BAB1

MEMAHAMI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A.menelaahAdministrasi kepegawaian
1. Definisi administrasiAdministrasi adalah usaha dan kegiatan yang berhubungan
dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan. Apa yang terlintas di
pikiran kamu ketika mendengar atau membaca kata “administrasi”? Mungkin kamu
akan mendefinisikan administrasi sebagai kegiatan catat mencatat.
2. Definisi tenaga kerja pada umumnyaMenurut UU No. 13 tahun 2003 Bab I pasal 1 ayat 2
disebutkan bahwa tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu
melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang atau jasa baik untuk memenuhi
kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat. ... Menurut pengertian ini, setiap orang yang
mampu bekerja disebut sebagai tenaga kerja.
3. Definisi pegawaiDefinisi pegawai menurut (Mardiasmo, 2011) adalah orang pribadi yang
bekerja pada pemberi kerja baik sebagai pegawai tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga
kerja lepas berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun
tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan ..
B. Fung –Fungsi Administrasi kepegawaian
C. mengenai ruang lingkup kepegawaian
1. Peran pegawai NegeriPegawai ASN berperan sebagai perencana, pelaksana, dan
pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional
melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari
intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme
2. Proses administrasi KepegawaianDalam pelaksanaan administrasi kepegawaian terdiri
dari perencanaan, rekrutmen, penempatan pembinaan, pengawasan dan pemberhentian.
Perencanaan dan pengadaan pegawai mengecek bagian apa saja yang masih
kekurangan pegawai dan lulusan yang dubuhkan untuk kemudian diusulkan pada
saat proses rekrutmen.10 Jun 2017
A. Pengadaan Dalam buku Adminstrasi kepegawaian (Enceng 2014) disebutkan
bahwa pengadaan merupakan

1. PENGERTIAN ADMINITRASI

A. Administrasi adalah suatu bentu usaha dan aktifitas yg berhubungan dengan pengaturan
kebijakan agar dapat mencapai target / tujuan organisasi.
 Pengertian Administrasi secara sempit dapat di artikan sebagai bentuk aktifitas yg meliputi
catat mencatat, surat menyurat, pembukuan sederhana, ketik – mengetik dan kegiatan lain yang
sifatnya teknis ketatausahaan.

Pengertian Administrasi secara luas adalah semua proses kerja sama antara dua orang atau
lebih yg bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna.

B. Pengertian Adminstrasi Menurut Para Ahli

1. Arthur Grager

Administrasi adalah fungsi komunikasi pelalaksanaan dan jasa dari slip organisasi.

2. George Terry

Administrasi adalah pengenadlian , dan pengorganisasian kerja, serta mobilisasi mereka yg

menerapkannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

3. (Sondang.P. Siagian, 1973)

Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih berdasarkan
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yg telah di tetapkan.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi adalah cabang dari manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan
kantor yg efisien, kapan dan di mana pekerja itu harus dilakukan.

5. Ulbert

Admnistrasi dalam arti sempit didefinisikan sebagai persiapan sistematis dan pencatatan data
dan tujuan memberikan informasi dan membuatnya lebih mudah untuk memulihkan sebagian atau
seluruhnya. Sebuah pemahaman sempit administrasi lebih dikenal sebagai Administrasi.

6. Munawardi Reksohadiprowiro

Dalam arti sempit administrasi berarti pemerintahan termasuk pengaturan setiap rapid an
sistematis serta penentuan fakta dan ditulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang
komprehensif dan keterkaitan antara fakta dan fakta lain.
2. Unsur -Unsur Administrasi

1. Organisasi

 Wadah pelaksanaan kegiatan administrasi yang terdiri dari atas orang orang untuk bekerja
sama mencpai tujuan dengan menggunakan sumber daya yg ada.

2. Manajemen

 Proses pelaksanaan administrasi yg bergerak sebagai perencana, pengorganisasian,

kepemimpinan, dan pengendaian seluruh perusahaan.
 Tingkatanya dibagi menjadi 3, manajemen peleksana (Low), manajemen (Middle), dn
manajemen (Top).

3. Komunikasi

 Komunikasi penyampaian pesan melalui media tertentu dari komunikator ke komunikan yang
didasari oleh suatu tujuan dan berbalaskan dengan umpan balik.

