1.

Pengertian Administrasi Personel Sekolah

Administrasi personal atau adminisrasi kepegawaian adalah segenap
proses penataan yang bersangkut-paut dengan masalah memperoleh dan
menggunakan tenaga kerja untuk dan di sekolah dengan efisien, demi tercapainya
tujuan sekolah adalah tujuan yang tertera sebagai tujuan institusional lembaga.
Zakia Daratjat mendefenisikan Administrasi personil adalah : “segala
usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber-sumber personel secara
efektif dan efisien untuk menunjang pendidikan yang telah ditetapkan (tujuan
institusional)”.
Ari. H. Gunawan dalam bukukunya Administrasi Sekolah berpendapat
bahwa Administrasi personil adalah : “ seluruh proses kegiatan yang dirancang
dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara
kontinu para pegawai disekolah, sehingga mereka dapat membantu/menunjang
kegiatan-kegiatan.

2. Prinsip-prinsip Administrasi Personal

Prinsip-prinsip tentu saja diangkat dari prinsip fundamental yang
menggunakan pendekatan ilmiah dalam managemen. Sejauh ini sejumlah prinsip
tersebut yang lebih banyak diilhami oleh prinsip manajemen pada umumnya,
namun dengan anggapan bahwa dalam prakteknya dapat diterapkan dalam
penyelenggaraan administrasi Guru. Dalam menuju tingkat produktivitas
penyelenggaraan pendidikan, harus diadministrasikan dengan berpegang pada
prinsip-prinsip berikut :
a. Menerapkan kembali prosedur dan tehnik yang dilandasi oleh pengetahuan
terorganisir.
b. Mencapai keharmonisan tindakan kelompok, bukan sebaliknya.
c. Mencapai suasana kerja sama manusia bukan individualisasi yang semrawut.
d. Bekerja untuk memperoleh output semaksimal mungkin.
e. Mengembangkan para bawahan semaksimal mungkin sesuai dengan segala
kemampuan yang ada pada diri dan kemakmuran persatuan mereka sendiri.
 Kelima prinsip tersebut merupakan seperangkat pedoman yang dapat dipegang
dalam setiap langkah penyelenggaraan administrasi guru agar usaha-usaha
pendidikan itu mampu mencapai tingkat produktivitasnya semaksimal mungkin,
yang pada gilirannya tujuan pembelajaran itu sendiri dapat tercapai sesuai dengan
yang diharapkan.

3. Ruang Lingkup Administrasi Personal

Tujuan dari administrasi personal sekolah ialah mendayagunakan tenaga kerja
atau pegawai secara efektif dan efisien untuk mencapai hasil yang maksimal dan
di sertai pemeliharaan yang sebaik-baiknya hingga timbul rasa bahagia dan
sejahtera pada mereka. Adapun ruang lingkup administrasi

1) Perencanaan pegawai (personal planning)

2) Pengadaan pegawai (recruitment)
3) Pembiayaan atau pengembangan pegawai (personal development)
4) Promosi dan mutasi
5) Pemberhentian pegawai
6) Pensiun
7) Kesejahteraan pegawai

4. Fungsi Administrasi Personal Pendidikan

Fungsi administrasi yang dapat di implementasikan dalam kegiatan pendidikan
yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengorganisasian, pengarahan
dan pengawasan dalam konteks kegiatan lembaga pendidikan
a. Fungsi perencanaan
 Perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai
keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai
tujuan yang ditentukan (Gafar dalam Sagala, 2008:47). Perencanaan meliputi
kegiatan menetapkan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapai, berapa lama,
berapa orang yang diperlukan, dan berapa banyak biayanya.

b. Fungsi pengorganisasian
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan membagi tugas-tugas pada
orang yang terlibat dalam kerjasama pendidikan. Kegiatan pengorganisasian
adalah untuk menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai prinsip
pengorganisasian, salah satunya adalah terbaginya semua tugas dalam berbagai
unsur organisasi secara proporsional.

c. Fungsi penggerakan
Menggerakkan menurut Terry dalam Sagala (2008: 52) berarti merangsang
anggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias
dan kemauan yang baik. Tugas menggerakan dilakukan oleh pemimpin. Oleh
karena itu, kepemimpinan kepala sekolah mempunyai peran yang sangat penting
menggerakkan personel dalam melaksanakan program kerja sekolah.

d. Fungsi pengkoordinasian
Pengkoordinasian mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang
telah dibagi tidak dikerjakan menurut kehendak yang mengerjakan saja, tetapi
menurut aturan sehingga sesuai dengan pencapaian tujuan.

