MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Bahan Ajar

Oleh :

Nama : OHAN SURYANA

NIP : 195612311981031016

Pangkat, Gol : Pembina Utama Madya, IV/d Jabatan

: Widyaiswara Ahli Utama

Unit Kerja : Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Hak

Asasi Manusia

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

2019

1
1. LATAR BELAKANG
Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan organisasi. Lingkup
pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan tulis-penulis dan bukan tulis-menulis.
Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan teknologi terutama teknologi informasi, maka
pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern.
Memanfaatkan Teknologi Informasi dalam pekerjaan kantor seperti komputer elektronik,
seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas organisasi dan efesiensi biaya.
Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan teknologi perkantoran akan
mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan bawahan, antara personalia dengan personalia lainnya
dalam manajemen perkantoran tersebut. Jika manajemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan
sosial seperti itu (yang disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka manajemen perkantoran akan
mengalami kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam teknologi. Segala
aktivitas yang dilakukan tersebut kesemuanya dalam konteks kantor atau perkantoran.
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja,
tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki
makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian kantor
dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor
dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi,
lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-
pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu:
1. Menurut Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan
operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and
people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus
suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat dalam suatu
badan usaha untuk melaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau mesin.
Pekerjaan administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai
keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W. Howard &
Edward Masonbrink mengemukakan: kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani

2
informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan sampai menyalurkan.
Dari definisi-definisi di atas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah
tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang,
teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
2. MANAJEMEN PERKANTORAN
Kata manajemen berasal dari bahasa Italia maneggiare yang berarti mengendalikan, terutama
dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari Bahasa Latin manus yang berarti "tangan", Bahasa
Perancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur.
Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-orang untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun, kadang-kadang istilah administrasi dengan manajemen
sering tidak dibedakan karena merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Ricky
W. Griffin manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Dari pengertian kantor dan manajemen di atas maka kegiatan perkantoran perlu direncanakan,
diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta
dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar organisasi dapat mencapai tujuannya.
Menurut George Terry, Manajemen Perkantoran adalah ”Controlling and organizing of office
work, and actuating those performing is so as to achieve the predeterminedobjective. It deals with the life
cycle of business information and retention if of permanent value, or destruction if obsolete” (Manajemen
Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta
menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih
dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan
melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya
kalau usang).
Menurut The Liang Gie, Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
Dengan demikian, pengertian manajemen perkantoran yaitu, penyelenggaraan semua kegiatan
yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor. Namun demikian, cakupan manajemen perkantoran
tidak hanya kegiatan perkatoran, manajemen perkantoran juga menyangkut segala sesuatu yang berkaitan
dengan pekerjaan kantor yakni pegawai, prosedur dan metode, biaya perkantoran dan lain-lain.
3. PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN
Telah banyak para ahli yang mengartikan dan membuat batasan tentang manajemen. Manajemen

3
perkantoran pada hakikatnya adalah penerapan manajemen tersebut khusus untuk sumber Manajemen
Perkantoran, sehingga dapat didefinisikan manajemen perkantoran adalah seni untuk merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi kegiatan kegiatan perkantoran atau karyawan dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan individu maupun organisasi. Menurut Edwin B. Filippo yang dikutip Dr. Suwantno
(2001:7) batasan ini menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran itu merupakan proses yang terdiri dari:
1. Pengadaan
2. Pengembangan
3. Kompensasi
4. Integrasi
5. Pemeliharaan
6. Pensiun

Manajemen Perkantoran ini mempunyai kekhususan dibandingkan dengan manajemen secara

