KONSEP DASAR DAN TEORI ADMINISTRASI

1. Pengertian Administrasi
2. Unsur Unsur Administrasi
3. Cabang Ilmu Administrasi
4. Kedudukan Ilmu Administrasi
Dasar Administrasi yaitu ….

cara atau sarana menggerakkan organisasi, dengan

tugas mengarahkan organisasi mencapai
tujuan-tujuan yang diinginkan
Hodgkinson (1978: 5). Mendefinisikan ”
Administrasi adalah aspek-aspek yang lebih banyak
berurusan dengan formulasi tujuan, masalah-masalah
yang menyangkut nilai, dan komponen manusia
dalam organisasi.
1. Arti Administrasi

Administrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian:

Arti sempit dan
Arti Luas
Administrasi dalam arti sempit:
disamakan dengan kegiatan Tata Usaha yang berarti suatu
pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan
yang berhubungan dengan tulis-menulis, surat-menyurat dan
mencatat/membukukan setiap perubahan atau kejadian yang
terjadi di dalam organisasi” (The Liang Gie,1972)
Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) yang
artinya meliputi kegiatan: catat-mencatat,
surat-menyurat, pembu-kuan ringan ketik-mengetik,
agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketata-usahaan (clerical work).
Lanjutan….
Administrasi (sempit) = Tata Usaha
Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan dari
pada Administrasi (luas).
Administrasi dalam arti luas

Administrasi dapat didefinisikan sebagai kegiatan kerjasama yang dilakukan

sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan
dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
a. White : “Administration is a process common to all group effort,
public or private, civil or military, large scale or small scale.”
(Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat
pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer,
usaha yang besar atau kecil).

b. Simon, dkk, : “Administration as the activities of groups cooperating

to accomplish common goals.” (Administrasi sebagai kegiatan
kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan
tujuan bersama).
Lanjutan….
c. Newman: “Administration has been defined as
the guidance, leadership and control of the effort
of a group of individuals towards some common
goal.” (Administrasi didefinisikan sebagai
bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari
usaha-usaha kelompok individu-individu
terhadap tercapainya tujuan bersama).
d. Kesimpulan: Administrasi dapat didefinisikan
sebagai "keseluruhan proses kerjasama antara
dua orang atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya
dengan memanfaatkan sarana dan prasarana
tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna"
2. Unsur Unsur Administrasi
a. Organisasi , merupakan kelompok orang-orang, tugas-tugas, wewenang,
dan tanggungjawab serta hubungan diantara para pekerja atau unit-unit
tugas
b. Manajemen, merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan
orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan
kerjasama benar-benar tercapai;
c. Komunikasi , merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari
satu pihak kepeda pihak lain dalam usaha kerjasama yang bersangkutan;
Lanjutan….

d. Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus

tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan;
e. Keuangan ,Tugas-tugas keuangan adalah rangkaian perbuatan mengelola
segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
f. Perbekalan Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur menggunakan,
mendaftar, memelihara, sampai kepada menyingkirkan benda-benda
perlengkapan dalam usaha kerjasama;
g. Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukkan dalam usaha kerjasama;
h. Hubungan masyarakat merupakan rangkaian kegiatan menciptakan
hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha
kerja sama yang bersangkutan.
Unsur administrasi menurut prof.Dr.Sondang P Siagian,M.P.A

Unsur administrasi dibagi menjadi 4 unsur yaitu:

1. Dua orang manusia atau lebih.

2. Tujuan.

3. Tugas yang hendak dilaksanakan.

4. Sarana dan prasarana ( Perlengkapan).

Keempat unsur tersebut disimpulkan sebagai unsur

mutlak yg harus ada pada kegiatan administrasi
Cabang Ilmu Administrasi
Ruang Lingkup Ilmu Administrasi
Ruang lingkup ilmu administrasi sebenarnya sangat luas sekali, yaitu
menyangkut hal-hal apa saja yang termasuk dalam bahasa atau bagian
daripada administrasi tersebut Ruang lingkup ilmu administrasi dibatasi
unsur-unsur seperti dibawah ini :
1. Organisasi, merupakan wadah dimana usaha kerja sama itu
diselenggarakan. Wewenang, tugas dan tanggung jawab menjadi kesatuan
yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk
organisasi ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.
2. Manajemen, dapat dianggap sebagai suatu proses yang menggerakan
kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah dibentuk
benar-benar tercapai.
Lanjutan….

