PENGERTIAN & RUANG LINGKUP

ADMINISTRASI - MANAJEMEN
PERKANTORAN

@ Andi Yahya

1
PENGERTIAN ADMINISTRASI

@ Andi Yahya

2
 Pengertian Administrasi
 Secara umum jika kita mendengar kata
Administrasi biasanya terbayang dalam fikiran
kita bahwa Administrasi adalah pekerjaan
tentang tulis-menulis, surat-menyurat, atau
ketik-mengetik.
 Dengan alasan tersebut, orang akan
menyimpulkan bahwa administrasi adalah
pekerjaan perkantoran atau tata usaha.

3
 Pengertian Administrasi
 Administrasi Secara Etimologi (Berasala dari Bahasa Latin)

Ad Ministrare
Intensif • Melayani
(Secara sungguh-sungguh & • Membantu
terus menerus) • Memenuhi

Administration To service

Memberi pelayanan secara sungguh-sungguh dan

terus menerus kepada setiap orang yang
berhubungan dengan kita karena ada kepentingan
(keperluan) dan mereka berharap bahwa kita akan
dapat memenuhinya secara optimal.

4
 Pengertian Administrasi
 S. P. Siagian dalam Wijayanti Sutha (2:2018),
administrasi adalah keseluruhan dari proses keja sama
dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
 G. R. Terry mengemukakan, adaministrasi adalah
perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka
yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
5
 Pengertian Administrasi
 The Liang Gie; Segenap proses
penyelenggaraan dalam setiap usaha
kerjasama sekelompok orang untuk
mencapai tujuan.
 Soekarno; Proses penyelenggaraan kerja
yang dilakukan oleh dua orang/lebih yang
bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditetapkan.

6
 Pengertian Administrasi
 Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan
dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan
tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali
informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama
lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.
 Dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerjasama
yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan
pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur
organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada
untuk mencapai tujun secara efektif dan efisien.

7
Pengertian Administrasi

Proses kerjasama
antara dua orang/lebih
untuk mencapai tujuan
tertentu

8
 Ciri-ciri Administrasi
1. Terdapat kelompok manusia (dua orang atau
lebih).
2. Terdapat kerja sama.
3. Terdapat proses atau usaha.
4. Terdapat bimbingan, kepemimpinan, dan
pengawasan.
5. Terdapat tujuan.

9
PENGERTIAN KANTOR

@ Andi Yahya

10
 PENGERTIAN KANTOR
 J. C. Denyer; Kantor ialah setiap tempat, dimana
biasanya pekerjaan-kantor dilakukan, dengan
nama apa pun juga diberikan kepada tempat
tersebut.
 Moekijat; Kantor ialah sebagai tempat dimana
pekerjaan tatausaha dilakukan.
 The Liang Gie; Kantor adalah tempat dalam
suatu badan usaha dimana dilaksanakan
pekerjaan-administratif yang dapat dilakukan
dengan tangan/mesin.
11
 PENGERTIAN KANTOR
• Prajudi Atmosudirdjo: Kantor ialah unit-
organisasi yang terdiri atas tempat, staff personil,
dan operasi-ketatausahaan, guna membantu
pimpinan.
• Ulbert Silalahi (1997:6); Kantor ialah tempat
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan
ketatausahaan berlangsung disebut kantor, yaitu
suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan,
personil, peralatan dan operasi pengelolaan
informasi.

12
 Kesimpulan
 Kantor merupakan suatu unit organisasi yang berfungsi memberikan
pelayanan melalui kegiatan tatausaha dan kegiatan lainnya untuk
keperluan manajemen dalam usahanya mencapai tujuan organisasi,
dengan menggunakan sumber daya manusia dengan segala fasilitas
dan perlengkapannya dalam fungsi pelayanan sehingga tercapai
tujuan kantor yang telah direncanakan sebelumnya.
 Kantor terdiri atas tempat (gedung/ruang kerja), staff-personil,
peralatan, dan operasi/kegiatan ketatausahaan (pengelolaan
informasi).
 Yang membedakan kantor dengan yang bukan kantor, ialah kegiatan
utama (pokok) yang berlangsung pada tempat tersebut. Kantor
kegiatan utamanya ialah ketatausahaan (berupa pengelolaan
informasi).