umum atau manajemen sumber daya lain. Karena yang di manage adalah perkantoran, sehingga
keberhasilan atau kegagalan manajemen perkantoran ini akan mempunyai dampak yang sangat luas.
Manajemen perkantoran atau manajemen personalia adalah merupakan suatu pengakuan terhadap
pentingnya sumber daya manusia di dalam perkantoran atau tenaga kerja dalam organisasi dan
pemanfaatannya dalam berbagai fungsi dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen
perkantoran diperlukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna sumber daya manusia dalam
organisasi, dengan tujuan memberikan kepada organisasi suatu satuan kerja yang efektif dan efisien dalam
pelaksanaannya.
4. MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
Manajemen perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan
pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Istilah modern yang berkenaan dengan tempat dan proses
penanganan data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan:
1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai yang mempunyai jiwa
profesional, jujur, adil dan tidak diskriminatif serta memiliki cara berpikir sesuai dengan tuntutan
zaman.
2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian
tugas (job description). Tugas apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia
harus bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang
pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.
3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler
yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized).
4. Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.
5. Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.
Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran harus menghasilkan
keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut harus mempunyai fungsi (outcome). Dalam kantor modern
4
yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem komputer, kantor tersebut akan mendapat keuntungan
dalam memproses data/informasi dalam hal kecepatan, kecermatan, keandalan, dan kemutakhiran. Dengan
demikian, dengan semakin modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat diakses,
sehingga semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain, namun pekerjaan kantor yang menggunakan
teknologi modern perlu mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat mengacaukan kegiatan
pengelolaan informasi.
Menurut Komarudin (1981) Manejemen Perkantoran Modern memiliki sembilan prinsip yaitu:
1. Manajer yang membuat rencana, menyusun organisasi, melakukan pengawasan terhadap sebagian
besar pekerjaan kantor serta memimpin bawahan. Top manajer bukan semata-mata penyelia.
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan baik, menghindari dari gerakan yang tidak perlu,
keterlambatan dan kesukaran dalam melaksanakan pekerjaan.
3. Mesin dan perlengkapan kantor yang otomatis, digunakan apabila hasilnya ekonomis.
4. Menerapkan kajian gerak dan waktu kerja, penyederhanaan kerja dan pengukuran beban kerja.
5. Sistem dan prosedur pekerjaan kantor senantiasa disempurnakan.
6. Sistem kearsipan/warkat selalu disempurnakan termasuk sistem pemeliharaan dan penghapusan arsip.
7. Hubungan kepegawaian dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat
kepegawaian dan petunjuk pelaksanaan.
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor selalu dikembangkan.
9. Kesadaran kerja, kebersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor selalu
dikembangkan.
5. PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh
seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat
berupa berita yang berwujud pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktivitas
pribadi atau organisasi seperti perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya. Menurut
pendapat Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran I, menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan
berbagai cara, antara lain:
a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi keterangan-keterangan
tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam rangka
mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan
dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan penerima.
Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak yaitu pengirim dan penerima
dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat atau koresponden. Secara sederhana surat
menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau
pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.

5
6. TUJUAN DAN FUNGSI SURAT MENYURAT
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu
tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk mencari informasi,
memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik.
Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut :
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai pengetahuan dan
keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi,
sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik adalah :
1. Memahami prosedur surat-menyurat
2. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
3. Memahami teknik penulisan surat yang baik
4. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
5. Memahami posisi penulis dan penerima surat
Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :
1. Tanda bukti tertulis otentik
surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau
pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan
sebagainya.
2. Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat
perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.
3. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama. Misalnya
surat-surat yang diarsipkan.
4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi
yang bersangkutan.
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang dituju,
isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan :
1. Menurut wujud surat
a) Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dimasukkan ke
dalam sampul yang akan dikirimkan.
b) Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo dan note
dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.

