Bab 1

Pendahuluan
1. Latar Belakang
Administrasi adalah sebuah istilah yang bersifat generik, yang mencakup semua bidang kehidupan.
Karena itu, banyak sekali definisi mengenai administrasi. Sekalipun demikian, ada tiga unsur pokok
dari administrasi. Tiga unsur ini pula yang merupakan pembeda apakah sesuatu kegiatan merupakan
kegiatan administrasi atau tidak. Dari definisi administrasi yang ada, kita dapat mengelompokkan
administrasi dalam pengertian proses, tata usaha dan pemerintahan atau administrasi negara.
Sebagai ilmu, administrasi mempunyai berbagai cabang, yang salah satu di antaranya adalah
administrasi negara.

Administrasi merupakan bagian yang terpenting dalam dari kehidupan manusia, adanya saling
membutuhkan antara satu dengan yang lainnya untuk memenuhi kebutuhannya. Dengan begitu
administrasi dapat disimpulkan sebagian terencana yang dilakukan sekelompok orang dalam
bekerjasama untuk mencapai tujuan dasar efektif, efisien dan rasional. Kegiatan administrasi berada
pada organisasi, yang mana organisasi adalah alat saling hubungan satuan-satuan kerja yang
memberikan mereka kepada orang-orang yang ditempatkan dalam struktur wewenang sehingga
pekerjaan dapat dikoordinasikan oleh perintah para atasan kepada para bawahan, yang menjangkau
dari puncak sampai kebawah dari seluruh organisasi. Untuk mengatur berbagai kegiatan dalam
organisasi diperlukan manajemen yaitu suatu proses khusus yang terdiri dari perncanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai
sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia yang lainnya.

Dalam abad administrasi menghendaki semua keputusan dibidang politik, ekonomi, sosial budaya,
militer, pertahanan dan keamanan hanya akan ada artinya jika keputusan tersebut terlaksana secara
efektif dan efisien yang merupakan sasaran utama dari prinsip administrasi.

2. Rumusan masalah
Adapun rumusan masalah yang pemakalah akan paparkan sebagai bahan diskusi, antara lain :

1. Pengertian Administrasi dan Manajemen, serta Pengertian Menurut Para Ahli

2. Fungsi-fungsi Administrasi dan Manajemen
3. Pengertian Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), dan Penggerakan
(Motivating)

3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini, yaitu :

1. Agar mahasiswa dapat mengetahui pengertian Administrasi.

2. Agar mahasiswa dapat mengenal lebih jauh fungsi-fungsi Administrasi dan Manajemen.
3. Agar mahasiswa dapat mengetahui Perencanaan, Pengorganisasian, dan Penggerakkan
didalam Administrasi dan Manajemen
 BAB 2
PEMBAHASAN
1. Pengertian Administrasi dan pengertian menurut para ahli
Secara etimologi, administrasi berasal dari kata bahasa Inggris administration, dalam bahasa Belanda
administratie. Istilah terkait administrasi antara lain:

A. Administer (pembantu, kaki tangan, abdi)

B. Administratif (pemberi bantuan, pengelolaan pemerintahaan)
C. Administro ( membantu, mengurus)
D. Administrator (pengurus, pemimpin)

Administrasi diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, mengelola
manusia, mengelola harta benda untuk mencapai tujuan yang terhimpun dalam organisasi.

A. Konsep dan ruang lingkup administrasi

Administrasi dibedakan dalam pengertian sempit dan luas.

• Administrasi lebih luas dibandingkan manajemen (Milon Brown). Karena administrator sebagai
pembuat kebijakan, sedangkan level manajer sebagai pelaksanaan kebijakan.

• Administrasi sama dengan manajemen (Dimock Koenig). Karena fungsi manajemen sama dengan
fungsi administrasi.

• Administrasi lebih sempit dari manajemen karena administrasi Diartikan sebagai ketatausahaan.

