MODUL MATA KULIAH ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Oleh: Pusvyta Sari, S.Pd., M.Pd.

BAB III
ADMINISTRASI PENDIDIKAN FORMAL

Istlah administrasi dan manajemen dapat digunakan saling menggantikan satu sama lain.
Oleh karena itu, untuk menerapkan istilah tersebut dalam bidang pendidikan juga tidak dapat
dipisahkan dari urusan manajemen. Demikian juga dengan manajemen tidak dapat dipisahkan
dengan urusan administrasi.
Administrasi pendidikan memiliki karakteristik khusus, berbeda dengan administrasi dalam
urusan bisnis perusahaan profit dan perkantoran lembaga pemerintah selain bidang pendidikan.
karakteristik tersebut ialah orientasi yang dimiliki oleh admnistrasi pendidikan. Segala yang
dilakukan dalam administrasi pendidikan berlandaskan pada tujuan untuk melayani dan memenuhi
kebutuhan pendidikan peserta didik sesuai dengan perkembangannya.
Menurut Made Pidarta dalam Hartati Sukirman1 Administrasi pendidikan di sekolah memiliki
karakteristik khusus sebagai berikut:
1. Bermuara pada kesuksesan perkembangan peserta didik
2. Sangat bervariasi sejalan dengan keunikan masing-masing peserta didik, kondisi, kebutuhan
dan kebudayaan daerah tempat tinggal mereka yang berbeda-beda
3. Membutuhkan banyak upaya dan strategi
Karakteristik tersebut menunjukkan bahwa administrasi sekolah tidak bisa dilakukan dengan
model yang sama selamanya, karena semuanya tergantung pada situasi dan kondisi peserta didik
dan perkembangan lingkungan yang ada. Untuk itu, seorang manajer sekaligus administrator harus
memiliki pandangan yang luas sehingga mampu menyusun langkah-langkah strategis yang dapat
digunakan dalam meningkatkan pelayanannya dalam bidang pendidikan.
Dalam lingkup pendidikan formal, administrasi pendidikan dapat dipetakan menjadi
beberapa bidang yaitu;2
1. Administrasi Peserta Didik
2. Administrasi Personalia
3. Administrasi Kurikulum
4. Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
5. Administrasi Pembiayaan/Keuangan Pendidikan
6. Administrasi Ketatalaksanaan Pendidikan
7. Administrasi Organisasi Sekolah
8. Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat

Berikut ini penjelasannya:

1. Administrasi Peserta Didik
Administrasi peserta didik ialah kegiatan pencatatan peserta didik dari proses penerimaan hingga ia
keluar dari sekolah, baik karena telah menyelesaikan studinya atau karena sebab yang lain. Kegiatan
ini dikelompokkan dalam lima kategori yaitu:

a. Penerimaan peserta didik baru

b. Ketatausahaan peserta didik
c. Pencatatan bimbingan dan penyuluhan
d. Pencatatan prestasi belajar
e. Mutasi peserta didik

1
Hartati Sukirman, 1999, Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Fakultas lmu Pendidikan, Uiversitas
Negeri Yogyakarta. Hlm. 15
2
Ibid. Hlm. 17-38
2. Administrasi Personalia
Yang dimaksud personalia ini ialah tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang ada di
sekolah. Secara operasional administrasi personalia meliputi segenap proses penataan yang
bersangkut paut dengan masalah memperoleh dan menggunakan tenaga kerja untuk dan di sekolah
secara efisien demi tercapainya tujuan sekolah yang telah ditentukan. Tujuan administrasi personalia
ialah agar personel (semua tenaga pendidik dan tenaga kependidikan) berdaya guna, berhasilguna
dan tepat guna serta mampu menciptakan suasana kerja yang menyenangkan.
Proses penataan ini meliputi semua proses atau cara memperoleh pegawai
(rekrutmen/pengadaan personel), penempatan dan penugasan, pemeliharaan, pembinaan, evaluasi
dan pemutusan hubungan kerja. Berikut ini uraian masing-masing proses tersebut:
a. rekrutmen/pengadaan personel),
b. penempatan dan penugasan,
c. pemeliharaan,
d. pembinaan,
e. evaluasi kinerja
f. pemutusan hubungan kerja

3. Administrasi Kurikulum
Berikut ini gambaran kegiatan administrasi kurikulum sesuai dengan tiga fungsi manajemen:
a. Perencanaan kurikulum
b. Pelaksanaan kurikulum
c. Evaluasi/pengawasan/penilaian kurikulum

4. Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan

Administrasi sarana merupakan segenap proses penataan yang bersangkut paut dengan
pengadaan, pendayagunaan dan pengelolaan sarana pendidikan agar tercapai tujuan yang telah
ditetapkan secara efektif dan efisien.
Administrasi sarana dan prasarana mencakup kegiatan:
a. Perencanaan dan pengadaan
b. Penyimpanan dan distribusi
c. Pendayagunaan
d. Pemeliharaan
e. Inventarisasi dan penghapusan