6
 c) Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang dipakai apabila
isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d) Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos
digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang
berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat
e) Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat
permasalahan.
f) Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsaha aktivita
antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan sebagainya.
2. Menurut sifat isinya
a) Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
b) Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun
swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
3. Menurut keamanan isinya
a) Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi yang
bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
b) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan
kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
c) Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau
diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.
4. Menurut proses penyelesaiannya
Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh tanggapan sesuai
dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat digolongkan menjadi tiga macam,
yaitu :
a) Surat Biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat
diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b) Surat Segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera lebih
cepat dari surat biasa.
c) Surat Sangat Segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya,
harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.
5. Menurut kegiatan
a) Surat Intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri
b) Surat Ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
6. Menurut sasaran yang dituju
a) Surat Biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
b) Surat Edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang jumlahnya tidak terbatas.
Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal, yaitu:
a) Bentuk Resmi
b) Bentuk Full Block,
7
c) Bentuk Indent,
d) Bentuk Modified Block,
e) Bentuk Semi Block,
f) Bentuk Simplified, dan
g) Bentuk Hanging Paragraph
Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktik surat-menyurat di
Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi sampai dengan Bentuk Semi Block, sedangkan dua bentuk
terakhir yaitu Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging Paragraph jarang kita temukan. Dengan
memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan atas keterpaduan faktor-faktor kemudahan,
kehematan, dan keserasian, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
No. 71/1993 tanggal 2 september 1993 telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi
block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat keluar instansi pemerintah. Untuk surat-surat intern
dapat di gunakan nota dinas atau memo. Bentuk Semi Block secara teknis mempunyai beberapa kebaikan
dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama ini. Mengingat bentuknya lurus, maka akan
lebih memudahkan bagi juru ketik dalam pembuatan surat tersebut, terlebih-lebih bila diketik dengan
komputer.
7. TATA CARA PENGARSIPAN
Menurut UU No.43 tahun 2009, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu
sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang
selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang
dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di
dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah
dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara
optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa
pekerjaan atau kegiatan kearsipan.
Penilaian layak simpan dalam pengelolaan arsip secara internasional ditentukan dengan metode
ALFRED, yaitu;
A: Adminitratif : Penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang dikandungnya.
L : Legal : Penilaian arsip berdasarkan nilai hukum yang dikandung arsip tersebut.
F : Fiscal : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki oleh arsip
R : Reseach : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung arsip
E : Education : Penilaian arsip berdasarkan pada pengetahuan yang dikandung arsip
D : Documentary : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman yang dikandung

8
 Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip serta sistematis agar mudah ditemukan
kembali, yang meliputi penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filling) dan penemuan
kembali (finding), penyelamatan (pengamanan, pemeriharaan dan perawatan) dan penyusutan arsip
(pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).
Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 antara lain dirumuskan bahwa tujuan
kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban
tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari tujuan tersebut arsip mempunyai jangkauan yang amat luas baik
sebagai alat untuk membantu daya ingat maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemeritahan dan
pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Untuk dapat menyajikan informasi, membuat keputusan, dan
merumuskan kebijakan haruslah ada sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jaringan
informasi dalam Manajemen Informasi Sistem dalam bidang kearsipan perlu dikembangkan, baik dari
peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern di bidang kearsipan dan pegawai yang handal di bidang
kearsipan perlu disiapkan. Dalam praktik sehari-hari kadang dalam instansi pemerintah maupun swasta
kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang
cukup dengan pendidikan.
Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan di bidang kearsipan, sudah barang tentu memiliki beberapa
tujuan antara lain :
1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,
serta Arsip Nasional RI (ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di tingkat
daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan;
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan
terpadu;
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan,
serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik
dan terpercaya.
8. PERALATAN PENGARSIPAN
Peralatan yang digunakan pada penanganan arsip, harus dilihat bagaimana arsip tersimpan,
sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu;

