A .

PENGERTIAN ADMINISTRASI UMUM

Kata administrasi sering di hubungkan dengan menejemenKata administrasi berasal dari kata
latin yaitu administrarasi. Kata ad bermakna itensif sedangkan minesrare bermakna pengabdian
atau pelayanan (servis) .

Dalam bahasa ingris, administrasi di kenal dengan istilah administration yang bernama segenap
proses tertentu.Pengertian administrasi juga dapat ditinjau yakni dalam arti sempit dan dalam arti
luas .

Dalam arti sempit,admistrasi di maknai sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data atau
informasi secara sistematik dengan tujuan menyediakan keterangan dan memproleh informasi
secara berkeseluruhan, baik antara satu hubungan maupun satu di antara lain nya .

Administrasi dalam arti sempit ini juga di sebut tata kelola tata usaha.dalam arti luas administrasi
sapat di artikan sebagai hubungan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
berdasarkan pembagian kerja yang menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan efektif
dan efesien .

1 ) WILLIAM LEFFINGWEL DAN EDWIN ROBINSON

Administrasi adalah cabang ilmu menejemen yang berkembang dengan pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efesien,kapan dan di mana perkerjaan itu harus di lakukan.

2 ) GEORGE . R. TERRY

Administrasi adalah perencanaan,pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran ,serta

penggerakan mereka yang melaksanakan nya agar mencapai tujuan yang telah di tetapkan

3 ) SONDANG P.SIAGIAN

Administasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang di dasarkan atas
rosionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan selanjut nya.

4 ) ARRHUR GRANGER

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu
organisasi

5 ) ULBERT

Administrasi di denifikasikan secara sempit sebagai penyususan dan pencatatan data atau informasian
secara sistematis , baik internasional ,maupun ekternal,dengan maksud menyediakan keterangan dan
memudahkan untuk memproleh kembali data tersebut ,baik sebagaian maupun menyeluruh .pengertian
administari secara sempit ini lebih di kenal dengan istilah tata usaha

6 ) W.H EVANS

Administrasi adalah fungsi yang menyangkut menejemen dan pengarah semua tahapan operasi
perusahaan mengenai pengelola bahan operasi perusahaan mengenai pengelolahan bahan
keterangan ,komunikasi, dan ingatan komunikasi

Administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang di lakukan
oleh dua orang atau lebih dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
B. UNSUR UNSUR ADMINISTRASI

Menurut thelianggie dalam buku nya administrasi perkantoran modern (2009),administrasi merupakan
suatu kebulatan proses penyelenggaraan kegiatan yang mengandung delapan unsure admistrasi ,yaitu
pengorganisasian ,menejemen, tata hubungan ,kepegawaian ,keuangan, perbekalan , tata usaha dan
perwakilan.

1 ) PENGORGANISASIAN

Adalah rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah bagi
setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah di tetapkan

2 ) MANEJEMEN

Adalah rangkaian perbuatan menggerakan karyawan karyawan dan mengarah segenap fasilitas
kerja agar tujuan kerja sama yang telah di tetap kan benar benar tercapai

3 ) TATA HUBUNGAN

Adalah rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru pihak kepada pihak lain dalam usaha
kerja sama.

4 ) KEPEGAWAIAN

Adalah rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus para tenaga kerja yang di perlukan dalam
usaha kerja sama

5 ) KEUANGAN

Adalah rangkaian perbuatan pengelola segi segi perbrlanjaan dalam usaha kerja sama

6 ) PERBEKALAN

Adalah rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar,memelihara,sampai

menyingkirkan perlengkapan yang sudah tidak perlukan dalam usaha kerjasama

7 ) TATA USAHA

Adalah rangkaian perbuatan menghimpun ,mencatat,mengelola,menggandakan,mengirim,dan

menyimpan keterangan keterangan yang di perlukan dalam usaha kerjasama

8 ) PERWAKILAN

Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat
sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan

C . KARAKTERISTIK ADMINISTRASI

1.) ADANYA SEKELOMPOK ORANG

Kegiatan membuat surat merupakan salah satu pekerjaan kantor .surat hanyalah salah satu untuk
mencapai tujuan yang di harapkan surat tersebut tidak di buat dan di tunjukan untuk diri
sendiri ,tetapi sebagai media komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada pihak atau
orang lain untuk menjalankan administrasi terkait persuratan
2 ) ADANYA KERJA SAMA

Kerja sama adalah rangkaian perbuatan yang di lakukan bersama sama secara teratur oleh lebih
dari satu orang . menurut gibson ( 1983 ), kelompok kerja sama formal dan informal di bentuk
karena dorongan pemuasan kebutuhan ( the satisfaction of needs ) kedekatan dan daya tarik
( proximity and attraction ),tujuan kelompok (grup goals ), dan akalasan ekonomi (econamis
reasosis )

3 ) ADMINISTRASI LINGKUNGAN

Administrasi lingkungan adalah seluruh kegiatan yang di laksanakan dalam upaya

menyeimbangkan kegiatan manusia dalam pembangunan dengan tidak masuk di lingkungan
sekitar .

5 ) ADANYA BIMBINGAN, KEPEMIMPINA, DAN PENGAWASAN

Pemimpin akan memberikan arahan kepada pegawai termasuk pembinaan ,memberikan

motivasi,serta pengawasan agar mereka tetap bekerja sesuai dengan tugas pokok mereka.
Seorang pemimpin harus mempunyai sifat sifatkepemimpinan yang baik sehingga bawahan
mempunyai sikap hormat kepada pemimpin nya.

6 ) ADANYA TUJUAN

Tujuan adalah cita cita dan impian yang hendak di proleh oleh suatu organisasi. Tujuan adalah
cita cita dan impian yang hendak di proleh oleh suatu organisasi.tugas mencapai tujuan tersebut
di bebani oleh pemimpin atau menejer di bantu oleh karyawan yang lain.

* administrasi niaga internasional( business international administration ) adalah seluruh

kegiatan yang di lakukan organisasi internasional yang bergerak.yang bergerak dalam bidang
perekonomian dan perdagangan .salah satu pokok kebijakan nya adalah menjamin ke untungan
bagi Negara yang bergabung .administrasi niaga juga berpengaruh besar terhadap penentuan
kebijakan perekonomian dunia.administrasi niaga internasional dapat di temukan pada
perekonomian, seperti OPEC ( organization of petroleum exporting contries/organisasi Negara
Negara pengekspor minyak )dan EEC (European economic community/masyarakat ekonomi
eropa).

* administrasi niaga Internasional( non busininess internasianal administration ), yakni

seluruh kegiatan yang di lakukan oleh berbagai organisasi yang bergerak di bidang
social,budaya,dan kesejahteraan masyarakat internasional . administrasi ini berfokus pada isu isu
humanisme,seperti pemenuhan kebutuhan dan terjamin nya hak hak asasi manusia, di berbagai
belahan dunia.administrasi niaga internasional dapat di temukan pada organisasi humanis ,
naungan PBB(persatuan bangsa bangsa ), seperti UNICEF ( unitet nation children’s fund/dana
kemanusian untuk anak anak dunia), WHO (wotld’s j]health organization/organisasi kesehatan
dunia), dan FAO ( food and agriculture organization/organisasi pangan dunia).

D ) JENIS JENIS ADMINISTRASI

System administrasi terbagi menjadi beberapa bagian yang si sesuaikan dengan materi pokok kajian .

1 ) ADMINISTRASI PUBLIK
 Administrasi publik di laksanakan untuk memberikan layanan terhadap public terkait keputusan
keputusan pemerintah yang menyangkut kepentingan umum.

2 ) ADMINISTRASI PEMBANGUN

Administrasi pembangun berfokus pada implementasi rencana pemerintah dalam meningkatkan

potensi suatu wilayah dan masyarakat nya .

3 ) ADANYA PROSES/USAHA YANG BERKESINAMBUNGAN

Peranan yang di titik beratkan dari suatu unsur dapat berbeda beda dalam suatu kerja sama.jika rangkaian
ini berputar,artinya sedang berlangsung sebuah kegiatan.

