PRINSIP-PRINSIP PERENCANAAN DAN

PENYELENGGARAAN PROYEK
Makalah ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Manajemen Proyek Semester Genap
Dosen Pengampu :
Dr. Widyo Winarso, M.Pd.
Aditya Chandra Setiawan, S.Pd., M.Pd.

Disusun Oleh :
1. Firdausin Nuzula (20010714012)
2. Cahya Fadhila Annisa (20010714022)

3. Risma Fitrianingrum (20010714030)

4. Dewi Ratna Sari (20010714058)
5. Ali Husein (20010714074)

6. Bhuana Nasution (20010714084)

MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2023
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga tugas makalah yang berjudul “Prinsip-Prinsip Perencanaan
dan Penyelenggaraan Proyek” dapat kami selesaikan tepat pada waktunya. Tidak
lupa shalawat serta salam selalu tercurahkan kepada Rasullullah SAW. Semoga kita
semua mendapatkan syafaatnya di akhirat kelak. Penulisan ini bertujuan untuk
memenuhi tugas pada mata kuliah Manajemen Proyek. Selain itu, makalah ini juga
bertujuan untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai Prinsip-Prinsip
Perencanaan dan Penyelenggaraan Proyek bagi pembaca serta penulis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dr. Widyo Winarso,

M.Pd. dan Bapak Adiya Chandra Setiawan S.Pd.,M.Pd., selaku dosen mata kuliah
Manajemen Proyek yang telah memberikan tugas ini, sehingga kami dapat
menambah pengetahuan dan wawasan dalam mata kuliah ini . Kami juga
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan
membantu dalam penyelesain makalah. Semoga makalah ini dapat memberikan
manfaat sekaligus memperluas wawasan. Kami menyadari makalah ini masih jauh
dari kata sempurna dari bentuk penyusunan maupun materi. Oleh karena itu, kritik
dan saran yang membangun akan penulis terima demi kesempurnaan makalah ini.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surabaya, 6 Maret 2023

Tim Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

Judul ............................................................................................Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR ............................................................................................................. 2
DAFTAR ISI ........................................................................................................................ 3
A. Latar Belakang ............................................................................................................. 4
B. Rumusan Masalah ........................................................................................................ 5
C. Tujuan ........................................................................................................................... 5
BAB II ................................................................................................................................... 6
A. Prinsip Penyelenggaraan Proyek ................................................................................ 6
B. Perencanaan dan Manajemen Proyek Terpadu sebagai Suatu Siklus .................... 8
C. Studi Kasus.................................................................................................................. 11
BAB III................................................................................................................................ 13
A. Kesimpulan dan Saran ............................................................................................... 13
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 14

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Kemajuan dalam kegiatan industri pada beberapa aspek memerlukan manajemen

atau pengelolaan yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, keekonomisan,
keterpaduan, kecepatan, ketetapan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam
rangka memperoleh hasil akhir yang sesuai harapan.
Manajemen sebagai ilmu mengelola suatu kegiatan yang skalanya dapat berskala
kecil atau bahkan besar, mempunyai ukuran tersendiri terhadap hasil akhir. Dengan
menerapkan prinsip-prinsip dasar manajemen yang sama oleh individu atau organisasi
yang berbeda, hasil akhir proses manajemen dapat berbeda satu sama lain. Ini karena
perbedaan-perbedaan budaya, pengalaman, lingkungan, kondisi sosial, tingkat
ekonomi karakter sumber daya manusia serta kemampuan untuk menguasai prinsip
prinsip dasar manajemen.
Manajemen proyek adalah suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin yang
terdiri atas kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber
daya yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien.
Tahap perencanaan harus dibuat dengan cermat, lengkap, terpadu dan dengan tingkat
kesalahan paling minimal. Namu hasil dari perencanaan bukanlah dokumen yang
bebas dari koreksi karena sebagai acuan bagi tahapan pelaksanaan dan pengendalian,
perencanaan harus terus disempurnakan secara interaktif untuk menyesuaikan dengan
perubahan dan perkembangan yang terjadi pada proses selanjutnya.

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu yang dimaksud Prinsip-prinsip penyelengaraan manajemen proyek?
2. Apa itu perencanaan dan manajemen proyek terpadu sebagai suatu siklus?
3. Apakah ada studi kasus dalam implementasinya?