B. Administrasi dalam arti sempit

Merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk
menyediakan keterangan serta memudahkan kembali dalam hubungan satu salam lain.

• Tata usaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian informasi (Prajudi Atmosudirjo).

• Kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tata usaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang
terjadi dalam organisasi yang menjadi bahan keterangan bagi pimpinan (J. Walog).

C. Administrasi dalam arti luas

• Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu (The Liang Gie).

• Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan
sebelumnya (Sondang P. Siagian).

• Administrasi adalah keseluruhan proses dari keseluruhan aktivitas pencapaian tujuan secara efisien
dengan melalui orang lain (Stephen Robbins).

• Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasional
tinggi (Dwight Waldo).

• Administrasi meliputi segala proses pelaksanaan tindakan kerja sama sekelompok manusia untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan (Ensiklopedia Indonesia).
D. Pengertian Manajemen
Manajemen adalah proses pengorganisasian, pengaturan, pengelolaan SDM, sampai dengan
pengendalian agar bisa mencapai tujuan dari suatu kegiatan. Manajemen sangat diperlukan untuk
kebutuhan pribadi maupun bisnis. Manajemen bisa membuat bisnis menjadi lebih berkembang
karena dijalankan secara struktural dan prosedural.

• Manajemen menurut Drs. H. Malayu S. P Hasibuan. Manajemen menurut beliau adalah sebuah
seni atau ilmu untuk mengatur dan memproses sumber daya yang ada baik itu sumber daya manusia
maupun sumber lainnya.

• Menurut Andrew F. Sikula, manajemen merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengatur,

mengorganisasikan, mengendalikan, menempatkan, memberi motivasi, komunikasi dan mengambil
keputusan yang dilakukan oleh sebuah organisasi.

• Henry Fayol menuturkan bahwa di dalam manajemen terkandung lima gagasan utama yaitu
merancang, mengkoordinasikan, memerintah, mengatur/mengorganisasikan, serta mengendalikan.

• Pendapat Prof. Oei Liang Lee menyatakan bahwa manajemen merupakan ilmu serta seni untuk
mengkoordinasikan tenaga manusia juga mengawasinya menggunakan bantuan alat-alat. Semua ini
dilakukan demi meraih tujuan akhir yang sudah ditetapkan.

• Manajemen menurut Plunket dkk. Adalah satu atau lebih manajer baik secara individu maupun
secara kolektif menyusun dan meraih tujuan.

2. Fungsi-fungsi Administrasi dan Manajemen

1). Fungsi Organik

Semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen karena ketidak
mampuan menjalankan fungsi-fungsi organik seperti perencanaan, perorganisasian, penggerakan,
dan pengawasan akan berakibat fatal matinya organisasi.

2). Fungsi Pelengkap

Semua fungsi meskipun tidak mutlak tetapi dapat memperlancar pelaksanaan kegiatan pencapaian
tujuan secara efektif dan efisien seperti fungsi komunikasi, penyediaan tempat kerja, dan suasana
lingkungan kerja yang kondusif.