4. Kepegawaian

 Pengurusan tenaga kerja sumber daya manusia dalam proses penerimaan, pelantikan,
penempatan, pembimbingan pengarahan, pemindaian, promusi, dan pemberhentian.

5. Keuangan

 Suatu usaha dalam konteks pembiayaan atau hal yg berkaitan dengan dana oleh sekelompok
orang tertentu.

6. Perbekalan

 Ppersiapan yg dapat membantu terlaksananya tujuan kegiatan sekumpulan orang.

7. Ketatausahaan

 Kegiatan penyediaan bahan/data yang di buruhkan berkaitan dengan pencatatan,

penyimpanan, dan pengiriman
8. Hubungan Masyarakat

 Usaha untuk mempertahankan hubungan baik antara anggota organisasi

dalamcakupanindividu maupun kelompok dengan organisasi lainnya.

3. Fungsi Administrasi

1. Perencanaan ( Planing )

Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga
menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyrk tertentu

2. Penyusunan ( Organizing )

Fungsi Administrasi berikutnya adalah menyusun dan membangun komunikasi kerja antara
anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai
tujuan suatu organisasi atau perusahaan.

3. Pengadaan tenaga kerja ( Staffing )

Staffing merupakan fungsi admniistrasi untuk menemukan, menilai, mengevaluasi, dan

menetapkan hubungan kerja dengan kakryawan atau tenaga kerja dan memberhetikannya jika tidak
lagi dibutuhkan.

4. Pemberiaan Bimbingan ( Directing )

Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian bimbingan, memeberikan saran-saran,

masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugas dapat dilaksanakan
dengan maksimal dan mendapatkan hasil yg memuaskan.

5. Pengkordinasiaan ( Cordinating )

Fungsi admnistrasi adalah untuk mongkoordinasi seluruh kepentingan dan tujuan dari
organisasi atau perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan dapat sejalan dengan tempat dan
wktu yang sama.

6. Pelaporan ( Reporting )
 Fungsi administrasi sebagai pelaporan adalah memberikan informasi mengenai apa yang telah
di lakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah satu bentuk pertanggung jawaban

7. Penganggaran ( Budgeting )

Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan
mengenai keuangan atau anggaran.

4. Tujuan Administrasi

 Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yg dimiliki oleh perusahaan
atau organisasi.
 Agar pengelola uasaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan – kegiatan dalam pengorganisasian
peruasahaan.
 Admnistrasi bertujuan untuk menyusun suat program penegembangan usaha dan kegiatan
pengorgnisasian.
 Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan atau mengamankan suatu
kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.

2. PENGERTIAN KEPEGAWAIAN

Kepegawaian adalah segala hal – hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan
pegawai negri.

Pengertian kepegawaian secara sempit adalah pegawai merupakan tenaga kerja

manusia,jasmaniah maupur rohaniah ( mental dan fikiran)