C. Tujuan
1. Dapat mengetahui Prinsip-prinsip penyelenggaraan manajemen proyek.
2. Dapat mengetahui perencanaan apa saja dalam manajemen proyek terpadu
sebagai suatu siklus.
4
3. Dapat mengetahui contoh studi kasus dalam dunia sehari-hari

5
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Prinsip Penyelenggaraan Manajemen Proyek

Berdasarkan definisi dari manajemen proyek, terdapat beberapa prinsip pokok
dalam manajemen proyek, antara lain :
1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan merupakan proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan
guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu.
2. Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian dimaksudkan sebagai peraturan atas suatu kegiatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang yang dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam
suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-
hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung
jawab, sumber daya maupun data.
3. Actuating (Penggerakan)
Fungsi manajemen ini bertujuan untuk menggerakkan sumber daya manusia yang
tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan dalam
tahap perencanaan. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok
untuk menggerakkan, mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota
kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam mencapai
tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
4. Controlling (Pengendalian)
Pengendalian diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan guna menjamin pekerjaan
yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Pengawas dalam proyek
berkewajiban melakukan pengendalian secara berjenjang terhadap pekerja/staf di
bawah kendalinya.

Selain itu, terdapat sepuluh prinsip manajemen proyek yang perlu diperhatikan
dalam mengelola sebuah proyek (Pujiono, 2008) :
1. Menggambarkan fokus suatu proyek;
2. Memiliki penghargaan terhadap kegiatan produksi;

6
3. Tercakup dalam fungsi organisasi;
4. Mengikuti perkembangan dan perubahan teknologi yang ada;
5. Memiliki pengendalian dan perencanaan terhadap semua aktivitas;
6. Mencakup otoritas, sumber daya, dan responsibilitas;
7. Memiliki interaksi waktu, anggaran, dan kualitas kerja;
8. Memiliki proses dan fungsi organisasi yang baik;
9. Terdapat kerja sama dalam satu tim kerja;
10. Berorientasi kepada konsumen.

Selain prinsip-prinsip diatas, terdapat delapan prinsip manajemen klasik yang

dapat diterapkan dalam suatu proyek yang akan dilaksanakan, yakni (Fachrial,2020) :
1. Departementalisasi dan spesialisasi
Prinsip ini membagi atau mengelompokkan kegiatan sejenis ke dalam suatu wadah
atau departemen. Dalam struktur organisasi tersusun sesuai tujuan dari departemen
tersebut.
2. Struktur piramida
Pada prinsip ini, struktur organisasi disusun menurut piramida vertikal yang
berfungsi sebagai kesatuan yang terpadu. Susunan struktur piramida ini memiliki
arti bahwa ukuran besar kecilnya komptensi sebanding dengan tinggi rendahnya
tingkatan di lapisan yang berjenjang dari organisasi tersebut.
3. Otoritas dan rantai komando
Dalam prinsip ini, pola otoritas (wewenang) mengikuti komando vertikal yang
mengalir dari jenjang teratas sampai urutan terbawah. Operasi sejenis ini di dalam
organisasi berada di bawah satu pimpinan dengan program yang jelas dan
konsisten.
4. Pengambilan keputusan dan displin
Prinsip ini melakukan pembinaan terhadap pejabat eksekutif agar dapat
bertanggung jawab dalam mengambil setiap keputusan. Semua pihak dalam
organisasi berkewajiban menghormati setiap keputusan. Semua pihak dalam
organisasi berkewajiban menghormati peraturan yang telah dibuat dan apabila ada
yang melanggar akan diberikan sanksi berupa pinalti atau hukuman lainnya.
5. Lini dan staf

7
 Pejabat dalam lini ini membuat sebuah keputusan sesuai dengan kewenangannya,
sementara anggota staf memberikan masukan atau pendapat dari pemikiran dan
pengalamannya. Umumnya anggota staf berurusan dengan kegiatan yang bersifat
sesuai dengan keahlian dan spesialisasinya.
6. Hubungan atasan-bawahan
Prinsip ini berkaitan dengan pembagian atas otoritas berjenjang dan jalur pelaporan
yang satu arah. Untuk itu, keberhasilan dari sebuah proyek akan tercapai tergantung
pada hubungan antara atasan dengan bawahan.
7. Arus kegiatan horizontal
Prinsip ini berhubungan dengan rapat koordinasi antara departemen dan
membentuk komite atau panitia untuk mendiskusikan tentang pembagian kerja
yang sifatnya memerlukan alur koordinasi yang intensif.
8. Kriteria keberhasilan dan tujuan tunggal
Tujuan dari perusahaan adalah mencari keuntungan, namun perlu diperhatikan
aspek lain seperti pelestarian lingkungan, keikutsertaan masyarakat sekitar dalam
memasok tenaga kerja lokal dan material lokal.
Prinsip-prinsip tersebut dapat diterapkan perusahaan sesuai dengan kemampuan
perusahaan dalam mengatur manajemen proyek yang dibutuhkan. Perusahaan bebas
menentukan prinsip apa yang digunakan namun tidak keluar dari prinsip pokok yaitu
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian.