Fungsi-fungsi Organik Administrasi dan Manajemen

1). Henri Fayol (Bapak Administrasi) berasal dari Eropa

A. Planning (Perencanaan) B. Organizing (Pengorganisasian)

C. Commanding (Pemberi komando) D. Coordinating (Pengkoordinasian)

E. Controlling (Pengawasan) (General and Industrial Management)

2). George R. Terry (Bapak Manajemen) berasal dari Amerika

A. Planning (Perencanaan) B. Organizing (Pengorganisasian)

C. Actuating (Penggerakan) D. Controlling (Pengawasan) (Principles of Management)

3). Luther Gullick

A. Planning (Perencanaan) B. Organizing (pengorganisasian)

C. Staffing (Pengadaan tenaga kerja) D. Directing (Pemberian bimbingan)

E. Coordinating (Pengkoordinasian) F. Reporting (Pelaporan)

G. Budgeting (Penganggaran) (Paper on the science of administration)

4). Harold Koontz dan Cyrill O'Donnel

A. Planning (Perencanaan). B. Organizing (Pengorganisasian)

C. Staffing (Pengadaan tenaga kerja) D. Directing (Pemberian bimbingan)

E. Controlling (Pengawasan) (Principles of Management)

5). Jonh F. Mee

A. Planning (Perencanaan) B. Organizing (Pengorganisasian)

C. Motivating (Pemberian Motivasi) D. Controlling (Pengawasan) (Filsafat Manajemen)

6). Sondang P. Siagian

A. Planning (Perencanaan) B. Organizing (Pengorganisasian)

C. Motivating (Pemberi Motivasi) D. Controlling (Pengawasan)

E. Evaluating (Penilaian) (Filsafat Administrasi)

3. Penjelasan Perencaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), dan Penggerakkan

(Motivating).
A. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah proses pemikiran apa yang dilakukan untuk mencapai tujuan di masa
yang akan mendatang. Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan
secara matang dari hal-hal yang dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan merupakan perumusan yang teliti
dari pada kebijaksanaan mengenai berbagai aspek serta kegiatan termasuk penggunaan
sumber daya.
Administrative planning meliputi segala aspek kegiatan seluruh unit organisasi yang bersifat
umum. Sedangkan managerial planning bersifat
• Ciri-ciri perencanaan yang baik :

1. Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang memahami tujuan organisasi.
3. Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang mendalami teknik-teknik perencanaan.
4. Rencana harus disertai oleh perincian yang teliti
5. Rencana tidak terlepas dari pemikiran pelaksanaan.
6. Rencana bersifat sederhana.
 7. Rencana harus luwes.
8. Di dalam rencana terdapat pengambilan resiko.
9. Rencana bersifat praktis
10. Rencana harus merupakan forecasting.

• Unsur-unsur perencanaan :

→ 5W + 1H

1. What, apa kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam pencapaian tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya?
2. Where, dimana kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilakukan?
3. When, kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilakukan?
4. Who, siapa yang akan melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas, wewenang,
dan tanggung jawab?
5. Why, secara filosofis pertanyaan terpenting diantara pertanyaan sebelumnya adalah
mengapa menjadi penting karena merupakan pertanyaan yang ditujukan kepada kelima
pertanyaan yang mendahuluinya.
6. How, bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan?

B. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggung jawab, dan wewenang sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai
suatu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan
langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya. Organisasi sebagai
alat administrasi dan manajemen. Administrative organizing merupakan pengorganisasian yang
bersifat departemental atau unit bagian organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.

Pengertian Organisasi

• Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama serta
secara formal terikat dalam pencapaian tujuan bersama.

• Organisasi dalam arti sempit bersifat statis, merupakan wadah atau tempat untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen.

• Organisasi dalam arti luas bersifat dinamis, merupakan struktur pendelegasian tugas wewenangan
atau proses interaksi setiap orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya secara rasional.

Fungsi-fungsi Organisasi

→ Sebagai alat atau sarana untuk mencapai tujuan dengan sistem kerja sama antara orang-orang
dalam mencapai tujuan.

→ Sebagai kelompok atau himpunan orang-orang atau wadah dalam melaksanakan kerja sama.

→ Sebagai proses pembagian tugas yang harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan

Hubungan Formal dalam Organisasi

→ Hubungan vertikal, yaitu hubungan antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya.
→ Hubungan horizontal, yaitu hubungan antara pejabat dengan petugas yang kedudukannya
setingkat dalam suatu struktur organisasi.

→ Hubungan diagonal, yaitu hubungan pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dengan bawahan
yang bukan merupakan bawahan langsung.

