. Hari/Tanggal : Jum’at 15 Juli 2011

3. Peserta : Kelas V dan VI

4. Biaya : Rp. 300.000,- (Tiga ratus ribu rupiah) bisa

dicicil tiga kali cicilan masing-masing cicilan Rp.100.000,- (seratus
ribu rupiah).

5. Transportasi Bus AC

6. Keberangkatan : Hari Jum’at tgl. 15 Juli 2011 berkumpul pukul

19.00 di depan sekolah.

F. Tugas/Latihan.

Buatlah surat pemberitahuan kepada orang tua/wali peserta didik

dengan data-data yang terdapat pada kasus tersebut di atas. Gunakan
format surat pemberitahuan yang telah dijelaskan.

G. Rangkuman

Kemampuan yang perlu dikuasai oleh seorang petugas admistrasi

adalah memahami berbagai jenis surat dan berikut bentuk format
suratnya. Kualitas sebuah surat yang dibuat oleh seorang petugas
administrasi sangat ditentukan oleh pemahaman dan keterampilannya
dalam pembuatan sebuah surat.

Kemampuan tersebut harus dikuasai oleh TAS, karena bentuk dan

format surat yang dihasilkan pada suatu lembaga/unit kerja dapat
memberikan cerminan profesionalisme pelayanan administrasi sekolah

Persuratan dan Kearsipan 35

bahwa penanganan surat di unit kerja telah tertata dan terkelola dengan
baik.

Terdapat beberapa jenis surat diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Surat Dinas
2. Surat Pengantar
3. Surat Keputusan
4. Surat Edaran/Pemberitahuan
5. Surat Undangan
6. Surat Tugas
7. Surat Kuasa
8. Surat Pengumuman
9. Surat Keterangan

KEGIATAN BELAJAR 4
PENGELOLAAN ARSIP
A. Pengantar

Persuratan dan Kearsipan 36

 Salah satu tugas tenaga administrasi sekolah yaitu mengelola
arsip. Arsip persuratan merupakan dokumen resmi yang dimiliki oleh
sekolah sebagai sumber informasi, sehingga keberadaannya perlu
dipelihara dan terjaga dan didokumentasikan dengan baik. Pengelolaan
arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan
urgensi/kepentingan yang diharapkan. Pengelolaan arsip dilakukan
dengan tujuan untuk mempermudah dan mempercepat menemukan
kembali arsip pada saat diperlukan. Berikut ini anda akan mempelajari
bagaimana pengelolaan arsip dapatbdilakukan dengan baik.

B.Materi Pokok

1. Pengelolaan Arsip

Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber

penelitian. Bagi sekolah-sekolah arsip harus dikelola dengan baik, dengan
sistem: (1) masalah, (2) abjad, (3) tanggal, dan (4) wilayah. Hal ini
dimaksudkan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat,
dan tepat. Arsip-arsip pasif yang penting dan permanen, harus dirawat
dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-
arsip yang menyangkut akte tanah, akte pendirian gedung, akte status
sekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971). Untuk
mencegah terjadinya penumpukkan arsip yang tidak berguna, dilakukan
penyusutan arsip, pemusnahan arsip-arsip yang tidak berguna dengan
mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979.

2. Jenis Surat yang Diarsipkan

Jenis surat yang diarsipkan antara lain meliputi sebagai berikut.

NO. JENIS SURAT KETERANGAN/PENJELASAN

1. Surat Dinas Surat yang berisi hal penting
berkenaan dengan administrasi
pemerintahan dan pembangunan yang
dibuat oleh lembaga pemerintahan

Persuratan dan Kearsipan 37

 NO. JENIS SURAT KETERANGAN/PENJELASAN
2. Surat Pengantar Surat yang ditujukan kepada
seseorang atau pejabat yang berisi
penjelasan singkat tentang surat,
dokumen dan barang, bahan lain yang
dikirim.