B. Perencanaan dan Manajemen Proyek Terpadu sebagai Suatu Siklus

Siklus hidup proyek (Project life cycle) ialah pembagian fase pada proses
pelaksanaan proyek menjadi tahapan yang lebih rinci dan spesifik agar proses
pelaksanaan menjadi lebih akurat dan jelas. Dengan adanya siklus hidup proyek, maka
segala hambatan pada proyek bisa diatasi sedini mungkin sehingga dampaknya pun
tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek.
Pada dasarnya, siklus hidup proyek itu bersifat fleksibel tergantung pada jenis
proyek yang dilakukan, tetapi secara umum terdapat lima tahapan. Lima tahapan
sebagai berikut;
1. Fase Inisiasi pada Siklus Hidup Proyek ( initiation )

8
 Fase inisiasi (initiation) atau seleksi ialah fase dimana kita memulai proses
berupa identifikasi masalah, situasi fakta, dan analisis kasus. Pada tahap ini biasa
dilakukan survei untuk yang mengidentifikasi kondisi bisnis secara faktual
beserta pilihan dari solusi yang di rekomendasikan. Pada fase ini, studi
kelayakan dilakukan guna menyelidiki apakah setiap pilihan yang ada sudah
sesuai dengan tujuan dari proyek atau belum. Setelah itu, barulah ditentukan
solusi akhirnya. Beberapa isu studi kelayakan yang paling penting ialah perihal
berikut. “Apakah kita mampu menjalankan proyek ini?” “Apakah kita harus
menjalankan proyek ini?”. Persetujuan stakeholders terhadap solusi yang
diajukan, akan menjadi dasar proyek ketika berlanjut ke tahap perencanaan
proyek.

Secara umum, langkah diambil dalam tahap inisiasi ialah sebagai berikut:
• mengidentifikasi kebutuhan proyek
• Analisa kelayakan proyek (terutama Return On Investment)
• Penetapan keputusan terkait pembuatan atau pembelian dalam proyek
• Perencanaan anggaran

2. Fase Perencanaan pada Siklus Hidup Proyek ( planning )

Setelah proyek disetujui untuk dijalankan maka tahapan manajemen proyek yang
kedua adalah project planning atau perencanaan. Fase ini dapat dikatakan sebagai
kunci keberhasilan manajemen proyek dan memiliki fokus pada pengembangan
roadmap untuk diikuti semua anggota tim.

Project planning dapat dimulai dengan menentukan goals bisnis yang ingin
dicapai. Salah satu metode populer yang sering dipergunakan untuk menentukan
tujuan bisnis adalah metode SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable,
Realistic, dan Timebound. Metode ini dapat membantu Anda untuk menentukan
tujuan bisnis agar sesuai dengan 5 kriteria di dalamnya (Specific, Measurable,
Achievable, Realistic, dan Timebound). Dengan demikian, Anda dapat membuat
goals secara spesifik serta memungkinkan untuk dapat dicapai.

9
 Di tahap ini, scope, biaya, sumber daya yang tersedia, serta jadwal proyek akan
ditentukan. Selain itu, peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim
juga akan didefinisikan dengan jelas sehingga setiap orang yang terlibat akan
mengetahui masing-masing tanggung jawab. Manajer proyek akan menyiapkan
beberapa dokumen untuk memastikan proyek tetap berjalan dengan baik sesuai
dengan rencana seperti:
a. Work Breakdown Schedule (WBS): diagram yang memecah ruang lingkup
proyek menjadi beberapa bagian untuk dapat dikelola oleh tim.
b. Gantt Chart: bagan yang memberikan tampilan visual mengenai jadwal tugas
dari waktu ke waktu.
c. Scope Statement: dokumen yang mendefinisikan kebutuhan bisnis, manfaat
proyek, tujuan, hasil akhir yang terukur, serta poin penting lainnya.

