KONSEP MANAJEMEN PERKANTORAN

Ade Elfina (20020511050), Wahyu Prayogo ( ), Winda Sari (20020511045)

Pembimbing : Dr. Mardalena, M. Pd. B.I

PRORAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

A. PENDAHULUAN
Di era globalisasi ini, dunia perkantoran mengalami perubahan hampir pada semua
unsur, mulai dari bentuk organisasi, pola komunikasi, mekanisme kerja, manajemen data dan
informasi, pengawasan dan pengembangan pekerja, perlengkapan dan fasilitas kantor, hingga
tata ruang perkantoran. Untuk itu, pengelolaan perkantoran perlu diatur dalam perspektif ilmu
manajemen dan sosial – budaya. Menurut The Liang Gie yang merangkum pendapat
beberapa ahli, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan
secara tertib sesuatu hal terkait pekerjaan perkantoran (office work).

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, elemen yang terkandung

di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan: tata penyelenggaraan, pelaksanaan secara efisien;
pengendalian, pengawasan dan pengarahan; perencanaan, pengorganisasian, dan
penggerakan. Oleh karena itu, secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni
dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-
pekerjaan perkantoran. Manajemen perkantoran juga terkait dengan pengelolaan unsur-unsur
dalam perkantoran, kebutuhan kantor terhadap informasi, sistem dalam lingkungan
perkantoran, kegiatan perkantoran hingga manajemen kearsipan.
B. PEMBAHASAN

1. Pengertian Kantor

Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering
dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60).

Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut
di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih
diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam
hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan
demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai, Tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau
penyampaian data/informasi dan Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.

Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti
proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan
kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat
manajerial dan fasilitatif. Contoh: Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya
berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang
menanyakan “Departemen Dalam Negeri?” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor)
berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-
kegiatan yang sifatnya admninistratif.

Jadi jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti
tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang
biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam
arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor
adalah penangan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan
bangunan atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata
laksana kerja.
2. Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang
telah diperkirakan.

Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan

pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi
yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.Manajemen bukan saja dapat dianggap
sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas,
manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan
aktivitas lainnya.

3. ManajemenPerkantoran

The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen

perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:

Arthur Grager “Office management is the function of administering the

commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah
fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi).

George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the
planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as
to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information,
and retention, if of permanent value, of destuction if absolute. (Manajemen perkantoran
dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-
tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data
dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kaluusang).

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian
mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.

Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas

merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian
kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di

dalamnya meliputi rangkaian kegiatan, Tata penyelenggaraan, Pelaksanaan secara efesien,
Pengendalian, pengawasan dan pengarahan, Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian,
dan penggerakan.

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan
ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan
perkantoran.

Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak
hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya
perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.

(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan

secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diterapkan lebih banyak bagi tindakan
dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan
perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen
dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai
pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri
dari 6 (enam) aktivitas yaitu:

Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya

segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila diperlukan.

Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk
dengan alat rekam suara atau film di era modern.

4. Tujuan Administrasi Perkantoran

a. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis
dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
 b. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk
melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
c. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya.
d. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen
sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
e. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh
manfaat masing-masing pihak.
f. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan
sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

5. Ruang Lingkup Kajiannya

Pekerjaan kantor memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan

mendukung performa suatu kantor berjalan lancar.

Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang

yang benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup
pekerjaan manajemen perkantoran tersebut?.

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran

meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan
dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat
pelaksana.

6. Manajemen Perkantoran Modern

Menurut Drs. Soetrisno, M.Psi dan Ir. Brisma Renaldi dalam modul
pendidikan dan pelatihan yang berjudul Manajemen Perkantoran Modern, tujuan
mempelajari Manajemen Perkantoran Modern antara lain:

1. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern

2. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern
3. Menerapkan teknik-teknik korespondensi dengan baik dan benar;
4. Menerapkan teknik mengarsipkan surat dengan baik dan benar
5. Mempraktikkan tata cara pembuatan laporan dengan baik dan benar, serta
menjelaskan teknologi informasi untuk perkantoran modern
 Menurut Rajil Munir, fungsi manajemen perkantoran modern sebagai berikut:

a. Perencanaan (Planning): digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai

hasil yang diinginkan. Manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan
sumber daya yang dimiliki.
b. Pengorganisasian (Organizing): dapat mempermudah manajer dalam melakukan
pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang
sudah dibagi tersebut, membantu mewujudkan struktur organisasi; mendeskripsikan
tugas setiap bidang atau bagian dalam organisasi; wewenang dan tanggung jawab
dalam organisasi; memperlihatkan tugas antar setiap unit organisasi; dan sumber daya
manusia dan materil yang diperlukan dapat diketahui secara jelas.
c. Pengarahan (Commanding): berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran,
perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas agar terlaksana
dengan baik dan sesuai tujuan.
d. Pengawasan (Controling):untuk menjaga agar semua kegiatan dan efektivitas
penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan
organisasi dapat terwujud.

7. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan
asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam
Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukum hukum
abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan
membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah
fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan
keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management,
dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang
sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan
prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office
Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern
dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam
gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-
kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.
C. PENUTUP
1. Kesimpulan

Kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan
penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan
data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang
terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan: Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan
secara efesien; Pengendalian, pengawasan dan pengarahan Perencanaan, pengendalian,
pengorganisasian, dan penggerakan.

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan

merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi
(melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik.

Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap
ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima
layanan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan

ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat
pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi.

2. Saran

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah
administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan
yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan
yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif
terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih
baik.
DAFTAR PUSTAKA
Akhyar A. 2010. Modul 1 Manajemen Perkantoran. Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Muhammadiyah Kendari.http://www.pengertian-dan-prinsip2-perkantoran.com

Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor. Jakarta.

Sugandha Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem Dalam

Manajemen Perkantoran. Bandung : Sinar Baru.

Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung : Sinar Baru.

Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor. Jakarta.