3. Surat Kawat Surat singkat dengan menggunakan

kata-kata biasa atau kata-kata sandi
mengenai sesuatu hal yang perlu
cepat diselesaikan dan disampaikan
melalui telegraf.

4. Surat Keputusan Merupakan surat yang berisi

keputusan tentang sesuatu hal yang
ditetapkan oleh pejabat yang
berwenang untuk itu.

5. Surat Edaran Surat yang berisi penjelasan atau

petunjuk tentang cara pelaksanaan
suatu peraturan perundang-undangan
dan atau perintah yang telah ada.

6. Surat Undangan Surat undangan merupakan surat

pemberitahuan kepada seseorang
untuk menghadiri suatu acara pada
waktu dan tempat yang telah
ditentukan.

7. Surat Tugas Surat tugas merupakan surat

pemberitahuan kepada seseorang
untuk melakukan tugas tertentu yang
harus dilakukan pada saat dan tempat
yang telah ditentukan

Persuratan dan Kearsipan 38

 NO. JENIS SURAT KETERANGAN/PENJELASAN
8. Surat Kuasa surat yang berisi kewenangan
penerima kuasa untuk bertindak atau
melakukan suatu kegiatan atas nama
pemberi kuasa.

9. Surat Pengumuman Surat pengumuman merupakan surat

yang berisi pemberitahuan mengenai
suatu hal yang ditujukan kepada para
pegawai atau masyarakat umum.

10. Surat Keterangan Surat keterangan adalah surat yang

berisi keterangan mengenai suatu hal
agar tidak menimbulkan keraguan.

C.Kasus

Arsip-arsip surat yang terdapat di sekolah harus tersimpan dan

terjaga dengan baik, sehingga suatu saat ada seseorang yang
memerlukan data-data mudah dicari dan ditemukan dengan cepat serta
akurat. Suatu ketika ada seorang lulusan/alumni sekolah tiga tahun terahir
mencari ijazahnya yang selama ini belum diambilnya untuk digunakan
sebagai persyaratan penerimaan pegawai di suatu perusahaan, mereka
kebingungan ke mana dia harus mencarinya. Dalam kondisi seperti ini,
bagaimana anda bisa menemukan ijazah alumni tersebut dengan cepat,
langkah apa yang bisa anda lakukan untuk menemukan dokumen ijazah
bagi alumni yang bersaangkutan.

D. Latihan

Kerjakan tugas-tugas atau latihan berikut ini dengan tepat dan benar.

Persuratan dan Kearsipan 39

1. Berdasarkan kasus tersebut di atas, diskusikan dengan teman anda
langkah-langkah apa yang bisa dilakukan untuk menemukan ijazah
alumni tersebut dengan cepat dan akurat.
2. Kendala apakah yang anda hadapi ketika mencari arsip persurtan,
diskusikan dengan teman anda!

D. Rangkuman

Arsip sebagai sumber informasi, dan sumber penelitian. Arsip

harus dikelola dengan baik, dengan sistem: (1) masalah, (2)
abjad, (3) tanggal, dan (4) wilayah. Tujuannya agar arsip dapat
ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat. Arsip-arsip
pasif yang penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar
tejamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang
menyangkut akte tanah, akte pendirian gedung, akte status
sekolah, dan sebagainya

Syarat laporan yang bermutu adalah: correct (benar atau

apa adanya), clear (jelas), complete (lengkap), consistent (ajeg),
courtesy (sopan), consumer (penerimanya), form (format), dan
tepat waktunya.

REFLEKSI
HASIL PEMBELAJARAN PERSURATAN DAN PENGARSIPAN
Waktu : …………………………………………

Nama : …………………………………………

Petunjuk:

1. Mohon untuk mengisi lembar refleksi di bawah ini berdasarkan

materi yang Bapak/Ibu sudah pelajari

Persuratan dan Kearsipan 40

 2. Pengerjaan tugas refleksi dilakukan secara individu dan dilakukan
di luar jam terjadwal

Pertanyaan:

1. Apa saja telah saya lakukan berkaitan dengan materi kegiatan

belajar ini di tempat tugas?

