Konsep dan Teori

Administrasi Pendidikan
‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‬
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬
 Asal usul istilah administrasi
Istilah administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin Administration
yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan
dan pemerintahan, pengelolaan .

Administrasi juga berasal dari kata Belanda Administratie yang diartikan sebagai istilah tata
usaha, yaitu segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, koresponden, kearsipan dan
sebagainya (office work) .

Dalam bahasa Yunani terdiri atas Ad dan ministrare yang berarti mengabdi atau melayani atau
berusaha untuk memenuhi harapan setiap orang.
PENGERTIAN ADMINISTRASI
Administrasi adalah seluruh proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih secara rasional dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Proses pelaksanaan kegiatan adalah: Segala kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan
dimulai dari proses pemikiran, perencanaan, pengoganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan
sampai pada pencapaian tujuan

Pengertian administrasi juga dibedakan menjadi dua yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-
menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.

2. Administrasi dalam arti luas adalah ........

 2. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih
dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya
guna dan berhasil guna.

Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan adminis-

trasi dalam 2 pengertian, yaitu :
1. Administrasi Dalam Pengertian Sempit
ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor
(office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kom-
puter), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

2. ....
2. Administrasi Dalam Pengertian Luas
Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :
a. Proses
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai

dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggera-

kan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan.
orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan bagaimana cara
mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai tujuan
tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya.
Contoh :
 Contoh :
Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan
mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?,
apakah menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan
yang tidak kalah penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu?

b. Fungsi atau Tugas

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti :
keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan
sebagai administrator (memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi).
Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan ad-
ministrasi, misaknya :
 misalnya: 1. Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin),
2. Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana),
3. Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan/ kontrol (pengawas),
4. Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

c. Kepranataan/Institusi
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu
lembaga dalam melakukan aktivitas tertentu.
misalnya: 1. lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan
dalam lembaga tersebut.
2. Kantor Pos, di sana ada orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos
(surat menyurat, pengiriman barang, dan lain-lain).
 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli :
1. Soewarno Handayaningrat
Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen”,
Administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
ringan, ketik mengetik,agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan

2. Sondang P.Siagian.
Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang lebih ditentukan sebelum-
nya.

3. .....
3. LAN RI. Administrasi adalah kegiatan kerjasama dan upaya (organisasi dan manajemen)
yang bersifat sistematis, rasional dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk
mencapai tujuan bersama.

4. Arthur Grager
Menurut Arthur Grager, administrasi merupakan fungsi tata penyediaan terhadap komunikasi
dan pelayanan surat suatu organisasi.

5. George Terry
Menurut George Terry, Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasi-
an pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
6. The Liang Gie
The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama
mencapai tujuan tertentu.

7. William H. Newman
Dalam bukunya Administrative Action, William H. Newman mendefinisikan, administrasi sebagai
pedoman/petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usaha sekelompok orang untuk
mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur pokok administrasi
Dari definisi diatas telah dikemukakan adanya unsur utama admistrasi secara lebih terperinci,
Yaitu :
1. Manusia : terdiri dari 2 orang atau lebih
Administrasi merupakan fenomena sosial. Admistrasi terjadi karena manusia dalam hidupnya
mempunyai berbagai macam tujuan, dalam menghadapi masalah adanya tujuan tidak mungkin
dapat dicapai sendiri saja, tetapi harus memerlukan bantuan dan pertolongan atau mengajak
orang lain untuk membantunya. Juga manusia memiliki kebutuhan dengan kemampuan serba
keterbatasan. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain
diajak turut serta dalam proses kerjasama itu.

2. .....
2. Memiliki Tujuan
Tujuan ialah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah yang diper-
juangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh orang agar dapat dipenuhi.
tujuan tidak mungkin mencapainya sendirian, dan ia tidak dapat bekerja sendiri melainkan
memerlukan bantuan orang lain.

3. adanya Kerja sama

Administrasi terjadi karena seseorang mengajak orang lain untuk membantu mencapai tujuan
tertentu, dan orang tersebut bersedia membatu oleh karena itu didalam administrasi perlu
adanya kerja sama.

4. .....
4. Tugas atau kegiatan
di dalam pelaksanaan tugas/ kegiatan harus dikerjakan oleh orang- orang yang ahli / sesuai
dengan keahliannya masing-masing dari orang-orang yang terlibat agar tujuan dari
pelaksanaan administrasi dapat dikerjakan secara efektif dan efisien.

