BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dewasa ini manajemen perkantoran sudah diajaran dalam dunia pendidikan. Fungsi
manajemen di perkantoran seringkali dianggap sebagai sesuatu yang mudah, akan otomatis
dapat dilakukan oleh semua orang Sehingga seringkali keberadaanya tidak dikelola dengan
perencanaan yang baik. Sehingga sering kali aktivitas sebuah perusahaan menjadi terhambat
terkendala oleh masalah administrasi. Dari mulai perencanaan dan penjadwalan aktivitas
yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu, arsip yang berantakan dan kalasifikasi dokumen
tidak konsisten, penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak lagi hal-hal buruk
yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal. Pada akhirnya itu semua
akan membuat meningkatnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Perusahaan dalam dunia pendidikan adalah sekolah, manajer nya adalah kepala
sekolah dan karyawan nya adalah tenaga pendidik dan kependidikan. Oleh karena, saat ini
ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi
tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama
penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di
bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap
pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik. Pada
makalah ini akan diulas mengenai Proses Manajemen Perkantoran.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Perkantoran ?
2. Bagaiamanakan proses Manajemen Kantor ?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui Pengertian Manajemen Perkantoran
2. Untuk mengetahui Proses Manajemen Kantor

BAB II
1

PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen

adalah

proses

perencanaan,

pengorganisasian,

pengarahan,

dan

pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
para anggota organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.1
Hersey dan Blanchard (1988:4) mengemukakan bahwa manajemen adalah proses
bekerja sama antara individu dan kelompok serta sumber daya lainnya dalam mencapai
tujuan organisasi adalah sebagai aktivitas manajemen.2
Dalam perspektif lebih luas, manajemen adalah suatu proses pengaturan dan
pemanfaatan sumber daya yang dimiliki organisasi melalui kerja sama para anggota untuk
mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efesien.
Meskipun cenderung mengarah pada satu fakus tertentu, para ahli masih berbeda
pandangan dalam mendefinisikan manajemen dan kerenanya belum dapat diterima secara
universal. Manajemen merupakan pemanfaantan sumber-sumber yang tersedai atau yang
berpotensi di dalam pencapaian tujuan. Adapun yang dimaksud dengan sumber daya
manajemen dalam lembaga pendidikan yaitu: Man (orang), Money (uang), Material
(material), Machine (peralatan/mesin), Method (metode), dan Time (waktu).3
Sedang pengertian perkantoran adalah perkantoran berasal dari kata kantor yang
kemudian mendapat awalan per dan akhiran kan. Kantor berasal dari bahasa Belanda
kantoor dan sering dipadankan dengan perkataan Office yang berasal dari bahasa Inggris.
Prajudi menjelaskan pengertian kantor yang berarti :
1. Ruang atau kamar, atau ruang tulis
1 Jaja Jahari dan Amirulloh Syarbini, Manajemen Madrasah Teori , Strategi, dan Implementasi,
(Bandung:Alfabeta, 2013), hal. 3
2 Syafaruddin, Manajemen Lembaga Pendidikan Islam, (Jakarta : PT. CIPUTAT PRESS, 2005), hal.
41
3 Maringan Masry Simbolon, Dasar-Dasar Administrasi dan Manajemen, (Jakarta: Ghalia Indonesia,
2003), hal. 23
2

2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya

menjalankan aktivitas-aktivitas pokonya.
3. Biro atau tempat keduduksn pimpinsn dsri suatu administrasi.
4. Instansi, badan, jawatan perusahaan.
Secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas
yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan
tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun
berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan
informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat
ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan
organisasi.Kantor juga sering diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan
penanganan data / informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan
data/informasi.4
G. R. Terry (1974) menyatakan bahwa Manajemen Perkantoran merupakan
perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakan
mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan lebih dulu.5
Arthur Grager (Gie, 2000) menyatakan bahwa :Office management is the function of
administering the communication abd record service of an organization. Manajemen
Perkantoran merupakan fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan
warkat dari suatu organisasi.
Dari pengertian diatas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan
manajemen perkantoran adalah adalah tempat atau ruangan untuk menjalankan proses yang
terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan dalam
kegiatan penanganan data/ informasi pekerjaan perkantoran.
B. Proses Manajemen Kantor
1) Perencanaan Kantor (Office Planning)