3. Kepegawaian, merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga

manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerja sama.
Penelaahan unsur ini menimbulkan sekelompok pengetahuan yang dicakup
dengan nama administrsi kepegawaian (personel administration).
4. Keuangan, merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap
administrasi. Dari sinilah timbul administrasi keuangan yang mencakup
budgeting, accounting, auditing, serta tindakan-tindakan lainnya dalam
bidang keuangan.
5. Perlengkapan, merupakan segi melayani kebutuhan kebendaan dan
kerumahtanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada
bidang ini berkembanglah pengetahuan administrasi perlengkapan (supply
administration).
Lanjutan….

6. Tata Usaha, adalah segenap aktivitas yang mengumpulkan, mencatat,

mengirim, mengolah atau menyimpan bahan-bahan keterangan
(information). Tata usaha ini disebut administrasi dalam arti sempit.
7. Tata Hubungan, merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang
dalam usaha bersama mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh
masing-masing. Tanpa tata hubungan yang baik, tidak mungkin kerja sama
dapat terlaksana dengan baik.
8. Perwakilan, merupakan segi yang menggambarkan pada pihak luar segala
sesuatu yang berlangsung mengenai usaha bersama itu, demikian pula
sebaliknya. Dengan demikian tercapai pengertian yang sebaik-baiknya
antara suatu administrasi dengan keadaan sekelilingnya.
Ruang Lingkup Administrasi
Menghimpun, Kegiatan-kegiatan ini tentu berkaitan dengan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana
diperlukan.
Mencatat, Kegiatan ini tentu mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis,
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang
dapat dibaca, dikirim dan disimpan
Mengelola, Bermacam-macam kegiatan mengerjakan
keterangan-keterangan ini tentu bermaksud untuk menyajikan dalam
bentuk yang berguna.
Mengirim,Yaitu kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat
dari satu pihak kepihak lain.
Menyimpan, Hal ini berkaitan dengan kegiatan menaruh dengan berbagai
cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Kedudukan Ilmu Adm Dalam Ilmu

1. Administrasi sebagai Seni,Seni merupakan kecakapan penerapan

pengetahuan yang dimiliki pada situasi dan jenis kegiatan tertentu. Melalui
pegalaman, maka penerapan pengetahuan yang dimiliki akan berkembang
menjadi keahlian, bakat (Talent ), atau kecakapan intuitif.
2. Administrasi sebagai Ilmu, Ilmu adalah pengetahuan yang bersifat umum
dan sistematik; pengetahuan daripadanya dapat disimpulkan dalil-dalil
tertentu menurut kaidah-kaidah yang umum. Ilmu adalah pengetahuan yang
sudah dicoba dan diatur menurut urutan dan arti serta menyeluruh dan
sistematik.
Lanjutan….

administrasi disebut sebagai ilmu karena memiliki sifat empriris, sistematis,

objektif, analitis, dan dapat dibuktikan kebenarannya sehingga dapat
disimpulkan bahwa administrasi adalah sebuah ilmu ( science ) sekaligus
seni (art ).
1. Ciri-ciri administrasi:

a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang

terdiri atas 2 orang atau lebih;
b. Adanya kerja sama dari kelompok tersebut;
c. Adanya kegiatan/proses/usaha;
d. Adanya bimbingan;
e. Adanya tujuan.
2. Peranan Administrasi
Pertama : Administrasi merupakan suatu seni
sekaligus sebagai proses.
Kedua : Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu,
yaitu: adanya dua orang atau lebih, orang-orang
tersebut bekerja bersama dalam hubungan yang sifatnya
formal dan hirarkhis, adanya tujuan yang ingin dicapai,
adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan
tersedianya sarana dan prasarana tertentu.
Ketiga : Bahwa administrasi sebagai proses kerja sama
bukanlah merupakan hal yang baru karena administrasi
sesungguhnya timbul bersamaan dengan timbulnya
peradaban manusia
Lanjutan….

administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses

kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan
atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan
memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna. (Siagian)
Ilmu administrasi
merupakan hasil pemikiran penalaran manusia yang
disusun berdasarkan dengan rasionalitas dan sistematika
yang mengungkapkan kejelasan tentang objek formal,
yaitu pemikiran untuk menciptakan suatu keteraturan
dari berbagai aksi dan reaksi yang dilakoni oleh
manusia dan objek material, yaitu manusia yang
melakukan aktivitas administrasi dalam bentuk
kerjasama menuju terwujudnya tujuan tertentu.
bidang filsafat ilmu administrasi sebagai berikut :
Ontologis, nilai dasar pemikiran manusia yang
menggambarkan tentang kebenaran dasar (apriori), yang
dikandung oleh ilmu administrasi itu sendiri.
Epistemologis, perkembangan ilmu administrasi dalam
pemikiran manusia terhadap rasionalitas melahirkan
pandangan yang bercakrawala dan tidak dapat dijangkau
sampai batas akhirnya.
Aksisologis, ilmu administrasi akan memberikan makna yang
hakiki apabila dapat dimanfaatkan dalam berbagai aspek
kehidupan manusia, sehingga memberikan kemudahan dan
kelayakan berpikir serta bertindak bagi manusia yang mendalami
ilmu administrasi.
Administrasi sebagai filsafat
Definisi filsafat merupakan sikap terhadap kegiatan tertentu.
Semua administrator memiliki filosofi: yang merupakan
panduan sistem nilai cara yang disepakati administrator untuk
menangani masalah organisasi.
Contoh, keyakinan bahwa organisasi harus mencari
pertumbuhan, efisiensi, kekuatan, pemimpin kuat, dll.
- Sistem nilai individu ditentukan oleh norma-norma budaya
dan pendidikan dan pengalaman yang ia telah lakukan.
 PERBEDAAN ADMINISTRASI & MANAJEMEN

ADMINISTRASI MANAJEMEN
Fokus : penetapan arah Fokus : bagaimana mencapai
Berada pada level atas arah yang ditetapkan
Berorientasi pada tujuan Berada pada level menengah
Pola pikir sebagai seni / - bawah
art Berorientasi pada sasaran /
cara mencapai tujuan
Masalah teknis / science
Etika
Dalam tradisi filsafat istilah "etika" lazim difahami
sebagai suatu teori ilmu pengetahuan yang
mendiskusikan mengenai apa yang baik dan apa yang
buruk berkenaan dengan perilaku manusia.
Dengan kata lain, etika merupakan usaha dengan akal
budinya untuk menyusun teori mengenai
penyelenggaraan hidup yang baik.
Moralitas berkenaan dengan tingkah laku yang
konkrit, sedangkan etika bekerja dalam level teori.
Nilai-nilai etis yang difahami, diyakini, dan berusaha
diwujudkan dalam kehidupan nyata kadangkala
disebut ethos.
Etika dan Administrasi
Etika adalah dunianya filsafat, nilai, dan moral. Administrasi
adalah dunia keputusan dan tindakan. Etika bersifat abstrak
dan berkenaan dengan persoalan baik dan buruk, sedangkan
administrasi adalah konkrit dan harus mewujudkan apa yang
diinginkan (get the job done).
Pembicaraan tentang etika dalam administrasi adalah
bagaimana mengaitkan keduanya, bagaimana gagasan-gagasan
administrasi seperti ketertiban, efisiensi, kemanfaatan,
produktivitas dapat menjelaskan etika dalam prakteknya, dan
bagaimana gagasan-gagasan dasar etika mewujudkan yang
baik dan menghindari yang buruk itu dapat menjelaskan
hakikat administrasi
Perkembangan etika
1940-an melalui karya Leys mengatakan bahwa
seorang administrator dianggap etis apabila ia menguji
dan mempertanyakan standard-standard yang
digunakan dalam pembuatan keputusan dan tidak
mendasarkan keputusannya semata-mata pada
kebiasaan dan tradisi yang sudah ada.
Lanjutan….
1950-an mulai berkembang pola pemikiran baru melalui karya
Anderson bahwa standard-standard yang digunakan sebagai
dasar keputusan tersebut sedapat mungkin merefleksikan
nilai-nilai dasar dari masyarakat yang dilayani.
1960-an muncul kembali pemikiran baru lewat tulisan
Golembiewski yaitu standar etika yang mungkin mengalami
perubahan dari waktu ke waktu dan karena itu administrator
harus mampu memahami perkembangan dan bertindak sesuai
standard-standard perilaku tersebut.
Lanjutan….

tahun 1970-an , John Rohr dan Terry L. Cooper. Rohr menyarankan agar
administrator dapat menggunakan regime norms yaitu nilai-nilai keadilan,
persamaan dan kebebasan sebagai dasar pengambilan keputusan terhadap
berbagai alternatif kebijaksanaan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya.
Dengan cara demikian maka administrator publik dapat menjadi lebih etis
(being ethical).
Cooper : etika sangat melibatkan substantive reasoning tentang kewajiban,
konsekuensi dan tujuan akhir; dan bertindak etis (doing ethics) adalah
melibatkan pemikiran yang sistematis tentang nilai-nilai yang melekat pada
pilihan-pilihan dalam pengambilan keputusan. Pemikiran Cooper bahwa
administrator yang etis adalah administrator yang selalu terikat pada
tanggung jawab dan peranan organisasi, sekaligus bersedia menerapkan
standard etika secara tepat pada pembuatan keputusan administrasi
TRIMS
SEMOGA BERMAFAAT