2. Dampak materi kegiatan belajar ini terhadap pelaksanaan tugas

saya adalah .............

3. Kegiatan yang telah saya lakukan berkaitan dengan materi ini

tetapi belum dituliskan di materi ini adalah............

4. Menurut saya yang sebaiknya ditambahkan materi tentang ----

untuk menyempurnakan bahan ajar ini.

5. Menurut saya kelebihan materi ini adalah

6. Menurut saya kekurangan materi pada kegiatan ini adalah......

7. Manfaat yang saya peroleh dari materi persuratan dan

pengarsipan ini adalah.........

Persuratan dan Kearsipan 41

 8. Materi pembelajaran bahan ajar ini yang dapat saya kuasai kira-
kira ........ persen.

9. Dalam rangka peningkatan kompetensi berkelanjutan pada

pembelajaran ini saya akan melakukan ............. .....

GLOSARY

Arsip Dokumen resmi yang dimiliki sekolah sebagai

sumber informasi.
TAS Tenaga Administrasi Sekolah
Kop Surat Kepala surat terdiri dari nama lembaga/instansi,
alamat lengkap
Pokok Surat Berisi tentang nomor surat, keterangan lampiran
dan perihal surat
Isi Surat Merupakan bagian penting yang terbagi menjadi

Persuratan dan Kearsipan 42

 tiga bagian: paragraf pembuka, isi dan penutup
Surat Dinas Merupakan surat resmi/duinas pada instansi
pemerintahan
Surat Pengantar Surat yang ditujukan kepada seseorang/pejabat
atau instansi yang berisi penjelasan singkat
tentang sesuatu.
Surat Keputusan Surat yang ditetapkan oleh pejabat instansi
pemerintahan yang berisi keputusan tentang
sesuatu hal yang berlandaskan hukum formal.
Surat Pemberitahuan Berisi penjelasan/petunjuk/informasi yang harus
diketahui oleh pihak-pihak tertentu untuk
melaksanakannya.
Surat Undangan Surat pemberitahuan dan permohonan kehadiran
Dinas seseorang pada pertemuan tertentu
Surat Tugas Surat penugasan dari pejabat berwenang kepada
pegawai untuk melakukan kegiatan dan
melaporkan hasilnya
Surat Kuasa Surat yang berisi kewenangan penerima kuasa
untuk bertindak melakukan kegiatan untuk dan
atas nama pemberi kuasa
Surat Pengumuman Surat yang berisi pemberitahuan/informasi tentang
sesuatu hal yang harus diketahui oleh semua
pihak/masyarakat umum.
Surat Keterangan Surat yang menerangkan sesuatu/seseorang
tentang status, keadaan atau posisi yang terjadi
pada saat ini.

Persuratan dan Kearsipan 43

 DAFTAR PUSTAKA

Depdiknas, Kamus Umum Bahasa Indonesia, Jakarta.

-------------- (1975),Ejaan yang disempurnakan Bahasa Indonesia , Pusat
Pengembangan Bahasa Indonesia, Jakarta.
------------------ (1992),Surat menyurat dalam bahasa Indonesia, Pusat
Pengembangan Bahasa Indonesia, Jakarta.
------------------ (1986),Pedoman umum ejaan bahasa Indonesia yang
disempurnakan, Bli Pustaka, Jakarta.
------------------ (1988), Pedoman umum pembentukan istilah, Balai
Pustaka, Jakarta.
Irra Chrisyanti Dewi, ME.Widie Restu Mitayani (2011), Mahir
Korespondensi Indonesia, PT.Prestasi Pustaka, Jakarta.
Sumantri (1985), Pedoman surat menyurat seri penyuluhan, Pusat
Pengembangan Bahasa Indonesia, Jakarta.
Irra Chrisyanti Dewi, ME.Widie Restu Mitayani (2011), Mahir
Korespondensi Indonesia, PT.Prestasi Pustaka, Jakarta.

Persuratan dan Kearsipan 44