9
a. Ordner
Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa bagian pada
perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini adalah kronologis, baik secara system
murni maupun kronologis digabung dengan system lain.
b. Filling Cabinet.
Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan desentralisasi. Alat
penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua system kecuali system kronolgis (karena tidak efisien
dalam penggunaan hanging folder).
c. Komputer.
Suatu sistem penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan komputer. Sistem ini telah
dikembangkan sebagai pengganti sistem manual, ordner dan filling cabinet. Karena ini
menggabungkan sistem penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.
Menangani arsip pada kantor mempunyai perbedaan antara perusahaan atau organisasi yang
menganut sistem sentralisasi (suatu organisasi yang menganut penanganan berkas dan kearsipannya dalam
satu bagian) biasa dipergunakan pada lembaga pemerintah atau BUMN, tetapi sistem desentaralisasi (pola
penanganan berkas dan kearsipannya dilakukan oleh masing-masing bagian) biasa dilakukan oleh
sekretaris perusahaan swasta. Kedua pola ini mempunyai cara kerja yang berbeda dalam proses
penyimpanan dan pencarian arsipnya.
a. Pola Sentralisasi.
Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah;
1. Bagian pemilik arsip menyerahkan pada bagian sekretariat atau tata usaha
2. Sekretariat menyerahkan pada bagian arsiparis (orang yang menangani arsip di sekretariat
3. Arsip disortir, lalu diteliti, dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada daftar klasifikasi.
4. Arsip dicatat pada kartu kendali (rangkap 3) dan arsip disimpan sesuai kode penyimpanan
5. Dua rangkap kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha
6. Satu lembar kartu kendali diserahkan pada pemilik arsip, satunya disimpan oleh kepala tata usaha.
7. Pemilik arsip setelah menerima kartu kendali akan membuat kartu indeks berdasarkan kartu kendali
tersebut.
8. Kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.
Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian pemilik arsip
tidak menyimpan arsip. Maka setelah menerima permintaan dari atasan tentang arsip yang diminta;
1. Bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila tidak dibuat kartu
indeksnya)
2. Setelah kode penyimpanan arsip ditemukan lalu catat kode arsip tersebut.
3. Ajukan ke bagian tata usaha untuk mencari arsip
4. Bagian tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, lalu menyampaikan pada bagian
arsiparis untuk dicarikan
5. Bagian arsiparis mencari
6. Setelah ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip
10
7. Menyerahkan pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip
8. Kepala tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta tandatangan peminjaman
arsip.
9. Bagian pemilik arsip memberikan arsip kepada atasan.
b. Pola Desentralisasi.
Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga tidak
melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah penyimpanannya lebih efisien dan efektif
yaitu dengan cara;
1. Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah berkas tesebut telah dinyatakan
sebagai arsip atau belum
2. Membaca kebali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai dengan kode yang
dipergunakan lalu mencatat kode tersebut pada buku agenda surat masuk atau agenda surat keluar
3. Memberikan kode pada arsip, bila menggunakan sistem berbasis alphabetis harus diindeks terlebih
dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya)
4. Menyimpan arsip sesuai sistem yang dipakai.
Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 (dua) menit agar arsip ditemukan
kembali, untuk itu langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;
1. Mengindentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan
2. Apabila kode permintaan dan penyimpaan sama dapat dilakukan pencarian langsung
3. Apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat bantu pencarian yaitu
buku agenda surat
4. Lakukan pencarian pada media penyimpanan
5. Bila telah ditemukan, serahkan pada yang memohon atau yang memberikan instruksi.
9. TATA CARA PENYELENGGARAAN RAPAT
1. Rapat Kecil Yang Bersifat Tidak Resmi
Untuk rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak memerlukan suatu persiapan
dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya harus dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya. Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedurnya biasanya tidak terlalu terkait oleh aturan
seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana terjadinya saling tukar
pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, tetap perlu
ada notulis yang mencatat hasil rapat (notulen) dan nantinya dibagikan kepada peserta rapat.
2. Rapat Yang Bersifat Resmi
Untuk rapat yang resmi persiapan yang dilakukan, yaitu:
a. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam mempersiapkan rapat adalah
ruangan tempat rapat akan diselenggarakan. Apabila tidak memiliki ruang rapat, Anda harus mencari atau
membuat surat peminjaman dan perlu dipastikan ruangan tersebut dapat digunakan pada waktu diperlukan.
Hal ini harus dilakukan sebelum sebelum surat undangan dikirim keluar kepada peserta rapat.