C. Penggerakkan (Motivating)
Penggerakkan atau motivating di sepadankan arti dengan actuating, commanding, dan directing.
Motivating adalah keseluruhan proses pemberian dorongan atau motif bekerja kepada para bawahan
sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi
dengan efisien. Motivating secara implisit berarti pimpinan organisasi berada ditengah-tengah para
bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan instruksi, bimbingan, arahan, dan koneksi jika
diperlukan. Administrative, motivating, dan managerial motivating.

Motivasi diperlukan untuk :

→ Adanya sinkronisasi antara tujuan organisasi sebagai suatu keseluruhan dengan tujuan pribadi dari
pada anggota organisasi.

→ Semakin modern pandangan hidup seseorang pada umumnya semakin sadar tidak ada yang akan
didapatkannya dengan cuma-cuma melainkan dengan kompensasi secara transaksional.

→ Dua macam kebutuhan pokok manusia yaitu kebutuhan yang bersifat materi dan kebutuhan yang
bersifat nonmateri.
 Bab 3
Penutupan

1. Kesimpulan
Dari pembahasan materi mengenai Ilmu Administrasi secara keseluruhan dapat kami simpulkan
bahwa Administrasi memainkan peranan yang penting dalam penyelenggaraan Pemerintahan. Dalam
konteks Negara Kesatuan Republik Indonesia, keberadaan Administrasi merupakan instrumen
penting untuk mewujudkan tujuan-tujuan negara yang termasuk dalam UUD 1945 antara lain untuk
memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa. Ilmu administrasi telah
mengalami perkembangan yang terus-menerus. Perubahan tersebut terjadi baik pada lokus dan
fokus.

Administrasi adalah seluruh proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang/lebih secara
rasional dalam rangkai mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan Manajemen
adalah ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Kegiatan manajemen juga merupakan unsur dari
administrasi, bukan merupakan faktor terjadinya administrasi.

Administrasi lebih luas daripada manajemen, karena manajemen sebagai salah satu unsur dan
merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifat operasional melainkan mengatur
tindakan – tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut “bawahan” jadi dengan
manajemen administrasi akan mencapai tujuannya.

2. Saran
Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman sudi memberikan saran kritik konstruktif
kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan penulisan makalah di kesempatan-kesempatan
berikutnya. Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang
budiman pada umumnya. Prospek perkembangan dimulai pada masa sebelum lahirnya konsep
Negara bangsa hingga lahirnya ilmu Modern dan Administrasi. Administrasi tersebut, telah
membawa implikasi terhadap penyelenggaraan peran Administrasi khususnya terkait dengan
pendekatan yang digunakan dalam pembuatan dan pelaksanaan strategi; pengelolaan organisasi
secara internal; serta interaksi.
 Daftar Pustaka
Putri Nuriyati Syamsiah, 2016, makalah ilmu administrasi,
https://aufklarungofnui.wordpress.com/2016/10/19/makalah-ilmu-administrasi/

Repository Universitas Islam Riau, https://repository.uir.ac.id

Bakri, 2022, pengertian manajemen menurut para ahli, https://bakri.uma.ac.id/pengertian-

manajemen-menurut-para-ahli/

PPM SOM, 2022, fungsi manajemen, https://ppmschool.ac.id/fungsi-manajemen/

Siagian, P. Sondang.2008. Filsafat Administrasi Edisi Revisi. Jakarta: Bumi Aksara

Dudi, 2014, makalah pengantar ilmu administrasi,

https://makalah-dudi.blogspot.com/2014/10/makalah-pengantar-ilmu-administrasi.html?m=1

Humaniora, 2022, pengertian administrasi dan fungsi

https://m.mediaindonesia.com/humaniora/522613/pengertian-administrasi-fungsi-dan-tujuan

Herdiana tri kusuma pratiwi, 2017, makalah administrasi dan manajemen,

https://herdianatrikusumapratiwi.blogspot.com/2017/01/makalah-administrasi-dan-
manajemen.html?m=1