5. Sarana
dalam melaksanakan proses dministrasi diperlukan adanya sarana yang baik berupa peralatan,
bahan ataupun uang.
Kriteria pokok administrasi :
kriteria ini mendasari kerjasama orang-orang dalam pencapaian tujuan bersama yaitu :
a. Rasionalitas
dalam administrasi orang tidak mungkin dapat bekerja sendirian tentu mengajak orang lain
untuk membantunya, dengan sendirinya tindakan-tindakan selanjutnya akan selalu didasar-
kan rasionalitas.
contoh :
2 orang mengangkat suatu benda untuk dipindahkan diadakan:
Pembagian tugas yang rasional,seorang mengangkat dari sisi kiri, yang lain dari sisi kanan,
sebab kalau keduanya mengangkat dari sisi yang sama maka akan sulit atau tidak mungkin
mengangkatnya oleh karena itu tindakan yang diambil dalam administrasi harus didasarkan
atas rasionalitas atau masuk akal.
b. Efektif
Manusia admistrasi ada, karena manusia berusaha mencapai tujuan sebagaimana dikehen-
daki, ia tidak mungkin dapat bekerja sendiri dengan efektifitas diartikan mencapai hasil se-
penuhnya seperi yang benar-benar diinginkan, setidak-tidaknya berusaha mencapai hasil
semaksimal mungkin, biasanya efektivitas dikaitkan dengan waktu.

c. Efisien
adalah perbandingan yang terbaik antara hasil dan pengorbanan, artinya nilai hasil lebih
besar daripada nilai pengorbanan.
 Ruang Lingkup tugas Administrasi

Ruang Lingkup tugas administrasi dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-
keterangan yang berwujud, yaitu:
1. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan ini tentu berkaitan dengan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila mana diperlukan.

2. Mencatat
Kegiatan ini tentu membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis, keterangan-keterangan yang
diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan

3. ......
 3. Mengelola
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan ini tentu bermaksud untuk
menyajikan dalam bentuk yang berguna.

4. Menyimpan
kegiatan mengamankan dokumen atau mendokumtasikan data dengan berbagai cara untuk
nantinya digunakan kembali jika diperlukan

5. Mengirim
kegiatan berbagi data atau file ke pihak lain baik dari dalam organisai ataupun luar organisasi

6......
6. keterangan atau informasi.
keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh
terutama melalui pembacaan atau pengamatan.
Dewasa ini, informasi dapat berupa surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan
mengenai berbagai kegiatan bisnis.
Semuanya diterima, direkam (record), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor
dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.
 Ruang lingkup ilmu administrasi
Ruang lingkup ilmu administrasi dibatasi unsur-unsur seperti dibawah ini :
1. Organisasi
Organisasi merupakan unsur yang pertama dalam administrasi yaitu tempat / wadah dimana
kegiatan administrasi di jalankan.

2. Manajemen
Manajemen sebagai unsur kedua dari administrasi merupakan proses penggerakan orang-orang
dan pengarahan segenap fasilitas di dalam usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan
Contoh : pihak pengatur, penggerak atau biasa disebut sebagai pemimpin, manajer atau kepala
dan tenaga operasional atau pihak yang digerakkan.

3.
 3. Kepegawaian
Kepegawaian adalah suatu proses yang berkaitan dengan masalah penggunaan tenaga kerja
dalam organisasi atau satuan usaha kerjasama. Administrasi tidak bisa berjalan tanpa
adanya
Tenaga kerja.

4. Keuangan
Keuangan merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sini
timbullah Administrasi keuangan yang mencakup penganggaran belanja (budgeting),
pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnya dalam
bidang keuangan.

5. Perlengkapan.
.........
5. Perlengkapan/ Peralatan merupakan salah satu unsur administrasi yang merupakan aktifi-
tas yang menyangkut paut tentang peralatan yang dibutuhkan dalam suatu usaha kerja
sama atau organisasi, yang meliputi proses pengadaan, penyimpanan, sampai kepada
penyingkiran barang-barang yang sudah tidak dipergunakan lagi.

6. Tata Usaha, adalah segenap aktivitas yang mengumpulkan, mencatat, mengirim, mengolah
atau menyimpan bahan-bahan keterangan (information). Tata usaha ini disebut administrasi
dalam arti sempit.