11
b. Mempersiapkan rapat
Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat umumnya meliputi tujuh
langkah sebagai berikut:
1) Membuat daftar acara
2) Membuat undangan
3) Mempersiapkan bahan rapat
4) Mempersiapkan peralatan rapat
5) Membuat catatan rapat
6) Mengirimkan catatan hasil rapat
7) Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut dari rapat
c. Membuat Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan diselenggarakan telah ada, maka
acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu
pokok-pokok acara dalam garis besar. Acara rapat umumnya disebut sebagai ”agenda rapat”, di bawah ini
adalah contoh acara rapat.
d. Membuat Undangan
Dalam undangan rapat yang dikonsep dengan isinya antara lain menyebutkan hari, tanggal,
waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuai dengan tata persuratan dinas. Daftar nama, instansi, alamat dan
nomor telepon dari para anggota rapat dimaksud perlu dicatat. Daftar tersebut berguna dalam membuat
undangan dan mengirimkannya.
e. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan dengan waktu mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, Anda juga harus
mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat
berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, bahan rapat dari para peserta rapat
yang akan dibahas, dll.
f. Mempersiapkan Peralatan Rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu rapat biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis
menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang
biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide
projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat jika perlu. Alat-alat kelengkapan menulis
seperti misalnya penjepit kertas, klip kertas, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil,
spidol, penghapus dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh
Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai. Selain hal tersebut, perlu ada persiapan konsumsinya,
perlu dipertimbangkan apakah peserta rapat dapat diberikan makanan kecil atau makanan besar. Umumnya
apabila rapat dari pagi dan sampai melebihi waktu istirahat dapat diberikan makanan besar, namun
demikian perlu dipertimbangkan dari sisi anggaran.
g. Membuat Notulen
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, apabila Anda diberi tanggung jawab untuk membuat
catatan, catatlah berjalannya rapat termasuk konsep hasil rapat umumnya catatan rapat disebut notulen.
12
Notulis dapat terdiri dari beberapa orang. Dalam notulen antara lain berisi hari, tanggal, waktu, tempat
rapat, topik/acara rapat, peserta yang hadir, jalannya rapat, dan hasil rapat dan ditandatangani oleh notulis
dan diketahui oleh atasan/pejabat berwenang di lingkungan organisasi Anda.
h. Mengirimkan Hasil Rapat
Setelah rapat selesai, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapat berupa notulen yang telah
diketik dengan rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan Anda, untuk hal tertentu hasil
rapat dapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.
i. Melakukan Pekerjaan-Pekerjaan tindak lanjut
Untuk rapat yang bersifat periodik, Anda dapat mengikut sertakan lembaran isian atau slip yang
meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan
datang. Berdasarkan jawaban dari slip tersebut, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang
akan menghadiri pertemuan yang akan datang atau dalam membuat undangan yang akan datang, dalam
undangan terdapat kalimat yang mengingatkan bahwa rapat tersebut adalah rapat lanjutan mengenai
masalah/topik tertentu.
10. PENULISAN LAPORAN
Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu alat yang
resmi dalam sistem administrasi yang bersangkutan. Laporan dalam bahasa Inggris disebut ”report” yang
berasal dari bahasa Latin yang disebut ”portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Imbuhan prefix
”re” berarti kembali. Maknanya bahwa seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu
harus membawa hasil fakta-fakta penelitian tersebut berupa informasi. Dalam bahasa Inggris dewasa ini,
perkataan laporan telah mengandung pengertian bahwa apa yang dibawa atau diangkut kembali adalah
informasi faktawi. (A.E. Dorbyshere, 1971). Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah segenap
hubungan dalam oraganisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain disebut
sebagai komunikasi administrasi.
Laporan merupakan salah satu unsur penting dari komunikasi administrasi. Menggunakan rumus
4 W dan 1 H, laporan adalah penyampaian informasi dengan maksud memberikan gambaran tentang apa
(what) yang telah terjadi dalam suatu unit, di mana (where), kapan (when) dan mengapa (why) hal itu
terjadi, siapa (who) yang bertanggung jawab serta bagaimana (how) mengatasi akibat kejadian yang
ditimbulkan. Dari uraian-uraian ini, kita dapat menyimpulkan laporan sebagai alat komunikasi, dari
bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab di antara mereka, yang
berisikan keterangan, informasi, ide-ide yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis sebagai
tahap akhir dari serangkaian kegiatan pengamatan, penelitian, dan studi tentang suatu perihal atau masalah
tertentu
1. Fungsi Laporan
Apabila dirinci, fungsi laporan antara lain:
a. sebagai salah satu alat pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai
dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya.
b. sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pejabat yang menerima, laporan itu

13
 merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-
tugasnya.
c. sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, komuniksasi dan koordinasi
yang setepat-tepatnya.
d. sebagai salah satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian, penilaian, pengambilan
keputusan.
e. sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar menukar pengamalan.
2. Macam Laporan
Terdapat berbagai macam laporan administrasi atau manajerial, terutama kalau ditinjau dari
pokok persoalannya. Namun, untuk menyederhanakan pembahasan dan memudahkan pemahaman dalam
modul ini secara garis besar terdapat dua macam laporan, yaitu:
 Yang berbentuk tesis, artikel dan paper ilmiah yang ditujukan kepada sponsor, masyarakat akademik
dan masyarakat luas.
 Laporan administrasi (tata laksana) atau laporan manajerial, yangakan dibicarakan dalam modul ini,
merupakan hasil penelitian atau kajian penyelenggara administrasi dan manajemen dari suatu
organisasi, ditujukan kepada administrastor/manajer.
3. Syarat-syarat pembuatan laporan
Agar penggunaan laporan dapat bermanfaat, setiap laporan harus memenuhi syarat-syarat sebagai
berikut:
a. Laporan harus benar dan objektif
b. Laporan harus jelas dan cermat
c. Laporan harus langsung mengenai sasaran
d. Laporan harus lengkap
e. laporan yang harus lengkap sanggup memenuhi kriteria di bawah ini:
f. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan
g. Uraian yang tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah atau pertanyaan baru
h. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya.
i. Laporan harus tegas dan konsisten
j. Laporan harus tepat pada waktunya
k. Laporan harus tepat penerimanya
Dengan melihat syarat-syarat laporan di atas maka penyusun laporan perlu memiliki persyaratan-
persyaratan sebagai berikut :
a. Harus menguasai masalah yang dilaporkan
b. Harus mempunyai minat/kesanggupan, objektif, teliti, di samping ia harus pula analistis, kooperatif
dan ”open-minded”
c. Harus menggunakan bahasa tertulis yang baik
d. Dapat menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
11. TEKNOLOGI INFORMASI