4 Samusu, Manejemen Perkantoran Pengertian Dan Prinsip Perkantoran, (Kendari, 2012), hal. 4
5 Donni Juni, Manajemen Perkantoran, (Bandung : Alfabeta, 2013), hal. 9
3

Perencanaan merupakan salah satu hal terpenting yang perlu dibuat untuk setiap
usaha dalam rangka mencapai suatu tujuan. Karena seringkali pelaksanaan suatu
kegiatan akan mengalami kesulitan dalam mencapai tujuan tanpa adanya perencanaan.
Perancanaan sendiri adalah penentuan secara matang dan cerdas tentang apa yang
akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan. Anderson
dan Bowman (1964) (dalam marno, Triyo Supriyatno 2008), mengatakan bahwa
perencanaan adalah proses mempersiapkan seperangkat keputusan bagi perbuatan di
masa datang. Definisi ini meninsyaratkan bahwa pembuat keputusan merupakan
bagian dari perencanaan, namunproses perencanaan dapat juga terpikir setelah tujuan
dan keputusan diambil.6
Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar
dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan
dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan
peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata
hubungan yang efisien.
Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:
1. Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung
2. Tata suara
3. Tata warna
4. Tata ruang kantor
5. Ventilasi
6. Penerangan/cahaya
7. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8. Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9. Anggaran (Budgeting) perkantoran

6 Marno, Triyo Supriyatno, Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan Islam, (Bandung: Refika
Aditama, 2009), hal. 13
4

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui

empat tahap sebagai berikut :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Kegiatan dalam melakukan Perencanaan Perkantoran adalah :

Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai.

Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating.
Memperkirakan kondisi kondisi pekerjaan yang dilakukan.
Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode metode untuk

pelaksanaan kerja.
Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi.
Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

2) Pengorganisasian Kantor (Office Organizing)

Istilah organisasi mempunyai dua pengertian utama. Pertama, organisasi diartikan
sebagai suatu lembaga atau kelompok fungsional, misalnya, sebuah perusahaan,
sebuah sekolah, sebuah perkumpulan dan badan-badan pemerintahan. Kedua, merujuk
pada proses pengorganisasian yaitu bagaimana pekerjaan diatur dan dialokasikan di
antara para naggota, sehingga tujuan organisasi itu dapat tercapai secara efektif.
Pengorganisasian adalah pengaturan setelah ada rencana. Dalam hal ini diatur dan
ditentukan tentang apa tugas pekerjaannya, macam/jenis serta sifat pekerjaan. Dalam
pendapat lain, pengorganisasian adalah proses penentuan, pengelompokan dan
penyusunan macam-macam kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan,
penempatan orang-orang (staf) pada kegiatan-kegiatan ini, penyediaan faktor-faktor
fisik yang cocok bagi lingkungan (keperluan kerja).7
Berikut kegiatan dalam pengorganisasian perkantoran :

Membagi pekerjaan kedalam tugas tugas operasional.

7 Marno, Triyo Supriyatno, Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan Islam, (Bandung: Refika
Aditama, 2009), hal. 16
5

Mengelompokan tugas tugas kedalam posisi posisi secara operasioanal.

Menggabungkan jabatan jabatan operasional kedalam unit unit yang

saling berkaitan.
Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai.
Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan.
Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota.
Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai.
Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

3) Penggerakan/Pengarahan Kantor (Office Actuating)

Penggerakan pada dasarnya merupakan fungsi manajemen yang komplek dan
ruang lingkupnya cukup luas serta berhubungan erat dengan sumber daya manusia.
Penggerakan merupakan salah satu fungsi terpenting dalam menejemen. Penggerakan
adalah hubungan erat antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan dari adanya
pengaturan terhadap bawahan untuk dapat dimengerti dan pembagian kerja yang
efektif dan efesien untuk mencapai tujuan pendidikan yang nyata.
Sedangkan Terry (1986) mendefinisikan actuating sebagai usaha menggerakan
anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk
mencapai sasaran perusahaan yang bersangkutan dan sasaran anggota perusahaan,
karena para anggota ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Adapun kegiatan dalam Penggerakan/Pengarahan Kantor adalah :

Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan,

tindakan atau perbuatan.

Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik baiknya.
Memotivasi anggota.
Berkomunikasi secara efektif.
Meningkatkan kinerja anggota agar memahami potensinya secara penuh.
Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja yang melakukan pekerjaan

dengan baik.
Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya

4) Pengawasan Kantor (Office Controling)

Pada dasarnya rencana dan pelaksanaan merupakan satu kesatuan tindakan,
walaupun hal ini jarang terjadi. Pengawasan diperlukan untuk melihat sejauh mana

hasil tercapai. Menurut Murdick pengawasan merupakan proses dasar yang secara
esensial tetap diperlukan bagaimanapun rumit dan luasanya suatu organisasi.
Proses dasarnya terdiri dari tiga tahap , yakni :
1. Menetapkan standar pelaksanaan
2. Mengukur pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan standar
3. Menentukan kesenjangan (deviasi) antara pelaksanaan standar dan rencana.
Berdasarkan pendapat Cascio (2003), ada 3 proses yang harus dilakukan dalam
mengontrol pekerjaan administrasi kantor:

Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu
pegawai untuk mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan
secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan
melakukan hal-hal berikut:
- Penetepan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun
budaya menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat meningkatkan
-

kinerja pegawai (Matsui, Kakuyama, dan Onglatoo,k 1987).

Standar ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai
kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif.
Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail mungkin sehingga
pengukuran yang objektif dapat dilakukan. Menurut Leonard dan Hilgert
(2004), terdapat 2 standar yang dapat digunakan oleh orgnanisasi:
o Standar terukur, merupakan standar kerja yangt dapat diidentifikasi dan
diukjur dengan mudah.
o Standar tak terukur, merupakan standar kerja yang suljit untuk
dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik
hubungan manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingkat moral yang

tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi di kantor.

- Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan administrasi kantor.
Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah
dilakukan, Manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada
pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka
sesuai dengan target yang ditetapkan. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara
lain:
- Mengurangi hambatan yang ada, hendaknya Manajer Administrasi senantiasa
mendengarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi
hambatan dalam mencapai tujuan.

Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya

sumber daya modal, bahan, maupun manusia.

Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai, hal ini didasari
bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang sesuai,

dan orang yang tepat.

Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh

kurang.
Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh Manajer Administrasi agar
pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara
kinsisten serta persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah:
- Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus
didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting
-

buat mereka, apakah peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain.
Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila
pegawai memenuhi target yang ditetapkan, organisasi harus memberikannya

secara tepat sesuai dengan yang dituangkan dalam peraturan.

Memberikan imbalan secara adil, hal ini penting dilakukan untuk menjaga
ketidakpuasan dari masing-masing pihak.8

8 http://kuliahselow.blogspot.com/2012/05/pengawasan-administrasi-perkantoran.html
8

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Perkantoran adalah adalah tempat atau ruangan untuk menjalankan proses yang terdiri
atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan dalam
kegiatan penanganan data/ informasi pekerjaan perkantoran.
Jadi, proses dalam manajemen perkantoran yaitu :
1.
2.
3.
4.

Perencanaan Kantor (Office Planning)

Pengorganisasian Kantor (Office Organizing)
Penggerakkan/Pengarahan Kantor (Office Actuating)
Pengawasan Kantor (Office Controlling)

B. Saran
Diharapkan kepada para pembaca agar sekiranya kelak ketika berada di dalam sebuah
kantor, baik sebagai seorang manajer ataupun sebagai seorang pegawai agar dapat melakukan
proses manajemen dengan baik dan benar, dengan begitu dapat tercapailah tujuan dari kantor
tersebut secara efektif dan efesien.

DAFTAR PUSTAKA
9

Juni, Donni. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung : Alfabeta

http://kuliahselow.blogspot.com/2012/05/pengawasan-administrasi-perkantoran.html
Jaja Jahari dan Amirulloh Syarbini. 2013. Manajemen Madrasah Teori , Strategi, dan
Implementasi. Bandung: Alfabeta
Maringan Masry Simbolon. 2003. Dasar-Dasar Administrasi dan Manajemen. Jakarta:
Ghalia Indonesia
Marno, Triyo Supriyatno. 2009. Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan Islam.
Bandung: Refika Aditama
Samusu. 2012. Manejemen Perkantoran Pengertian Dan Prinsip Perkantoran. Kendari
Syafaruddin. 2005. Manajemen Lembaga Pendidikan Islam. Jakarta : PT. CIPUTAT
PRESS

10