7. Tata Hubungan, merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam usaha bersa-
ma mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing. Tanpa tata hubungan
yang baik, tidak mungkin kerja sama dapat terlaksana dengan baik.
 Contoh : usaha kerjasama dengan cara menciptakan hubungan baik dengan masyarakat di
sekitar guna mendapatkan dukungan dengan sadar dan sukarela.

8. Komunikasi
Komunikasi adalah penyampaian pesan yang mengandung macam – macam keterangan dari
seseorang kepada orang lain dalam suatu organisasi tertentu dan dalam rangka usaha kerja
sama untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

Demikianlah pengertian Ilmu Administrasi dan pembagian tersebut dapat kiranya dijadikan bagi
usaha-usaha pengembangan ilmu Administrasi.
 Unsur-Unsur Pokok Administrasi

Jika diperhatikan dari definisi-definisi para ahli, ditemukan setidak - tidaknya ada
lima unsur pokok administrasi, antara lain :
1. Masukan (input)
Yang dimaksud dengan masukan dalam administrasi adalah segala sesuatu
yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan administrasi.
masukan ini dikenal juga dengan perangkat administrasi ( tools of admiminis-
tration), antara lain:
a. Sumber atau resources
Yang dimaksud dengan sumber adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
untuk menghasil barang atau jasa, dapat dibedakan dalam 4 macam,
yaitu:
1. Sumber tenaga atau labour resources
Sumber tenaga dapat terdiri dari tenaga ahli (skilled/expert) seperti ahli ekonomi, ahli akun-
tansi, ahli teknik sipil/arsitek, ahli computer, ahli kearsipan dan lain lain.
Sumber tenaga lainya adalah yang bukan ahli, seperti pesuruh, penjaga malam dan tenaga
kasar lainnya

2. Sumber Modal atau capital resources

Sumber modal dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu: “modal bergerak”, seperti uang
dan giro serta “modal tidak bergerak”, seperti bangunan, tanah, sarana dan prasarana
lainnya.

3. .....
3. Sumber Hukum atau legitimate resources
Sumber hukum adalah aturan/ketentuan/perundang-undangan yang berlaku dalam menja-
lankan kegiatan administrasi.
Contoh : Keputusan Presiden (Kepres), Peraturan Pemerintah (PP), Keputusan Menteri
(Kepmen).

4. Sumber Alamiah atau natural resources

Sumber alamiah adalah segala sumber yang dapat dimanfaatkan dari alam semesta
misalnya: air, energi matahari, energi angin, gas alam, dan sumber alam lainnya.
 b. Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Adalah tata cara dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi

c. Kemampuan dan Kesanggupan ( skill /capacity)

Adalah pengetahuan dan keadaan fisik, mental biologis tenaga pelaksana. Koontz dn
Donnells, membedakan masukan terdiri 4 macam, yaitu : manusia (man), modal (capital),
manajerial dan teknologi.

2. Keluaran (output)
Keluaran (output) adalah hasil dari suatu pekerjaan administrasi.
Bila ditinjau dari pengertiannya, keluaran yang dihasilkan dapat dibedakan menjadi dua,
antara lain:
a. .....
a. Pengertian sempit (kegiatan perkantoran) Keluaran yang dihasilkan adalah, catatan surat
masuk dan keluar, kumpulan surat masuk dan keluar, daftar nama pegawai, daftar inventaris
barang, daftar gaji pegawai, dan lain-lain.
b. Pengertian luas terdiri dari :
1.hasil dari proses
Keluaran yang dihasilkan adalah pengembangan organisasi, kegiatan organisasi,
pengembangan pegawai, petunjuk pelaksanaan/teknis, tugas-tugas/personil kepanitiaan
dll.

2. Hasil dari fungsi/tugas

keluaran yang dihasilkan adalah kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil
pengorganisasian.
 c. Kelembagaan,
keluaran yang dihasilkan adalah fungsi/aktivitas kelembagaan, system, pelayanan umum
(in servise dan public service) untuk sektor pemerintahan adalah pelayanan publik, untuk
sektor perusahaan/swasta adalah jasa dan produksi.