13
PENGERTIAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN

@ Andi Yahya

14
 Pengertian Administrasi Perkantoran
 Administrasi perkantoran merupakan segenap rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu bentuk
kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
 Dalam berbagai sumber bacaan berbahasa Inggris yang
diterbitkan di Amerika Serikat maupun Inggris Raya,
istilah Office Administration (Administrasi Perkantoran)
dan Office Management (Manajemen Perkantoran)
dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Berikut
beberapa pengertian yang dikemukakan oleh ahli:

15
 Pengertian Administrasi Perkantoran
 W. H. Evans (1963), mendefinisikan administrasi
pekantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan
manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan, yaitu proses pengolahan data (bahan
keterangan), komunikasi, dan ingatan (memori) organisasi.
 William Spriegel & Ernest Davies (1960), manajemen
perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap
aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari
aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan,
pergudangan, dan penjualan.

16
 Pengertian Administrasi Perkantoran
 George R. Terry (1973), Manajemen perkantoran
dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang
telah ditentukan lebih dahulu.
 Arthur H. Grager, Manajemen perkantoran adalah
fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi
dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.

17
 Pengertian Administrasi Perkantoran

 John Neuner & Benjamin Haynes (1953),

manajemen perkantoran mencakup bidang yang lebih
sempit daripada yang umumnya dikandung oleh istilah
“manajemen”, manajemen perkantoran untuk sebagian
besar berkenaan dengan pengawasan perkantoran.
 Edwin Robinson (1953), manajemen perkantoran
berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan
terhadap pekerjaan perkantoran.

18
 Kesimpulan
 Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua
kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran
yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap
pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan
juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
 Sedangakan dalam arti luas, administrasi perkantoran (manajemen
perkantroran) merupakan rangkaian aktifitas (fungsi)
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan
secara tertetib suatu pekerjaan perkantoran atau pekerjaan
ketatausahaan.

19
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI
PERKANTORAN

@ Andi Yahya

20
 Ruang Lingkup Adm. Perkantoran

 Diilahami oleh pengertian administrasi dan

kantor, Wijayanti Sutha (8:2018), menyebutkan
bahwa secara garis besar, Administrasi
Perkantoran mencakup dua hal utama, yaitu;
1. Kegiatan kantor.
2. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran.

21
 1. Kegiatan Kantor
 Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang
selalu dilakukan dalam perkantoran, dimana
semakin luas tujuan organisasinya
(perusahaan) maka semakin besar pula
kegiatan perkantoran yang dilakukannya.
 Kegiatan kantor pada umumnya terdiri dari
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
fungsi POAC.

22
 1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan Perkantoran (office planning).
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan
tujuan kantor. Perencanaan kantor terdiri dari;
1) Gedung.
2) Ruang kantor.
3) Penerangan/Pencahayaan.
4) Ventilasi/Sirkulasi udara.
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan.
6) Metode dan standarisasi pekerjaan.
7) Anggaran (budgeting).
8) Standar kualitas kerja.
9) Sistem informasi dan telekomunikasi.

23
 1. Kegiatan Kantor
b.Pengorganisasian Perkantoran (office organizing).
Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi
dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi
organisasi tersebut, yang meliputi;
1) Pembagian tugas dan atau pekerjaan agar lebih efisien
dalam organisasi (perusahaan).
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan
maupun bawahan.
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai
dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan pekerja dalam
melakukan pekerjaannya.

24
 1. Kegiatan Kantor
c. Pengarahan Perkantoran (office actuating).
Adalah suatu kegiatan peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal
sesuai dengan target (standar) dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Wujuad dari pengarahan
perkantoran yakni sbb;
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pegawasan terhadap bahawan.
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
3) Pemberian bantuan kepada pekerja dalam memecahkan masalah ketika terjadi
kesulitan dalam pekerjaan.
4) Penyatuan visi, misi.
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif, agar kominikasi antara atasan dengan
bawahan, bawahan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji (kompensasi) kepada
pekerja.

25
 1. Kegiatan Kantor
d. Pengawasan Perkantoran (office controlling).
Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan
perencanaan dapat berjalan sesuai target yang ingin
dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor.

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

3) Kualitas pekerjaan kantor.

4) Pelayanan kantor.
5) Waktu.