3. Fase Pelaksanaan pada Siklus Hidup Proyek ( execution )

Fase pelaksanaan (execution) merupakan fase dimana rencana proyek yang
dimasukkan ke dalam proses serta pekerjaan proyek mulai dieksekusi. Kemajuan
proyek akan terus dipantau serta dilakukan penyesuaian apabila terjadi perubahan
dari rencana semula. Dalam siklus hidup proyek, sebagian besar waktu project
manager dihabiskan pada fase ini. Dalam pelaksanaannya, manajer proyek
melaksanakan tugas serta monitoring informasi kemajuan yang akan dilaporkan
secara rutin saat rapat tim. Secara umum, langkah yang sering diambil pada fase
pelaksanaan ialah sebagai berikut:
• Melaksanakan rencana dan mencapai target proyek yang telah dibuat;
• Pembuatan sistem pelaksanaan proyek;
• Menetapkan standar kualitas dari proyek.

4. Fase Pemantauan dan Pengendalian ( monitoring and controlling )

Project monitoring mengacu pada pemantauan kemajuan dan kinerja proyek
untuk memastikan bahwa semua aktivitas yang terjadi sejalan dengan rencana
manajemen proyek yang sudah dibuat. Dengan proses monitoring ini, maka
ketika terjadi penyimpangan maka Anda dapat segera mengetahui dan
memperbaikinya.

10
 Seorang manajer proyek biasanya akan menggunakan Key Performance
Indicators (KPI) untuk melihat apakah proyek tersebut berjalan sesuai rencana.
Manajer proyek biasanya akan memantau beberapa aspek untuk mengukur
kinerja proyek yang sedang berjalan, seperti:
1. scope proyek
2. distribusi anggaran
3. jadwal dan tenggat waktu proyek
4. kualitas dari produk yang dikembangkan, dan lain-lain.

5. Fase penyelesaian ( closure )

Tahapan manajemen proyek yang terakhir adalah project closure atau penutupan
proyek. Di tahap ini, hasil akhir akan disajikan kepada klien atau para pemangku
kepentingan. Setelah produk atau hasil akhir disetujui, maka produk akan dirilis
dan manajer proyek akan meninjau dan menyelesaikan dokumen-dokumen yang
diperlukan. Manajer proyek dapat mengarsipkan dokumentasi proyek untuk
digunakan lebih lanjut sebagai contoh pada proyek lain atau kebutuhan yang lain.

Untuk mengakhiri proyek, manajer proyek perlu mendapatkan konfirmasi dari

semua pihak baik itu dari pemangku kepentingan, klien, bahkan tim. Dengan
demikian, maka tidak ada lagi permintaan perubahan di menit-menit terakhir.
Manajer proyek juga akan secara resmi merilis sumber daya yang dipergunakan
dalam pengerjaan proyek baik itu anggota tim, kontraktor eksternal, atau yang
lain.

Setelah kontrak berakhir, manajer proyek dan tim dapat melakukan Post-Mortem
untuk mengevaluasi apa saja yang berjalan dengan baik serta mengidentifikasi
kegagalan yang terjadi di dalam pelaksanaan proyek tersebut. Hal ini diperlukan
agar tim dapat melakukan perbaikan untuk proyek-proyek lain di masa depan.

11
C. Studi Kasus
Penulis mengambil contoh manajemen proyek pada artikel berjudul
perencanaan manajemen proyek dalam meningkatkan efektifitas kinerja sumber daya
manusia di Semarang Jawa Tengah. Manajemen proyek merupakan suatu sistem
pengelolaan berbagai aktivitas dari sebuah proyek selama jangka waktu tertentu
melalui kegiatan perencanaan, pengorganisasian serta pengendalian sumber daya
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. dalam kegiatan manajemen
proyek anggota atau sumber daya manusia memiliki peranan penting sebab salah satu
factor yang menunjang keberhasilan proyek adalah tersedianya sumber daya manusia
yang berkompeten di bidangnya. Agar proyek dapat berjalan lancar dan dapat
berkembang setiap tenaga kerja perlu memperhatikan setiap aspek yakni kompetensi,
motivasi, loyalitas dan disiplin kerja. Jika setiap individu sudah memenuhi ketiga
aspek ini maka kinerja dan produktivitas akan meningkat juga. Namun fakta
dilapangan seringkali dalam pelaksanaan proyek penyedia jasa kurang memperhatikan
aspek sumber daya manusia tersebut. Seringkali penyedia jasa berusaha memperoleh
keuntungan yang besar dengan menekan biaya operasional seminimal mungkin dan
dengan hal tersebut menyebabkan sumber daya yang digunakan pastinya kurang
berkualitas sehingga aktifitas manajemen proyek tidak terlaksana sesuai dengan yang
direncanakan.
Maka dari itu perlu adanya perencanaan manajemen proyek yang baik, yang
selalu mempertimbangkan ketersediaan sumber daya manusia dalam meningkatkan
efektivitas kinerja manajemen proyek. Dalam penelitian ini perencanaan pelaksanaan
manajemen proyek dilakukan melalui proses penyusunan aktivitas menejemen proyek
dalam bentuk work breakdown structure WBS dan pembuatan jadwal dengan diagram
activity on arrow AOA dengan dua tahapan yakni identifikasi sumber daya manusia
dan merencanakan waktu pelaksanaan proyek secara tepat sehingga efektivitas SDM
tepat guna. Dalam proses penyusunan ini tentunya perlu mempertimbangkan beberapa
hal yaitu sumberdaya yang dimiliki harus berkompeten dan sesuai dengan keahlian
dibidangnya, memiliki motivas dan semangat untuk menyelesaikan permasalahan saat
melakukan perencanaan manajemen proyek, adanya sikap loyalitas untuk berkembang
di setiap rpoyek yang dikerjakan, memiliki komitemen untuk bekerja dan bertanggung
jawab terhadap tugasnya dan memiliki sikap optimis disetiap proyek yang dijalankan.