5. Administrasi Pembiayaan/Keuangan Pendidikan

Administrasi pembiayaan pendidikan adalah segenap kegiatan yang berkenaan dengan penataan
sumber, penggunaan dan pertanggungjawaban dana pendidikan di sekolah. Kegiatan
administrasi pembiayaan meliputi:
a. Penyusunan anggaran (budgeting)
b. Pembukuan (accounting)
c. Pemeriksaan (auditing)

6. Administrasi Ketatalaksanaan Pendidikan

Tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-
menyurat mulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Sehingga, kegiatan tata
laksana/tata usaha tidak hanya surat-menyurat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi
yang berwujud warkat.
Warkat adalah item, document yaitu instrumen perbankan, antara lain cek dan inkaso, yang
menggambarkan dana yang belum diterima; kertas berisi keterangan mengenai suatu peristiwa
untuk dipakai sebagai bukti, seperti warkat kliring, warkat inkaso, warkat dalam penyelesaian,
kuitansi, dan kartu pegawai.3 Tentu lembaga pendidikan juga berurusan dengan bank, dan dokumen-
dokumen warkat juga merupakan data yang penting bagi lembaga pendidikan.
Dengan demikian, kegiatan ketatalaksanaan pendidikan juga terkait dengan pengelolaan arsip.
Pengertian tentang arsip sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012 Tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi
Serta Informasi Publik Di Lingkungan Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan adalah: rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan Teknologi
Informasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 4 Mengacu pada pengertian tersebut berarti
lembaga pendidikan atau sekolah tentu memiliki arsip-arsip yang harus dikelola dengan baik karena
keberadaannya dibutuhkan pula oleh lembaga lain dalam kepentingan pelayanan publik yang lebih
luas.
Pekerjaan ketatausahaan di sekolah tidak hanya dilakukan oleh petugas administrasi, melainkan
bisa dilakukan oleh tenaga pendidik dan tenaga kependidikan apabila hal itu terkait dalam
kewenangannya. Keberadaan petugas administrasi dapat membantu kemudahan proses
penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah. Kegiatan-kegiatan yang dimaksud antara lain:
a. Yang menyangkut administrasi kurikulum
b. Yang menyangkut administrasi peserta didik
c. Yang menyangkut administrasi personil
d. Mengenai penataan inventaris sekolah
e. Mengenai pekerjaan surat-menyurat
f. Yang menunjang penataan keuangan
g. Yang menunjang administrasi sarana-prasarana
h. Yang menunjang kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat

7. Administrasi Organisasi Sekolah

Organisasi sekolah seperti halnya organisasi yang lain terdapat struktur dengan fungsi dan tugas
masing-masing yang satu sama lain memiliki hubungan vertikal atau horisontal. Struktur organisasi di
sekolah bisa berbeda-beda tergantung pada kompleksitas kegiatan, juga keberadaan tenaga dan
sarana prasarana yang ada. Dalam Lampiran Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 19
Tahun 2007 Tanggal 23 Mei 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan Oleh Satuan Pendidikan
Dasar Dan Menengah disebutkan bahwa: 5
a. Struktur organisasi sekolah/madrasah berisi tentang sistem penyelenggaraan dan
administrasi yang diuraikan secara jelas dan transparan.
b. Semua pimpinan, pendidik, dan tenaga kependidikan mempunyai uraian tugas, wewenang,
dan tanggung jawab yang jelas tentang keseluruhan penyelenggaraan dan administrasi
sekolah/madrasah.
c. Pedoman yang mengatur tentang struktur organisasi sekolah/madrasah:
1) memasukkan unsur staf administrasi dengan wewenang dan tanggungjawab yang jelas
untuk menyelenggarakan administrasi secara optimal;
2) dievaluasi secara berkala untuk melihat efektifitas mekanisme kerja pengelolaan sekolah;
3) diputuskan oleh kepala sekolah/madrasah dengan mempertimbangkan pendapat dari
komite sekolah/madrasah

3
http://www.mediabpr.com/kamus-bisnis-bank/warkat.aspx
4
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012 Tentang
Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi Serta Informasi Publik Di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan
5
Lampiran Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 19 Tahun 2007 Tanggal 23 Mei 2007
Standar Pengelolaan Pendidikan Oleh Satuan Pendidikan Dasar Dan Menengah, Hlm 4.
8. Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat
Masyarakat membutuhkan sekolah untuk mendapatkan sumber daya yang berkualitas.
Sebaliknya, sekolah juga membutuhkan masyarakat untuk memberikat masukan baik peserta didik,
tenaga pendidik dan kependidikan, dukungan baik berupa materi maupun non materi. Sekolah tidak
dapat berdiri tegak tanpa adanya dukungan dari masyarakat. segala penataan yang terkait dengan
kegiatan hubungan masyarakat ini tetap berorientasi pula pada tujuan untuk memberikan pelayanan
pendidikan yang baik termasuk untuk menunjang proses pembelajaran. Pengelolaan kegiatan
(admministrasi) berserta dokumentasi arsip penting untuk dikelola dengan baik.

Tenaga humas dapat berasal dari dalam organisasi sekolah ataupun dibantu oleh pihak luar yang
memiliki visi dan misi yang sama dengan sekolah. Dukungan berupa publisitas dari media masa juga
perlu dirawat sehingga nilai positif bagi sekolah dapat terus didapatkan.