e. Fungsi pengarahan
Nawawi dalam Sagala (2008: 58) mengemukakan bahwa pengarahan
adalah memelihara, menjaga dan memajukan organisasi melalui setiap personal,
baik secara struktural maupun fungsional, agar setiap kegiatannya tidak terlepas
dari usaha mencapai tujuan. Pengarahan dilakukan agar kegiatan yang dilakukan
 bersama tetap melalui jalur yang ditetapkan dan tidak terjadi penyimpangan yang
dapat menimbulkan terjadinya pemborosan.

f. Fungsi pengawasan
Pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui
realisasi perilaku personal dalam organisasi pendidikan dan apakah tingkat
pencapaian tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari
hasil pengawasan tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi
pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, instruksi yang
dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan.

5. Kepala sekolah sebagai administrator

Kepalasekolahsebagai administrator
pendidikanbertanggungjawabterhadapkelancaranpelaksanaanpendidikandanpengaj
aran di sekolahnya. Olehkarenaitu, untukdapatmelaksanakantugasnyadenganbaik,
kepalasekolahhendaknyamemahami, menguasai,
danmampumelaksanakankegiatan-kegiatan yang
berkenaandenganfungsinyasebagai administrator pendidikan.
Dari materi-materi sajian yang terdahulu telah dipelajari bahwa dalam setiap
kegiatan administrasi mengandung di dalamnya fungsi-fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengoordinasian, pengawasan. kepegawaian, dan pembiayaan.
Kepala sekolah sebagai administrator hendaknya mampu mengaplikasikan fungsi-
fungsi tersebut ke dalam pengelolaan sekolah yang dipimpinnya.

a. Membuat perencanaan

Salah satu fungsi utama dan pertama yang menjadi tanggung jawab kepala
sekolah adalah membuat atau menyusun perencanaan. Perencanaan merupakan
salah satu syarat mutlak bagi setiap organisasi atau lembaga dan bagi setiap
kegiatan. baik perseorangan maupun kelompok. Tanpa perencanaan
atau planning, pelaksanaun suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan
mungkin juga kegagalan.
 Oleh karena itu, setiap kepala sekolah paling tidak harus membuat rencana
tahunan. Setiap tahun, menjelang dimulainya tahun ajaran baru, kepala sekolah
hendaknya sudah siap menyusun rencana yang akan dilaksanakan untuk tahun
ajaran berikutnya. Sesuai dengan ruang lingkup administrasi sekolah, maka
rencana atau program tahunan hendaklah mencakup bidang-bidang seperti
berikut:
1) Program pengajaran, seperti antara lain kebutuhan tenaga guru sehubungan
dengan kepindahan dll.; pembagian tugas mengajar, pengadaan buku-buku
pelajaran, alat-alat pelajaran, dan alat peraga; pengadaan atau pengembangan
laboratorium sekolah; pengadaan atau pengembangan perpustakaan sekolah;
sistem penilaian hasil belajar; kegiatan-kegiatan kokurikuler; dan lain-lain.
2) Kesiswaanataukemuridan, antara lain syarat-syarat dan prosedur penerimaan
murid dan, pengelompokan siswa atau murid dan pem- bagian kelas, bimbingan
atau konseling murid, pelayanan kesehatan- murid (UKS), dan sebagainya.
3) Kepegawaian, seperti penerimaan dan penempatan guru atau pegawai baru.
pembagian tugas/pekerjaan guru dan pegawai sekolah, usaha kesejahteraan guru
dan pegawai sekolah, mutasi dan atau promosi guru dan pegawai sekolah. dan
sebagainya.
4) Keuangan, yang mencakup pengadaan dan pengelolaan keuangan untuk
berbagai kegiatan yang telah direncanakan, baik uang yang berasal dari
pemerintah, atau dari POMG atau BP3, ataupun sumber lainnya.
5) Perlengkapan, yang meliputi perbaikan atau rehabilitasi gedung sekolah,
penambahan ruangan kelas, perbaikan atau pembuatan pagar pekarangan sekolah,
perbaikan atau pembuatan lapangan olah raga, perbaikan atau pengadaan bangku
murid, dan sebagainya.
Perlu diperhatikan, bahwa dalam penyusunan rencana tahunan ini, guru-
guru dan pegawai sekolah hendaknya diikutsertakan. lkut sertanya guru- guru dan
pegawai sekolah dapat membantu pemikiran dan ide-ide serta Pemecahan masalah
yang mungkin tidak terpikirkan atau tidak dapat dipecahkan sendiri oleh kepala
sekolah. Di samping itu, dengan diikutsertakannya guru-guru dan pegawai
 sekolah, mereka akan merasa bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan-
kegiatan yang telah mereka rencanakan dan mereka sepakati bersama.
b. Menyusun organisasi sekolah