3. Sasaran
Yang dimaksud dengan sasaran adalah adalah tujuan keluaran yang dihasilkan antara lain
instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi.
Proses dan Fungsi Administrasi

Proses kegiatan administrasi terdiri atas beberapa tahap, sebagai berikut :

1. Penentuan tujuan
Penentuan tujuan merupakan tahap pertama dalam organisasi. Penetapan tujuan, sesuai
dengan sifat dan bentuknya, merupakan proses penentuan kegiatan selanjutnya.
2. Perumusan misi
merumuskan misi yang hendak dicapai, artinya sasaran antara yang hendak dicapai dalam
rangka pencapaian tujuan akhir.
3. Merumuskan Kebijakan pokok
Setelah misi dirumuskan, maka tugas selanjutnya ialah merumuskan kebijakan pokok dalam
rangka pelaksanaan kearah yang diinginkan.
4. …….
4. Pengambilan keputusan
Dengan tujuan dan misi yang baik serta rumusan kebijakan kearah tujuan yang diharapkan
tidak akan tercapai. Dengan demikian pengambilan keputusan perlu dan harus diambil oleh
pimpinan organisasi untuk dilaksanakan.
5. Pelaksanaan
Pelaksanaan pada dasarnya mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini :
a. Pengaturan karyawan dengan semboyan “the right man in the right place” artinya tepat di
tempat yang tepat
b. Pembimbingan karyawan agar tetap produktif
c. Pengendalian bidang komunikasi intern dan ekstern
d. Pembinaan hubungan kerja dan pengawasan
e. Pengadaan dana
f. Penyediaan sarana dan prasarana
Fungsi-fungsi Administrasi
Pada umumnya fungsi administrasi menjadi tanggung- jawab pimpinan atau pejabat
manajemen.
Beberapa fungsi administrasi yang penting menurut para ahli adalah:
a. Freeman membedakan 6 fungsi administrasi dengan perencanaan (planning), pengorgani-
sasian (organizing), pengarahan (directing), pengawasan (controlling), koordinasi (coordina-
ting).

b. George R. Terry membedakan fungsi administrasi atas 4 macam, yakni : perencanaan

(planning), pengorganisasian (organizing), pergerakkan (actuating) dan pengawasan
(controlling). Fungsi administrasi menurut Terry ini dikenal singkatan POAC.

c. Henry Fayol, membedakan 5 fungsi administrasi dengan perencanaan (planning), pengor-

ganisasian (organizing), perintah (commanding), koordinasi (coordinating) dan pengawasan
(controlling).
 - Luther M. Gullick sarjana yang dalam karyanya Papers on the Science of Administration,
mengatakan bahwa fungsi-fungsi administrasi dan manajemen adalah: planning (perenca-
naan), organizing (pengorganisasian), staffing (pengadaan tenaga kerja), directing
(pemberian bimbingan), coordinating (pengkoordinasian), reporting (pelaporan), dan
budgeting (penganggaran).

Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Planning (perencanaan)
Yaitu dalam kegiatan administrasi atau ketatausahaan pasti memerlukan sebuah perencanaan
yang baik dan matang. Contohnya pengumpulan data, penyusunan perencanaan, pengolahan
data dls, dimana dalam kegiatan tersebut administrasi sangat dibutuhkan.

2. Organizing (pengorganisasian)
2. Organizing (pengorganisasian)
Begitu juga dengan pengorganisasian, dimana setiap melakukan kegiatan organisasi pasti
sangat membutuhkan administrasi seperti contoh dalam penetapan petugas atau pekerja

3. Staffing (pengadaan tenaga kerja)

Merupakan praktek menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja
dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan.
Sehingga tenaga kerja atau karyawan yang ditetapkan sesuai pada bidangnya atau
keahliannya.

4. Directing (pemberian bimbingan)
Fungsi yang bekaitan dengan usaha dalam membimbing, memberikan saran-saran, masuk-
an untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugasnya dapat dilakukan
semaksimal mungkin, dengan hasil yang memuaskan.
5. Coordinating (pengkoordinasian)

Yaitu proses pengkoordinasian dimana seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi yang

dilaksanakan bisa bersatu dan dapat sinkron dengan tempat dan waktunya

6. Reporting (pelaporan)

Yakni bagaimana cara menginformasikan dari apa yang telah dilakukan dalam seluruh

kegiatan sebagai salah satu pertanggungjawaban.

7. Budgeting (penganggaran)

Yaitu bagaimana cara merencanakan keuangan, berapa anggaran yang diperlukan, darimana

pembiayaannya, perhitungan uang masuk dan keluarnya, serta pengawasan yang dilakukan.

Fungsi ini dikenal dengan istilah “POSDCORB“.

 SEKIAN DAN TERIMA KASIH
SEMOGA PEMBELAJARAN HARI INI
BERMANFAAT

Wassalamualaikum... Wr. Wb...