12
inilah yang menjadi penentu berjalannya manajemen proyek dan dapat terlaksana
sesuai dengan rencana

13
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Manajemen proyek memiliki beberapa prinsip pokok yaitu planning, organizing,
actuating dan juga controlling. Adapun menurut Fachrial (2020) terdapat delapan
prinsip manajemen klasik yang dapat diterapkan dalam suatu proyek yang akan
dilaksanakan, yakni departementalisasi dan spesialisasi, struktur piramida, otoritas
dan rantai komando, pengambilan keputusan dan displin, lini dan staf, hubungan
atasan-bawahan, arus kegiatan horizontal, kriteria keberhasilan dan tujuan tunggal.
Prinsip-prinsip tersebut dapat diterapkan perusahaan sesuai dengan kemampuan
perusahaan dalam mengatur manajemen proyek yang dibutuhkan.

Adapun siklus proyek terdapat 5 siklus. Pertama fase inisiasi pada siklus hidup
proyek (initiation), perencanaan pada siklus hidup proyek (planning), pelaksanaan
pada siklus hidup proyek (execution), pemantauan dan pengendalian (monitoring and
controlling) dan fase penyelesaian (closure).

B. Saran
Saran terkait manajemen proyek, perlunya memperhatikan prinsip-prinsip proyek. Tak
hanya itu, perencanaan proyek juga perlu memperhatikan siklus proyek agar tidak
terlewat dan berjalan dengan baik.

14
 Daftar Rujukan

Syaefudin, S. (2018). Implementasi Manajemen Mutu Terpadu (Mmt) Pada Lembaga

Pendidikan Islam (Studi Kasus di MI Unggulan Ash-Siddiqiyyah 3 Purworejo).
Jurnal Pendidikan Agama Islam, 15(2), 150–168.
https://doi.org/10.14421/jpai.2018.152-09
Cahyo, Sigit Dwi, dkk. (2021). Perencanaan Manajemen Konstruksi Pembagunan Gedung
Laboratorium Terpadu Institut Agama Islam Negeri Pontianak. Institut Agama Islam
Negeri Pontianak.
Narasiang, B. S., Sompie, B. F., & Willar, D. (2015). Analisis Kajian Resiko Investasi
Proyek Pengembangan Aplikasi dan Mobile Apps UNSRAT dengan Pendekatan
Kerangka Kerja OBRiM. Jurnal Ilmiah Media Engineering, 5(2), 390–400.
Fachrial, P. (2020) Pengantar Manajemen Proyek. Edited by T. Lestari. Surabaya:Jakad
Media Publishing.
Pujiono, B. (2008) ’Konsep manajemen proyek’, Manajemen Proyek,pp. 1-42. Available
at: http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/ADPU4338-M1.pdf.
Kiswati, S., & Chasanah, U. (2020). PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
DALAM MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KINERJA SUMBER DAYA
MANUSIA DI SEMARANG JAWA TENGAH. Jurnal Ilmiah Teknologi, 6(1).
https://doi.org/https://doi.org/10.37760/neoteknika.v6i1.1453
Pujiyono, B. (2017). Konsep Manajemen Proyek.

15