Organisasi merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang penting pula di

samping perencanaan. Di samping sebagai alat organisasi dapat pula dipandang
sebagai wadah atau struktur dan sebagai proses.
Sebagai wadah, organisasi merupakan tempat kegiatan-kegiatan
administrasi itu dilaksanakan. Dan jika dipandang sebagai proses, maka organisasi
merupakan kegiatan-kegiatan atau menyusun dan menetapkan hubungan-
hubungan kerja antar personel. Kewajiban-kewajiban, wewenang, dan tanggung
jawab masing-masing bagian atau personel yang termasuk di dalam organisasi itu
disusun dan ditetapkan menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju kepada
tercapainya tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Kepala Sckolah sebagai administrator pendidikan perlu menyusun
organisasi sekolah yang dipimpinnya, dan melaksanakan pembagian tugas serta
wewenangnya kepada guru-guru dan pegawai sekolah sesuai dengan struktur
organisasi sekolah yang telah disusun dan disepakati bersama.

Untuk menyusun organisasi sekolah yang baik perlu diperhatikan prinsip-

prinsip sebagai berikut:
1) Mempunyai tujuan yang jelas.
2) Para anggota menerima dan memahami tujuan tersebut.
3) Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindakan. kesatuan
pikiran. dsb.
4) Adanya kesatuan perintah (unity of command); para bawahan/anggota hanya
mempunyai seorang atasan langsung. dan daripadanya ia mcnerima perintah atau
bimbingan, serta kepadanya ia harus mempertanggungjawabkan pekerjaannya.
5) Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang di
dalam organisasi itu. Sebab, tidak adanya keseimbangan tersebut akan
memudahkan timbulnya hal-hal yang tidak diinginkan, seperti:
· Jika wewenang lebih besar daripada tanggung jawab. mudah menimbulkan
penyalahgunaan wewenang;
· Jika tanggung jawab lebih besar daripada wewenang, mudah menimbulkan
banyak kemacetan, merasa tidak aman atau ragu-ragu dalam tindakan.
6) Adanya pembagian tugas pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan. keahlian,
dan atau bakat masing-masing.
7) Struktur organisasi hendaknya disusun sesederhana mungkin, sesuai dengan
kebutuhan koordinasi. pengawasan, dan pcngendalian.
8) Pola organisasi hendaknya relatif permanen. Artinya, meskipun struktur
organisasi dapat dan memang harus diubah sesuai dengan tuntutan perkembangan,
fleksibilitas dalam penyesuaian itu jangan bersifat prinsip. Oleh karena itu, pola
dasar struktur organisasi perlu dibuat sedemikian rupa sehingga sedapat mungkin
permanen.
9) Adanya jaminan keamanan dalam bekerja (security of tenure); bawahan atau
anggota tidak merasa gelisah karena takut dipecat, ditindak sewenang-wenang.
dsb.
10) Garis-garis kekuasaan dan tanggung jawab serta hierarki tata kerjanya jelas
tergambar di dalam struktur atau bahan organisasi.
Perlu ditambahkan di sini bahwa struktur organisasi yang telah disusunnya
haruslah disertai dengan deskripsi tugasnya (job descriptions) untuk masing-
masing organ atau bagian-bagiannya. Dengan demikian, setiap personel yang
menduduki jabatan di dalam organisasi tersebut memahami tugasnya masing-
masing, dan tidak terjadi tugas rangkap atau tumpang- tindih dalam pelaksanaa

BAB III
PENUTUP

A. Simpulan

1. Personal pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai, dan siswa. Dalam
pembaasan ini yang dimaksud dengan personel pndidikan adalah golongan
petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang membidangi kegiatan
nonedukatif (ketatausahaan). Personil bisa juga disebut pegawai, personel maupun
 karyawan. Pegawai dalam suatu sekolah adalah semua manusia yang bergabung
dalam kerjasama pada suatu sekolah untuk melaksanakan tugas-tugas dalam
mencapai tujuan pendidikan. Meraka itu adalah dari mulai kepala sekolah sampai
pesuruh sekolah ( seperti Office Boy dll)
2. Dalam menuju tingkat produktivitas penyelenggaraan pendidikan, harus di
administrasikan dengan berpegang pada prinsip-prinsip berikut :
a. Menerapkan kembali prosedur dan tehnik yang dilandasi oleh pengetahuan
terorganisir.
b. Mencapai keharmonisan tindakan kelompok, bukan sebaliknya.
c. Mencapai suasana kerja sama manusia bukan individualisasi yang semrawut.
d. Bekerja untuk memperoleh output semaksimal mungkin.