6) Biaya perkantoran.

26
 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi Kantor.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi
kantor ialah faktor keamanan, lingkungan, dan harga.
b. Gedung.
Yang perlu diperhatikan pada faktor gedung ialah jaminan
keamanan dan kesehatan pekerja, ketersediaan fasilitas (alat)
kerja yang memadai, dan kompetitif gedung.
c. Perabot dan Perbekalan.
Perabot kantor seperti; meja, kursi, rak, laci, dll.
Perbekalan kantor seperti; kertas, pena, tinta, penghapus, dan
bahan habis pakai lainnya.

27
 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

c. Peralatan.
 Perabotan kantor (office furniture) seperti; meja, kursi, rak, laci, dll.

 Perbekalan kantor (office supplies) seperti; kertas, pena, tinta,

penghapus, dan bahan habis pakai lainnya.
d. Interior.
Adalah tatanan perabotan/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan
kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela,
dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin Kantor.
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.

28
 Ruang Lingkup Adm. Perkantoran
 The Liang Gie (1994:5), menyatakan bahwa ruang lingkup
manajemen perkantoran meliputi 9 bidang, antara lain:
1. Ruang Perkantoran
2. Komunikasi Perkantoran
3. Kepegawaian Perkantoran
4. Perabotan & Perlengakapan
5. Peralatan & Mesin Kantor
6. Perbekalan & Keperluan Tulis
7. Metode Pengelolaan Informasi Perkantoran
8. Warkat
9. Kontrol Pejabat Pimpinan

29
 PERSYARATAN MANAJER
(ADMINISTRATOR) PERKANTORAN

@ Andi Yahya

30
 Persyratan Manajer Perkantoran
 Mengingat demikian luasnya lingkupan tugas
manajemen administratif/perkantoran itu, maka
persyaratan pokok bagi setiap manajer
perkantoran modern pada dewasa ini juga
menjadi makin berat.
 Syarat cukup berpengalaman selama bertahun-
tahun sebagai kepala kantor sudah tidak
memadai lagi. Pengalaman itu kini harus disertai
dengan aneka persyaratan pendidikan/latihan,
kemampuan, dan kepribadian tertentu.

31
 Persyratan Manajer Perkantoran
George Terry, menyebutkan bahwa tidak kurang daripada duabelas basic
qualifications (kecakapan dasar) bagi seorang office manager, yaitu:
1. Kemampuan pejabat pimpinan (executive ability).
2. Latar belakang praktek (a practical background).
3. Latihan manajerial (managerial training).
4. Kemampuan mengungkapkan diri (ability to express oneself).
5. Suatu sikap terbuka (an open attitude).
6. Keingintahuan (curiosity).
7. Kreativitas (creativeness).
8. Pertimbangan sehat (sound judgment).
9. Kemampuan menjual gagasan (sales ability).
10.Kesabaran (patience).
11.Pengendalian emosi (emotional control).
12.Kemampuan kerjasama (co-operativeness).

32
 Persyratan Manajer Perkantoran
Dari dua belas persyaratan tersebut di atas, J.C. Denyer (1975) menegaskan
bahwa seorang manajer perkantoran harus memiliki:
1.pendidikan dan latihan yang tepat maupun ciri-ciri perwatakan yang cocok dengan
tugasnya.
2.kemampuan melimpahkan pekerjaan maupun kecakapan dalam organisasi.
Seorang manajer perkantoran harus mampu melihat semua urusan dalam
keseluruhannya maupun menghargai segi-segi tehnis administrasi yang terperinci.
3.Mengenai kualitas kepribadian yang penting-penting ialah kegairahan
(enthusiasm), ketulusan (sincerity), kebijaksanaan (tact), dan pengendalian diri
(self-control).
4.Tetapi, kualitas yang terpenting kiranya ialah kepemimpinan (leadership), yakni
kemampuan membangkitkan gairah, memberikan inspirasi, dan membimbing
semua pegawai bawahan. Dengan kepemimpinan itu seorang manajer perkantoran
dapat menghasilkan apa-apa yang terbaik dari orang-orangnya maupun membuat
mereka bekerjasama sebagai sebuah kelompok yang terpadu daripada
perorangan-sendiri-sendiri.

33
TERIMA KASIH

@ Andi Yahya

34