4 ) ADANYA PEMBAGIAN TUGAS

Pegawai satu dengan yang lain mempunyai peran yang berbeda, serta harus saling mendukung . pegawai
yang menguasai komputer akan banyak berkerja di bidang computer ,seperti bidang data. Pegawai yang
menguasai bidang keuangan akan mengurusi bidang keuangan akan menguasai bidang keuangan.

E ) FUNGSI ADMINISTRASI

Menurut quitble ( 2001 ), terdapat lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam
perkantoran,yakni sebagai berikut

1 ) FUNGSI RUTIN

Fungsi rutin adalah fungsi administrasi yang membuhkan pemikiran minimal,yakni mencakup kegiatan
pengarsipan dan penggandaan dokumen . fungsi rutin di lakukan oleh staf administrasi yang bertanggung
jawab atas kegiatan administrasi sehari hari .

2 ) FUNGSI TEKNIS

Fungsi teknis adalah fungsi yang membutuhkan pendapat,keputusan, dan ketrampilan perkantoran yang
memadai. Ketrampilan perkantoran yang memadai dapat berupa kemampuan mengoprasikan aplikasi
computer atau mesin mesin perkantoran. Fungsi ini biasa nya di laksanakan oleh staf administrasi yang
bergabung dalam dapertemen teknologi informasi .

3 ) FUNGSI ANALISA

Fungsi analisa adalah fungsi yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif,di sertai kemampuan untuk
mengambil keputusan penerapan dari fungsi ini adalah kegiatan analisis laporan dan pengambilan
kebijakan baru perusahaan. Fungsi ini biasa nya di lakukan oleh menejer yang bertanggung jawab
mendukung kebijakan yang di buat oleh atasannya.

4 ) FUNGSI INTERPERSONAL

Fungusi interpersonal adalah fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan,serta ketrampilan dalam mengoordinasikan kinerja banyak orang . fungsi ini biasa nya di
lakukan oleh bagian staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu
organisasi .

5 ) FUNGSI MANAJERIAL

Fungsi manajerial adalah fungsi yang membutuhkan perencanaan,pengorganisasian,pengukuran, dan

motivas,seperti pembuatan anggaran dan evaluasi laryawan. Biasanya fungsi ini di lakukan oleh staf
setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan system dan prosedur administrasi.
Sementara itu menurut MILLS (2001 ), untuk memudahkan pelaksanaan administrasi dalam kehidupan
sehari hari, fungsi administrasi dapat di bedakan menjadi empat macam,yakni sebagai berikut.

1 ) PERENCANAAN (PLANING), yakni kegiatan administrasi yang berfokus pada perancangan, atau
penetapan tujuan yang hendak di capai dalam kegiatan administrasi. Hasil dari kegiatan perencanaan akan
di jadika sebagai pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan administrasi . contoh dari kegiatan perencanaan
adalah penyusunan anggaran belajar organisasi

2 ) PENGORGANISASIAN (ORGANIZING ),yakni pembagian petugas dan tanggung jawab pihak

pihak yang berkerja sama untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan dalam perencanaan. Pada fungsi
ini, tugas tugas di kelompokan dalam beberapa divisi atau bagian,serta di laksanakan penunjukan pihak
pihak yang bertanggung jawab melaksanakan tugas tersebut. Contoh dari kegiatan pengorganisasian
adalah penyusunan dan pembagian kerja bagi para staf administrasi .

3 ) KEPEMIMPINAN ( LEADING ) yakni fungsi manajemen dalam mengarahkan pembagian tugas

pegawai berjalan sesuai yang di rencanakan . pada fungsi ini, menejemen juga memotivasi para pegawai
untuk berfokus pada tugas dan pekerjaannya demi tercai nya tujuan perusahaan.

4 ) PENGENDALIAN ( CONTROLING ) yakni fungsi manajemen dalam melakukan pengawasan

terhadap kinerja pegawai dan perkembangan perusahaan . pada fungsi ini, manajenen dapat melakukan
perbaikan apabila di temukan masalah. Hal tersebut di lakukan agar kegiatan kerja perusahaan tetap
bergokus pada tujuannya.