3. Adapun ruang lingkup administrasi personalia meliputi:

a. Perencanaan pegawai (personel planning)
b. Pengadaan pegawai (recruitment)
c. Pembiayaan atau pengembangan pegawai (personal development)
d. Promosi dan mutasi
e. Pemberhentian pegawai
f. Pensiun
g. Kesejahteraan pegawai

1. Fungsi administrasi yang dapat diimplementasikan dalam kegiatan pendidikan

yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengkoordinasian,
pengarahan, dan pengawasan dalam konteks kegiatan lembaga pendidikan
2. Mengembangkan para bawahan semaksimal mungkin sesuai dengan segala
kemampuan yang ada pada diri dan kemakmuran persatuan mereka sendiri
3. Sebagai administrasi pendidikan, kepala sekolah mempunyai tugas dan
tanggung jawab melaksanakan fungsi-fungsi administrasi yang diterapkan ke
dalam kegiatan-kegiatan sekolah yang dipimpinnya seperti membuat rencana atau
program tahunan, menyusun organisasi sekolah, melaksanakan pengkoordinasian
dan pengarahan, dan mclaksanakan pengelolaan kepegawaian.
4. Bidang-bidang yang tercakup di dalam program tahunan yang dibuat oleh
kepala sekolah meliputi program pengajaran, kesiswaan atau kemuridan.
kepegawaian, keuangan. dan perlengkapan atau sarana dan prasarana sckolah.
5. Dalam menyusun organisasi sekolah perlu diperhatikan prinsip-prinsip
pengorganisasian yang baik. Dan di dalam pelaksanaannya diperlukan
pengoordinasian serta pcngarahan yang kontinyu dari pimpinan sekolah.
6. Pengelolaan kepegawaian yang dalam ilmu administrasi biasa disebut
manajemen merupakan tugas dan tanggung jawab kepala sekolah yang sangat
penting karena manajemen merupakan inti keseluruhan kegiatan administrasi.
Pengelolaan kepegawaian yang menjadi tugas dan tanggung jawab kepala sekolah
meliputi penerimaan, penempatan, dan pemberian tugas guru dan pegawai
sekolah; usaha dan peningkatan kesejahteraan guru-guru dan pegawai sekolah,
baik yang bersifat material, jasmani dan rohani; dan peningkatan mutu profesional
serta pengembangan karier mereka.

DAFTAR PUSTAKA

Kosasi dan Soetjipto. 1994. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta.

Purwanto, DRS. M. Ngalim, MP.2012. Administrasi dan Supervisi

Pendidikan. Bandung: Rodsa Karya. Cet 12, Tahun 2012. Hlm 106-112.

Tambajong, Dahlia. 2012. Administrasi personal

sekolah. http://www.scribd.com/doc/106457691/administrasi-personil-sekolah.
Diakses pada tanggal 20 Oktober 2014pukul01:00 WIB.
Yippe, Yuliantika. 2012. Administrasi personal
sekolah. http://yuliantika93.blogspot.co.id/2012/10/administrasipersonelsekolah.ht
ml. Diakses pada tanggal 21 Oktober 2014 pukul 20.55 WIB.

[1]Diunduhdarisitus, http://uut-utomo-makalah-
kuliah.blogspot.com/2013/11/administrasi-personel.html,Selasa, 21 Oktober 2014
pukul 20.55
[2]Soetjipto dan Kosasi R. 1994. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta
[3]Di unduh dari situs, https://www.scribd.com/doc/106457691/administrasi-
personil-sekolah. Senin,20 Oktober 2014pukul01:00 WIB.

[4]Diunduhdarisitus, http://uut-utomo-makalah-
kuliah.blogspot.com/2013/11/administrasi-personel.html, Selasa, 21 Oktober 2014
pukul 20.55

[5]Diunduh darisitus,
http://yuliantika93.blogspot.com/2012/10/administrasipersonelsekolah.html,
Selasa, 21 Oktober 2014 pukul 20.55 WIB
[6]Ngalim Purwanto, MP. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung:
Rodsa Karya. Cet 12, Tahun 2012. Hlm 106-112.