3.1 MEMAHAMI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

1. Definisi Administrasi

Ismail Nawawi menjelaskan mengenai dafinisi dan istilah dari kata administrasi dalam
bukunya yang berjudul Perilaku Administrasi (2009). Istilah Administrasi berasal dari bahasa yang
artinya mengelola (to manage) atau menggerakkan (to direct). Namun, dalam bahasa Belanda, dapat
dikenal dengan administratie yg berarti tata usaha. Tata usaha di sini meliputi manajemen kegiatan-
kegiatan organisasi dan manajemen sumber daya yang mencangkup finensial, personel, dan gudang
(beheer).
 Ismail nawawi menjelaskan bahwa kata administrasi mengambil istilah dari Eropa Komential,
Eropa Barat melalui penjajahan Belanda. Kata administrasi bersal dari bahasa Romawi memiliki
berbagai macam pengertian, antara lain:
 Administer (abadi, kaki, tangan, pembantu)
 Administratio (pemberian, bantuan, pemeliharaan, pimpinan, pemerintahan, pengelolaan,
pelaksanaan.
 Administro (membantu, memelihara, mengabdi, mengatur, memimpin, membina)
 Administrator (pengurus, pengelola, pemimpin, pengtur)
Dalam bahasa Indonesia, kata administrasi mengalami ketidaksamaan pengertian.
Penggunaan kata admnistrasi lbih dipengaruh oleh bahasa Belanda yang terbatas pada kata
selselmatige verkjging en verwerking van geven atau atau yg erring di sebut sebagai tata usaha
dalam arti sempit. Sedangkan dalam bahasa belanda sendiri kata administratie memiliki dua cakupan
yaitu bestuir (manajemen berbagai kegiatan organisasi) dan beheer (manajemen berbagai sumber
daya seperti keuangan, gudang)
Administrate sebagai tata usaha dipopolerkan oleh penjajah Hindia Belanda. Hal ini
dikrenakan rakyat Indonesia (inlander) hanya bekerja atau di beri pekerjaaan di bagian tata usaha
Dalam ilmu administrasi, terdapat dua kata yaitu administrasi dalam arti sempit dan luas
berikut beberapa pengertiannya menurut para ahli:
 Admosusudirjo (1980) menjealaskan administrasi dalam arti sempit di sebut sebagi tata
usaha ( clerical office, work office).
 Siagian (2001) menerangkan administrasi arti sempit hanya mencakup pada kegaiatan tata
usaha.
 Nawawi (2009) menjelaskan secara definitif tata usaha merupakan seluruh himpunan catatan
secara tertulis yang di berikan pada pimpinan untuk pelaksanaan tugas dalam organisasi.
 The Liang Gie (1996) mengungkapkan bahwa inti dari kegiatan tata usaha adalah tugas
pealayaran di sekitar keteranga keterangan yang terwujud dalam enam pola perbuatan:
1 .Kegiatan penghimpunan, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya informasi
atau segala keterangan yang belum ada atau sudah ada namun belum tersusun rapi hingga siap
di gunakan.
2. Kegiatan pencatatan, yaitu pembubuhan berbagai keterangan sehingga dapat dibaca,
dikirim dan disimpan.
3. Kegiatan pengolahan, yaitu usaha-usaha yang dilakukan untuk menyajikan keterangan
keterangan dalam bentuk yg lebih berguna
 4. Kegiatan pengadaan, yaitu melakukan berbagai cara untuk ketersediaan alat sebanyak yang
diperlukan.
5. Kegiatan pengiriman, yaitu kegiatan menyampaikan dari satu pihak ke pihaklian dengan
berbagai cara dan alat.
6. Kegiatan penyimpanan, yaitu menaruh ditempat yg aman dengan berbagai cara dan alat.
2. Definisi Tenaga Kerja
Tenaga kerja atau yang disebut juga dengan pekerja merupakan pengganti dari istilah buru
yang di sematkan oleh penjajah Hindia Belanda pada zaman foedal.yang dimaksud Buruh oleh
pemerintah Hindia Belanda adalah para pekerja kasar seperti kuli. Pemerintah Hindia mnyebut para
buruh dengan istilah blue-collor (kerah biru). Sedangkan untuk para pekerja dalam ruangan disebut
sebagai white-collor (kerah putih). Penyebutan ini untuk membedakan kelas.
Di Indonesia dalam UUD 1945 pasal 2, disebutkan “yaitu golongan-golongan adalah badan
badan seperti koperasi, serikat, pekerja, dan lain lain badan kolektif.
Dalam Udang-Undang Nomor 15 Tahun 1969 tentang ketentuan pokok ketenagakerjaan,
pengertian mengenai tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan baik dalam
maupun di luar hubungan kerja guna menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat
Sedangkan dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 pasal 1 angka 2 tentang
ketenagakerjaan di sebutkan bahwa tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan
pekerjaan guna menghasilkan barang atau jasa baik memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk
masyarakat.
3. Definsi Pegawai
Definisi pegawai menurut Mardiasmo (2011) adalah orang pribadi yang bekerja pada pemberi
kerja baik sebagai tenaga tetap ataupun tenaga honorer berdasarkan perjanjian atau kesepakatan
kerja, untuk melaksanakan pekerjaaan dalam jabatan atau kegaitan tertentu yang memperoleh
imblan yang di peroleh menurut periode tertentu atau ketentuan lain yagn ditetapkan pemilik kerja.
Pegagawai adalah salah satu sumber daya utama dalam menjalankan sebuah kegiatan usaha.
Uatamanya bidang-bidang yang sangat padat berkarya. Pegawai sebuah organisasi memiliki potensi
antara lain:
 Kemampuan fisik yang dapat di gunakan untuk mengerjakan dan menggerakkan suatu
pekerjaan yg tidak dapat dilakukan oleh sumber daya lain
 Kemampuan psikis yang dapat memotvasi dan membengkitkan semangat etos kerja,
kreatifitas inovasi, profesionalitas dalam bekerja.
  Kemampuan karakteristik yang dapat membangkitkan kecedasan emosional, intelektual,
spiritual, dan sosial.
 Kemampuan pengetahuan dan keterampilan yang dapat mengarahkannya untuk memiliki
koompetensi yang di perlukan untuk menunjang pekerjaannya.
4. Definisi Administrasi kepegawaian
Di Amerika Serikat, istilah administrasi kepegawaian disebut dengan personel administrasi
istilah ini digunakan dalam bidang pemerintahan,sedangkan dalam bidang bisnis menggunakan kata
personel management.
Berikut ini merupakan penjelasan mengenai definisi dministrasi kepegawaian menurut
beberapa ahli yang telah di rangkum.
 Felix A. Nigro (1988) menjelaskan bahwa administrasi kepegawaian adalah seni dalm
memilih pegawai pegawai baru da memperkerjakan pegawai lama dengan cara tertentu
 Glen O. Sthl (1986) menyatakan bahwa adminitrasi kepegawaian merupakan seluruh hal
yang berhubungan dengan sumber daya
 Ariffn Abdulracman (1986) administrasi kepegawaian merupakan salah satu cabang dari
ilmu admnistrasi negara yg berkaitan dengan persoaal persoaaln mengenai kepegawaian
 Menurut Paul Pigors, Charles A. Mayers, dan Thomas G. Spates (1976) administrasi
kepegawian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara cara mengorganisasi dan
memperlakukan orang sedemikian rupa
5. Fungsi Administrasi Kepegawaian
Menurut Felix A. Nigro antara lain :
 Mengembangkan struktur organisasi agar program kepegawaian dapt terlaksana dengan baik
 Untuk merencanakan besaran gaji yag sesuai serta penggolongan jabatan yang sisiematis
 Untuk menyusun rencana penarikan pegawai yang baik
 Menjamin setaiap calon pegawai untuk diangkat menjadi pegawai yang handal dan
menempatkan calon pegawai
6. Peranan Pegawai Negri
Peranan serta kedudukan pegawai negri menjadikan penting dan mementukan, sebab
pegawai negr merupakan aparatur suat negara yang ditugaskan untuk menyelenggrakan
pemerintahan dan pembangunan.
7. Proses Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian memiliki dua fungsi utama (Enceng, 2014) fungsi manajeraial dan
teknis. Fungsi majerial adalah berkaitan tentang aktifitas perencanan, pengorganisasian, pengarahan,
dan pengendalian. Sedangkan funsi teknis merupakn rangkaian aktifitas pengadaan pengembangan,
kompensasi, integrasi dan pemeliharaan. Fungsi teknis administrasi perkantoran terdiri dari
 Pengadaan adalah fungsi operasional pertama dari admnistrasi kepegawaian, untuk mencapai
tujuan organisasi tentunya harus memperhatikan jumlah dan dan jenis pegawai yang di
butuhkan
 Pengembangan, setiap pegawai perlu dibina dan dikembangkan agar lebih sesuai dengan
tuntutan pekerjaan dalam organisasi
 Kompensasi adalah balas jasa yang memadai dan layak kepada pegawai sesuai dengan
kostribusi pegawai kepada tujuan organisasi.
 Pengintegrasian merupakan usaha untuk menghasilkan sesuatu rekonsilasi yang layak atas
kepentingan perorangan, masyarakat, dan organisasi
 Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadiakn keadaan ini. Terpeliharnya bekerja
sangat di pengaruhi oleh komunikasi para pegawai, kaadaan jasmani(fisik) pegawai,
kesehatan dan keselamatan
 Pemberhentian fungsi ini behubungan dengan pengakhiran hubungan kerja dan
pengembalian orang- orang tersebut kepada masyarakat, termasuk juga pemberian jaminan
tua.