14
 Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Secara
mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari
pengirim ke penerima sehingga: lebih cepat, lebih luas sebarannya dan lebih lama penyimpanannya. Dalam
kaitan dengan proses penanganan informasi pada kantor yang modern umumnya sudah sedikit
menggunakan kertas dengan adanya adanya kemajuan teknolologi, dalam bidang informasi kita kenal
teknologi informasi.
Peranan kertas masih tetap penting sebagai media tukar menukar informasi dalam organisasi,
apalagi yang berkaitan dengan hukum yang mengharuskan perlu adanya hardcopy. Teknologi informasi
dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang
berbentuk angka huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications).
Teknologi informasi adalah teknologi pengolahan, teknologi penyimpanan, dan teknologi
komunikasi. Dimana ketiga hal tersebut dapat diwujudkan dengan perangkat keras, perangkat lunak dan
jaringan komputer(Luhukay, I995,p8-9). Sedangkan yang berhubungan dengan ketrampilan seseorang
dalam menggunakan alat-alat teknologi informasi, dan kemampuan seseorang dalam mengembangkan
sistem.
Teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat, pertukaran informasi dalam berbagai bentuk akan
banyak dilakukan melalui posel (pos elektrik) internet sehingga makin cepat dan biaya yang semakin
terjangkau. Internet semakin mendapat tempat di perkantoran ketika saat ini orang mulai menggunakan
laptop.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar
dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksidari peralatan elektronik
yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit, yang umumnya disebut
circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan
data.
3. Telekomunikasi adalah alat untuk menyampaikan informasi melalui transmisi informasi melalui kabel
atau gelombang radio.
Peran Teknologi Informasi
Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang
besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan dengan sistem kertas yang terutama mengandalkan sistem
manual diganti dengan sistem elektronika mikro yang bergantung pada telekomunikasi. Bidang-bidang
yang menerapkan elektronika mikro antara lain otomatisasi perkantoran, pengendalian proses industri, alat
transfer uang, alat pengukur dibidang ilmu dan pengetahuan dan lain-lain. Penggunaan internet
memungkinkan pertukaran informasi secara cepat melalui layanan posel (pos elektronik). Dengan memiliki
website setiap organisasi dengan mudah berhubungan dengan organisasi lainnya.
Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan internet. Manfaat menggukan
15
internet ialah:
1. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah.
2. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi organisasi dapat diketahui dengan
cepat.
3. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil (copy/download).
4. Mengurangi penggunaan kertas.
5. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota.
Pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang
perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum antara lain investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-
persoalan misalnya adanya kebosanan, pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin, proses dan pengiriman
informasi akan semakin cepat, komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil
sekalipun.
2. Implikasi terhadap pegawai kantor
a. Dapat mendorong untuk pegawai untuk belajar keterampilan mengenai berbagai teknologi informasi.
b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin.
c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
e. Adanya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa
software.
f. Adanya kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
g. Pekerjaan akan menjadi lebih sedikit.

DAFTAR PUSTAKA

Komarudin. Manajemen Kantor: Teori dan Praktik. Bandung: Sinar Baru, 1981
Sutrisno dan Anwar Sanusi. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: LAN, 2001
Soetrisno dan Brisma Renaldi. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: LAN, 2006
The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern (Cetakan ke-13). Yogyakarta: NurCahaya, 19

16
17